#8
Slik gjør du BUSINESS CENTRAL
ved hjelp av APPS

REGNSKAP
 

Sune Lohse
av SUNE LOHSE
Business Central ekspert

Dette er nr. 8 av 8 artikler om hvordan du kan dekke hele virksomheten din med BUSINESS CENTRAL

– uten kundeutvidelser
– bruker bare APPS

I DENNE ARTIKKELEN:
» Viktigste krav

Oppfyll alle dine behov for å administrere ACCOUNTING og BUSINESS INTELLIGENCE i BUSINESS CENTRAL.
I denne artikkelen forklarer vi hva du bør kreve, hvordan du unngår tilpasninger, og hvilke APPS du bør bruke.

Regnskap er et område som Business Central er veldig god på. ERP begynte som regnskapssystemer, så regnskap og økonomi er funksjonelt godt dekket i ERP-systemer generelt.

Men det er “rapportering” i form av Business Intelligence, som er et stort tema i økonomiavdelingen, og så er det også noen spesialområder der vi trenger tilleggsløsninger. Og så vil vi også gjerne bruke en standard kontoplan – men det kommer vi tilbake til litt senere.

Business Intelligence

Rapportering handler om å visualisere data og skape innsikt i hvordan det går med virksomheten. For at vi skal ha data på plass, er dimensjonene viktige i Business Central.

Dimensjoner er de ekstra attributtene vi kan legge til på poster, og finansfolk liker alltid å ha mange dimensjoner fordi det gir dem mye data, mens andre ansatte i organisasjonen vanligvis ikke liker dimensjoner fordi det betyr at de må registrere mer data.

Spørsmålet er hvordan vi ønsker å måle virksomheten vår. Hvis vi eksporterer til åtte land, bør vi opprette én konto med en landdimensjon med åtte alternativer – i stedet for åtte separate kontoer. Det gir bedre rapporteringsmuligheter – og en kontoplan som er enklere å vedlikeholde. Legg til dimensjoner i stedet for kontoer når behovet er rapportering.

Business Intelligence og rapportering i ERP-løsninger har kommet utrolig langt de siste årene, spesielt i Microsoft-verdenen.

Tidligere var det dyrt å eksportere data fra ERP-systemet og lage rapporter i eksterne BI-systemer. Mange rapporteringsbehov ble derfor dekket ved å utvikle tilpassede rapporter inne i ERP-systemet, og selv om det var dyrt, var det likevel billigere enn et “ekte” BI-system.

I dag er grunnleggende BI-systemer billige, og vi kan få ferdige maler for ERP-dataene våre. Det er billigere å bruke en BI-mal enn å utvikle en egen rapport i Business Central, og det er mye mer fleksibelt og nyttig.

App på Microsoft AppSource
APP
Data Access for Business Central
Bruk Data Access-styrt API-integrasjon for de mest populære tabellene fra Business Central – for å koble deg til Microsoft Power BI eller andre tredjepartsløsninger

Mal for kontoplan

Det bringer oss til kontoplanen. Vi ønsker en enkel kontoplan som er lett å vedlikeholde. En enkel malbasert kontoplan gjør det også lettere å ta i bruk nye apper.

De fleste bedrifter ønsker instinktivt å fortsette med den gamle kontoplanen. De fleste tror ikke at de kan bruke en kontoplanmal. Men når de ser på detaljene og sammenligner med den gamle kontoplanen, innser de aller fleste at de enkelt kan bruke en kontoplanmal.

Og fordelen er at det er mye mindre konfigurasjonsarbeid, mindre vedlikehold, bedre rapporteringsmuligheter og enklere å ta i bruk nye apper.

Les mer om hva du bør kreve:
» Mal for kontoplan

Regnskapsavdelingen har også behov for en rekke tilleggsløsninger som gjør hverdagen enklere. Her er løsningene vi ønsker å ta i bruk:

App på Microsoft AppSource
APP
Document Customizer
Den enkle måten å tilpasse og sette opp dokumenter på, inkludert en pakke med beste praksis for de mest brukte utgående dokumentene
App på Microsoft AppSource
APP
Document Handling
En fullverdig løsning for å sende personlig tilpassede e-poster som mottakerne dine vil stole på – med vedlagte dokumenter fra Business Central
App på Microsoft AppSource
APP
Duty Reporting
Automatiser beregning og rapportering av skatter og avgifter. Du får nøyaktig kostnad og margin for alle solgte varer
App på Microsoft AppSource
APP
VAT Rate per Dimension
Administrer delvis skatt og flere satser per konto med VAT Rate per Dimension
Shop Floor Management

BUSINESS INTELLIGENCE

I DENNE ARTIKKELEN
REGNSKAP
» Business Intelligence

KPI-er og rapportering

Hva trenger en økonomidirektør å få ut av en ERP-løsning? Selvsagt er det regnskap som skal føres, og det er en grunnleggende del av ERP.

Økonomimodulen i ERP-løsningen er faktisk ikke noe man bruker mye tid på når en ERP-løsning skal implementeres. Bedriftene har mye kompetanse og erfaring på dette området.

Mange økonomidirektører ser på ERP-løsningen som en database som leverer data som underbygger den innsikten de bruker i styringen av selskapet. Vi ser derfor på rapportering og business intelligence som et av de viktigste temaene innen finans.

Det hele begynner imidlertid med hvilke mål vi ønsker å forfølge. Når vi kan si hvilke KPI-er vi driver selskapet etter, vet vi også hvilke data som må registreres i IT-løsningene, og hva dette krever av ERP-systemet.

Mange glemmer hva ledelsen ønsker fra et forsyningskjedesynspunkt. Vi ønsker å se på organisasjonen vår fra flere perspektiver, ikke bare det økonomiske.

Hvis det er viktig for kundenes tilfredshet at ordrene deres blir sendt raskt, må vi finne ut hvordan vi kan måle håndteringstiden vår.

Hvis vi ønsker å foreta målinger av forsyningskjeden og overvåke servicenivået eller lagerbindingen, bør vi starte i produksjonsområdet og på lageret og se hvordan vi best kan samle inn disse målingene – og deretter se hvordan det bør gjenspeiles i økonomimodulen.

Jo mer vi kan se på leverandørkjeden og organisasjonen vår i et helhetsperspektiv – i stedet for bare å se alt fra finansavdelingens ståsted av gammel vane – jo mer fokusert og verdiskapende blir rapporteringen vår.

Vi mener at en økonomidirektør må være fremtidsrettet og forsyne resten av organisasjonen med innsikt og muligheter. Økonomiavdelingen må ikke sitte på dataene sine, men må aktivere dem ved å sende dem ut i organisasjonen til dem som kan handle ut fra den innsikten de gir.

Power BI

Business Intelligence (BI) var tidligere ekstremt vanskelig, og plutselig er det nå noe brukerne kan sette opp selv. De kan samle inn data fra alle slags kilder, sette opp sine egne dashbord og enkelt dele dem med alle kollegene sine på en rekke ulike enheter.

Microsoft har virkelig kommet i gang på denne fronten med Power BI.

Denne trenden kommer vi til å se mer av i årene som kommer. Det er allerede enkelt å samle inn og relatere data fra flere kilder – og BI-øvelsen handler ikke lenger om hva ERP-systemet kan regne ut, men om hvordan vi kan forstå sammenhengen mellom data fra ERP og alle de andre dataene i bedriften vår.

Vi må gjøre det enkelt å forholde seg til data – ved å gi dem samme navn og samme struktur i ulike systemer og databaser.

Til syvende og sist handler det om å gjøre data om til innsikt – i stedet for å bruke energi på å overvinne tekniske hindringer.

App på Microsoft AppSource
APP
Data Access for Business Central
Bruk Data Access-styrt API-integrasjon for de mest populære tabellene fra Business Central – for å koble deg til Microsoft Power BI eller andre tredjepartsløsninger
Shop Floor Management

KONTOPLAN

I DENNE ARTIKKELEN
REGNSKAP
» Kontoplan

Regnskap er kjernen i et ERP-system. Alle ERP-systemer begynte en gang som økonomisystemer. Og fordi det er kjernen i ERP-systemet, vil en dårlig kontoplan smitte over på alt mulig annet.

Ledelsens behov i kontoplanen

Mange bedrifter innlemmer instinktivt ledelsens behov i økonomisystemene sine. De kan for eksempel opprette mange kontoer for å kunne utføre detaljert rapportering.

Dette er ikke en god idé. ERP-systemer har mer intelligente måter å støtte styrings- og rapporteringsbehov på. Det har i flere tiår vært mulig å arbeide med dimensjoner, noe som gjør behovet for å opprette kontoer for alt overflødig.

Vi ønsker en enkel og mer oversiktlig kontoplan med mulighet for å bruke filtre for databehov – eller bare å flytte rapporteringen til et helt annet system der data kan hentes ut på en smartere måte.

Så … i stedet for å bygge all kompleksiteten inn i kontoplanen og gjøre all rapportering direkte fra finansmodulen … kan vi bruke andre verktøy for enklere, mer grafisk rapportering, og dermed holde finansdatastrukturen mye mer oversiktlig.

I stedet for å ha 100 kostnadskontoer til alle mulige formål … har vi nå en håndfull kostnadskontoer og kan bruke filtre for å finne den informasjonen vi ønsker.

Vi må tenke grundig gjennom kontoplanen og dimensjonsoppsettet fra begynnelsen av, for det er ikke lett å endre det senere.

Det er rapporteringen som virkelig avgjør hvordan det hele skal settes opp. Vi må ha klart for oss hva vi ønsker å måle, og hvordan dimensjonsoppsettet skal støtte dette.

Mal for kontoplan

Vi ønsker å gå ett skritt videre. Vi ønsker å bruke en standardisert kontoplanmal i stedet for den gamle, tilpassede malen.

Alle bedrifter kan tilpasse seg en kontoplanmal, men den første reaksjonen er ofte motstand.

Vi har i mange år arbeidet med å konsolidere en standardisert kontoplan. Den samler innspill og behov fra svært mange selskaper. Den er basert på bidragsmetoden og er relativt enkel, men likevel ganske detaljert uten for mange konti.

De fleste bedrifter erkjenner at malen faktisk dekker deres behov når de begynner å se på detaljene og sammenligne den med den gamle kontoplanen.

Nå kommer vi til fordelen med å bruke en standard.

Unngå konfigurasjon

Når vi tar i bruk et ERP-system, enten det er et nytt eller om vi bare har oppgradert et gammelt Dynamics NAV eller lignende, må leverandøren konfigurere en rekke parametere.

Alle funksjonene og modulene i ERP-systemet må selvfølgelig vite hvordan de skal bokføres i økonomimodulen. Denne konteringskonfigurasjonen er krevende, for hvis vi for eksempel har 100 inntektskontoer, må det settes opp 100 forskjellige konteringsregler.

Det er ofte hundrevis av timer å spare på å slippe å sette opp lagerstyring, intercompany, produksjon, innkjøp osv.

Det fine er at en mal faktisk ikke hindrer oss i å bygge videre på den. Vi kan enkelt legge til ekstra kontoer og øke kompleksiteten hvis det gir mening.

Sune Lohse

Sune Lohse reveals all the essential requirements

– and which apps can fulfill them

the complete guide
How to do BUSINESS CENTRAL
– without customer extensions – only using APPS