#4
Slik gjør du BUSINESS CENTRAL
ved hjelp av APPS

PLANLEGGING OG
TILGJENGELIGHET

Sune Lohse
av SUNE LOHSE
Business Central ekspert

Dette er nr. 4 av 8 artikler om hvordan du kan dekke hele virksomheten din med BUSINESS CENTRAL

– uten kundeutvidelser
– bruker bare APPS

Oppfyll alle dine behov for PLANLEGGING og styring av TILGJENGELIGHET i BUSINESS CENTRAL.
I denne artikkelen forklarer vi hva du bør kreve, hvordan du unngår tilpasninger, og hvilke APPS du bør bruke.

Planlegging handler i bunn og grunn om at kundene ønsker å kjøpe varer fra oss, og vi ønsker å sørge for at vi har nok varer på lager, men vi ønsker heller ikke å ha flere varer på lager enn vi kan selge.

Lagerbinding vs. kundeservice

Konflikten i planleggingen står mellom lagerbinding, som er pengene som er bundet opp på lageret – og servicegraden, som er hvor stor andel av salgsordrene vi kan levere. Salgssjefen ønsker en høy servicegrad, mens økonomidirektøren ønsker en lav lagerbinding.

Konflikten mellom lagerbinding og kundeservicenivå er en klassiker innen planlegging.

På den ene siden ønsker du at kundene skal få en høy grad av oppfyllelse. Det betyr at du ønsker å kunne levere en vare så raskt som mulig når kunden ber om det. Hvis du kan oppfylle alle kundens bestillinger, har du en servicegrad på 100 %.

Det krever at du har alle varene på lager i svært store kvanta.

Samtidig ønsker du også å ha så lite kapital som mulig bundet i varelageret. Du ønsker ikke å ha varer på lager for lenge, slik at de binder kapital og blir utdaterte. En vanlig tommelfingerregel er at et varelager koster 20-25 % per år. Hvis du har 10 millioner bundet i varelageret, kan det koste deg 2 millioner per år i lagerkostnader. Derfor er kapital bundet i varelageret utrolig viktig for økonomien din.

Salgssjefen ønsker et høyt kundeservicenivå for å gjøre kundene fornøyde, og han er ikke interessert i kapitalspørsmål. Finansdirektøren ønsker en lav lagerbinding, og han er ikke interessert i kundeservicenivået. Planleggerens oppgave er å finne den rette balansen.

Planlegging og tilgjengelighet

Prognoser

Planlegging og tilgjengelighet handler om å kunne forutsi hva kundene kommer til å kjøpe, slik at vi kan kjøpe inn og produsere de riktige varene – i riktig mengde – til riktig tid. Planlegging er matematisk komplisert – selv om vi bare kjøper og selger varer.

Vi kjøper inn varer i store kvanta og i god tid for å få varene til best mulig pris. Det vi faktisk tjener penger på, er å ta risikoen ved å ha varen på lager slik at den er tilgjengelig når kunden vil ha den.

Jo lengre leveringstid vi har på produktet, og jo større partier vi må kjøpe produktet i, desto større er behovet for planlegging. Vi må forutse hvor stort antall varer vi vil trenge. Hvis vi selger til forhandlere, ønsker vi at de skal kunne forutse salget eller legge inn bestillinger i god tid.

Når en kunde ønsker å legge inn en bestilling, vil vi gjerne kunne se hva som er tilgjengelig på lageret og reservere varene for kunden.

Les mer om hva du bør kreve:
» Reservasjoner og tildelinger
App på Microsoft AppSource
APP
Assign Quantity
Oppfylle alle salgsordrer på en intelligent måte og gi raske og pålitelige ordreløfter til kundene

Beholdere

Når vi kjøper inn containere som sendes fra den andre siden av verden og bruker lang tid på å komme frem, ønsker vi å ha oversikt over nøyaktig hva som er i containeren.

Hvis ankomsttidspunktet endres, vil vi gjerne kunne endre datoen for alle innkjøpslinjene i containeren, og da må vi kunne planlegge hvilke konsekvenser dette får.

App på Microsoft AppSource
APP
Purchase Container Handling
Planlegg innkommende containere med flere innkjøpsordrer – og håndter forsinkelser på en enkel måte

MRP

Vi produserer en vare som består av flere komponenter, og noen av disse komponentene produseres også av flere komponenter. På denne måten har vi en stykkliste-struktur med produksjon i flere nivåer.

En salgsordre inneholder et antall av den ferdige toppvaren, og så må vi bryte dette behovet ned i innkjøpsbehov for alle komponentene som inngår i stykklistens struktur. Denne oppgaven kalles MRP, som betyr materialbehovsplanlegging. Hvis vi kjenner salgsordrene og prognosene på det øvre nivået, kan Business Central beregne produktbehovene på de lavere nivåene.

Materiallistenes struktur

MRP er omfattende å bruke i Business Central. Dette krever selvfølgelig at alle stykklister vedlikeholdes i Business Central, og det kan være mye arbeid.

I prinsippet er automatisert MRP gjennomførbart. Utfordringene oppstår når virkeligheten endrer seg, og det gjør den hele tiden.

Da vil det automatiserte MRP-systemet foreslå endringer som er problematiske, ulogiske eller praktisk umulige. Vi trenger en planleggingsmotor som er mye enklere å bruke.

Vår erfaring er at svært få bedrifter klarer å kjøre helautomatisk MRP. De fleste gir opp fordi det krever utrolig mye konfigurasjon eller rett og slett ikke er fleksibelt nok for deres situasjon.

Det enkleste eksemplet vi ofte ser, er når datoene på salgsordrene ligger bakover i tid. Hvis du har salgsordrer som skulle ha vært levert for en måned siden, får du problemer med MRP.

Les mer om hva du bør kreve:
» Materialbehovsplanlegging (MRP)

Praktisk planlegging

Hvorfor må MRP absolutt bruke etterspørselsdatoen som utgangspunkt for alt?
Vi ønsker å planlegge ut fra hva som faktisk er gjennomførbart.

Hvis leveransen fra leverandøren er forsinket, eller aldri kunne leveres til ønsket dato, er det klart bedre at ERP-systemet foreslår en ny leveringsdato til kunden – enn at det foreslår at du ber leverandøren om å levere for flere måneder siden.

Hvis systemet vet hva du har på lager, hvilke kvitteringer du allerede har planlagt, hvor lang ledetid du har på innkjøp og hvor lang produksjonstid du har på en vare, kan systemet foreslå salgsordredatoer for å gjøre alle prosesser i hierarkiet gjennomførbare.

Hvis du følger den tradisjonelle MRP-metoden, må du bruke timevis på å endre innkjøp og produksjon manuelt. Hvis du gjør det omvendt, krever det som regel bare en enkelt endring av en salgsordredato.

Les mer om hva du bør kreve:
» Planlegging i revers
App på Microsoft AppSource
APP
Reverse Planning
Kontroller lagernivåene og få handlingsbaserte forslag om tilbud og etterspørsel. Identifiser varer som ikke kan leveres innen ledetidene
Planlegging for små og mellomstore bedrifter

AGILE PLANLEGGING FOR SMB-bedrifter

I DENNE ARTIKKELEN
PLANLEGGING OG TILGJENGELIGHET
» Smidig planlegging for små og mellomstore bedrifter

Store selskaper som bruker store ERP-systemer, lever ofte i en annen virkelighet enn små og mellomstore bedrifter (SMB).

Store selskaper har relativt lettere for å forutse salget sitt. Hvis vi har solgt masse pølser i 50 år, har vi gode muligheter til å forutse salget vårt, slik at vi kan låse produksjonsvolumet vårt tidlig, noe som gjør planleggingen enklere.

Hvis vi har en svært kompleks produksjon med mange, kanskje dyre, komponenter eller lang produksjonstid, må vi låse produksjonsprognosen. En bilfabrikk må tidlig bestemme seg for hvor mange biler som skal produseres. Ellers kan ikke produksjonen planlegges i det hele tatt. Og vi kan ikke bare bestemme oss halvveis i måneden for at halvparten av sedanproduksjonen skal være SUV-er i stedet.

Det er derfor de store ERP-systemene forutsetter at etterspørselen vår er kjent i relativt god tid, fordi vi ellers ikke kan basere innkjøpsplanleggingen på den.

For de fleste små og mellomstore bedrifter er imidlertid virkeligheten en annen. Vi må være svært smidige. ERP-systemer for små og mellomstore bedrifter er derfor ofte fulle av tilpasninger for å imøtekomme behovet for fleksibilitet.

Når kunden plutselig bestemmer seg for at forsendelsen om to uker må være oransje i stedet for svart, setter vi himmel og jord i bevegelse på fabrikken, sprøytelakkerer og skynder oss å få varene ut gjennom døren i siste liten – og så synes kunden at vi er fantastiske.

Det er dette mange små og mellomstore bedrifter må gjøre for å holde seg konkurransedyktige – og ERP-systemet må støtte det.

Fleksibilitet har blitt utrolig viktig i planleggingen av produksjon og innkjøp. De fleste MRP-løsninger i ERP-systemer er rett og slett ikke klare for dette fleksibilitetsnivået. De returnerer ulogiske endringsforslag hvis kravene endres dramatisk.

Hvis vi har høy uttaksforutsigbarhet og relativt få varer, er MRP-planlegging enklere å bruke.

Hvis vi har mange varer og ofte lager nye, eller nye konfigurasjoner eller kombinasjoner, eller hvis det er vanskelig for oss å forutsi uttak, og hvis kundenes behov ofte endres, vil tradisjonell MRP ofte komme til kort.

Vi må spørre oss selv hvilken grad av fleksibilitet vi trenger – og hvor mye vi kan akseptere å måtte administrere manuelt.

Planlegging i revers

PLAN I REVERS

I DENNE ARTIKKELEN
PLANLEGGING OG TILGJENGELIGHET
» Planlegg baklengs

Den “omvendte” tilnærmingen er en veldig smart metode for mange små og mellomstore bedrifter.

Det er mange hindringer når vi prøver å automatisere MRP: ordrestørrelser, sikkerhetslagre osv. Alt må settes opp riktig på varekortet og gjenspeile en fornuftig virkelighet for at MRP-systemet skal oppføre seg intelligent.

Selv om systemet har alle forutsetninger for å regne intelligent, kan vi lett havne i en situasjon der det foreslår mange endringslinjer som vi ikke anser som optimale.

Dette skjer fordi det kommer nye salgsordrer mellom de eksisterende, og bildet endrer seg hele tiden. Hver gang vi utfører en beregning, vil MRP foreslå å endre det hele. Dette genererer mye støy.

Et klassisk eksempel er når vi har registrert en salgsordre som er brutt ned i noen krav, og vi har opprettet en innkjøpsordre for å skaffe de nødvendige komponentene.

Nå ønsker kunden levering en dag tidligere, og du fremskynder datoen på salgsordren med én dag. Da beregner MRP også innkjøpsordren din på nytt og foreslår å flytte den med én dag. Slik fortsetter det hver gang det kommer en ny salgsordre eller noe endrer seg.

Det kan være at innkjøpsordren ikke kan flyttes i det hele tatt. Det skipet har seilt. Heldigvis kan du i de fleste MRP-løsninger låse innkjøpsordren slik at MRP vet at det ikke skal planlegges mer på den. Den er låst fast.

Vi har imidlertid fortsatt et råvarebehov for dagen før, så MRP vil umiddelbart foreslå at vi oppretter en ny innkjøpsordre for dagen før.

Hvis ikke kjøperen er våken i denne situasjonen, risikerer vi å kjøpe den samme varen på nytt, kanskje med ekspresslevering for å rekke datoen.

Med riktig oversikt vil vi kanskje heller endre leveringstypen på den eksisterende innkjøpsordren (til en raskere leveringstype) eller overtale kunden til å få salgsordren levert en dag senere.

Problemet er at MRP ikke alltid gir den nødvendige oversikten.

Vi ønsker å kunne basere planleggingen på hva som faktisk er gjennomførbart – og ikke bare på etterspørselsdatoen. Det er dette som kalles “omvendt” planlegging.

App på Microsoft AppSource
APP
Reverse Planning
Kontroller lagernivåene og få handlingsbaserte forslag om tilbud og etterspørsel. Identifiser varer som ikke kan leveres innen ledetidene
Materiallistenes struktur
Planlegging av materialbehov

PLANLEGGING AV MATERIALBEHOV

I DENNE ARTIKKELEN
PLANLEGGING OG TILGJENGELIGHET
» Planlegging av materialbehov

Hvis vi produserer varer som består av hundrevis av komponenter, gir MRP mye mening, men mengden
endringsforslag i MRP kan også bli ganske uhåndterlig.

MRP er smart når det er riktig satt opp og alle data er på plass. Men det blir en hindring hvis en forsendelse av en komponent blir forsinket, noe som tvinger oss til å jobbe manuelt gjennom mange nivåer i hierarkiet og gjøre justeringer.

Vi opplever sjelden at MRP kan håndtere alt automatisk via endringsforslagene som algoritmen returnerer. Det som vanligvis skjer i praksis, er at bedrifter kjører MRP på en delmengde av varene sine.

Dette kan være fornuftig hvis vi kjører MRP på de 10 % av varene som utgjør størstedelen av vareflyten.

De resterende 90 %, som det i praksis er relativt lite bevegelse på, bør heller håndteres ved hjelp av en enkel kontroll av varetilgjengelighet som kun oppretter nye bestillingsforslag på grunnlag av ombestillingspunktet.

Å kjøre MRP på alle varer skaper vanligvis for mange problemer.

Når vi har valgt å bruke MRP, er det mange detaljerte ting vi gjerne vil kunne gjøre i planleggingen vår i ERP-systemet.

Her er noen av de tingene vi oftest støter på – ting som ikke alltid er ivaretatt som standard i ERP-systemet.

Planlegg utvalgte salgsordrelinjer

Vi ønsker muligheten til å planlegge ved hjelp av et filter på en salgsordrelinje. Hvis en viktig kunde legger inn en stor bestilling og ønsker en bestemt leveringsdato, ville det være fint å kunne isolere planleggingen for den varen kunden bestilte.

Dette krever at vi kan sette et filter på salgsordrelinjen, slik at beregningen kun tar hensyn til den aktuelle varen og alle varene i hierarkiet under den.

Den praktiske grunnen er at hvis vi kjører full MRP-planlegging, kan det være 3000 linjer i journalen, så det kan ta litt tid å finne ut hvilke linjer som har med ordren vår å gjøre, mens det kanskje bare er 30 linjer hvis vi bare planlegger på varene under det øverste varehierarkiet.

Oversikt over planleggingen

Oversikt over lagerprofilen

Vi må også ha en oversikt over lagerprofilen.

På en salgsordrelinje finner vi kanskje ut at vi ikke kan levere en bestemt vare, og da vil vi gjerne ha en oversikt som viser når den kommer på lager. Dette kan hjelpe oss med å unngå å bestille varer som først kommer på lager dagen etter.

Denne kunnskapen og oversikten vil sette oss i stand til å ta fornuftige beslutninger.

Den mest brukervennlige versjonen er en grafisk oversikt som viser lagernivåene over tid og alle forventede inn- og utbetalinger.

App på Microsoft AppSource
APP
Graphical Inventory Profile
Forutse og forebygge forsyningsproblemer. Få oversikt over fremtidig lagerstatus for hver enkelt vare i Business Central (GRATIS APP)
Sune Lohse

Sune Lohse reveals all the essential requirements

– and which apps can fulfill them

the complete guide
How to do BUSINESS CENTRAL
– without customer extensions – only using APPS