Kom i gang med Global Master Data Sync
Last ned denne siden som PDF på engelsk
1. FORMÅL
Du har valgt å evaluere eller komme i gang med Global Master Data Sync for Dynamics 365 Business Centralog du har sannsynligvis ett av følgende tre formål:
- Du ønsker å administrere rettigheter til å endre masterdata sentralt og lokalt. Konsernet ditt har en veldefinert datastruktur og har innført regler for hvilke selskaper som kan opprette og redigere hvilke data. Alle må følge prosedyrene, og du vil ha et system som håndhever dette.
- Du vil ha en enkel måte å opprette nye selskaper på. Du ønsker ikke å legge inn konfigurasjonsdata og stamdata manuelt hver gang du oppretter et nytt selskap. Du trenger et verktøy som gjør det enkelt.
- Du har arbeidskrevende, repeterende arbeidsprosesser med data der du må overføre og legge inn data manuelt. Det ønsker du å automatisere.
2. INSTALLASJON
Det første trinnet er å installere appen fra Microsoft AppSource. Når du har gjort det, ser du etter et varsel om Global Master Data Sync øverst på skjermen i Role Center på Business Central. Hvis det vises et varsel, krever appen nødvendig informasjon, og da må du begynne med å følge instruksjonene i varselet.
Når du er ferdig med det, er appen installert og klar.
3. ÅPNE ROLLESENTERET
Global Master Data Sync har et eget Role Center der alt som er relevant er tilgjengelig. Det finnes funksjoner, konfigurasjoner og maler. Det første du bør gjøre i Business Central er å åpne Role Center for Global Master Data Sync.
Dette gjør du ved å velge “Mine innstillinger” og velge rollesenteret som heter “Global Master Administrator”. Nå har du bekreftet at appen er klar til bruk.
4. SKAPE EN OVERSIKT
Før du begynner å sette opp Global Master Data Sync, må du lage en oversikt over prosjektet. Begynn med å skrive ned hva du ønsker å oppnå med synkroniseringen.
Vi foreslår at du deretter tegner opp på papir hvilke data du ønsker å flytte mellom hvilke selskaper. Velg hvilke tabeller og felt du vil synkronisere, og hvilket selskap som skal eie dataene.
Det kan for eksempel være at du ønsker å synkronisere kontoplanen, kundene og varene, og at du ønsker å sentralisere vedlikeholdet, slik at det bare er hovedkontoret som kan endre kontoplanen, og datterselskapene ikke kan opprette nye kontoer på eget initiativ.
5. FÅ RÅDGIVNING
Når du har en konseptuell oversikt over de planlagte synkroniseringene, er det en god idé å få råd fra en konsulent med erfaring innen synkronisering før du setter opp noe i Business Central.
Det er flere grunner til dette:
- Vi vil gjerne snakke om konsekvensene av beslutningene deres. Er du sikker på at alle datterselskaper må kontakte hovedkontoret hver gang de har behov for å endre eller opprette en vare eller en kunde? Ofte er det bedre å finne en gylden middelvei, og det kan vi som konsulenter hjelpe til med. Det kan for eksempel være at nye varer bare kan opprettes i “masterselskapet”, men at dere tillater at varen kan redigeres lokalt for å legge til varetekster på det lokale språket. Det er ikke alltid hele tabeller som skal være åpne eller låste.
- Det finnes også enkle, praktiske fallgruver. Hvis du flytter en kostpris til et annet selskap som opererer i en annen valuta, blir en kostpris på 100 euro plutselig 100 dollar. Vi hjelper deg med å unngå slike fallgruver.
- Hvis du ønsker å synkronisere Kontoplan, Kunder og Varer, tenker du sikkert at det er tre tabeller som må synkroniseres, men så enkelt er det dessverre ikke på Business Central. Bare i Kontoplanen er det 15-20 tabeller som må synkroniseres. Uansett hvilke tabeller du har valgt, er det ofte flere andre tabeller med konfigurasjoner og støttedata som må inkluderes.
- Det finnes også felter som Business Central ikke ønsker at vi skal synkronisere. Dette er felter som Business Central selv må beregne i mottakerselskapene for at dataene skal komme inn på riktig måte. Vi må ikke overskrive disse feltene.
6. LÆRE FUNKSJONALITETEN
Når vi har en solid plan, er vi klare til å sette det hele opp i Business Central. Du kan velge å gjøre dette selv eller få hjelp av en konsulent.
Hvis du vil gjøre alt arbeidet selv, eller bare deler av det, må du lære deg å bruke Global Master Data Sync. Det er ganske intuitivt hvis du er vant til å bruke Business Central, men det er lurt å se opplæringsvideoene på Use Dynamics.
Det er et veiledet kurs med 59 instruksjonsvideoer som tar deg gjennom følgende funksjonsområder:
- Kom godt i gang
- Introduksjon til felt og handlinger i maler
- Opprettelse av maler
- Slik bruker du malpakker
- Introduksjon til Global Master Administrator-rollesenteret
- Globalt masteroppsett
- Kort for partnere/abonnenter
- Spesielle funksjoner på maler
- Daglig bruk for abonnenten
7. BEGYNN MED Å TESTE
Du må teste alt i en sandkasse. Dette er et viktig poeng.
Synkronisering kan gjøre stor skade fordi det er et verktøy som er utviklet for å overskrive data og låse data i andre selskaper. Hvis det er feil konfigurert, kan det ødelegge data eller sette driften i stå.
Det finnes verktøy for å angre handlinger, men det er ikke alltid mulig å rulle tilbake alt. Og hvis du låser felt i datterselskaper, må du være sikker på at dette ikke stopper deres daglige arbeidsprosesser.
Det er få mennesker som har en rolle der de kjenner alle prosesser i alle avdelinger på tvers av alle selskaper. Derfor er det viktig å teste oppsettet i en sandkasse. Det er obligatorisk.
8. BRUK TEMPLATES
Det er ingen grunn til å bygge alt fra bunnen av selv. Du kan bruke en av malene som følger med løsningen. Da er du også beskyttet mot grunnleggende feilkonfigurasjoner.
Hvis du overfører for mange tabeller og data, ødelegger du det eksisterende oppsettet, og hvis du overfører for få tabeller og data, mangler det data, og da får du en feil i synkroniseringen.
For å gjøre det enklere har vi laget maler. Malene sikrer at du får med alle relevante tabeller når du for eksempel velger å synkronisere kontoplanen, og at vi synkroniserer alle feltene vi skal, og bare de vi har lov til.
Bruk malen. Det tar for lang tid å sette det opp selv fra bunnen av. Du finner malene på Rollesenteret på Global Master Data Sync.
9. FULLFØR OPPSETTET
Hvis du har fulgt denne veiledningen, vil du sannsynligvis ikke oppleve noen utfordringer underveis, men hvis du har hoppet rett til dette punktet, vil du sannsynligvis oppleve synkroniseringsfeil når du begynner å overføre data fordi systemet mangler spesifikke data. Dette skyldes ofte at data mangler eller ikke er lastet inn i riktig rekkefølge. Det kan hende at du må synkronisere en konteringsgruppe før du synkroniserer andre data som er avhengige av denne konteringsgruppen.
Hvis du ikke helt forstår feilmeldingen, er det lett å sette seg fast. Da føles det vanskelig. Det er egentlig ikke synkroniseringsverktøyet som er vanskelig, men det krever litt erfaring med datastrukturen i Business Central for å sette opp de første synkroniseringene.
Hvis du opplever dette, kan du gå tilbake til de første trinnene i prosessen med å tegne synkroniseringen konseptuelt og få en erfaren synkroniseringskonsulent til å verifisere konseptet. Da vil du umiddelbart nå målet.

STØTTE
Abakion Front Desk står klar til å hjelpe deg i alle faser av prosessen. Hvis du har en supportavtale med Abakion, kan du kontakte oss på +45 70 23 23 17 eller frontdesk@abakion.com.
Hvis du ikke har abonnert på Global Master Data Sync ennå, kan du ta kontakt med oss på appsales@abakion.com. Så hjelper vi deg med å komme i gang.
Administrer masterdata i Business Central på tvers av selskaper med Global Master Data Sync
