ved hjelp av APPS
KJØP OG
LEVERANDØRER

Business Central ekspert
Dette er nr. 3 av 8 artikler om hvordan du kan dekke hele virksomheten din med BUSINESS CENTRAL
– uten kundeutvidelser
– bruker bare APPS
Oppfyll alle dine behov for å administrere INNKJØP og LEVERANDØRER i BUSINESS CENTRAL.
I denne artikkelen forklarer vi hva du bør kreve, hvordan du unngår tilpasninger, og hvilke APPS du bør bruke.
Innkjøp handler om å ha en dialog med leverandørene om å kjøpe varer til best mulig pris, i riktig mengde og til riktig tid – og deretter forvalte avtalene og håndtere eventuelle endringer.
Det er vanligvis mengder og leveringstider som tar det meste av innkjøperens tid. Når vi har etablert et samarbeid med en leverandør, prisen er forhandlet frem og vi kjenner kvaliteten på produktet. Deretter må man avtale mengde og leveringstid fra gang til gang.
Roller
Det er en rolleforskjell mellom kjøp og salg som er interessant å merke seg.
I salgsavdelingen har vi to typer roller:
1) De som håndterer relasjoner og jobber med CRM – og
2) Ordremottakerne som håndterer mengder og priser og legger inn salgsordrer i ERP.
I innkjøpsavdelingen har vi folk som fokuserer på mengder og priser. De er ikke fokusert på salg på samme måte som selgerne, og de trenger ikke å føre en salgsdialog med leverandørene.
Deres jobb er å administrere innkjøpene i ERP-systemet, og derfor må ERP-systemet også støtte at innkjøperne administrerer hele dialogen med leverandørene i ERP-systemet. Dette er et punkt der Business Central ikke kan gjøre nok out-of-the-box.

1. Planlegging
Innkjøp handler mye om planlegging, og rollen som innkjøper omfatter ofte også planlegging. Vi må ha kontroll på hvor mange vi skal kjøpe inn og når, slik at lagerbindingen ikke blir for stor, samtidig som vi kan levere alt kundene har bestilt.
Planlegging og tilgjengelighet har et eget kapittel, så denne artikkelen handler kun om håndtering av innkjøp.
Innkjøpsavtaler og oppfølging av inngåtte bestillinger er viktige temaer i innkjøpsarbeidet. Vi må velge den leverandøren som kan levere riktig produkt i riktig mengde til riktig tid.
2. Forespørsler om kjøp
Vi må kunne spørre en eller flere leverandører om de kan levere en vare i et bestemt antall og innen en bestemt tidsfrist, og hva det vil koste. Vi må kunne administrere dialogen i ERP og velge riktig leverandør for bestillingen.
Vi må ha oversikt over alle utestående fordringer, slik at vi har oversikt over alle innkjøpsordrer og samtidig har kontroll over de innkjøpsforespørslene der vi mangler svar fra leverandørene.

Prisavtaler med leverandører er viktig å håndtere på en god måte i alle deler av virksomheten, og Business Central kan håndtere dette på en svært god måte.
3. Innkjøpsordrer
Integrasjoner
Integrasjoner er ofte et viktig tema når vi ønsker å automatisere samarbeidet med leverandører. Det kan dreie seg om EDI eller innkjøpsportaler. Det viktigste er å unngå å måtte legge inn alt manuelt.

Når bestillingen er lagt inn, må vi sørge for at leverandøren oppfyller sin del av avtalen, og i mellomtiden må vi håndtere endringer når en leverandør ikke kan levere som avtalt.
I ERP er de viktigste temaene innkjøpsrekvisisjoner, dialog om bestillinger og endringshåndtering.
Intercompany
Når vi har en internasjonal organisasjon med produksjonsselskaper, lagerselskaper og salgsselskaper i ulike land, kan det være nødvendig å gjøre innkjøp fra både interne selskaper og eksterne leverandører.
I så fall må konserninterne transaksjoner automatiseres slik at vi enkelt kan registrere kjøp og salg mellom mange selskaper – og slik at vi for eksempel kan slå opp hvor mange som er på lager i et annet selskap i konsernet.

Dokumenter
Det stilles ofte krav til hvordan innkjøpsdokumenter skal se ut. Vi kan ha leverandører som krever et bestemt dokumentoppsett eller spesifikk informasjon på innkjøpsordren.
Kanskje registrerer selgerne informasjon på salgsordren som må inkluderes i innkjøpsordren fordi den eksterne leverandøren trenger denne informasjonen. Det kan for eksempel være en spesialtilpasning av produktet, eller en logo som må trykkes på produktet.

4. Levering
Fraktplanlegging
Vi må holde oversikt over når vi skal motta forsendelsen fra leverandøren, og i Business Central kan vi legge inn leveringsdato og noe informasjon om leveringsmåten, men det mangler noen styringsverktøy.
En innkjøper vil gjerne ha kontroll over leveringstiden for ulike leveringsmetoder som fly, container, lastebil osv. – for hver enkelt leverandør. Da kan vi planlegge leveransen mye bedre.
Vi må også kunne kontrollere om den avtalte leveringsdatoen er den datoen da leverandøren sender pakken, eller når vi mottar den.
Containere
Når vi bestiller varer som skal sendes i containere, må vi pakke containeren med omhu. Den skal helst være helt full, men vi må også sørge for at leveringstiden ikke blir for lang.
Vi må kunne administrere dette slik at det holder innkjøpsordren oppdatert, og hvis containeren blir forsinket, må vi kunne håndtere endringene for alle innkjøpsordrene på en enkel måte.

Endre håndtering
Når vi ønsker å kjøpe noe fra en leverandør langt unna, foretrekker vi å få det sendt fordi det er billigst.
Men i planleggingen ser vi at varen kanskje ikke kommer frem i tide, fordi det er stor usikkerhet knyttet til å få fraktet varer. Kanskje vi bør vurdere å få varen levert med fly. Det er dyrere, men det går raskere. Innkjøperen må kunne håndtere denne typen hensyn i innkjøpsordren.
Hvis vi bestiller varer som skal sendes i en container, kan vi ha fem innkjøpsordrer i containeren, som skal forsyne 100 salgsordrer. Hvis containeren blir forsinket, må vi kunne endre leveringsdatoen på containeren, enkelt endre datoene på innkjøpsordrer og salgsordrer – og ha oversikt over konfliktene på salgsordrene som dette skaper, slik at vi kan håndtere konfliktene proaktivt.