English
Nederlands
Français
Deutsch
Italiano
Español
Svenskaved hjelp av APPS
FORVALTNING AV MASTERDATA
Business Central ekspert
Dette er #1 av 8 artikler om hvordan du kan dekke hele virksomheten din med BUSINESS CENTRAL
– uten kundeutvidelser
– bruker bare APPS
Oppfyll alle dine behov for MASTER DATA MANAGEMENT i BUSINESS CENTRAL. I denne artikkelen forklarer vi hva du bør kreve, hvordan du unngår tilpasninger og hvilke APPS du bør bruke.
Hva er masterdata?
Alle ERP-systemer har tabeller for å lagre data om varer, kunder og leverandører. Utfordringen er at ulike selskaper har forskjellige datakrav, noe som ofte fører til at det opprettes mange nye felt.
Alle trenger flere felt for å lagre stamdata om varene sine, for eksempel farge, høyde, elektrisk motstand, tykkelse, hardhet osv. Noen bedrifter kjøper frittstående, spesialiserte PIM-systemer (Product Information Management), som deretter må integreres med ERP-systemet.
Masterdata kan også være tekststykker om varen som skal vises på nettstedet eller i nettbutikken. Det kan også være at vi ønsker å inkludere varens masterdata på fakturaen – eller ha produktbeskrivelser som skal stå på hylleetikettene i butikken.
Masterdata kan også være filer, for eksempel brukermanualer, installasjonsinstruksjoner eller monteringsanvisninger, eller produksjonsinformasjon, kvalitetskontrolldokumenter osv.
Masterdata kan være så mangt, og vi ønsker at de skal være tilgjengelige på Business Central, men uten å legge til egendefinerte felt på varekortet.
Også kunder og leverandører
Behovet for å administrere masterdata gjelder også for kunder og leverandører. Og vi ønsker også å unngå egendefinerte felt på kundekortet og leverandørkortet.
Vi kan registrere en markedssegmentkode på kunder, ABC-klassifiseringer, kjederelasjoner, servicekrav, eierstrukturer osv. Vi har mye informasjon om kunder og leverandører, som også er masterdata.
Et tradisjonelt PIM-system fokuserer kun på artikler. I økende grad opplever vi at bedrifter også ønsker PIM-lignende data om kunder og leverandører – men også om andre enheter som serviceartikler, serienumre, stykklister osv. Vi må kunne jobbe med masterdata om hva som helst.
Det er flere ulike behov innen Master Data Management som vi må ta hensyn til.
Berikelse med masterdata
Det ene er å kunne berike med nye masterdata. Vi vil gjerne ha våre egne datadimensjoner, f.eks. 20 nye felt på varekortet, eller et PIM-system der vi kan berike varene med bilder og data, eller andre muligheter for å legge til metadata til alle typer poster i systemet.
Vi er vant til å jobbe med masterdata på varer – men vi må også kunne håndtere masterdata på leverandører eller kunder – eller på varer med ulike verdier avhengig av leverandør.
Egendefinerte attributter
Vi må også kunne håndtere tilpasset informasjon eller konfigurasjon for en salgsordre, slik at vi kan legge til masterdata på en spesifikk salgsordrelinje.
Det kan være en beskjed til produksjonen om hva som skal trykkes på varen – eller hvordan den skal pakkes. Det kan også være informasjon om at vi har avtalt spesielle vilkår for retur, og at den informasjonen skal stå på salgsordren og på følgeseddelen og fakturaen.
Dette er ikke det vi forstår med “klassiske” varestamdata, men dette er attributter vi må kunne registrere på varer, ordrer og inkludere på dokumenter.
Vi må kunne legge til masterdata og ekstra informasjon på alt i Business Central. Vi ønsker for eksempel å kunne registrere masterdata på serienumre slik at vi kan utføre kvalitetskontroll. Vi kan også bruke masterdata til å administrere produktvarianter. Det finnes mange bruksområder der vi har muligheten til å legge til attributter til alt i Business Central.
» Struktur for masterdata
Masterdata i 3 nivåer
Det er ikke nok å kunne legge til et felt på varekortet og skrive litt tekst i det. Vi trenger en tretrinnsstruktur i masterdata for å dekke alle behov:
- Vi trenger å kunne legge til et felt. Det kan for eksempel være på et element som heter “hjuldiameter”.
- Deretter kan vi velge om diameteren skal være i tommer eller cm, og
- så kan vi velge at verdien er 27,5. Det er ikke bare en vanlig nedtrekksmeny. Dette er det som kalles oppslagslogikk i Business Central, og hvis vi ikke har det i masterdatastrukturen, vil vi støte på begrensninger.
Enhetlige masterdata
Vi trenger enhetlige data, slik at dataene har samme struktur og verdier på tvers av selskaper og systemer, f.eks. ERP, CRM og nettbutikk – på tvers av alle selskaper i konsernet.
Dette kalles Unified Master Data. Hvis du har selskaper i to land og bruker intercompany, nytter det ikke hvis en ordre mislykkes fordi kunden heter noe annet i de to selskapene.
Noen data vil være felles på tvers av selskaper – andre data vil være unike for hvert enkelt selskap. Vi må kunne kontrollere hvor data eies, og hvor data ikke kan oppdateres fordi de eies et annet sted.
» Global synkronisering
Masterdata på dokumenter
Masterdata må inkluderes på mange utgående dokumenter, og derfor må masterdata overføres automatisk mellom varer, kunder, leverandører, salgsordrer og innkjøpsordrer. Vi kaller dette Masterdata på dokumenter.
Når vi legger til en kommentar til en salgsordre, må denne kommentaren flyte til produksjonsordren (eller til leverandørfirmaet via intercompany, hvis vi er en del av et konsern med flere selskaper), og når produksjonsavdelingen kjøper inn komponenter til produksjonen, må kommentaren vår vises på innkjøpsrekvisisjonen som sendes til leverandøren. Eller når vi sender en e-post med en faktura for en vare, må den relevante brukerhåndboken eller dokumentasjonen for varen automatisk legges ved.
» Masterdata på dokumenter
Filtrering
Hvis vi har 100 000 varer og vi har en kunde på telefonen som sier at den må ha en bestemt farge og en bestemt størrelse, må vi kunne filtrere på masterdataene og se de 14 varene som oppfyller kriteriene.
Vedlikehold av data
Når en leverandør sender en ny liste med masterdata, ønsker vi å enkelt kunne importere den til Business Central. Hvis vi har 1000 artikler med en bestemt fargekode, som vil endre navn i nær fremtid, ønsker vi å kunne opprette en visning med de 1000 artiklene og masseoppdatere fargenavnet.
Enkelt vedlikehold og masseoppdatering er viktig når vi har mange varer.
Verktøy for ledelse
Det er svært viktig å skape en solid stamdatastruktur fra begynnelsen av. Når vi først har begynt å bruke Business Central, er det vanskelig å endre strukturen. Derfor er det enklest å innføre en masterdatastruktur når man velger et nytt ERP-system eller når man oppgraderer.
Men det er viktig at masterdataløsningen har verktøy for å masseoppdatere data og rydde opp i data. Hvis vi har et egendefinert felt på varekortet som vi ønsker å endre til et masterdataattributt for å bli kvitt tilpasninger, må vi kunne utføre en masseoppdatering som flytter data fra et egendefinert felt til masterdatastrukturen.
STAMDATASTRUKTUR
For noen bedrifter er masterdata en mye større utfordring enn for andre. Når vi har et registreringskrav, virker det enkelt å bare opprette et nytt felt for formålet – og problemet er løst.
Men generelt ønsker vi ikke å fylle Business Central med nye felt. Det skaper vedlikeholdsutfordringer, og dessverre er det ofte først senere i prosessen at bedriftene innser det. La oss se kort på dem:
- Etter hvert blir det så mange felter at man mister oversikten, og ulike avdelinger registrerer den samme informasjonen i hvert sitt felt.
- Alt må oppdateres i ERP, i nettbutikken (CMS) og i CRM (eller ordresystemet) også.
- ERP-oppgraderinger blir kompliserte på grunn av de mange tilpasningene som må migreres.
Vi ønsker å opprette og administrere masterdata uten behov for tilpasninger i Business Central.
På den tradisjonelle måten kan vi ende opp med hundrevis av felter på varekortet, som tjener mange ulike formål, og mange av dem er sannsynligvis knyttet til bestemte varekategorier.
Struktur for masterdata
Hva får vi ut av å ha en struktur for masterdata?
Sammenhengende data: Vi kan håndtere situasjoner der for eksempel fargen på en vare er registrert i mange felt på varekortet. Produksjonsfargekoden er RAL6005, mens et annet felt sier at en leverandør kaller fargen British Racing Green. I et tredje felt har Markedsføring imidlertid skrevet “mørkegrønn” for nettbutikken, og i et fjerde felt står det bare “grønn”, fordi fargen grønn skal være søkbar.
Strukturerte data: Et annet typisk problem er at dataene er ustrukturerte. Innkjøperen skriver inn fargen på varen, og én sier “racing green”, mens en annen sier “British green”. Når det gjelder søk, er det et mareritt.
Hvis vi bruker strukturerte data, vil innkjøperen velge farge fra en forhåndsdefinert liste, og alle forekomster vil ha samme verdi. Masterdata må være nøye utformet og strukturert slik at de kan brukes i hele organisasjonen.
Masseoppdatering: Hvis vi bestemmer oss for å endre fargenavnet, endrer vi det bare på ett sted, og det forplanter seg deretter til alle.
Uten en funksjon for masseoppdatering må man vanligvis leie inn en konsulent som kan sette opp en batchjobb for å redigere dataene.
Visninger, filtre og sorteringer
Vi trenger også gode verktøy for visning og manipulering av data.
Den markedsansvarlige ønsker for eksempel å filtrere varetabellen og se på noen bestemte varer for nettbutikken, velge hvilke kolonner som skal inkluderes i visningen, og hvordan dataene skal sorteres. Han ønsker også å kunne endre og oppdatere data direkte i visningen, slik at han kan holde seg oppdatert.
Og enhetene må være i separate felt. Hvis det er et desimalfelt, må vi ikke kunne skrive inn tekst. Ofte er enheter inkludert i feltinnholdet: Det kan stå “2,8 m” på en vare og “280 cm” på en annen, og et søk etter varer som er lengre enn 2 meter, vil ikke gi noe resultat, fordi dataene tolkes som tekst, ikke som tall. Vi trenger verdier og enheter i separate felt.
Hvis vi ønsker å filtrere og sortere, eller bruke masterdata på en intelligent måte i planleggingen, må vi ha data lagret i en strukturert form.
Språkforvaltning
Master Data Management må inkludere språkstyring hvis vi opererer på flere språk. Hvis vi velger fargen “rød” på en vare, må systemet ha en annen tabell som gjør det mulig å kontrollere hvordan verdien “rød” vises på andre språk.
Den korrekte språkversjonen av masterdataene må synkroniseres intelligent med nettbutikken og flettes inn i dokumenter på en intelligent måte.
Vi må kunne se alle dokumenter på det språket vi ønsker. Da kan våre engelsktalende lagermedarbeidere se den kinesiske fraktseddelen på engelsk, og en spansktalende kollega på lageret kan se alle dokumenter på spansk.
STAMDATA PÅ DOKUMENTER
Business Central må kunne produsere mange dokumenter som tilbud, ordrebekreftelser, fraktbrev, fakturaer, kreditnotaer, kontoutskrifter, påminnelser og så videre.
Siden versjon 2013 av Dynamics NAV har dokumenter vært en konstant utfordring, fordi det nå er en stor oppgave å endre utformingen av dokumenter og rapporter.
Vi ønsker et verktøy som gir oss kontroll over både innholdet og layouten i dokumentene våre, uten at vi trenger å tilkalle en utvikler hver gang vi ønsker å gjøre endringer i et dokument.
Dokumenthåndtering må ha følgende fem funksjoner:
1. Maler
Vi trenger maler for dokumenter i Business Central. Når vi oppretter en salgsordre, ønsker vi å kunne
velge hvilken mal for ordrebekreftelse som passer i dette tilfellet.
Valg av mal må også avhenge av kundeoppføringen og styres automatisk, slik at ulike kunder kan ha ulike rapportutforminger.
2. Betinget tekst
Det bør også være mulig å variere det detaljerte tekstinnholdet i et tilbud, en ordrebekreftelse, en faktura osv. avhengig av hvilke varer som inngår i ordren eller hvilken kunde den selges til.
På denne måten kan vi legge til en “Vær oppmerksom på…”-kommentar hvis et bestemt element er inkludert, og vi trenger å gjøre kunden oppmerksom på noe viktig.
3. Masterdata
Vi må kunne lagre kunde- eller varedata som skal føres rundt i systemet fra en salgsoffert til en salgsordre, derfra til en produksjonsordre, til de bokførte salgsdokumentene og så videre.
For eksempel kan vi ønske at det i fraktbrevet for en bestemt vare står at kunden må sjekke varen ved ankomst.
Et annet eksempel kan være at selgerens kontaktopplysninger skal vises på fakturaen, og disse opplysningene kommer fra kundekortet og må flyte gjennom tilbudet og salgsordren for å komme med på fakturaen. Det samme kan gjelde for tollbestemmelser, reklamasjonsvilkår osv.
4. Språk
Språkstyring er et viktig tema for bedrifter med internasjonale kunder. Det må ikke gjøres for hånd – det er bortkastet tid.
Det må være mulig å lagre data på forskjellige språk. Vi kan ha tollregler som må vises på fakturaer på forskjellige språk – og hver tollregelkode bør inneholde teksten på forskjellige språk, slik at vi kan sette samme kode mot alle kunder uten å bekymre oss for hvilket språk de trenger fakturaen på – det vil styres av kundens språkkode.
5. E-post
Sist, men ikke minst, må vi selvfølgelig kunne opprette et dokument som skal legges ved en e-post, og få e-postteksten generert automatisk. Vi må kunne sende ordrebekreftelser, fakturaer osv. til kunder via e-post.
Vi må kunne angi hvilket språk kunden foretrekker i kundeoppføringen, og at fraktbrevet skal sendes til én adresse, fakturaen til en annen og så videre.
GLOBAL SYNKRONISERING
Vi kan ha fem forskjellige selskaper (juridiske enheter) som i praksis vil ha de samme kundene, varene, masterdataene osv. Når vi oppretter en ny vare på hovedkontoret, ønsker vi at den skal replikeres til de andre selskapene, slik at vi ikke trenger å sette den opp flere ganger.
Les alt om denne strukturen i artikkelen om Global Business.
