Bedre kontantstrøm i advokatfirmaet

Hvordan forbedrer man kontantstrømmen i et advokatfirma? Det er faktisk ganske enkelt…

Fakturering må gjøres ofte, og kundene må betale i tide. I praksis er det imidlertid ikke så enkelt.

Det er mange grep du kan ta for å optimalisere kontantstrømmen, og de aller fleste advokatfirmaer utnytter disse mulighetene i liten eller ingen grad.

To spørsmål som er avgjørende for kontantstrømmen


Det kan argumenteres for at optimalisering av kontantstrømmen avhenger av advokatens selvdisiplin og firmaets rutiner, men Abakion Legal IT-systemet kan støtte prosessen i større grad enn du kanskje tror. La oss se på mulighetene, slik at du kan vurdere hva du vil kreve av løsningen for advokatpraksisen din i fremtiden.

Hvor ofte sender du fakturaer

Vi opplever at når advokatfirmaer fakturerer “ofte”, snakker vi om høyst én gang i måneden. Vi har også støtt på mange advokatfirmaer som fakturerer sjeldnere enn det.

Det er åpenbart at dette har stor innvirkning på kontantstrømmen. Det høres enkelt ut, men for svært mange bedrifter er det den enkleste forbedringen å gjøre.

Vi skal straks komme tilbake til spørsmålet om hvordan du kan begynne å fakturere oftere, for det er et annet grunnleggende spørsmål som trenger å bli stilt:

Har du tatt med alt i fakturaen?

Hvis du glemmer noen timer eller noen utgifter, vil det ta lengre tid før du får pengene fra kunden. Og utgifter skaper ekstra problemer med kontantstrømmen. De er tross alt ikke bare parkeringsavgifter.

Utgifter kan være saksomkostninger eller dokumentavgift, og i så fall kan du ha mye penger til gode som ikke vises i kontantbeholdningen før du fakturerer kunden i slutten av måneden… Med mindre du glemmer å føre opp utgiftene på fakturaen, og det går en ny måned.

IT bør gjøre arbeidsflyten enklere, ikke vanskeligere

La oss nå se på hvordan Abakion Legal kan hjelpe deg med disse grunnleggende spørsmålene.

Du trenger en fast arbeidsflyt, slik at kvaliteten på faktureringen ikke avhenger av selvdisiplin og god hukommelse – og nettopp faste arbeidsflyter er styrken til et godt IT-system.

Først og fremst må du ta en beslutning om hva du vil ha.

Hvor ofte ønsker du å fakturere for gebyrer og utgifter?

Hvis du er ambisiøs i svarene dine, kan IT-systemet enkelt håndtere dette. Når det er satt opp med de ønskede kriteriene, er systemet klart til å støtte prosessene dine, noe som gjør det enkelt og lett å fakturere ofte.

IT skal forenkle arbeidsprosessene

Slik gjør Abakion Legal arbeidsflyten din enklere

Månedlig fakturering er mange advokatfirmaers hverdag.
Det finnes også firmaer som fakturerer ad hoc eller når en sak er avsluttet, og det kan også være tidkrevende.
Men Abakion Legal kan hjelpe deg med å organisere en mindre belastende arbeidsflyt.

Automatisk generert
faktureringsliste

Automatisk generert faktureringsliste

Tenk deg å få en ukentlig liste over de sakene som har mer enn ti timers arbeid eller store utgifter, og deretter kunne bruke disse listene til å fakturere kundene fortløpende.

Færre spørsmål og
rask betaling

Færre spørsmål og rask betaling

Du får færre fakturaspørsmål fra kundene dine, fordi de fortsatt kan huske hva du gjorde for dem forrige uke, og du kan ofte få betalt raskere, fordi det er lettere å få rask betaling for mange små fakturaer enn for én stor.

Mindre tid
på fakturering

Mindre tid på fakturering

Oppgaven blir enklere fordi du bare trenger å tenke én uke tilbake, og systemet sammenstiller de underliggende dataene for deg. Det betyr at du ikke trenger å bruke like lang tid på å svare på oppklarende spørsmål om arbeidstiden din, og du trenger ikke bruke like lang tid på fakturering.

IT skal gjøre jobben for deg

IT-systemets jobb er å sammenstille de underliggende dataene og presentere dem slik at det blir enkelt for deg å ta beslutninger. IT-systemet skal også sørge for at prosessen går upåklagelig, uke etter uke.

Og IT-systemet kan minne deg på å fullføre timeregistrering og legge inn bilag. La oss være ærlige: Selv om det er viktig for kontantstrømmen, er ikke denne typen registreringsarbeid det morsomste i verden. Så det neste spørsmålet er

Hvordan kan IT hjelpe deg med å gjøre registreringene enklere?

Slik gjør du det enkelt å registrere utgifter

Får du all tiden din registrert på de riktige sakene samme dag, og får du med alt? Eller venter du noen dager? Og kan du da huske nøyaktig hva du gjorde på en bestemt sak i et kvarter forrige onsdag?

IT-systemet kan bare hjelpe deg med faktureringen hvis du sørger for at det har data å jobbe med. Hvis du er treg med tidsregistreringen, vil fakturaene også bli sendt ut senere, eller i verste fall ikke i det hele tatt.

Få kundene til å betale i tide

Den smarteste måten er selvsagt å la Abakion Legal hente inn de nødvendige opplysningene selv, som en del av arbeidsflyten din.

Når du for eksempel sender et dokument til klienten din, registrerer du i samme arbeidsflyt i Outlook hvilken sak dette er og hvor mange timer som skal registreres. Poenget er at du ikke trenger å komme tilbake senere og registrere timene dine.

Du må også sørge for at kundene betaler i tide. Det skader kontantstrømmen din hvis kundene kan betale for sent uten at det får konsekvenser, og kanskje til og med uten at noen legger merke til det. Det er her advokatsystemet ditt igjen kommer inn i bildet og kan hjelpe deg.

Abakion Legal registrerer hvilke kunder som betaler, og matcher betalingene med fakturaene dine. På bakgrunn av dette kan systemet raskt vise deg hvilke fakturaer som ikke blir betalt i tide, slik at du kan reagere på dette .

Systemet trenger også en påminnelsesrutine som kan aktiveres automatisk. Kundene trenger å vite at du følger med på om de betaler i tide. Dette er grunnleggende ting, men systemet ditt kan faktisk være enda mer proaktivt.

Systemet kan vise deg hvilke kunder som betaler i tide, eller kanskje før tiden, og hvilke som vanligvis betaler for sent. Du får muligheten til å proaktivt jage opp de notorisk trege betalerne.

Du kan også velge å variere betalingsfrister, faktureringsgrenser eller purreprosedyrer avhengig av hvor flink den enkelte kunden er til å betale i tide.

Med kunstig intelligens kan Abakion Legal nå til og med forutsi hvilke kunder som ikke kommer til å betale i tide i fremtiden. Systemet kan gjenkjenne mønstrene som indikerer en treg betaler med en imponerende grad av sikkerhet.

Skånsomme påminnelsesprosedyrer

Purreprosedyrer kan ofte være et tabubelagt tema i advokatbransjen. Advokatfirmaene ønsker å opprettholde et godt forhold til klientene og unngå dårlig stemning. Hvor mye ønsker du å stramme tommeskruene på klientene dine når de ikke betaler i tide?

Vårt første forslag er derfor at du kan sende ut påminnelser med regnskapsføreren som avsender. På denne måten kan den ansiktsløse regnskapsføreren være streng mot kundene, mens du kan opprettholde den positive relasjonen. Som vi har nevnt, kan du også velge å sende purringer kun til kunder som har overskredet betalingsbetingelsene flere ganger. Abakion Legal kan også hjelpe deg med dette.

Svært få advokatfirmaer legger til renter eller purregebyr. Noen skriver det inn i vilkårene sine uten at de egentlig forventer å håndheve det i praksis. Men hvis du ønsker det, kan Abakion Legal selvfølgelig hjelpe deg med å gjøre det – også ved å skrive det på fakturaen uten å kreve det i praksis.

Når vi snakker om purrerutiner, er det også viktig at systemet kan registrere når kunden har gjort innsigelser mot en faktura. Det er viktig at man ikke sender ut purringer hvis man er i dialog med kunden om detaljene i en faktura, så dette må systemet selvsagt holde styr på.

Er du på vei mot en bedre kontantstrøm nå?

Du kan nå vurdere hvordan advokatsystemet ditt skal gi deg et bredere bilde og bedre informasjon å handle ut fra. Hva med en cockpit som viser aktive saker, hvilke poster som er klare for fakturering i hver sak, hvem som er ansvarlig for saken, og hvilke timer og utgifter som er registrert på den? Eller kanskje en arbeidsflyt for godkjenning av fakturering? Vi har mange gode ideer til hvordan advokatkontorløsningen kan støtte den daglige virksomheten din.

Men la oss starte med at Abakion Legal gjør faktureringsprosessen raskere og sørger for at fakturaene alltid er fullstendige og at kundene betaler i tide. Da vil du være på god vei mot en bedre kontantstrøm.

The all-in-one solution for the freedom and control you want in your law firm

Forbedre advokatfirmaets kontantstrøm med Abakion Legal

Handle case management, journaling and time registration in Outlook and Teams.

Forbedre advokatfirmaets kontantstrøm med Abakion Legal

Take care of invoicing and manage cash flow and finance with Microsoft’s efficient ERP system.

The all-in-one solution for the freedom and control you want in your law firm

Forbedre advokatfirmaets kontantstrøm med Abakion Legal

Handle case management, journaling and time registration in Outlook and Teams.

Forbedre advokatfirmaets kontantstrøm med Abakion Legal

Take care of invoicing and manage cash flow and finance with Microsoft’s efficient ERP system.

box-headset-solon

TALK TO A HUMAN


Ask a question and talk to
Christian Solon
about your needs.

Phone +45 53 75 40 19 | sol@abakion.com

Name*
This field is hidden when viewing the form
Dette feltet er for valideringsformål og skal stå uendret.