De 9 tingene advokater trenger fra dokumenthåndtering. Velg ditt ambisjonsnivå her

Dokumenthåndtering er viktig for advokater. Det er stort sett det de lever av – å skrive kontrakter, avtaler og andre typer dokumenter. Et advokatfirma har derfor mye å vinne på å drive god dokumenthåndtering.

Her kan du lese om hva du bør kreve av et dokumenthåndteringssystem. Lars Houmann gir deg en oversikt over ambisjonsnivåene du kan velge mellom.

By: Lars Houmann, CTO, Abakion
» Lars on Linkedin

Å sende Word-dokumenter frem og tilbake via e-post er rutine for mange advokater. Det er her vi starter historien vår – og så vil vi legge til flere og flere krav til dokumenthåndtering.

Punkt én: Versjonshåndtering

Klienten er i ferd med å inngå en avtale med en samarbeidspartner, og nå sender han kontraktsutkastet til advokaten sin for gjennomgang. Vanligvis er det et Word-dokument, så advokaten slår på “spor endringer” og legger til endringer og kommentarer i dokumentet.

For å unngå å ødelegge originalen, ønsker vi å versjonere dokumentet.

Med versjonshåndtering kan både originalen og endringene vises. Deretter ønsker vi muligheten til å spore alle versjoner gjennom hele prosessen. Versjonshåndtering er vanligvis det første kravet som dukker opp når vi diskuterer dokumenthåndtering.

Vi ønsker å kunne se hvilken versjon av dokumentet som er gjeldende, og hvem som eier dokumentet akkurat nå.

Klassisk filutveksling

Så vi legger ved dokumentet i en e-post og sender det tilbake til kunden – og dokumentet kan gå i skytteltrafikk frem og tilbake på denne måten mange ganger.

Dette er klassisk filutveksling. Hvis du ikke har noe dokumenthåndteringssystem, er dette den eneste måten å gjøre det på. De fleste advokater synes denne metoden er tungvint, men man må leve med den hvis man ikke har noe annet alternativ.

Det finnes mange feilkilder.

Hvis vi har sendt en ny versjon til den andre parten, men har glemt noen endringer, legger vi dem til neste dag og sender en ny versjon… Men i mellomtiden endrer den andre parten den døde kopien, og nå har vi plutselig forskjellige versjoner med forskjellige endringer. Det er et klassisk problem.

Versjonskontroll er en stor utfordring.

Strukturert versjonskontroll

Dette gjør at vi ønsker en mer strukturert versjonskontroll, og det krever et dokumenthåndteringssystem.

Nå ligger ikke Word-dokumentet bare i en mappe på en nettverksstasjon, men i et dokumenthåndteringssystem – og før vi går i gang med å endre dokumentet, oppretter vi en ny versjon av det i dokumenthåndteringssystemet, og så holder systemet styr på versjonene.

Ja, vi kunne også ha gjort dette manuelt ved å klikke på “Lagre som” i Word og kalle filen “Kontrakt-versjon12.docx” – men et system er mye bedre til å håndtere dette uten å gjøre feil.

Systemet sørger for at dokumentet lagres på riktig sted, og at vi kan se i dokumentet at det finnes ulike versjoner; det er mulig å bla frem og tilbake mellom versjonene.

Når det bare er kolleger i organisasjonen som har tilgang til systemet, må den andre parten fortsatt få tilsendt dokumenter, slik som før. Vi har altså fortsatt den grunnleggende utfordringen at personer utenfor nettverket vårt som ikke har tilgang til dokumentsystemet, risikerer å endre en død kopi fordi de ikke kan se at det finnes en nyere versjon.

Vi løser denne utfordringen med det neste kravet til dokumenthåndteringssystemet: direkte tilgang for eksterne parter.

Kundeportal

Mange dokumenthåndteringssystemer kan gi eksterne parter direkte tilgang til dokumenter. De fleste kaller dette en klientportal.

En klientportal gir eksterne parter lese- og redigeringstilgang til dokumenter. De kan opprette nye versjoner, de kan se hvem som endrer dokumentet akkurat nå, og de kan redigere det direkte.

Kundeportalen gir en felles tilgang til dokumentet, og vi trenger ikke lenger å sende filer frem og tilbake. Vi risikerer ikke lenger å sende en fil til feil mottaker. I det hele tatt løser det veldig mange praktiske utfordringer.

Det er bare ett kritisk punkt der vi kan gjøre feil, og det er når vi legger til de personene som skal ha tilgang til sakspapirene via klientportalen.

Samtidig redigering

Vi har nå nådd et nivå som svært mange advokatfirmaer vil være fornøyde med – men hvis dere er mange som skal jobbe med det samme dokumentet, trenger dere litt mer.

Det finnes systemer som tillater samtidig redigering av dokumenter. Da kan flere parter lese og endre det samme dokumentet samtidig. Det kan være at du er halvveis gjennom endringene i dokumentet, og mens du jobber med den andre halvdelen, kan en annen part begynne å vurdere de tidligere sidene.

Samtidig redigering er veldig fint – men du må passe på hvordan du samarbeider. Alle tilføyelser er synlige for alle i det øyeblikket de skrives inn.

Noen ganger ønsker man å skrive interne kommentarer i dokumentet eller få andre interne personer til å se gjennom dokumentet før det sendes ut til en ekstern part. Her må man huske på at med samtidig redigering er alt som standard synlig umiddelbart.

Samtidig redigering er spesielt smart i store kontrakter, der flere interne medarbeidere kan jobbe med samme dokument samtidig. På denne måten kan en sekretær begynne å lage vedleggene og innholdsfortegnelsen samtidig som juristene skriver selve innholdet. Hvis det er en hard deadline, er simultanredigering uunnværlig.

Arbeid offline

Som standard krever et dokumentsystem at du er online for å kunne arbeide med dokumenter. Noen advokater har imidlertid behov for å jobbe med dokumenter når de vil – selv når de ikke er på nett.

Mange systemer tilbyr muligheten til å sjekke et dokument ut av systemet og ta det med deg offline.

Systemet hindrer da andre i å redigere dokumentet mens du har det offline. Dermed kan du ta dokumentet med deg på hytta i helgen, og sjekke det inn når du kommer tilbake til kontoret på mandag. Men i mellomtiden er det låst for andre brukere.

Online overalt

Omvendt er det også noen som ønsker å være på nett overalt.

Hvis du er ute hos en kunde og trenger et bestemt dokument, er det praktisk hvis du kan finne alle dokumentene i systemet via dokumenthåndteringsfunksjonen. Noen systemer gir tilgang til dokumenter på nettbrett og mobiler, slik at du har tilgang uansett hvor du befinner deg.

Samling av maler

Vi har sagt mye om å produsere dokumenter. De fleste firmaer har en malsamling for dette formålet.

Advokater produserer ofte dokumenter som ligner på noe som er laget før, så det er veldig nyttig å ha en samling av dokumentprototyper for ulike typer saksbehandling – det vil si en malsamling.

Dokumentsystemer kan vanligvis ikke håndtere malsamlingen slik jurister har behov for å bruke den, men det er likevel en fordel om systemet kan arbeide med dokumentmaler.

Fritekstsøk og tagger

Én ting er at dokumentasjonssystemet støtter maler. En annen er at når man har tatt utgangspunkt i en mal og tilpasset den til en spesifikk kunde, er det ikke til å unngå at man et år senere får en lignende sak og tenker: “Hva var det egentlig vi gjorde forrige gang?”. Da er det en stor fordel å kunne hente frem tidligere dokumenter på en effektiv måte.

Fritekstsøk er veldig viktig her. Hvis dokumentene er lagret på en filserver, er det svært tungvint å søke, men mange dokumenthåndteringssystemer gjør det enklere. Dokumenter kan også berikes med metadata.

Hvis du knytter alle relevante tagger til dokumentene dine, blir det mye enklere å finne frem til de riktige dokumentene senere.

Innebygd tekstbehandler

Ved innføring av et dokumenthåndteringssystem er det også nødvendig å ta hensyn til følgende

Kan den andre parten i det hele tatt lese og redigere dokumentet?

For det første krever det at den andre parten har tilgang til tekstbehandlingsprogrammet som dokumentet ble opprettet i. Hvis vi bruker Word, hva gjør vi da hvis vi skal samarbeide med noen som ikke har Word? Det er veldig irriterende hvis Word-dokumentet kommer tilbake fra noen som har redigert det i OpenOffice, og alt plutselig ser rart ut.

Løsningen er at noen dokumenthåndteringssystemer har redigeringsprogramvaren innebygd. Hvis du for eksempel bruker SharePoint som dokumenthåndteringssystem, inkluderer det også Word i klientportalen, slik at den andre parten ikke selv trenger å ha Word installert for å kunne lese og redigere.

Dette er spesielt nyttig for advokater med private klienter, som kanskje ikke alle kan forventes å ha tilgang til Word.

Vil du vite mer?

Vi har presentert ni gode ting som advokater bør kreve av en dokumenthåndteringsløsning. I bunn og grunn handler det om muligheten til å utveksle og redigere dokumenter på en enkel måte. For å hindre at medarbeiderne dine blir kreative på egen hånd med Dropbox eller Google Drive, er det fornuftig å tilby en god dokumenthåndteringsløsning.

Vi håper du nå føler deg inspirert til å vurdere hvilket nivå advokatfirmaets ambisjoner for dokumenthåndtering bør ligge på. Og hvilke krav du bør stille.

Hvis du vil vite mer om hvordan vi i Abakion håndterer dokumenthåndtering med SharePoint for Abakion Legal, kan du ringe oss på telefon 70 23 23 17 eller skrive til min kollega Tom de la Cour på tdc@abakion.com.