BI stiller organisatoriske krav til advokatfirmaet ditt
Hvis du skal bruke Business Intelligence, vil det stille visse krav til advokatfirmaet ditt. Det handler ikke bare om teknologi, men i høyeste grad også om organisering. Her går Jacob gjennom hvilke faktorer du bør fokusere på i før- og etter-scenariene – og gir deg noen råd om hva du bør og ikke bør gjøre.
Skrevet av Jacob Sanchez Garcia, konsulent Business Intelligence, Abakion
BI stiller krav til organisasjonen din
En Business Intelligence (BI)-løsning åpner for mange muligheter til å utnytte data på en god måte og skaffe seg forretningsinnsikt som kan hjelpe deg med å ta bedre beslutninger, optimalisere prosesser og skape innovasjon. Hvor mye nytte man kan høste av BI, avhenger imidlertid av hvordan BI-løsningen implementeres og brukes.
BI er mer enn bare den tekniske implementeringen av løsningen. Det stiller også visse krav til organisasjonen din.
For å realisere potensialet og få full verdi ut av BI må verktøyet ikke bare ses på som en ny teknisk innretning, men snarere som et dynamisk, forretningsdrevet prosjekt som, i tillegg til teknologi og data, omfatter organisasjonen, medarbeiderne og arbeidsflyten – og som i prinsippet ikke har noen utløpsdato.
Dette innebærer en strukturert tilnærming og en klar strategi.
I grove trekk kan prosessen deles inn i det som skjer før og etter selve den tekniske implementeringen av BI-løsningen. Nedenfor følger en oppsummering av de viktigste faktorene som kan påvirke nytten av en BI-løsning.
Før
Utarbeid en klar strategi og et veikart for BI-prosjektet. Det kan være lurt å prøve å svare på følgende spørsmål:
- Hva ønsker du å oppnå med BI? Hva er målet?
- Hvordan passer det inn i den overordnede forretningsstrategien?
- Hvem er interessentene, dvs. hvem er prosjekteier og hvem er brukerne?
- Hvordan kan man sikre at prosjektet blir tatt i bruk ute i organisasjonen?
- Hvilken informasjon og hvilke data skal inkluderes i BI, og hvorfor?
- Hvilke måltall og KPI-er er viktige for deg?
- Hvordan vil du måle om målene og KPI-ene dine blir nådd? Og hvordan vil det bli fulgt opp?
- Hvilke skritt må du ta for å lykkes med BI-implementeringen, og når?
Et annet godt tips er å utpeke relevante (nøkkel)personer som skal bruke BI-løsningen, og involvere dem i prosjektet fra starten av og gjennom hele prosessen.
Etter
Med en god strategi og et veikart for utrullingen av BI-prosjektet er grunnlaget lagt for å høste de fremtidige gevinstene av BI etter den tekniske implementeringen. Så kommer den ikke mindre viktige delen med innføring, adopsjon og utvikling.
Selv den mest komplette og avanserte BI-løsning vil være verdiløs hvis den ikke blir tatt i bruk i organisasjonen.
Erfaring viser at brukeradopsjon ofte er en av de største utfordringene i BI-prosjekter – og dessverre er det ofte en årsak til at prosjektet mislykkes eller ikke lever opp til forventningene. Denne delen må derfor ikke undervurderes.
Brukeradopsjon kan sikres ved hjelp av introduksjonskurs, workshops, evalueringer, oppfølging og videreutvikling. I denne prosessen kan det være en fordel å gå tilbake til de opprinnelige målene og begrunnelsene for BI-prosjektet, og minne brukerne og deg selv på hvilke problemer BI var ment å løse.
Som nevnt innledningsvis er et BI-prosjekt en dynamisk størrelse uten utløpsdato. I prinsippet er det en iterativ prosess som består av de velkjente fasene som ofte beskrives som: Lære – Iterere – Gjøre.
BI er med andre ord ikke bare noe du kjøper, trykker på en knapp og så er alt i orden. Se på BI som en langsiktig investering og en dynamisk prosess som du kontinuerlig utvikler, justerer og forfiner slik at den hele tiden holder tritt med virksomheten. Derfor er det også viktig at du fra starten av erkjenner at det vil oppstå behov for endringer underveis, slik at du kan sikre best mulig forretningsnytte.
Med den erkjennelsen og den tilnærmingen kan du forhindre at utviklingen, og dermed BI-prosjektet, stagnerer.
Hva man bør og ikke bør gjøre
Selv om det er enkelt å komme i gang med Business Intelligence, er det flere ting som vil påvirke din suksess med BI og avkastningen det gir. Nedenfor følger noen generelle regler for hvordan man bør og ikke bør gripe an et BI-prosjekt.
Do’s
- Identifiser og definer rapporteringsbehovene dine. Hva ønsker du å oppnå?
- Kartlegg en prosess for implementering og utrulling i bedriften.
- Inkluder sluttbrukerne og forbered dem.
- Utpek en “rapportansvarlig”. Hvem skal være ansvarlig for innholdet?
- Bruk verktøyet.
Ikke gjør det
- Ikke gjør som du pleier. Kvitt deg med Excel-regneark som ligger her og der på lokale PC-er.
- Ikke stapp rapportene fulle av tall og grafer. Det blir rotete og uoversiktlig, og budskapet vil gå tapt. Mindre er mer.
- Ikke legg til side din rasjonelle, kritiske sans. Still alltid spørsmål til dataene dine.
Se mer
Hvis du vil ta en titt på Abakions BI-løsning for advokatfirmaer, kan du se mer på våre nettsider. Vi har laget en BI-løsning som er spesialdesignet for advokater, og som fungerer ut av boksen og kan tas i bruk med en gang. Datastrukturering, rapport- og visualiseringsutvikling er klar til bruk, og du kan bore deg rett ned i tallene og få ny innsikt i virksomheten din.
BI-løsningen vår dekker både finansiell rapportering og saksrapportering. I tillegg til en rekke standardrapporter får du en komplett datamodell til rådighet, slik at du kan sette opp dine egne rapporter og analyser.