#6
Hoe u BUSINESS CENTRAL
kunt gebruiken met APPS

WERELDWIJD
BEDRIJF

Sune Lohse
door SUNE LOHSE
Business Central expert

Dit is #6 van 8 artikels over hoe u uw hele bedrijf kunt verzekeren met BUSINESS CENTRAL

– zonder klantenextensies
– alleen met APPS

IN DIT ARTIKEL:
» Belangrijkste vereisten

Vervul al uw behoeften voor het beheren van GLOBAL BUSINESS in BUSINESS CENTRAL.
In dit artikel leggen wij uit wat u nodig hebt, hoe u aanpassingen vermijdt en welke APPS u moet gebruiken.

Wanneer we meerdere bedrijven beheren met Business Central, ontstaan er enkele extra behoeften. Dit komt vaak doordat we bedrijven in meerdere landen hebben, maar het kunnen ook gewoon meerdere bedrijven in hetzelfde land zijn.

De bedrijven hebben meestal verschillende rollen in de toeleveringsketen, bijvoorbeeld logistieke bedrijven, productiebedrijven en verkoopbedrijven met een aantal processen daartussen.

Intercompany

We hebben een verkoopbedrijf dat verkooporders heeft omdat het orders van eindklanten ontvangt. Het verkoopbedrijf levert prognoses aan het hoofdkantoor, dat de productvereisten plant, en zij doen een beroep op het magazijn/logistieke bedrijf om te leveren, of op een extern logistiek bedrijf, en bij sommige bestellingen levert het logistieke bedrijf rechtstreeks aan de eindklant.

Het hoofdkantoor koopt ook goederen in bij het productiebedrijf, dat een aantal externe leveranciers gebruikt, de artikelen produceert en ze in een container aan het logistieke/magazijnbedrijf levert.

Wereldwijde bedrijven

Het is maar een voorbeeld. Wat onze bedrijfsstructuur ook is, we moeten het kunnen verwerken in Business Central en de processen moeten worden ondersteund, zodat we niet alle gegevens en boekhouding handmatig hoeven te verwerken.

Standaard kan Business Central goed omgaan met intercompany-transacties, vooral met de release van oktober 2023, maar we hebben snel meer structuur en automatisering nodig zodat we automatisch in meerdere bedrijven tegelijk kunnen posten.

Wanneer het verkoopbedrijf een inkooporder aanmaakt, moet er automatisch een verkooporder worden aangemaakt in het bedrijf dat moet leveren – en zo verder door de bedrijfsstructuur. We willen ook de voorraadniveaus in andere bedrijven kunnen zien, zodat we al bij het opnemen van de bestelling van de klant kunnen zien of het artikel in een ander bedrijf op voorraad is.

Lees meer over wat u nodig hebt:
» Intercompany transacties
App op Microsoft AppSource
APP
Intercompany
Minimaliseer handmatige taken met eenvoudige, geautomatiseerde en functierijke orderintegratie tussen meerdere bedrijven

We moeten ook de prijzen tussen bedrijven beheren. Het is ook een uitdaging als we verschillende wisselkoersen hebben bij verschillende bedrijven.

We moeten dezelfde bron gebruiken voor prijzen en wisselkoersen, zodat eliminaties eenvoudiger zijn en we dezelfde waarden krijgen voor dezelfde posten in de consolidatierekeningen.

App op Microsoft AppSource
APP
Global Master Data Sync
Met deze app kunt u uw stamgegevens op één plaats centraliseren en beheren en synchroniseren met alle bedrijven op Business Central die zich abonneren op de gegevens.

Wereldwijd beheer van stamgegevens

Master Data Management is een belangrijk onderwerp in een bedrijf met veel bedrijven (juridische entiteiten). We moeten een globale structuur voor stamgegevens hebben en in staat zijn om stamgegevens tussen bedrijven te synchroniseren, en we moeten stamgegevens opnemen op de documenten die gebruikt worden voor verkoop-, inkoop- en overboekingsopdrachten tussen alle bedrijven. In een apart hoofdstuk gaan we dieper in op stamgegevens.

Misschien hebben we vijf verschillende bedrijven die in de praktijk dezelfde klanten, items, stamgegevens enz. hebben. Wanneer we een nieuw item op het hoofdkantoor maken, willen we dat dit gerepliceerd wordt naar de andere bedrijven, zodat we het niet meerdere keren hoeven te maken – en onderhouden in meerdere bedrijven. We hebben stamgegevens nodig die georganiseerd zijn in een master- en abonneehiërarchie.

App op Microsoft AppSource
APP
Document Customizer
De eenvoudige manier om documenten aan te passen en op te maken, inclusief best practice-pakket met de meest gebruikte uitgaande documenten

Containers

Containers zijn een belangrijk onderwerp als we goederen over lange afstanden verzenden, zowel als we goederen in containers verzenden of ontvangen.

Als inkoper kan het zijn dat we een container bij de leverancier hebben staan, die we geleidelijk aan vullen met inkooporders, en als hij vol genoeg is, laten we hem naar ons verschepen. Dan willen we alle inkooporders in de container samen beheren. Als de container onderweg 4 dagen vertraagd is, dan willen we alle inkoopregels in één keer bijwerken en de conflicten vinden die hierdoor ontstaan.

Op dezelfde manier, als wij de verkoper zijn, zijn wij degenen die de container verschepen, en we willen de capaciteit van de container zo goed mogelijk plannen voordat we hem versturen.

App op Microsoft AppSource
APP
Purchase Container Handling
Plan inkomende containers met meerdere inkooporders – en beheer vertragingen eenvoudig
App op Microsoft AppSource
APP
Sales Container Handling
Verkooporderregels toewijzen en containers beheren om alle regels in één keer te verpakken en verzenden

Assortimenten

Er is vaak een verschil in welke goederen en varianten in verschillende bedrijven gekocht en verkocht mogen worden.

In het magazijnbedrijf hebben we 8 kleuren van een artikel, en één verkoopbedrijf moet ze alle 8 kopen, terwijl een ander bedrijf slechts 2 van de kleuren kan kopen omdat zij alleen de 2 kleuren verkopen.

Op de webshop moeten ook alle 8 kleuren staan voor klanten in het eerste land, maar slechts 2 voor klanten in het tweede land. En het hoofdkantoor heeft besloten dat een van de kleuren uit productie moet worden genomen, en daarom moeten er maar 7 kleuren worden bijbesteld bij de leverancier.

De internationale structuur moet dat allemaal kunnen beheren in Business Central.

Verpakkingen en etiketten

Wanneer u goederen aan veel landen levert, vormen verpakking en etiketten een bijzondere uitdaging. Een ingrediëntenetiket kan 3 talen bevatten: Engels, Spaans en Portugees, en dit bepaalt in welke landen het product verkocht kan worden.

We hebben hetzelfde artikel in voorraad met andere talencombinaties, bijv. Engels, Italiaans en Grieks. Het kan zijn dat we 1000 van het artikel op voorraad hebben en dat we alle 1000 aan Engelstalige landen kunnen leveren, maar dat we er maar 80 aan Italië kunnen leveren omdat de overige 920 geen Italiaans op het ingrediëntenetiket hebben.

De vele varianten van verpakkingen en etiketten vormen een extra uitdaging op Business Central.

Rapportage en follow-up

Rapportage gaat over Business Intelligence. In een wereldwijde structuur willen we over de hele bedrijfsstructuur kunnen rapporteren. Wat verkopen we in welke delen van de wereld? Hoe lang zijn onze levertijden?

Als Business Intelligence laat zien dat de doorlooptijd voor een artikel in werkelijkheid 3 maanden is, maar de stamgegevens van het artikel in ERP zeggen 2 maanden, dan moeten we de stamgegevens corrigeren zodat we de klanten niet iets beloven wat we niet kunnen waarmaken.

App op Microsoft AppSource
APP
Data Access for Business Central
Gebruik de beheerde API-integratie voor Data Access voor de populairste tabellen van Business Central – om verbinding te maken met Microsoft Power BI of andere oplossingen van derden.

Consolidatie

Financiële consolidatie is een ander onderwerp dat vaak met een rapportagetool wordt behandeld.

Wij willen de eenheden in de bedrijfsstructuur op een vergelijkbare manier kunnen analyseren. Het heeft geen zin om gegevens telkens opnieuw in kaart te moeten brengen om vergelijkbare cijfers te krijgen. We moeten de structuur voor de hele groep centraal kunnen beheren.

Gewoonlijk stellen we een groepsrekening op, waarbij we alle gegevens van de onderliggende bedrijven consolideren tot de groepsrekening en de transactie elimineren. Tenzij alle bedrijven Business Central gebruiken, is het slim om de consolidatie uit te voeren met een Business Intelligence oplossing, maar dit vereist dat we geharmoniseerde rekeningstelsels en dimensiecodes hebben in alle bedrijven.

App op Microsoft AppSource
APP
Data Access for Business Central
Gebruik de beheerde API-integratie voor Data Access voor de populairste tabellen van Business Central – om verbinding te maken met Microsoft Power BI of andere oplossingen van derden.
Verkoop Reserveringen en Toewijzingen

INTERCOMPANY-TRANSACTIES

IN DIT ARTIKEL
WERELDWIJDE ONDERNEMING
» Intercompany transacties

Als ons bedrijf internationaal opereert – of als we veel bedrijven in ons ERP-systeem hebben die geïntegreerd moeten worden – is “intercompany” een belangrijk onderwerp.

In een verkoopbedrijf maken we een verkooporder aan voor een klant; wanneer we deze vrijgeven, moet er een inkooporder worden aangemaakt om het artikel bij een ander bedrijf in de groep te kopen, en moet er (automatisch) een verkooporder worden aangemaakt in het productie- of voorraadbedrijf van onze groep.

Nu hebben we drie orderdocumenten die aan elkaar zijn gekoppeld voor twee bedrijven, en we moeten ze samen kunnen beheren en als één document kunnen wijzigen.

Wereldwijde intercompany transacties

Veranderingsbeheer

Het beheer van wijzigingen is het moeilijke gedeelte. In het productiebedrijf moeten we hoeveelheden of prijzen kunnen wijzigen en de wijziging doorvoeren op zowel de inkooporder als de verkooporder in het verkoopbedrijf.

We moeten in elk van de drie records een wijziging kunnen aanbrengen, en die wijziging moet in de andere records terug te vinden zijn. Het heeft geen zin als onze oplossing te hard is om de wereld waarin we leven te ondersteunen.

Er zijn verschillende gebieden waar we dagelijks flexibiliteit nodig hebben.

Eén verkooporder

Ons verkoopbedrijf moet een verkooporder kunnen maken met regels van verschillende bedrijven, bijv. twee artikelen van het lokale verkoopbedrijf zelf, vier artikelen van het inventarisbedrijf in Duitsland en drie artikelen die door het bedrijf in Polen moeten worden geproduceerd.

Directe verzending

We moeten kunnen aangeven of het een rechtstreekse verzending is – d.w.z. of alle bedrijven de artikelen rechtstreeks naar de eindklant moeten sturen – of dat de Duitse en Poolse bedrijven de artikelen naar ons lokale verkoopbedrijf moeten sturen, dat ze vervolgens naar de klant verzendt.

Dit is in feite een van de moeilijkste aspecten van intercompany-transacties. Als de Duitse en Poolse bedrijven rechtstreeks naar de klant verzenden, moeten ze een verzendnota of factuur kunnen bijvoegen die is afgedrukt volgens de logica van het oorspronkelijke lokale verkoopbedrijf, waarmee de klant tenslotte te maken heeft gehad. Dit wordt ingewikkeld als er verschillende bedrijven en boekhoudkundige entiteiten bij betrokken zijn.

Wanneer het lokale bedrijf aan een lokale klant verkoopt tegen lokale prijzen en lokale kortingen, moeten de documenten in Duitsland en Polen van de printer kunnen komen.

Item volgen

We willen ook items van verschillende bedrijven kunnen volgen.

Wanneer de magazijnmedewerker in Duitsland artikelen met serienummers verzamelt, moet hij het serienummer scannen en vervolgens moet het helemaal naar onze lokale verkooporganisatie gaan, zodat wij ter plaatse kunnen zien welke serienummers voor de bestelling zijn verzameld.

Configuratie

Bij artikelconfiguratie moeten de gegevens de andere kant op stromen. Wij registreren de specificaties van het geconfigureerde artikel, en misschien het feit dat er een bedrijfslogo op het deksel gedrukt moet worden, op de lokale verkooporder. Deze gegevens moeten vervolgens naar het Poolse productiebedrijf stromen, dat de artikelen zal produceren en het logo op het deksel zal afdrukken.

Foutafhandeling

Tot slot, hoe gaat de intercompany oplossing om met fouten? Als er iets fout gaat tussen bedrijven (bijv. als het artikelnummer niet bestaat in het andere bedrijf), gaat de bestelling dan naar een foutenlogboek dat iemand moet opvolgen voordat de bestelling verder kan gaan?

Wij bevelen absoluut aan dat de oplossing online is en dat fouten in realtime aan de gebruiker worden teruggegeven. Dit betekent dat, als we in ons lokale verkoopbedrijf een order invoeren die artikelen zal opnemen bij de Duitse en Poolse bedrijven, we eventuele fouten meteen op het scherm zien terwijl we typen, zodat we niet verder kunnen komen in het proces totdat de fout is afgehandeld.

We merken een duidelijke toename in de vraag naar intercompany-oplossingen. Het wordt zeker steeds normaler dat transacties grenzen en bedrijven overschrijden.

De basisprincipes zijn redelijk eenvoudig, maar flexibiliteit in de dagelijkse uitdagingen is het ware kenmerk van een goede intercompany oplossing.

App op Microsoft AppSource
APP
Intercompany
Minimaliseer handmatige taken met eenvoudige, geautomatiseerde en functierijke orderintegratie tussen meerdere bedrijven
Wereldwijde synchronisatie van stamgegevens

GLOBALE SYNCHRONISATIE

IN DIT ARTIKEL
WERELDWIJDE ONDERNEMING
» Wereldwijde synchronisatie

We kunnen vijf verschillende bedrijven (juridische entiteiten) hebben die in de praktijk dezelfde klanten, artikelen, stamgegevens enz. hebben. Wanneer we een nieuw artikel aanmaken op het hoofdkantoor, willen we dat dit wordt gekopieerd naar de andere bedrijven, zodat we het niet meerdere keren hoeven in te stellen.

Mogelijk hebben we ook een ander ERP-systeem in een van de dochterondernemingen. We hebben stamgegevens nodig die gesynchroniseerd zijn op alle platforms, zowel Business Central als andere ERP-systemen binnen het bedrijf. Dit geldt ook voor stamgegevens die we zelf hebben aangemaakt, bijv. kleur, maat, materiaal of vele andere soorten stamgegevens over artikelen, klanten en leveranciers.

App op Microsoft AppSource
APP
Master Data Information
Definieer uw eigen stamgegevensstructuur zonder aanpassingen. De eenvoudige manier om Master Data Management in Business Central

De uitdaging is om de verschillende ERP-systemen, met verschillende gegevensstructuren, met elkaar te laten praten. We moeten goed nadenken bij het ontwikkelen van een gegevensstructuur om ervoor te zorgen dat de sleutels in alle bedrijven – in de verschillende ERP-systemen – overeenkomen.

Strategieën voor gegevenssynchronisatie

Er zijn verschillende strategieën die we kunnen kiezen.

Een gecentraliseerde strategie betekent dat we een hoofdbedrijf hebben waarin we alle stamgegevens in een geconsolideerde vorm instellen, waarin alle debiteuren, alle artikelen en al het andere dat we door het centrale team willen laten beheren, samenkomen. Het systeem “duwt” gegevens van het hoofdbedrijf naar de perifere bedrijven.

Centraal beheer heeft bepaalde voordelen, maar het nadeel is dat gegevens moeilijker te onderhouden zijn als minder personeel toegang heeft.

Misschien is er een lokale gebruiker in Frankrijk die merkt dat een bepaald stukje informatie over een item verkeerd is, maar hij laat het niet corrigeren omdat het veel moeite kost om het aan het hoofdkantoor te melden. Als hij zijn lokale gegevens corrigeert, worden deze gewoon overschreven door de gegevens van het hoofdkantoor wanneer de volgende synchronisatiejob wordt uitgevoerd.

Wij neigen daarom naar een hybride strategie waarbij gegevens in beide richtingen gesynchroniseerd kunnen worden.

Het is prima om gegevens in een centraal hoofdbedrijf te verzamelen, maar wij vinden het cruciaal dat lokale gebruikers de gegevens kunnen bijwerken, zodat de Fransman de lokale artikelgegevens kan bijwerken, en de wijziging terug naar het centrale bedrijf wordt gesynchroniseerd, en de volgende synchronisatiejob zijn wijziging naar alle bedrijven zal repliceren.

We moeten natuurlijk bijhouden welke bewerkingsrechten hij nodig heeft, d.w.z. welke velden hij mag bijwerken en met welke hij zich niet mag bemoeien.

Hij moet ook toegang hebben tot invoergegevens in het Frans zonder dat deze andere taalvarianten overschrijven.

Hij moet ook de mogelijkheid hebben om een item te maken dat alleen relevant is in Frankrijk en niet verspreid mag worden naar andere bedrijven.

Hoe groter het bedrijf en hoe minder items we hebben of hoe minder dynamisch een itemstructuur is, hoe relevanter wij een gecentraliseerde strategie met een hoofdbedrijf vinden.

Dit geldt ook als we strikte kwaliteitscontroles op onze artikelen hebben en onze ontwikkelings- of kwaliteitsafdeling de gegevens zeer streng beveiligt en opschoont. In deze gevallen is het zinvol om af te zien van gedeconcentreerd bijwerken en innoveren.

Abonneren op gegevens

We moeten een hoofdgegevensstructuur kunnen bouwen met een eigenaar van gegevens en abonnees van gegevens. In elke dochteronderneming kiezen we de gegevens waarop we ons willen abonneren.

Als er bijvoorbeeld een Frans filiaal is in een Duitse groep, kan het Franse filiaal zich abonneren op gedeelde items, klanten en andere stamgegevens – maar het kan ook lokale items aanmaken die alleen relevant zijn in Frankrijk.

Als de Franse dochteronderneming een artikel koopt dat alleen in Frankrijk bestaat, heeft het geen zin om dat artikelnummer naar 20 andere dochterondernemingen over de hele wereld te kopiëren.

App op Microsoft AppSource
APP
Global Master Data Sync
Met deze app kunt u uw stamgegevens op één plaats centraliseren en beheren en synchroniseren met alle bedrijven op Business Central die zich abonneren op de gegevens.
Sune Lohse

Sune Lohse reveals all the essential requirements

– and which apps can fulfill them

the complete guide
How to do BUSINESS CENTRAL
– without customer extensions – only using APPS