#2
Hoe u BUSINESS CENTRAL
kunt gebruiken met APPS

VERKOOP &
KLANTEN

Sune Lohse
door SUNE LOHSE
Business Central expert

Dit is #2 van 8 artikels over hoe u uw hele bedrijf kunt verzekeren met BUSINESS CENTRAL

– zonder klantenextensies
– alleen met APPS

Voldoe aan al uw behoeften voor het beheren van VERKOOP en KLANTEN in BUSINESS CENTRAL.
In dit artikel leggen wij uit wat u nodig hebt, hoe u aanpassingen vermijdt en welke APPS u moet gebruiken.

Bij verkoop gaat het in feite om het voeren van een dialoog met klanten en zakenpartners, waarbij we goederen en diensten aanbieden – en de verwachtingen van de klant afstemmen op ons vermogen om te leveren.

Daarna ontvangen we een bestelling, die via veel verschillende orderkanalen kan binnenkomen. Vervolgens bevestigen we de bestelling aan de klant, en als het op levering aankomt, plannen we de levering, waarbij vaak ook de verkoopafdeling betrokken is, en die ten minste moet overeenkomen met wat we in het verkoopproces hebben beloofd.

Dit zijn in feite de verkoopprocessen die Business Central moet beheren.

Verkoop en klanten

Prijzen en offertes

Het kan een ingewikkelde taak zijn om prijzen voor klanten te berekenen in Business Central. Campagnekortingen en prijsafspraken kunnen vele vormen aannemen, en we moeten dit allemaal kunnen beheren in Business Central.

Er zijn volumekortingen en actiekortingen, en er zijn aangepaste prijsafspraken voor individuele klanten. Alleen geldig voor een beperkte tijd. Specifiek voor een locatie. Of voor een geselecteerd assortiment. Het kan erg ingewikkeld zijn om automatisch een exacte prijs te berekenen.

Als we snel een offerte willen maken, dan moeten we onze prijzen gestructureerd en up-to-date hebben. Business Central is hier vrij goed in zonder dat er extra oplossingen nodig zijn.

Maar het kan zijn dat het artikel geconfigureerd moet worden volgens de wensen van de klant. Dit is meestal ook een uitdaging in Business Central.

Lees meer over wat u nodig hebt:
» Verkoopconfiguratie
App op Microsoft AppSource
APP
Sales Configurator
Itemhiërarchieën voor verkooporders efficiënt configureren zonder nieuwe itemnummers aan te maken voor elke verkooporderregel

Abonnement

Als we abonnementen verkopen, dan is dit een aparte beheerbehoefte. Wij hebben een gemakkelijke manier nodig om facturen op basis van abonnementen te maken – in bulk voor een geselecteerde verlengingsdatum.

App op Microsoft AppSource
APP
Subscription Management
Beheer facturering op basis van abonnementen op klanten op een eenvoudige en efficiënte manier in Business Central.

Verhuur

En als we verhuuraccommodaties hebben, vereist dit ook een speciale oplossing. We willen artikelen aan klanten kunnen verhuren via een gewone verkooporder en daarbij gebruik kunnen maken van alle Business Central functionaliteit voor planning, beschikbaarheid, reserveringen, magazijnbeheer met locaties, serienummers enz.

App op Microsoft AppSource
APP
Rental Management
De complete Huuroplossing inclusief facturering, planning, beschikbaarheid, locaties, reserveringen, serienummers enz.

Communicatie

We beheren de communicatie en de relatie met de klant in een CRM-systeem, want daar is het goed voor.

CRM is goed voor het beheren van relaties. We kunnen een dagboek bijhouden van de dialoog. ERP is goed voor transacties en alles wat met getallen en geld te maken heeft. De verkoopbinnendienst en de verkoopmedewerker typen waarschijnlijk graag in ERP omdat ze geïnteresseerd zijn in aantallen en geld, maar de verkopers gebruiken liever CRM omdat ze geïnteresseerd zijn in de relaties en de dialogen.

Lees meer over wat u nodig hebt:
» CRM & Marketing
Verkoop en klanten met CRM

Bestelling opnemen

De bestelling kan via veel verschillende kanalen binnenkomen op Business Central. Dit zijn bijvoorbeeld buitendienst, binnendienst, bestellingen per e-mail, verkooppunt, enz.

We hebben mogelijk een e-commercewinkel of een partnerportaal waar franchisenemers, distributeurs of andere wederverkopers bestellingen kunnen plaatsen. We kunnen ook EDI-overeenkomsten hebben met geselecteerde klanten. En dan moeten we ook nog klaar zijn voor alle nieuwe bestelkanalen die zich aandienen – dit kunnen bijvoorbeeld chatbots, social media commerce, in-app aankopen, enz. zijn.

Lees meer over wat u nodig hebt:
» Webwinkel
» Verkooppunt
Verkoopkanalen

Wij gebruiken de volgende apps om bestellingen te ontvangen in Business Central – sommige apps zijn voor specifieke doeleinden, en Commerce Manager is de multitool waarmee we gemakkelijk nieuwe bestelkanalen kunnen toevoegen.

Integratie is een belangrijk onderwerp bij orderinvoer. Integratie is niet iets dat bijzonder interessant is voor degenen die verkoopprocessen willen optimaliseren, maar het is een belangrijke voorwaarde om alle orderkanalen van het bedrijf op een geautomatiseerde manier te laten werken.

App op Microsoft AppSource
APP
B2B Ecommerce
Start een B2B webwinkel zonder integratiewerk en zonder zwaar onderhoud
App op Microsoft AppSource
APP
Commerce Manager
Geautomatiseerd beheer van consignatie, aanvulling met een uniforme interface voor geautomatiseerde import van verkooporders

Reservering en toewijzing

Wanneer we de verkooporder aannemen, moeten we het artikel op een slimme manier in het magazijn kunnen reserveren. We moeten verkooporders prioriteren en artikelen op de best mogelijke manier in voorraad toewijzen.

We hebben nu een artikel op voorraad, maar er zijn er nog maar een paar over. De resterende hoeveelheid is gereserveerd voor een verkooporder die over een maand geleverd moet worden.

Wij ontvangen echter volgende week een hele container vol met het product. Als er een klant is die nu een bestelling wil plaatsen voor levering, dan zal Business Central de bestelling afwijzen omdat de huidige voorraad gereserveerd is. Maar we willen slimmer omgaan met reserveringen. We krijgen immers voldoende artikelen op tijd geleverd, zodat we de huidige voorraad aan een andere klant kunnen vrijgeven. Het is belangrijk dat we dit soort prioritering kunnen uitvoeren.

Lees meer over wat u nodig hebt:
» Reserveringen en Toewijzingen in detail
App op Microsoft AppSource
APP
Assign Quantity
Alle verkooporders intelligent afhandelen en snelle en betrouwbare orderbeloften aan klanten bieden

Bevestiging

Wanneer we een bevestiging van de bestelling naar de klant sturen, en wanneer we later een leveringsbon en een factuur sturen, is de lay-out van deze documenten een belangrijk onderwerp in Business Central.

De documenten moeten bepaalde informatie en stamgegevens bevatten, en misschien moeten ze voor bepaalde klanten in een andere lay-out worden opgemaakt. We moeten de documenten ook per e-mail of EDI kunnen versturen. Wij lossen dit op met de volgende twee apps:

App op Microsoft AppSource
APP
Document Customizer
De eenvoudige manier om documenten aan te passen en op te maken, inclusief best practice-pakket met de meest gebruikte uitgaande documenten
App op Microsoft AppSource
APP
Document Handling
Een oplossing met alle functies om gepersonaliseerde e-mails te versturen die uw ontvangers zullen vertrouwen – met documenten als bijlage van Business Central

Als we veel bedrijven hebben die onderling handel drijven, dan moeten we ook de intercompany bijhouden.

We moeten kunnen opzoeken hoeveel er in voorraad is bij andere bedrijven, en het artikel direct naar de klant laten sturen. En we zullen geen tijd besteden aan het boeken van de transacties.

App op Microsoft AppSource
APP
Intercompany
Minimaliseer handmatige taken met eenvoudige, geautomatiseerde en functierijke orderintegratie tussen meerdere bedrijven

Levering

Bij de planning en uitvoering van leveringen is de verkoopafdeling niet erg betrokken, maar als er een tekort optreedt bij een verkooporder, dan moeten we dit kunnen oplossen en kan de verkoper er weer bij betrokken worden om een goede klantenservice te bieden en het conflict op te lossen.

Voor deze taak hebben we hulpmiddelen nodig om conflicten over tekorten op de beste manier op te lossen, om precies te verduidelijken wat wanneer geleverd kan worden – en om leverdata te leveren waarop we kunnen vertrouwen.

App op Microsoft AppSource
APP
Shortage on Demand Orders
De planningtool voor het optimaliseren van de uitvoering van verkooporders om gedeeltelijke leveringen te voorkomen door tekorten te beheren en leveringsdatums te verschuiven
App op Microsoft AppSource
APP
Reverse Planning
Controleer voorraadniveaus en krijg actiegebaseerde suggesties over vraag en aanbod. Producten opsporen die niet binnen de levertijd geleverd kunnen worden

De verkoop kan ook betrokken zijn bij het plannen van leveringen aan de klant. Wij hebben een eenvoudige manier nodig om een zending bij een expediteur te boeken en een vrachtbrief af te drukken. En voor grotere zendingen moeten we de zending van een container kunnen plannen, deze op een efficiënte manier kunnen verpakken en zonder al te veel handmatig registratiewerk kunnen laten verzenden.

App op Microsoft AppSource
APP
Shipping Manager
Maak vrachtbrieven aan en maak verbinding met verzendmakelaars om de verzending van uw leveringen voor uw klanten te beheren
App op Microsoft AppSource
APP
Sales Container Handling
Verkooporderregels toewijzen en containers beheren om alle regels in één keer te verpakken en verzenden
Verkoop Reserveringen en Toewijzingen

RESERVERINGEN EN TOEWIJZINGEN

IN DIT ARTIKEL
VERKOOP & KLANTEN
» Reserveringen en toewijzingen

De standaard in de meeste ERP-systemen is dat u reserveringen kunt aanmaken als “harde reserveringen”.

Dit betekent dat, als u het artikel op voorraad hebt, of een inkooporder onderweg hebt of een productieorder waarop de artikelen geproduceerd moeten worden, u naar de relevante bon van de verkooporder kunt wijzen en deze voor de vraag kunt reserveren.

Er zijn veel bedrijven die deze functie gebruiken.

Helaas vergrendelt dit een heleboel dingen in het ERP-systeem, want zodra u de reservering hebt gemaakt, wordt deze “hard” gezet. Dit betekent dat als u uw plannen wilt herzien omdat de vraagdatums veranderd zijn, u de reservering handmatig moet “verbreken”.

Het probleem is dat verkooporders niet altijd in chronologische volgorde van vereiste levering binnenkomen, of dat u klanten een andere prioriteit geeft.

Als u een bestelling ontvangt die binnen 3 weken geleverd moet worden, en u reserveert het artikel uit de voorraad, en dan morgen een spoedbestelling ontvangt die binnen 3 dagen geleverd moet worden, is het mogelijk dat u niet kunt leveren.

U hebt geen tijd om het artikel te kopen, omdat de levertijd 1 week is. Het ligt echter voor de hand dat u de reservering gewoon kunt verbreken, het artikel op voorraad kunt gebruiken om de spoedbestelling te leveren en vervolgens nieuwe artikelen kunt bestellen om de bestelling over 3 weken te leveren.

Het is heel logisch – maar het moet puur handmatig gebeuren als we harde reserveringen gebruiken.

En de vraag is: zullen we ons ooit realiseren dat het probleem kan worden opgelost door een reservering te verbreken? Want de meeste systemen zullen ons gewoon vertellen dat we de spoedbestelling niet kunnen leveren.

Zachte reserveringen

Dit maakt het idee van ‘zachte’ reserveringen in het ERP-systeem interessant. Voor veel bedrijven zijn ‘zachte’ reserveringen de sleutel tot het verhogen van het serviceniveau.

De meeste bedrijven hebben een slimmere manier nodig om reserveringen te beheren, waarbij het systeem kan berekenen wat haalbaar is volgens het principe “wie het eerst komt, het eerst maalt”.

Wanneer we een item toevoegen aan een verkooporderregel, moet het ERP-systeem berekenen wat haalbaar is; tenzij we een melding ontvangen, moeten we ervan uit kunnen gaan dat het leverbaar is.

Het ERP-systeem zou ons moeten helpen om de wiskundig meest intelligente toewijzingen uit te werken. Dit is wat wij bedoelen met “zachte” reserveringen.

Reserveringen en magazijnbeheer

Reserveringen zijn nog moeilijker als we ook een Warehouse Management systeem gebruiken. We moeten dan rekening houden met lotnummers en bakken.

Als we hetzelfde artikel in verschillende bakken in het magazijn hebben geplaatst, omdat het in meerdere bewerkingen is weggezet, zal een reservering meestal betrekking hebben op een specifieke bak en een specifiek lotnummer.

Het systeem dwingt de orderverzamelaar om uit een specifiek lotnummer en een specifieke bak te kiezen, wat kan leiden tot een aantal ongepaste processen in het magazijn, zoals het onnodig breken van een pallet of het creëren van een mogelijk suboptimale orderverzamelroute.

Met Warehouse Management wordt het beheer van reserveringen nog ingewikkelder.

Reserveringen en verkooporders

Stel, we hebben een klant aan de telefoon die 100 stuks van een artikel wil bestellen voor levering binnen 2 weken. We voegen het toe aan de verkooporderregel en stellen vast dat het helaas niet geleverd kan worden.

We vertellen de klant dat hij een gedeeltelijke levering van 80 eenheden in 14 dagen kan krijgen, maar als hij de levering in 18 dagen kan accepteren, dan kan hij alle 100 eenheden in 1 zending krijgen.

Het is briljant om dit gesprek met de klant te kunnen voeren terwijl hij nog aan het bestellen is. Alle verwachtingen zijn vanaf het begin afgesproken.

We willen dat Business Central ons deze informatie kan geven – onmiddellijk wanneer we artikelen toevoegen aan verkooporderregels, niet nadat een batchtaak ‘s nachts is voltooid.

App op Microsoft AppSource
APP
Assign Quantity
Alle verkooporders intelligent afhandelen en snelle en betrouwbare orderbeloften aan klanten bieden
Verkoopconfiguratie

VERKOOPCONFIGURATIE

IN DIT ARTIKEL
VERKOOP & KLANTEN
» Verkoopconfiguratie

Configuratie gaat in wezen over het beheren van de manieren waarop configureerbare producten kunnen worden samengesteld volgens de wensen van de klant.

Dit kunnen producten zijn met een relatief lage complexiteit, maar met enkele variabelen die de klant kan kiezen. De uitdaging is dat dit al snel kan resulteren in duizenden of miljoenen mogelijke combinaties, die we niet als aparte artikelnummers willen aanmaken in Business Central.

Configuratie heeft langzamerhand zijn intrede gedaan in veel verschillende industrieën, of het nu gaat om het kopen van een auto, een bed, een houtkachel of iets anders.

Er zijn twee dingen die we met configuratie willen bereiken, en in de praktijk is er een moeilijke afweging tussen deze doelen:

  • We willen een goede klantervaring creëren waarbij de klant door de opties wordt geleid;
  • We willen eenvoudig beheer van de configuraties in het ERP-systeem, zodat we niet verdrinken in artikelnummers en stuklijsten.

Dit is moeilijk te bereiken in ERP. Er zijn enkele add-ons die configuratie ondersteunen, en u zou er één moeten kiezen als u configuratie nodig hebt, want het is veel werk om zelf te bouwen.

Logische, geldige keuzes

Het moet voor de klant gemakkelijk zijn om de juiste keuzes te maken bij het configureren van het artikel, en natuurlijk moet het ERP-systeem ervoor zorgen dat de klant alleen geldige selecties maakt die we ook echt kunnen leveren.

Alle afhankelijkheden tussen opties moeten in het ERP-systeem worden geconfigureerd. En het zou geweldig zijn als de configurator de klant kan laten zien welk effect elke keuze heeft op de prijs en levering.

Geen vaste volgorde

De ervaring moet gebruiksvriendelijk zijn en de klant mag niet gedwongen worden om beslissingen in een bepaalde volgorde te nemen.

Het ERP-systeem moet ondersteunen dat beslissingen in een willekeurige volgorde worden genomen. Dit brengt bepaalde uitdagingen met zich mee bij het beheren van de afhankelijkheden tussen selecties – en het ERP-systeem moet deze structuur vakkundig verwerken.

Volgorde en besluiteloosheid

Keuzes kunnen ook betekenen dat er geen beslissingen meer hoeven te worden genomen over sommige van de daaropvolgende vragen, en de configurator moet daar dan niet naar vragen. Het zou ook goed moeten zijn als de klant geen voorkeuren heeft met betrekking tot sommige vragen. De configurator moet de klant niet dwingen.

De volgorde van vragen, regels over wat eerst beantwoord moet worden – deze dingen hebben een grote invloed op de gebruikerservaring op de website of bij de bestellers.

Vermijd het maken van items

Sommige configurators kunnen een geconfigureerd artikel alleen produceren door het aan te maken als een artikel in het ERP-systeem. Dit betekent dat zodra de klant zijn artikel heeft samengesteld, het als een apart artikel in ERP wordt aangemaakt, met een nieuwe routing en een nieuwe materiaallijst.

We zullen dat artikel waarschijnlijk alleen voor deze ene bestelling gebruiken. We produceren er misschien nooit meer precies hetzelfde. We willen niet dat het ERP-systeem vol komt te zitten met artikelnummers, routings en stuklijsten die allemaal maar één keer gebruikt zijn.

Het is erg moeilijk om te rapporteren hoeveel er van een configureerbaar artikel zijn verkocht als alle verkooporders op afzonderlijke artikelnummers terechtkomen.

Wij willen een configuratieoplossing die niet voor elke order een nieuw artikelnummer aanmaakt – tenzij de verkoper dat specifiek wil.

In plaats daarvan willen we een hanteerbare reeks itemnummers maken voor het configureerbare item. Dit moeten de meest typische, gemiddelde gevallen zijn. We noemen dit “masterconfiguraties”.

Wanneer we nu een nieuwe configuratie maken, gebruiken we een masterconfiguratie als uitgangspunt en registreren we de aanpassingen. De masterconfiguratie is het artikelnummer waarop het artikel vervolgens geproduceerd zal worden.

Productie kan dus zien welke masterconfiguratie ze moeten produceren, en welke wijzigingen er zijn ten opzichte van de standaard die de klant heeft gekozen. Maar de productie vindt plaats op het artikelnummer van de masterconfiguratie, en de daaropvolgende rapportage laat zien hoeveel u van elke masterconfiguratie hebt geproduceerd en verkocht.

Dit is een veel slimmere manier om configuraties in ERP te beheren. We zullen niet verdrinken in artikelnummers, en we zullen rapporten kunnen uitvoeren over onze verkooporders en producties.

Verkoopoffertes

Het zou ook mogelijk moeten zijn om een eerste configuratie uit te voeren op een verkoopofferte en deze later te promoveren naar een verkooporder voor een masterconfiguratie met een aangepaste materiaallijst als de klant het artikel wil kopen.

Het zou mogelijk moeten zijn om de parameters die op de verkoopofferte worden geregistreerd helemaal over te nemen in de productieorder, zodat handmatig kopiëren/plakken niet nodig is.

Specificaties op Documenten

De keuzes die de klant heeft gemaakt, moeten ook worden vermeld op de offerte die naar de klant wordt gestuurd, de orderbevestiging, de factuur, enz.

Niet alleen specificaties moeten op documenten staan. Er zijn vaak stukken verklarende of juridische tekst die moeten worden opgenomen wanneer de klant een specifieke keuze maakt in de configuratie.

Zelfbediening

Moet de configurator ook beschikbaar zijn op uw website op basis van zelfbediening?

Als dat zo is, moet de website via een webservice of API met het ERP-systeem kunnen communiceren en een antwoord terugkrijgen telkens als de klant een selectie maakt. Het heeft geen zin om de configuratielogica op twee verschillende plaatsen te onderhouden.

App op Microsoft AppSource
APP
Sales Configurator
Itemhiërarchieën voor verkooporders efficiënt configureren zonder nieuwe itemnummers aan te maken voor elke verkooporderregel
Buitendienst

BUITENVERKOOP

Bij buitendienstmedewerkers en het opnemen van bestellingen in winkels gaat het er vooral om dat ze op afstand toegang hebben tot Business Central.

Veel bedrijven hebben werknemers “in het veld”. Wat veel van hen gemeen hebben, is dat ze niet gewend zijn om met een ERP-systeem te werken. De verkopers op kantoor die bestellingen aannemen via de telefoon of werken aan grote verkoopoffertes zijn bekend met het ERP-systeem, maar degenen die klanten en winkels bezoeken zijn zelden ervaren ERP-gebruikers.

Mobiel bestellingen opnemen

Dit betekent dat we een oplossing nodig hebben die het gemakkelijk maakt om onderweg een verkooporder op te nemen.

De manier waarop dit vaak werkt, is dat de verkoper een tablet of een ander mobiel apparaat met een eenvoudige gebruikersinterface gebruikt waarmee de verkoper orders kan registreren; een connector zorgt er dan voor dat de orders elke nacht naar het ERP-systeem worden gesynchroniseerd. Er zijn verschillende uitstekende stand-alone oplossingen hiervoor.

Er moet een integratie worden gebouwd, zodat de order buiten het ERP-systeem kan worden genomen en er later naar kan worden gesynchroniseerd. Dat is allemaal goed en wel, maar het kan erg ingewikkeld worden.

De logica voor het opnemen van orders in het ERP-systeem moet mogelijk worden gespiegeld op het mobiele apparaat.

Wanneer we bijvoorbeeld een hoeveelheid invoeren op een verkooporder in ERP, kan het zijn dat het ERP-systeem meteen valideert wanneer we de order kunnen leveren, of hoeveel er van het item op voorraad is, of dat de klant in kwestie dit item überhaupt kan kopen.

De buitendienstmedewerker moet die logica ook beschikbaar hebben wanneer hij/zij orders aanneemt, zodat het serviceniveau hetzelfde is, of men nu te maken heeft met de verkoper of met het hoofdkantoor.

Het heeft geen zin als de verkoper het kantoor moet bellen en iemand moet vragen om op te zoeken of een artikel morgen geleverd kan worden.

Als dit soort validatieroutine ook beschikbaar moet zijn voor de verkoper, dan hebben we een oplossing nodig die de logica van het ERP-systeem kan toepassen. Er zijn in wezen twee manieren om dit te doen:

  • Offline: code of logische verbindingen kunnen worden gerepliceerd tussen het ERP-systeem en de mobiele apparaten, waardoor beide dezelfde functionaliteit bieden.
  • Online: als alternatief kan het ERP-systeem zo gemaakt worden dat het functies op runtime beschikbaar maakt op mobiele apparaten. Op deze manier gebruikt het mobiele apparaat de logica van het ERP-systeem rechtstreeks.

Dus, wat is het beste? Er is geen definitief antwoord.

Als uw klanten verwachten dat de bestelling dezelfde dag nog wordt ingepakt en verzonden, dan is de offline oplossing waarschijnlijk niet geschikt.

Business Central is nu volledig browsergebaseerd, heeft geweldige functionaliteit zoals het tonen van items met afbeeldingen in lijstopzoekingen, en is op een veel slimmere manier informatieverrijkt. Dat is iets waar verkopers van buitenaf van houden. De online optie wordt steeds aantrekkelijker.

We willen verkopers orders direct in het ERP-systeem laten opnemen.

Zonder mobiele dekking

Het kan gebeuren dat de buitendienstmedewerkers naar plaatsen gaan met een onbetrouwbaar internetbereik. In deze situatie zal de online oplossing problemen veroorzaken en zal de offline oplossing, met aparte software, de redding brengen.

Tegenwoordig is er over het algemeen een zeer goede internetdekking, maar er zijn zeker uitzonderingen, en het is ook de vraag hoe kritisch het zal zijn als het opnemen van bestellingen niet beschikbaar is.

In Business Central kunnen we misschien volstaan met een Team Member-licentie als we online toegang willen geven aan externe verkopers. Dit geeft toegang tot een selectie van tabellen.

In Business Central kunnen we een Role Centre maken waar we de functies selecteren die de verkoper moet gebruiken; we krijgen dan een zeer beperkte gebruikersinterface, waarbij onze verkopers eigenlijk toegang hebben tot alle functionaliteit en logische configuraties van het ERP-systeem, maar met alles wat niet nodig is weggestreept, waardoor de verkopers een intuïtieve tool krijgen.

Dit bespaart ons ook de aanschaf van een aparte besteloplossing en de integratie om deze met ERP te synchroniseren. Dat kan veel geld besparen.

Provisie voor verkopers

Commissie wordt niet bijzonder goed behandeld in Business Central. Er komen altijd veel rapporten bij kijken, iets waar verkopers een hekel aan hebben. Gegevens moeten verzamelen en dingen achteraf moeten uitwerken zal nooit populair zijn bij verkopers die commissie ontvangen.

Onze verkopers kunnen verschillende commissieovereenkomsten hebben, afhankelijk van de klanten aan wie ze verkopen, en ze willen zelf kunnen nagaan welke commissie ze waarvoor verdienen – en een gemakkelijke manier hebben om te controleren of de bedragen kloppen.

In Business Central zijn er geen standaardcomponenten die hier goed mee omgaan.

Wij willen de gegevens uit ERP halen en importeren in een Business Intelligence systeem zoals Microsoft Power BI. We hebben een manier nodig om gegevens gemakkelijk van Business Central te halen.

App op Microsoft AppSource
APP
Data Access for Business Central
Gebruik de beheerde API-integratie voor Data Access voor de populairste tabellen van Business Central – om verbinding te maken met Microsoft Power BI of andere oplossingen van derden.
Verkooppunt

VERKOOPPUNT (POS)

POS betekent natuurlijk Point-of-Sale, en het gaat erom een kassaterminal te hebben die kan communiceren met het ERP-systeem.

De belangrijkste kenmerken

POS is een categorie IT-oplossingen die technologisch een lange weg heeft afgelegd. Het gaat niet meer alleen om contant geld en betaalkaarten; nu gaat het om mobiele betalingen, klantenkaarten, muntautomaten, campagnebeheer, kortingen – de lijst gaat maar door.

Veel vragen zijn belangrijk:

  • Moeten we mobiele betalingen kunnen accepteren?
  • Moeten we contant geld verwerken, en moet dat gebeuren zonder dat de kassier toegang heeft tot contant geld?
  • Moeten we klantenkaarten registreren?
  • Hoeveel klanten passeren de kassa per uur, en hoeveel tijd wordt er besteed aan handmatige werkzaamheden?
  • Hoe snel moet de itemregistratie zijn?
  • Moeten we artikelen zonder streepjescode verwerken?
  • Moeten assistenten zelf prijzen kunnen bepalen en misschien kortingen kunnen geven?
  • Moet de kassa kortingen kunnen toepassen vanuit het ERP-systeem voor bepaalde klanten?
  • Moet elke assistent inloggen op de kassa en moeten alle transacties in ERP worden gestempeld met de ID van de kassier?
  • Moet de kassa bestand zijn tegen een bepaalde omgeving, zoals kou of vocht?
  • Moet het POS upsells of aanvullende items voorstellen?
  • Moet het mogelijk zijn om de inventaris te zien, misschien ook bij andere winkels?
  • Moet het mogelijk zijn om artikelen te bestellen die niet op de plank liggen?
  • Moet de POS ‘s nachts synchroniseren met de ERP-oplossing, of moeten bestellingen onmiddellijk worden geregistreerd?

Er zijn veel vragen die beantwoord moeten worden bij het kiezen van een POS-oplossing. De bovenstaande zijn slechts enkele van de meest voor de hand liggende.

Item Structuur en Voorraadbeheer

Artikelnummers en barcodes zijn een belangrijk onderwerp in POS-systemen. Als we artikelen verkopen die we van verkopers hebben gekocht, zijn we enigszins aan hen overgeleverd wat barcodes betreft.

Het in kaart brengen van artikelbarcodes naar de artikelnummers in het ERP-systeem is een belangrijke voorbereiding op de invoering van een kassasysteem.

We zien gevallen waarin veel te veel op hetzelfde artikelnummer in het kassasysteem wordt geperst omdat de winkel met een eenheidsprijs op veel verschillende artikelen werkt, wat betekent dat dezelfde barcode voor verschillende artikelen wordt gebruikt.

Dit is slecht nieuws, want het maakt voorraadbeheer onmogelijk. U kunt niet zien welke artikelen door de kassa zijn gegaan. U kunt verspilling en diefstal niet meten. U kunt de inventaris niet tellen.

De barcodes moeten ook de structuur van varianten weerspiegelen waarmee u in ERP werkt.

Als u een overhemd in vier verschillende kleuren, zes maten en twee materialen verkoopt, dan moet de POS-registratie u in het ERP-systeem precies laten zien welke variant er verkocht is. We zullen meer over het onderwerp varianten bespreken in de secties over ecommerce en stamgegevens.

U moet ook beslissen over het niveau van voorraadbeheer in de winkel.

Bedrijven willen meestal de externe inventaris zeer gedetailleerd beheren, terwijl het inventarisbeheer in de individuele winkels vaak minder gedetailleerd is.

Er zijn niet veel ERP-systemen die een geweldige oplossing bieden voor planning, bevoorrading en beschikbaarheid, terwijl ze ook een nette kassa-oplossing hebben.

Webwinkel

E-COMMERCE WEBSHOP

Een online winkel is iets wat veel bedrijven nodig hebben, of ze nu business-to-business (B2B) of business-to-consumer (B2C) werken – of misschien business-to-agent (B2A), of via een ander soort relatie.

Er zijn veel verschillende manieren om aan e-commerce te doen, maar wij willen beginnen bij het ERP-systeem en zo naar de online winkel toewerken.

Onze reis begint in ERP

ERP-systemen zijn goed in het verwerken van gegevens. Daar zijn ze voor ontworpen. E-commercesystemen zijn niet altijd optimaal in het verwerken van gegevens; vaak zijn het alleen de mensen die in het back-end systeem van de webwinkel werken die verstand hebben van stamgegevens en gegevensstructuren en weten hoe ze deze moeten onderhouden.

We willen zoveel mogelijk gegevens in het ERP-systeem bewaren. We hebben het over gestructureerde gegevensattributen, tekststrings voor gebruik in de online winkel, afbeeldingen die bekeken moeten kunnen worden of bestanden die gedownload moeten kunnen worden. Het gaat om heel veel gegevens.

Het is veel werk om grote hoeveelheden artikelgegevens in het e-commercesysteem bij te houden. Het handmatig bijwerken van gegevens in beide systemen is zeker geen goede oplossing.

Gestructureerde stamgegevens

De meest elementaire gegevens zijn de stamgegevens van alle artikelen, alle artikelbeschrijvingen, verkoopprijzen enz. Zoveel mogelijk hiervan moet doorzoekbaar zijn, zodat de klant naar producten kan zoeken.

De informatie die klanten in uw webshop willen vinden, is van hetzelfde type als u in de vorm van gestructureerde gegevens in uw ERP-systeem wilt hebben. Het is zinvol om de stamgegevens in ERP te onderhouden en te synchroniseren met de webshop.

Varianten van stamgegevens

We hebben verschillende varianten van dezelfde stamgegevens. Kleuren zijn een goed voorbeeld. Wij verkopen een artikel voor kinderen en hebben het in zes verschillende kleuren op voorraad: Cyaan, Turkoois, Koningsblauw, Magenta, Kersen en Roze.

Dit zijn eigenlijk niet de kleurcodes die onze leverancier gebruikt, dus heeft onze inkoopafdeling een veld met CMYK-kleuren voor alle artikelen.

Op uw online winkel kunnen klanten niet zo gedetailleerd zoeken. Ze zoeken naar blauw of rood en krijgen de verschillende varianten te zien.

In dit geval eindigen we met drie verschillende kleurcodes op elk item. We hebben al deze informatie op elk item nodig.

HTML-opgemaakte tekst

Het ERP-systeem moet ook HTML-geformatteerde tekst kunnen opslaan die naar de online winkel wordt gestuurd en correct wordt weergegeven.

Wij moeten pictogrammen en pictogrammen op artikelen weergeven om aan te geven dat het artikel biologisch, parabeenvrij etc. is. We moeten dit in het ERP-systeem kunnen registreren zodat de pictogrammen in de online winkel worden weergegeven.

We moeten ook afbeeldingen van het artikel in het ERP-systeem kunnen opslaan voor weergave in de online winkel.

De buitendienstmedewerker die in het ERP-systeem werkt, kan verkooporders aanmaken op zijn tablet, en zal profiteren van het feit dat hij dezelfde afbeeldingen, informatie en zoekopties in het ERP-systeem heeft als klanten in de online winkel hebben. En magazijnmedewerkers zullen ook de beschrijvingen en alle afbeeldingen van het te verzamelen artikel kunnen zien.

Hiërarchieën

We willen ook de hiërarchieën van artikelen en artikelgroepen in het ERP-systeem beheren, d.w.z. de structuur die bepaalt hoe artikelen in de online winkel worden gevonden wanneer de klant een categorie selecteert of naar artikelen zoekt.

Het doel is dat we een nieuw item kunnen maken en met stamgegevens in Business Central het item automatisch in de hiërarchie kunnen plaatsen, waarna het item automatisch op de juiste plaats in de online shop verschijnt – met afbeeldingen, prijzen en al – zonder dat iemand iets naar de online shop hoeft te kopiëren/plakken.

Integratie

Eigenlijk is de moeilijkste vraag bij integratie hoe u de functies van het ERP-systeem wilt gebruiken om een goede klantenservice te bieden in de online winkel.

Als een klant wil weten of een artikel op voorraad is, hoe zoekt de online winkel dan toegang tot het ERP-systeem om dat te weten te komen?

Wij willen niet echt integraties. Wij geven er de voorkeur aan dat de online winkel rechtstreeks vanuit Business Central wordt beheerd. En vandaag is dat mogelijk.

App op Microsoft AppSource
APP
B2B Ecommerce
Start een B2B webwinkel zonder integratiewerk en zonder zwaar onderhoud
CRM en marketing

CRM & MARKETING

ERP & CRM

Over het algemeen integreren ERP-systemen vrij slecht met CRM-systemen (Customer Relationship Management), als u bedenkt hoe waardevol die integratie eigenlijk kan zijn.

In grote lijnen eindigt de opdracht in het CRM-systeem met een order, en in ERP begint alles met een offerte of een order. Er zijn echter veel overlappingen.

De verkoper die een deal sluit met de klant, wil in het CRM toegang hebben tot alle informatie en bedrijfsregels in het ERP-systeem, zodat hij de best mogelijke deals kan sluiten.

Het ERP-systeem bevat productgegevens, classificaties, kortingsregels, inkoopgeschiedenis, facturen, betalingsgeschiedenis, uitstaande bedragen, inventaris, reserveringen, levertijden, capaciteiten, enz.

Werkt u in ERP of CRM?

De verkoper kan natuurlijk ook offertes maken in ERP, en dit kan de beste oplossing zijn, vooral als artikelen geconfigureerd moeten worden.

Maar alle klantdialogen, e-mails en activiteiten worden normaal gesproken beheerd in CRM, niet in het ERP-systeem, dus met dat argument zou het de voorkeur hebben om de offerte in het CRM-systeem te hebben.

Integratie

Integratie tussen ERP en CRM is vaak eenvoudig en met de hand gebouwd. De integratie tussen Business Central en Dynamics 365 Sales wordt geleidelijk beter.

In principe moeten we een order in CRM kunnen aanmaken en naar ERP kunnen sturen, maar dit is bij lange na niet voldoende. CRM en ERP moeten twee geïntegreerde bedrijfsprocessen zijn. Ook het overbrengen van gegevens van ERP naar CRM is niet voldoende om de verkoper op de hoogte te houden.

Hoe zit het bijvoorbeeld met foutafhandeling of wijzigingen? Wat moet er gebeuren als een order wordt gewijzigd, hetzij in ERP, hetzij in CRM? Moet een wijziging in CRM ook zichtbaar zijn in inkoop en productie in ERP? Zal een wijziging van de leverdatum, bijvoorbeeld in ERP, ook zichtbaar zijn in CRM, en kan de verkoper zien dat hij met de klant over de nieuwe datum moet praten?

We kunnen veel van dit soort voorbeelden bedenken, en de integratie wordt uiteindelijk een grote taak.

De ultieme oplossing is dat de verkoper ERP-componenten gebruikt die door ERP beschikbaar worden gemaakt voor CRM en die zo mooi geïntegreerd zijn dat de verkoper niet merkt dat sommige functies eigenlijk uit een ander systeem komen.

Gewone tweerichtingssynchronisatie van stamgegevens zoals contactgegevens kan dus worden aangepakt door middel van gewone integratie, en bedrijfslogica kan worden aangepakt door functies uit het andere systeem in te sluiten.

Marketingintegratie

Als we het over verkoop en marketing hebben, mogen we niet vergeten dat de marketingafdeling steeds meer IT nodig heeft.

Onze ervaring is dat de meeste huidige CRM-systemen niet ontworpen zijn voor marketingmensen die in de eerste fasen van het klanttraject werken. De verkoopdirecteur is zich normaal gesproken niet bewust van de IT-behoeften van marketing, terwijl de meeste moderne marketingmensen CRM alleen zien als een contactendatabase.

Het is verre van ongebruikelijk dat de marketingafdeling zich abonneert op 10-20 verschillende cloudsystemen waar de IT-afdeling nog nooit van gehoord heeft. En sommige daarvan integreren zelfs met CRM of ERP, zonder dat de CRM- en ERP-managers daarvan op de hoogte zijn.

Verschillende hulpmiddelen voor verschillende stadia

Over het algemeen werken we in verschillende fasen van het klanttraject:

  • ERP-registraties: van verkoopofferte tot inkooporder.
    ERP gaat over transacties en bedrijfsregels.
  • CRM-registraties: van lead tot verkooporder.
    Verkopers hebben communicatiemogelijkheden en toegang tot informatie nodig om sterker te staan in hun omgang met de klant; ze hebben hulp nodig bij het overzicht houden en bij het prioriteren van hun dagelijkse werkzaamheden.
  • De registratievereisten van Marketing: van eerste contact tot lead.
    CRM is niet genoeg voor Marketing, omdat CRM alleen volledige controle geeft als u elke klant handmatig bekijkt.

Marketing heeft geautomatiseerde processen nodig die handmatige verwerking nabootsen.

Marketing koopt daarom procestools zoals marketingautomatisering om grote hoeveelheden gegevens te controleren, klanten te profileren en op basis daarvan geautomatiseerde processen uit te voeren.

CRM moet natuurlijk worden geïntegreerd met de tools van de marketingafdeling. Soms kan dit heel gemakkelijk. Power Automate kan bijvoorbeeld gegevens uit e-mailsystemen of marketingcampagnes halen en direct leads of contacten aanmaken in Dynamics 365 Sales.

De hulpmiddelen van de marketingafdeling kunnen erg nuttig zijn voor de verkopers. Ze kunnen veel informatie over het gedrag van klanten verzamelen die interessant is voor de verkopers.

Sune Lohse

Sune Lohse reveals all the essential requirements

– and which apps can fulfill them

the complete guide
How to do BUSINESS CENTRAL
– without customer extensions – only using APPS