
Betere cashflow in het advocatenkantoor
Hoe verbetert u de cashflow van een advocatenkantoor? Het is eigenlijk heel eenvoudig…
Factureren moet vaak gebeuren, en klanten moeten op tijd betalen. In de praktijk is het echter niet zo eenvoudig.
Er zijn veel stappen die u kunt nemen om de cashflow te optimaliseren, en de overgrote meerderheid van advocatenkantoren maakt weinig of geen gebruik van die mogelijkheden.
Twee vragen die cruciaal zijn voor de cashflow
Het is aanvechtbaar dat het optimaliseren van de cashflow afhangt van iemands zelfdiscipline als advocaat en van de procedures van het bedrijf, maar het Abakion Legal IT-systeem kan het proces meer ondersteunen dan u misschien denkt. Laten we eens kijken naar de mogelijkheden, zodat u kunt overwegen wat u in de toekomst van de oplossing voor uw advocatenkantoor zult vragen.
Hoe vaak stuurt u facturen
Als advocatenkantoren ‘vaak’ factureren, dan bedoelen we hoogstens één keer per maand. We zijn ook veel advocatenkantoren tegengekomen die minder vaak factureren.
Het is duidelijk dat dit een grote invloed heeft op de cashflow; het klinkt eenvoudig, maar voor veel bedrijven is het de eenvoudigste verbetering om door te voeren.
We zullen zo meteen terugkomen op de vraag hoe u vaker kunt gaan factureren, want er is nog een basisvraag die erom smeekt gesteld te worden:
Hebt u alles op de factuur vermeld?
Als u sommige uren of uitgaven vergeet, zal het langer duren voordat u het geld van de klant krijgt. En onkosten veroorzaken extra pijn in de cashflow. Het zijn immers niet alleen parkeerkosten.
Uitgaven kunnen gerechtskosten of zegelrecht zijn, in welk geval u veel geld tegoed kunt hebben dat pas in uw kassaldo verschijnt wanneer u uw klant aan het einde van de maand een factuur stuurt… Tenzij u vergeet om de uitgaven op de factuur te zetten, en er weer een maand voorbij gaat.
IT moet workflows makkelijker maken , niet moeilijker
Laten we nu eens kijken hoe Abakion Legal kan helpen met deze basisvragen.
U hebt een vaste workflow nodig, zodat de kwaliteit van uw facturering niet afhangt van zelfdiscipline en een goed geheugen – en vaste workflows zijn precies waar de kracht van een goed IT-systeem ligt.
Allereerst moet u beslissen wat u wilt.
Als u ambitieus bent in uw antwoorden, kan het IT-systeem dit gemakkelijk aan. Zodra het is ingesteld met de gewenste criteria, is uw systeem klaar om uw processen te ondersteunen, zodat u eenvoudig en gemakkelijk vaak kunt factureren.

Hoe Abakion Legal uw workflows eenvoudiger maakt
Maandelijkse facturering is de doodsteek voor veel advocatenkantoren.
Er zijn ook kantoren die ad hoc factureren of wanneer een zaak is afgesloten, en ook dat kan tijdrovend zijn.
Maar Abakion Legal kan helpen om een minder belastende workflow te organiseren.
Automatisch gegenereerde
factureringslijst

Stelt u zich eens voor dat u wekelijks een lijst krijgt van de gevallen waarin meer dan tien uur werk of grote uitgaven zijn opgenomen, en dat u deze lijsten vervolgens kunt gebruiken om klanten doorlopend te factureren.
Minder vragen en
snelle betaling

U krijgt minder vragen over facturen van uw klanten, omdat ze zich nog kunnen herinneren wat u vorige week voor hen hebt gedaan, en u kunt vaak sneller betaald krijgen, omdat het gemakkelijker is om snel betaald te worden voor veel kleine facturen dan voor één grote.
Minder tijd
aan facturatie

De taak wordt eenvoudiger omdat u maar één week terug hoeft te denken, en het systeem de onderliggende gegevens voor u samenstelt. Dat betekent dat u minder tijd hoeft te besteden aan het beantwoorden van ophelderende vragen over uw gewerkte tijd, en dat u minder tijd kwijt bent aan factureren.
IT moet het werk voor u doen
Het is de taak van het IT-systeem om de onderliggende gegevens te verzamelen en te presenteren, zodat u gemakkelijk beslissingen kunt nemen. Het IT-systeem moet er ook voor zorgen dat het proces feilloos verloopt, week na week.
En het IT-systeem kan u eraan herinneren om de urenregistratie te voltooien en de bonnen in te voeren. Laten we eerlijk zijn: hoe belangrijk het ook is voor de cashflow, dit soort registratiewerk is niet de leukste ter wereld. De volgende vraag is dus:
Hoe kan IT u helpen om de registraties gemakkelijker uit te voeren?
Hoe u uitgaven gemakkelijk kunt registreren
Krijgt u al uw tijd dezelfde dag nog geregistreerd voor de juiste gevallen, en neemt u alles op? Of wacht u een paar dagen? En kunt u zich dan nog precies herinneren wat u afgelopen woensdag een kwartier lang op een bepaalde zaak hebt gedaan?
Het IT-systeem kan u alleen helpen met factureren als u ervoor zorgt dat het gegevens heeft om mee te werken. Als u traag bent met uw urenregistratie, zullen de facturen ook later verstuurd worden of, in het ergste geval, helemaal niet.
Laat klanten op tijd betalen
De slimste manier is natuurlijk om Abakion Legal zelf de benodigde gegevens te laten verzamelen, als onderdeel van uw workflow.
Wanneer u bijvoorbeeld een document naar uw klant stuurt, legt u in dezelfde workflow in Outlook vast om welke zaak het gaat en hoeveel uren er geregistreerd moeten worden. Het punt is dat u later niet terug hoeft te komen om uw uren te registreren.
U moet er ook voor zorgen dat klanten op tijd betalen. Het schaadt uw cashflow als klanten te laat kunnen betalen zonder gevolgen en misschien zelfs zonder dat iemand het merkt. Dit is waar uw rechtspraktijksysteem weer in beeld komt en u kan helpen.
Abakion Legal registreert welke klanten betalingen doen, en koppelt de betalingen aan uw facturen. Op basis daarvan kan het systeem u snel laten zien welke facturen niet op tijd betaald worden, zodat u op dat feit kunt reageren.
Het systeem heeft ook een herinneringsprocedure nodig die automatisch geactiveerd kan worden. Klanten moeten weten dat u bijhoudt of ze op tijd betalen. Dit is de basis, maar uw systeem kan eigenlijk nog proactiever zijn.
U kunt er ook voor kiezen om betalingstermijnen, facturatiedrempels of herinneringsprocedures te variëren, afhankelijk van hoe goed de individuele klant is in op tijd betalen.
Dankzij kunstmatige intelligentie kan Abakion Legal nu zelfs voorspellen welke klanten in de toekomst niet op tijd zullen betalen. Het systeem kan met een indrukwekkende mate van zekerheid de patronen herkennen die wijzen op een trage betaler.
Zachte herinneringsprocedures
Herinneringsprocedures zijn vaak een taboe in de juridische sector. Bedrijven willen hun goede relatie met klanten behouden en slechte gevoelens vermijden. In hoeverre wilt u uw cliënten de duimschroeven aandraaien als ze niet op tijd betalen?
Onze eerste suggestie is daarom dat u herinneringen kunt versturen met de accountant als afzender. Op deze manier kan de boekhouder zonder gezicht streng zijn voor de klanten, terwijl u uw positieve relatie in stand kunt houden. Zoals we al zeiden, kunt u er ook voor kiezen om alleen aanmaningen te sturen naar klanten die de betalingstermijn meerdere keren hebben overschreden. Abakion Legal kan u ook hierbij helpen.
Er zijn maar heel weinig advocatenkantoren die rente of aanmaningskosten in rekening brengen. Sommige zetten dit in hun algemene voorwaarden zonder echt te verwachten dat ze dit in de praktijk zullen afdwingen. Maar als u dat wilt, kan Abakion Legal u daar natuurlijk bij helpen – ook door het gewoon op de factuur te schrijven zonder het in de praktijk in rekening te brengen.
Over aanmaningsprocedures gesproken, het is ook belangrijk dat het systeem kan registreren wanneer de klant bezwaar heeft gemaakt tegen een factuur. Het is belangrijk om geen herinneringen te sturen als u in gesprek bent met de klant over de details van een factuur, dus het systeem moet dit natuurlijk bijhouden.
Bent u nu op weg naar een betere cashflow ?
U kunt nu overwegen hoe uw advocatenpraktijksysteem u een breder beeld en betere informatie zou moeten geven om op te handelen. Wat dacht u van een cockpit die actieve zaken toont, de zaken die klaar zijn voor facturatie in elke zaak, de persoon die verantwoordelijk is voor de zaak en de uren en onkosten die ervoor geregistreerd zijn? Of misschien een goedkeuringsworkflow voor facturering. Wij hebben veel goede ideeën voor hoe uw advocatenpraktijkoplossing uw dagelijkse activiteiten kan ondersteunen.
Maar laten we beginnen met Abakion Legal om uw facturatieproces te versnellen en ervoor te zorgen dat facturen altijd compleet zijn en dat uw klanten op tijd betalen. Dan bent u goed op weg naar een betere cashflow.
TALK TO A HUMAN
Ask a question and talk to Christian Solon
about your needs.
Phone +45 53 75 40 19 | sol@abakion.com