kunt gebruiken met APPS
PLANNING &
BESCHIKBAARHEID

Business Central expert
Dit is #4 van 8 artikels over hoe u uw hele bedrijf kunt verzekeren met BUSINESS CENTRAL
– zonder klantenextensies
– alleen met APPS
Voldoe aan al uw behoeften voor het PLANNEN en beheren van BESCHIKBAARHEID in BUSINESS CENTRAL.
In dit artikel leggen wij uit wat u nodig hebt, hoe u aanpassingen vermijdt en welke APPS u moet gebruiken.
Bij planning gaat het er meestal om dat klanten goederen van ons willen kopen, en wij willen ervoor zorgen dat we genoeg artikelen op voorraad hebben, maar we willen ook niet meer artikelen op voorraad hebben dan we kunnen verkopen.
Voorraadbinding vs. Klantenservice
Het conflict in de planning gaat tussen de voorraadbinding, dat is het geld dat vastligt in het magazijn, en het serviceniveau, dat is het percentage van de verkooporders dat we kunnen leveren. De Sales Manager wil een hoog serviceniveau en de CFO wil een lage voorraadbinding.
Het conflict tussen voorraadbinding en klantenserviceniveau is een planningklassieker.
Aan de ene kant wilt u een hoog niveau van fulfillment aan klanten bieden. Dat betekent dat u een artikel zo snel mogelijk wilt kunnen leveren wanneer de klant erom vraagt. Als u alle bestellingen van de klant kunt uitvoeren, hebt u een serviceniveau van 100%.
Hiervoor moet u alle artikelen in zeer grote hoeveelheden op voorraad hebben.
Tegelijkertijd wilt u ook zo weinig mogelijk kapitaal vastleggen in de voorraad. U wilt niet dat artikelen te lang op voorraad blijven, waardoor uw kapitaal vastloopt en verouderd raakt. Een gangbare vuistregel is dat een voorraad 20-25% per jaar kost. Als u 10 miljoen vastlegt in de inventaris, kan dat u 2 miljoen per jaar aan inventariskosten kosten. Daarom is kapitaal dat vastzit in inventaris ontzettend belangrijk voor uw financiën.
Het hoofd Verkoop wil een hoog serviceniveau om de klanten tevreden te stellen, en hij is niet geïnteresseerd in kapitaalkwesties. Het hoofd Financiën wil een laag niveau van voorraadbinding, en hij is niet geïnteresseerd in het niveau van klantenservice. En de Planner heeft de taak om de juiste balans te vinden.

Prognoses
Bij planning en beschikbaarheid gaat het erom dat we kunnen voorspellen wat klanten gaan kopen, zodat we de juiste artikelen – in de juiste hoeveelheid – op het juiste moment kunnen kopen en produceren. Planning is wiskundig complex – zelfs als we alleen goederen kopen en verkopen.
Wij kopen goederen in grote hoeveelheden en op tijd om de goederen tegen de beste prijs te krijgen. Waar we eigenlijk geld aan verdienen, is het risico nemen door het artikel op voorraad te hebben, zodat het beschikbaar is wanneer de klant het wil hebben.
Hoe langer de levertijd van het product en hoe groter de partijen waarin we het product moeten kopen, hoe groter de behoefte aan planning. We moeten voorspellen hoeveel artikelen we nodig zullen hebben. Als we aan detailhandelaars verkopen, willen we dat zij hun verkoop voorspellen of op tijd bestellingen plaatsen.
Wanneer een klant een bestelling wil plaatsen, willen wij kunnen zien wat er in het magazijn beschikbaar is en de goederen voor de klant kunnen reserveren.
» Reserveringen en Toewijzingen

Containers
Wanneer we containers inkopen die vanaf de andere kant van de wereld worden verstuurd en er lang over doen om aan te komen, willen we bijhouden wat er precies in de container zit.
Als de aankomsttijd verandert, willen we de datum voor alle inkoopregels in de container kunnen wijzigen, en dan moeten we kunnen plannen welke gevolgen dit heeft.

MRP
Wij produceren een artikel dat uit meerdere componenten bestaat, en sommige van die componenten worden ook uit een aantal componenten geproduceerd. Op deze manier hebben we een bill-of-material (BOM)-structuur met productie op verschillende niveaus.
Een verkooporder bevat een aantal van het afgewerkte topartikel, en vervolgens moeten we deze behoefte opsplitsen in aankoopbehoeften voor alle onderdelen die in de BOM-structuur zijn opgenomen. Deze taak wordt MRP genoemd, wat materiaalbehoefteplanning betekent. Als we de verkooporders en prognoses op het bovenste niveau kennen, dan kan Business Central de productvereisten op de lagere niveaus berekenen.
MRP is uitgebreid te gebruiken in Business Central. Dit vereist natuurlijk dat alle BOM’s worden onderhouden in Business Central, en dat kan veel werk zijn.
In principe is geautomatiseerde MRP haalbaar. De uitdagingen ontstaan wanneer de realiteit verandert, wat voortdurend het geval is.
Dan zal het geautomatiseerde MRP-systeem wijzigingen voorstellen die problematisch, onlogisch of praktisch onmogelijk zijn. We hebben een planningmotor nodig die veel eenvoudiger te gebruiken is.
» Agile planning voor het MKB
Onze ervaring is dat het maar heel weinig bedrijven lukt om volledig automatisch MRP te draaien. De meeste bedrijven geven het op omdat het ongelooflijk veel configuratie vereist of gewoon niet flexibel genoeg is voor hun situatie.
Een heel eenvoudig voorbeeld dat we vaak zien, is wanneer de data op de verkooporders in het verleden liggen. Als u verkooporders hebt die een maand geleden geleverd hadden moeten worden, krijgt u problemen met MRP.
» Planning van materiaalvereisten (MRP)
Praktische planning
Waarom moet MRP absoluut de vraagdatum als uitgangspunt nemen voor alles?
We willen plannen op basis van wat werkelijk haalbaar is.
Als de zending van uw leverancier vertraagd is, of nooit op de door u gewenste datum geleverd kon worden, dan is het duidelijk beter dat het ERP-systeem een nieuwe leveringsdatum voorstelt aan uw klant – dan dat het u voorstelt om de leverancier een aantal maanden geleden te laten leveren.
Als het systeem weet wat u op voorraad hebt, en welke ontvangsten u al gepland hebt, en wat uw doorlooptijd is voor aankopen, en wat uw productietijd is voor een artikel, dan kan het systeem verkooporderdata voorstellen om alle processen in de hele hiërarchie haalbaar te maken.
Als u de traditionele MRP-aanpak volgt, moet u uren besteden aan het handmatig wijzigen van aankopen en producties. Als u het andersom aanpakt, hoeft u meestal maar één keer de datum van een verkooporder te wijzigen.
» Achteruit plannen

AGILE PLANNING VOOR KMO’s
Grote bedrijven die grote ERP-systemen gebruiken, leven vaak in een andere realiteit dan kleine en middelgrote bedrijven (MKB).
Grote bedrijven hebben het relatief gemakkelijker om hun verkoop te voorspellen. Als we al 50 jaar lang veel worsten verkopen, hebben we een goede kans om onze verkoop te voorspellen, zodat we ons productievolume vroeg kunnen vastleggen, wat het plannen gemakkelijker maakt.
Als we een zeer complexe productie hebben met veel, misschien dure, onderdelen of een lange productietijd, moeten we de productieprognose vastleggen. Een autofabriek moet vroeg beslissen hoeveel auto’s ze gaat produceren. Anders kan de productie helemaal niet gepland worden. En we kunnen niet zomaar halverwege de maand beslissen dat de helft van de sedanproductie uit SUV’s moet bestaan.
Daarom gaan de grote ERP-systemen ervan uit dat onze vraag op relatief korte termijn bekend is, omdat we de inkoopplanning er anders niet op kunnen baseren.
Voor de meeste kleine en middelgrote bedrijven is de realiteit echter anders. Wij moeten zeer flexibel zijn. ERP-systemen voor kleine en middelgrote bedrijven zitten daarom vaak vol aanpassingen om aan de behoefte aan flexibiliteit te voldoen.
Als onze klant plotseling besluit dat de zending over 2 weken oranje moet zijn in plaats van zwart, bewegen we hemel en aarde in de fabriek, spuiten we de artikelen op maat en haasten we ons op het laatste moment om ze de deur uit te krijgen – en dan denkt onze klant dat we fantastisch zijn.
Dit is wat veel kleine en middelgrote bedrijven moeten doen om concurrerend te blijven – en het ERP-systeem moet dit ondersteunen.
Flexibiliteit is ongelooflijk belangrijk geworden bij de planning van productie en inkoop. De meeste MRP-oplossingen in ERP-systemen zijn gewoon niet klaar voor dit niveau van flexibiliteit. Ze sturen onlogische wijzigingsvoorstellen terug als de vraag drastisch verandert.
Als we een hoge uitnamevoorspelbaarheid en relatief weinig artikelen hebben, is MRP-planning gemakkelijker te gebruiken.
Als we veel artikelen hebben en vaak nieuwe artikelen maken, of nieuwe configuraties of combinaties, of als het moeilijk voor ons is om terugtrekking te voorspellen en als de vraag van klanten vaak verandert, zal traditionele MRP vaak tekortschieten.
We moeten ons afvragen welke mate van flexibiliteit we nodig hebben – en hoeveel we handmatig kunnen beheren.
PLAN IN OMGEKEERDE VOLGORDE
De “omgekeerde” aanpak is een zeer slimme methode voor veel MKB-bedrijven.
Er zijn veel obstakels wanneer we MRP proberen te automatiseren: ordergroottes, veiligheidsvoorraden, enz. Alles moet correct worden ingesteld op de artikelkaart en een zinnige realiteit weerspiegelen als het MRP-systeem zich intelligent wil gedragen.
Zelfs als het systeem alle voorwaarden heeft om intelligent te kunnen rekenen, kunnen we gemakkelijk in een situatie terechtkomen waarin het veel veranderingsregels voorstelt die we niet als optimaal beschouwen.
Dit gebeurt omdat er nieuwe verkooporders binnenkomen tussen bestaande orders, en het plaatje verandert voortdurend. Telkens wanneer we een berekening uitvoeren, zal MRP voorstellen om alles te veranderen. Dit veroorzaakt veel ruis.
Een klassiek voorbeeld is wanneer we een verkooporder hebben geregistreerd die is opgesplitst in een aantal eisen, en we een inkooporder hebben aangemaakt om de benodigde onderdelen te verkrijgen.
Nu wil de klant de levering een dag eerder, en u vervroegt de datum op de verkooporder met één dag. Dan herberekent MRP ook uw inkooporder en stelt voor om deze een dag te vervroegen. Telkens wanneer er een nieuwe verkooporder binnenkomt of er iets verandert, gaat MRP hiermee door.
Het kan zijn dat de inkooporder helemaal niet verplaatst kan worden. Dat schip is vertrokken. Gelukkig kunt u in de meeste MRP-oplossingen de inkooporder vergrendelen, zodat MRP weet dat er niet meer op gepland kan worden. De order wordt stevig vergrendeld.
We hebben echter nog steeds een grondstofvraag voor de dag ervoor, dus MRP zal onmiddellijk voorstellen om een nieuwe inkooporder voor de dag ervoor aan te maken.
Als de koper in deze situatie niet alert is, lopen we het risico dat we hetzelfde artikel opnieuw kopen, misschien met expreslevering om de datum te halen.
Met het juiste overzicht kunnen we misschien beter het leveringstype op de bestaande inkooporder wijzigen (naar een sneller leveringstype) of de klant overhalen om de verkooporder een dag later te laten leveren.
Het probleem is dat MRP niet altijd het benodigde overzicht biedt.
We willen de planning kunnen baseren op wat werkelijk haalbaar is – en niet alleen op de vraagdatum. Dit wordt “omgekeerde” planning genoemd.

PLANNING VAN MATERIAALVEREISTEN
Als we artikelen produceren die uit honderden componenten bestaan, is MRP heel zinvol, maar het volume van
wijzigingsvoorstellen in MRP kan ook heel onbeheersbaar worden.
MRP is slim als het correct is ingesteld en alle gegevens aanwezig zijn. Maar het wordt een wegversperring als een zending van een onderdeel vertraging oploopt, waardoor we gedwongen worden om handmatig vele niveaus van de hiërarchie te doorlopen en aanpassingen te maken.
Het komt zelden voor dat MRP alles automatisch kan verwerken via de wijzigingsvoorstellen die het algoritme terugstuurt. Wat er in de praktijk meestal gebeurt, is dat bedrijven MRP toepassen op een subset van hun artikelen.
Dit kan zinvol zijn als we MRP uitvoeren op de 10% van onze artikelen die het grootste deel van onze stroom vertegenwoordigen.
De overige 90%, waar in de praktijk relatief weinig beweging in zit, zou eerder afgehandeld moeten worden door middel van een eenvoudige artikelbeschikbaarheidscontrole die alleen nieuwe bestelsuggesties aanmaakt op basis van het herbestelpunt.
Het uitvoeren van MRP op alle artikelen veroorzaakt meestal te veel problemen.
Als we ervoor gekozen hebben om MRP te gebruiken, zijn er allerlei gedetailleerde dingen die we in onze planning in het ERP-systeem willen kunnen doen.
Hier zijn enkele van de dingen die we het vaakst tegenkomen – dingen die niet altijd standaard in het ERP-systeem zijn opgenomen.
Plan geselecteerde verkooporderregels
Wij willen de mogelijkheid hebben om te plannen met behulp van een filter op een verkooporderregel. Als een belangrijke klant een grote bestelling plaatst en een bepaalde leverdatum wil, zou het fijn zijn om de planning te kunnen isoleren voor het artikel dat de klant besteld heeft.
Hiervoor moeten we een filter op de verkooporderregel kunnen zetten, zodat de berekening alleen rekening houdt met het artikel in kwestie en alle artikelen in de hiërarchie eronder.
De praktische reden hiervoor is dat, als we een volledige MRP-planning uitvoeren, er misschien wel 3000 regels in het journaal staan, zodat het even kan duren voordat we weten welke regels met onze order te maken hebben, terwijl, als we alleen op de artikelen onder de bovenste hiërarchie van artikelen plannen, er misschien maar 30 regels zijn.
Overzicht inventarisprofiel
We hebben ook een overzicht nodig van het inventarisprofiel.
Op een verkooporderregel komen we er misschien achter dat we een bepaald artikel niet kunnen leveren, dus willen we een overzicht hebben dat laat zien wanneer het op voorraad komt. Dit kan ons helpen om geen artikelen te bestellen die pas de volgende dag op voorraad komen.
Met deze kennis en dit overzicht kunnen we verstandige beslissingen nemen.
De meest gebruiksvriendelijke versie is een grafisch overzicht met de voorraadniveaus in de loop van de tijd en alle verwachte ontvangsten en uitgaven.
