kunt gebruiken met APPS
MAGAZIJN &
ZENDINGEN

Business Central expert
Dit is #5 van 8 artikels over hoe u uw hele bedrijf kunt verzekeren met BUSINESS CENTRAL
– zonder klantenextensies
– alleen met APPS
Vervul al uw behoeften voor het beheren van WAREHOUSE en SHIPMENTS in BUSINESS CENTRAL.
In dit artikel leggen wij uit wat u nodig hebt, hoe u aanpassingen vermijdt en welke APPS u moet gebruiken.
Magazijnbeheer gaat in principe over het beheren van de processen in het magazijn. In het algemeen gaat voorraadbeheer in ERP over het beheren van artikelen, varianten, hoeveelheden en locaties, en wanneer we Magazijnbeheer introduceren, gaat het ook over Verzend- en ontvangstdocumenten en bakken.
Normaal gesproken weten we gewoon dat we 10 artikelen in voorraad hebben, maar met Warehouse Management weten we dat er 4 artikelen op schap A en 6 artikelen op schap B liggen.
» Doelstellingen voor WMS

Het is belangrijk om het verschil te weten tussen een locatie en een bak in Business Central. Een locatie is een geografische plaats, zoals een stof of een fabriek. De specifieke locatie is verdeeld in vele bakken.
Het indrukwekkende van een Warehouse Management oplossing is hoe snel alles op zijn plaats valt. We ontmoeten regelmatig bedrijven die een magazijnoplossing willen introduceren vanuit een situatie zonder bakken. Zodra ze ermee aan de slag gaan, houdt het systeem alles bij.
We moeten alleen de terminologie op een rijtje zetten, want voorraadbeheer betekent verschillende dingen in de ERP-wereld.
NIVEAU 1: FINANCIEEL INVENTARISBEHEER
Het bijhouden van de hoeveelheid en waarde van elk artikel is de traditionele financiële en kwantitatieve manier om naar voorraadbeheer te kijken. Het vormt de basis voor de mogelijkheid om de artikelen in ons ERP-systeem bij te houden. Het stelt ons in staat om een artikel te kopen en in de voorraad op te slaan, en we kunnen het ook verkopen en uit de voorraad halen.
NIVEAU 2: INVENTARISBEHEER MET BINNEN
Met een Warehouse Management Systeem komen artikelen per bak in beeld. Het systeem kent niet alleen de hoeveelheid, maar houdt ook bij in welke bakken een artikel is geplaatst. Er kunnen twaalf eenheden op één schap staan en drie op een andere; elke keer dat we het artikel verplaatsen – fysiek – moeten we dit meteen aan het ERP-systeem doorgeven, zodat alles onder controle blijft. Er is een heel nieuw niveau van registratie nodig, waarvoor een scanneroplossing nodig is.
» Registratie Oplossing
Interne magazijnprocessen
We hebben een ontvangstzone, een orderverzamelzone, een verzendzone en een backendzone. Als er een vrachtwagen aankomt, zetten we de goederen snel in de ontvangstzone en registreren ze, maar we hebben nu nog geen tijd om ze weg te zetten. Dan hebben we slimme logica nodig die kan helpen met waar de goederen moeten worden neergezet.
We plaatsen hele pallets in de backendzone en vullen dan de pickingzone aan, waar we goederen uit de backend halen en naar de pickingzone verplaatsen. Het kan ook zijn dat we goederen van de hoge opslag naar de orderverzamelzone verplaatsen.
We moeten in staat zijn om voorraadtellingen uit te voeren en de voorraad te reguleren. Als er goederen ontbreken of kapot zijn, moeten we de voorraad verminderen. Magazijnbeheer vereist een telling per bak, en dit is een taak die we met een scanner moeten kunnen uitvoeren.
Wanneer de goederen verzonden moeten worden, bereiden we een magazijnzending voor en halen we de goederen op voor verzending.
Verzendingen – externe processen
Zendingen gaat over het beheer van het gedeelte van de zending dat buiten het magazijn plaatsvindt. We hebben ontvangsten die in het magazijn aankomen en zendingen die het magazijn verlaten.
We moeten beheren welke artikelen we verwachten te ontvangen en plannen hoe we artikelen naar klanten zullen sturen. We moeten vrachtbrieven en expediteurs beheren.

Als het een hele container met goederen is die we in het magazijn ontvangen, dan willen we graag hulpmiddelen hebben om de goederen op een eenvoudige manier te ontvangen. We moeten weten welke items er in de container moeten zitten en we moeten kunnen controleren of we hebben ontvangen wat we verwachten.

Picken en verzenden
De items kunnen worden verzameld voor verkooporders of voor productieorders. Wij maken een pick aan zodat de werknemers de goederen in het magazijn kunnen picken, en in de verpakkingszone zullen wij de goederen in de optimale dozen verpakken en met de expediteur versturen.

We moeten het aantal, het volume en het gewicht bijhouden en we moeten etiketten voor de dozen afdrukken. Het is in dit proces dat we overschakelen van focus op goederen en hoeveelheid – naar dozen die verzonden moeten worden, en we moeten bijhouden wat alle dozen bevatten.
We moeten zendingen kunnen plannen zodat expediteurs op verschillende tijdstippen zendingen komen ophalen, en we moeten het verzamelen en verpakken kunnen plannen zodat de zendingen overeenkomen. Zodra we goederen hebben verzameld en verpakt, moeten ze in de verzendzone worden geplaatst in de volgorde waarin ze door de expediteur zijn opgehaald.


Picken is waarschijnlijk de grootste wiskundige uitdaging. We moeten de orders picken waarbij we alle artikelen op voorraad hebben. De verkooporders moeten geprioriteerd worden, zowel ten opzichte van de klanten als ten opzichte van de verzending, en tegelijkertijd moeten we een efficiënte route in het magazijn plannen om te picken, en we moeten berekenen in welke dozen de goederen verpakt moeten worden.
Vaak worden de artikelen op een trolley verzameld, maar het slimste is om direct in de doos te verzamelen. Hierbij wordt ervan uitgegaan dat Business Central kan vertellen welk formaat doos de picker moet kiezen.
3PL en consignatiemagazijn
We kunnen ook elders voorraad hebben, bijvoorbeeld bij dealers die goederen in consignatie hebben, dus als we hun voorraad willen aanvullen, moeten we dat kunnen doen met overboekingsopdrachten.
Het kan ook in een magazijnhotel zijn, dat verantwoordelijk is voor ons magazijnbeheer en de verzending van onze goederen naar klanten. Dit vereist veel integratie.

DOELSTELLINGEN VOOR WMS
We hebben vier voordelen die we willen bereiken met Warehouse Management, en dat zijn:
- Financiële voorspelbaarheid
- Hoger serviceniveau
- Minimale voorraadbinding
- Geoptimaliseerd orderverzamelen
Als u nog geen magazijnoplossing hebt, moet u zich grondig voorbereiden. U moet bijvoorbeeld het volgende bekijken:
- hoe groot uw magazijn is
- hoeveel keuzes u hebt
- het soort plectrums dat u nodig hebt
- of u voor meerdere klanten tegelijk wilt kiezen
- of u wel of niet wilt picken voor een klant over verkooporders heen
- of u het volume en de afmetingen van items wilt beheren
- of u items in verschillende maateenheden wilt kunnen kiezen
- of items in verpakkingen met verschillende hoeveelheden worden geleverd en of ze verschillende markeringen en ID’s hebben
- of u picks van vreemde afmetingen hebt, zoals een bezem van 2 meter lang die niet in een kartonnen doos past
- of u overal barcodes hebt waar ze nodig zijn
Er komt veel kijken bij de overstap van papier naar een IT-oplossing voor magazijnbeheer. Laten we eens kijken naar de vier voordelen die we moeten behalen bij het introduceren van een magazijnoplossing.
Voordeel 1: Financiële voorspelbaarheid
Het eerste voordeel is dat onze inventaris altijd klopt – in tegenstelling tot het traditionele model waarbij we meerdere keren per jaar een inventarisatie moeten uitvoeren, waardoor we meerdere dagen op de kalender moeten reserveren om al onze goederen op te tellen… om vervolgens een zeer groot verschil te vinden.
Met een magazijnoplossing is het gemakkelijker om de voorraad constant bij te werken, zodat we nooit een grote discrepantie opbouwen.
Het mooie is dat dit een voordeel is dat vanzelf verschijnt. Als we een item gaan pakken en het is er niet, dan registreren we gewoon een aanpassing. Op deze manier wordt er continu per bak geteld, in plaats van periodiek per item.
Het eerste voordeel is dus financiële voorspelbaarheid.
In de traditionele situatie, waarbij we de voorraad meerdere keren per jaar tellen, houdt iedereen enkele dagen zijn adem in terwijl we de telling uitvoeren, omdat niemand weet of het verschil positief of negatief zal uitvallen.
Hoe groot zijn de huidige inventarisverschillen? En wat is het doel met de introductie van een magazijnoplossing?
Als we plotseling worden geconfronteerd met een verschil in de miljoenen, zal dat een directe impact hebben op de bedrijfswinst en aanleiding geven tot enige ongerustheid op de financiële afdeling.
Voordeel 2: Hoger serviceniveau
Als de inventaris nauwkeuriger is, wordt het ook gemakkelijker om het serviceniveau en het Perfect Order Fulfilment-percentage dat we aan klanten bieden, te verhogen.
Als een item kapot is, kunnen we het meteen slopen. Als er iets niet goed is, kunnen we het meteen aanpassen in plaats van te wachten op een telling.
Perfect Order Fulfilment gaat over hoeveel verkooporders we perfect, op de afgesproken tijd, tegen de afgesproken prijs en zonder klachten bij klanten afleveren. Natuurlijk willen we dat onze klanten tevreden zijn – en dat zullen ze zijn, als ze krijgen wat ze willen, wanneer ze het willen. Dat is het toppunt van een hoog serviceniveau.
Het is eigenlijk niet genoeg om op het bevestigde tijdstip te leveren. Als u uitgaat van SCOR (Supply Chain Operations Reference), moet het “echte” serviceniveau worden afgemeten aan wat klanten willen krijgen. Als we dat kunnen leveren, zijn we goed in wat we doen.
Als ons serviceniveau te laag is, hebben we waarschijnlijk te maken met goederen die we moeilijk op tijd kunnen krijgen, omdat de planning niet rigoureus genoeg is of omdat we een korte uitgaande levertijd en een lange inkomende levertijd hebben, bijvoorbeeld als we goederen in China kopen en de levering 6 maanden duurt, maar de klant verwacht dat hij het artikel binnen een dag kan kopen.
We staan dus voor een uitdaging. In deze situatie moeten we onze planning goed onder controle hebben.
Maar… naast deze traditionele uitdaging moeten we ook nadenken over voorraadbeheer.
Als we denken dat het artikel op voorraad is en het verkopen, maar de voorraad blijkt leeg te zijn, hebben we een grote uitdaging.
Om een goed serviceniveau te bereiken, is het essentieel dat de inventaris klopt. Daarom hebben we inventarisbeheer met realtime bijwerking nodig.
Voordeel 3: Minimale voorraadbinding
Tegelijkertijd stelt een magazijnoplossing ons in staat om de hoeveelheid kapitaal die vastzit in inventaris te verminderen.
Het is een eeuwige kwestie van prioriteiten: het serviceniveau verhogen door het voorraadniveau te verhogen of het vastgelegde kapitaal minimaliseren en leven met een lager serviceniveau of hogere kosten voor nabestellingen.
Gedetailleerd voorraadbeheer geeft ons meer kans om op beide fronten onze zin te krijgen.
Als ons voorraadbeheer een rommeltje is en we er niet zeker van kunnen zijn of er discrepanties in onze voorraad zijn, moeten we grotere hoeveelheden inkopen om er zeker van te zijn dat we genoeg op voorraad hebben – waardoor de liquiditeitsverplichting toeneemt.
Als we de inventaris nauwkeuriger kunnen beheren, kunnen we verstandiger inkopen en zo de waarde van de inventaris verlagen zonder dat dit invloed heeft op het serviceniveau.
Voordeel 4: Geoptimaliseerd orderverzamelen
Een van de dingen waar bedrijven de meeste aandacht aan besteden bij het introduceren van een magazijnoplossing is het picken van verkooporders – de mogelijkheid om in het magazijn te picken en om door het magazijn geleid te worden in een optimale pickroute. Bij een optimale pickroute gaat het om de kortste, slimste route die mogelijk is.
Er zijn veel verschillende pickstructureringsmodellen. Het moet daarom duidelijk zijn met welke eisen de ERP-oplossing rekening zal houden bij het organiseren van picks. Er zijn meestal veel verschillende scenario’s om rekening mee te houden.
Als we een groot aantal verkooporders hebben, waarvan vele voor dezelfde klant – bijvoorbeeld als we aan een grote winkelketen leveren en tien verschillende verkooporders voor hen hebben openstaan, waarvan sommige nabestellingen zijn, sommige voor morgen zijn en sommige voor gisteren waren, dan moet de inventarisatieoplossing op intelligente wijze een pick samenstellen voor alle verkooporders.
Misschien willen we een “bulkpick” doen, waarbij we in één keer voor 20 verschillende verkooporders aan verschillende klanten picken, omdat het relatief kleine orders zijn; wanneer we in het verzendgebied aankomen, scheiden we de items en doen we ze in dozen. Dit wordt “bulkverzamelen” genoemd.
Het kan ook zijn dat we met “box picks” willen werken, waarbij we direct in de verzendverpakking picken. Als we voor vier verkooporders moeten picken, zal de inventarisatieoplossing ons vragen om in vier verschillende dozen te picken.
Het systeem moet het volume bijhouden en van tevoren berekenen hoe groot die dozen moeten zijn. Hierdoor hoeven we de artikelen in de expeditieruimte niet opnieuw te verpakken, omdat we rechtstreeks van het schap in de verzendverpakking hebben gepickt. Dit wordt een “box pick” of “pallet pick” genoemd, afhankelijk van het soort verpakking.
Bovendien willen we misschien alles naar het buitenland verzamelen voor 9 uur ‘s ochtends, omdat de transporteur dan de zendingen naar het buitenland komt ophalen. De inventarisatieoplossing moet er dus voor zorgen dat we de picks zo organiseren dat we niet alle orders voor lokale adressen verzamelen, die vervolgens ruimte innemen op het laadperron wanneer de vrachtwagen voor het buitenland arriveert.
Als het op orderverzamelen aankomt, zijn er veel verschillende eisen die cruciaal zijn voor ons vermogen om het magazijn te optimaliseren. De orderverzamelaar hoeft zich hier natuurlijk geen zorgen over te maken. De handterminal moet de picker gewoon langs de beste route leiden.
Neem een trolley met twee dozen, maat 3 en 5. Verzamel de items op deze route. Het systeem moet dit allemaal voor de picker organiseren.
Wanneer een order is verzameld, moet de magazijnoplossing de verzenddocumenten aanmaken en integreren met de vervoerders.
Het belangrijkste is dat de oplossing zorgt voor het boeken van de vervoerder en het doorgeven van alle benodigde gegevens, zodat er geen handmatige verwerking nodig is.

REGISTRATIEOPLOSSING
Sommige bedrijven kunnen zonder scannerterminals, maar alleen omdat ze een klein magazijn hebben en met vaste bakken werken.
Het eerste paradigma in een magazijnoplossing is dus dat we alles wat in het magazijn gebeurt moeten registreren; in de praktijk is dit vaak alleen haalbaar met een scannerregistratieoplossing.
De meeste bedrijven hebben apparaten nodig om registraties in het magazijn uit te voeren. Dit kunnen dure handterminals, vrachtwagenscanners of gewoon smartphones met een mobiele versie van het ERP-systeem Business Central zijn.
Als we een klein magazijn hebben, kan dit vrij eenvoudig worden gedaan, rechtstreeks vanaf een mobiele client in Business Central. Maar een of andere registratieoplossing is een must.
Online of offline
En de eerste beslissing die hiervoor genomen moet worden is of we online in het ERP-systeem gaan werken, of offline. Met andere woorden, of we willen dat onze registraties zonder vertraging in het ERP-systeem worden bijgewerkt (online) of in batchmodus (offline).
Als alles online in het ERP-systeem wordt bijgewerkt, kan een verkoper een verkooporder aanmaken die meteen naar het magazijn wordt gestuurd, waar de order meteen kan worden verzameld.
In veel magazijnoplossingen worden de picks ‘s ochtends gegenereerd, wanneer een batchjob in het systeem uitrekent hoeveel we in de loop van de dag moeten verzamelen; vervolgens worden alle picks aangemaakt en krijgen we een taakblad waarop staat wat we vandaag moeten doen.
Recentere systemen maken één pick per keer. Als de orderverzamelaar vrij is of klaar is met orderverzamelen, drukt hij op een knop op zijn terminal om de details van de volgende orderverzameling op te vragen, waarna het systeem de volgende orderverzameling voor hem aanmaakt. Dit betekent dat als er net een nieuwe verkooporder met topprioriteit is binnengekomen, deze order als volgende wordt verzameld.
Het kan ook gebeuren dat items net binnengekomen zijn, en het systeem kan nu zien dat dit item beschikbaar is en het in picks opnemen. Het debat over de vraag of registratie online of offline moet plaatsvinden, is erg belangrijk. Real-time planning van picks heeft natuurlijk een aantal voordelen, maar dat betekent niet dat het altijd de beste oplossing is.
We moeten er bijvoorbeeld rekening mee houden hoe goed onze netwerkdekking is. Online vereist natuurlijk ononderbroken internettoegang. Toegangspunten worden meestal door het hele magazijn geplaatst, en dit is gemakkelijk zolang we ons in een gewoon binnenmagazijn bevinden.
Normaal gesproken raden we aan om zoveel mogelijk online te werken, maar als we geen ononderbroken internetdekking hebben, zullen we offline moeten werken.
Uitrusting
De hierboven besproken keuzes kunnen bepalen welk type handterminal we nodig hebben, maar verder:
Als we veel orderverzamelen en veel orderverzamelaars in een groot magazijn hebben, is het meestal zakelijk interessant om goede scannerminals met veel functies te kiezen – terminals die bestand zijn tegen non-stop gebruik en tegen overrijden door een vorkheftruck.
Als we een relatief klein magazijn hebben en slechts af en toe registraties willen uitvoeren, kunnen we misschien volstaan met een tablet of mobiele telefoon die rechtstreeks verbonden is met het ERP-systeem. Deze zijn veel goedkoper, maar ook veel kwetsbaarder.
Het volume bepaalt voornamelijk de keuze van de uitrusting.

VERPAKKINGEN, BARCODES EN STUKGOEDEREN
Laten we eens wat dieper ingaan op de functievereisten die vaak een uitdaging vormen voor een nieuwe magazijnoplossing.
Verpakkingen
Wij verkopen een artikel, zoals cola, per eenheid en er staat een streepjescode op elk blikje cola, maar ze zijn per 6 verpakt.
Moeten we daarom een andere barcode op de buitenkant van de verpakking zetten, of moet het dezelfde barcode zijn – in welk geval we moeten onthouden om 6 eenheden te registreren wanneer we een verpakking scannen?
Als de verpakkingen van 6 stuks in een doos zitten met in totaal 24 stuks, heeft die doos dan ook een nieuwe barcode?
Als er verschillende streepjescodes op de cola staan en het systeem de hoeveelheid kan herkennen, dan geldt hetzelfde principe voor alle andere artikelen. Anders zullen er zeker mispicks optreden. Als we deze uitdaging goed willen beheren in het ERP-systeem, moet het systeem een artikelstructuur ondersteunen met verpakkingen in verschillende hoeveelheden.
Anders wordt het lastig te beheren – hetzij in de artikelstructuur van het ERP-systeem, hetzij in de scansituatie in het magazijn. We moeten goed bijhouden in welke verpakkingen en hoeveelheden we picken.
Barcodes
Wanneer we een nieuwe magazijnoplossing introduceren, zijn de meest tijdrovende aspecten onder andere het invoeren van de barcodes in ons ERP-systeem, het opzetten van de bakken en het bevestigen van etiketten op alle schappen in het magazijn waar we handterminals willen gebruiken om te scannen.
Het heeft niet veel te maken met de ERP-oplossing zelf; het is een low-tech klusje dat geklaard moet worden. Helaas zijn er veel bedrijven die niet op al hun artikelen en onderdelen barcodes hebben.
Als wij bijvoorbeeld een levensmiddelenbedrijf zijn en we kopen een partij bloemkool, dan zal deze niet geleverd worden met een barcode op elke bloemkool. Hoe registreren we ze dan? Moeten we de code voor een bloemkool in ons hoofd houden, of moeten we ergens naar een bord lopen en naar de afbeelding van een bloemkool bladeren zodat we een barcode kunnen scannen?
Dit probleem beperkt zich niet tot de voedingsmiddelenindustrie. Het scannen van streepjescodes is in veel sectoren een uitdaging.
Alternatieve niet-lineaire maateenheden
Er is nog een andere grote uitdaging voor ERP-systemen in het magazijn: verschillende maateenheden. De meeste ERP-systemen kunnen prima overweg met eenheidscodes. Wij slaan cola in blik op per eenheid, maar we hebben het ook in een 6-pack en een 24-pack.
Wij pakken dit aan door relaties te leggen tussen eenheidscodes in het ERP-systeem. We hebben dus eenheden, verpakkingen, frames, dozen, colli’s enzovoort. De meeste ERP-systemen gaan hier netjes mee om.
Het moeilijke gedeelte zijn niet-lineaire meeteenheden.
Een klassiek voorbeeld zijn diepvrieskippen. Wij verkopen diepvrieskippen in dozen van 20 stuks. Er zitten er ook 20 in een doos als we ze inkopen, maar de afrekening, zowel voor verkoop als voor inkoop, gebeurt op basis van het werkelijke gewicht.
We bestellen een pallet, dat zijn 40 dozen, bij onze leverancier. Dan komen ze aan; we registreren de ontvangst van 40 dozen op de inkoopregel in het ERP-systeem, en het gaat vanzelf dat dit 800 eenheden zijn.
In de praktijk echter, wanneer we ze in het magazijn inscannen, scannen we elke doos afzonderlijk en registreren we het gewicht, dat minder kilo’s kan blijken te zijn dan de koper dacht. Kippen kunnen veel variëren in gewicht, en dat willen we ook in ERP beheren.
Uiteindelijk moet alles op gewicht worden afgerekend, dus moet het ERP-systeem meerdere niet-lineaire maateenheden voor hetzelfde artikel bijhouden. Wij verwijzen hiernaar als alternatieve eenheidscodes, of “tweede meeteenheid” in ERP-terminologie.
Als we hammen uit Italië importeren en in grote hoeveelheden kopen, kunnen er grote verschillen zijn. De hammen wegen tussen de 1,2 en 3,5 kilo per stuk. Onze klant bestelt 3 hammen en krijgt er 3 geleverd, maar de betaling moet per gewicht gebeuren. In deze situatie is het cruciaal dat ons ERP-systeem de eenheden bijhoudt.
In het algemeen is de uitdaging voor het ERP-systeem niet dat de meeteenheden veranderen tussen aankoop en verkoop. Dat is vrij eenvoudig op te lossen, op voorwaarde dat de meeteenheden lineair zijn, waarbij 1 kg gelijk is aan bijvoorbeeld 8 eenheden.
Het ERP-systeem werkt met een basiseenheid, meestal de eenheid die gebruikt wordt voor de voorraadtelling en de eenheid waarin de artikelen financieel gezien opgeslagen zijn. Hoewel we 100 kg inkopen, zal het systeem het opslaan in termen van de basiseenheid, als een hoeveelheid van 800 stuks.
Als de relatie echter niet-lineair is, is er niet altijd een natuurlijke basiseenheid, en dan wordt het moeilijk in het ERP-systeem.
Het is niet leuk om 100 meter planken op voorraad te hebben als ze allemaal maar 20 cm lang zijn omdat het afval is van op lengte gezaagd hout voor klanten. In welke eenheid zullen we planken tellen als we een inventarisatie moeten doen? Meerdere’ is waarschijnlijk het beste antwoord.
Bij ERP is er een apart invoersysteem nodig om de verschillende unitcodes achter de schermen te beheren.
We willen dit niet op maat laten ontwikkelen in ons ERP-systeem, want dat is een grote onderneming. We willen dat de oplossing voor magazijnbeheer dit afhandelt.
Breakbulk
Misschien moeten we ook de stukgoederen in het magazijn beheren. We kunnen zien dat we 10.000 blikjes cola op voorraad hebben, maar misschien kunnen we niet zien in welke stukgoederen ze zitten. Hoeveel zijn er verpakt in 6-verpakkingen of in dozen van 24?
In het bovenstaande voorbeeld van hammen zou een klant 3 hammen kunnen bestellen van elk minstens 2,8 kilo. Moet ons systeem ons kunnen vertellen of we kunnen leveren? Het kan best zijn dat we 3 eenheden kunnen leveren, en dat we ook 8,4 kilo kunnen leveren, maar dat betekent niet noodzakelijkerwijs dat we 3 eenheden van elk minstens 2,8 kilo kunnen leveren.
Als we een houtwerf hebben en planken in vaste lengtes kopen, hoeveel details moet het ERP-systeem dan bijhouden? Misschien kunnen we zien dat we 400 meter in voorraad hebben, verdeeld in 200 planken, maar niet welke lengtes dat zijn.
Als een klant 100 planken van 3 meter bestelt, hebben we misschien genoeg op voorraad, zowel wat de lengte als de hoeveelheid betreft, maar als veel planken in kleine stukken worden gezaagd, hebben we niet gegarandeerd 100 lengtes van 3 meter.
Als we willen weten welke planken we daadwerkelijk kunnen pakken, moet het ERP-systeem zowel de stukgoed- als de eenheidscodes goed onder controle hebben.
GOEDEREN VOLGEN
Item tracering – beheer van vervaldatums of gewoon beheer van lot- of serienummer – is een klassiek probleem. Business Central moet dit op een elegante manier ondersteunen (en ja, er zijn veel onelegante manieren om dit te beheren).
Er zijn veel branches waarin het traceren van artikelen nu relevant of een absolute vereiste is.
Partijnummers en serienummers
In wezen is er het traceren van lotnummers (ook wel batchnummers genoemd) en het traceren van serienummers.
Het verschil is dat het serienummer uniek is voor de eenheid. Het is altijd een hoeveelheid van 1 eenheid die een uniek serienummer heeft. Serienummers zijn bijvoorbeeld heel gebruikelijk in de elektronica-industrie.
Lotnummers worden gebruikt wanneer een artikel in een batch wordt geproduceerd, en alle eenheden in die batch een lotnummer krijgen zodat ze herkend kunnen worden. Dit kan van toepassing zijn op vloeibare producten die afgetapt kunnen worden, of op gewone goederen die gepickt kunnen worden. Het kan zeker van toepassing zijn op artikelen die in hoeveelheid geproduceerd worden, maar een lotnummer krijgen omdat ze in batches geproduceerd worden.
U kunt bijvoorbeeld 5000 bakjes paté in één keer laten produceren en daarom hetzelfde partijnummer geven. Of een kubieke meter plastic widgets enz.
Een van de criteria voor het kiezen van serienummerbeheer is dat het serienummer op het individuele artikel moet staan. Anders heeft het geen zin.
Er zijn ook industrieën die zowel partijnummers als serienummers op hetzelfde artikel zetten, om aan te geven dat een bepaald serienummer in een bepaalde batchproductie werd geproduceerd.
Business Central weet hoe het lot- en serienummers moet beheren. Zodra een artikel is ingesteld om aan te geven of het een lot- of serienummer heeft, beheert Business Central dit netjes door de hele hiërarchie heen.
Als we bijvoorbeeld die 5.000 bakjes paté gaan produceren en we kopen vlees en melk in, dan registreren we in de kassabonnen een lotnummer op de ingekochte artikelen.
En als we geen lotnummer van de leverancier ontvangen, kunnen we ons eigen lotnummer aanmaken, bestaande uit een datum en een ID-nummer. Zo weten we wanneer de individuele grondstof ontvangen is en van welke leverancier.
Telkens wanneer we de grondstoffen in het magazijn behandelen, vermelden we het partijnummer op de artikelen die u meeneemt. Wanneer de grondstoffen worden opgenomen in een productie van een eindproduct of misschien een halffabricaat, registreren we de opgenomen partijnummers en krijgt het resultaat van de productieorder een nieuw, traceerbaar partijnummer.
Een tray paté eindigt dus als een hiërarchie van lotnummers, waardoor we door de hiërarchie kunnen boren en alle grondstoffen in een specifieke tray paté kunnen traceren.
Als we een problematische grondstof identificeren, kunnen we door de hiërarchie navigeren en alle eindproducten traceren die het lotnummer van de problematische grondstof bevatten.
Dit is het traditionele volgen van artikelen, iets wat het ERP-systeem heel eenvoudig kan ondersteunen.
Het is duidelijk dat voor het volgen van artikelen meer registraties in het magazijn en in de productie nodig zijn, maar we moeten ervoor zorgen dat de structuur in het ERP-systeem dit niet nog moeilijker maakt. We moeten altijd onze weg naar buiten kunnen scannen. We moeten handmatige registraties tot een minimum beperken.
Geen handmatige invoer
Normaal gesproken hebben we het partijnummer op onze grondstoffen staan of drukken we etiketten met het partijnummer af wanneer we het artikel produceren.
Dus als we bijvoorbeeld een artikel produceren waaraan het systeem automatisch een lotnummer toewijst, moet het systeem dit kunnen afdrukken zodat het op een etiket met een barcode komt te staan en dus gemakkelijk gescand kan worden.
Niets zou handmatig ingevoerd moeten worden. We moeten het artikel puur met behulp van de scannerterminal kunnen beheren. Dit kan in de meeste magazijnoplossingen worden ingesteld.
Het is goed mogelijk dat sommige artikelen wel en andere niet getraceerd worden. De melk en het vlees voor de paté worden bijgehouden op lotnummer, maar zout en peper misschien niet. De meeste systemen kunnen dit aan.
BEHEER HOUDBAARHEIDSDATUM
Beheer van vervaldatum
Op Business Central ontstaan meestal uitdagingen als het gaat om het beheer van vervaldata. Wanneer we een artikel kopen, staat erop wanneer het verloopt, en we moeten dit in het ERP-systeem kunnen registreren.
En wanneer we een artikel produceren, moeten we een vervaldatumformule op de artikelkaart kunnen selecteren, zodat het systeem een datum berekent, bijv. 1 jaar vanaf de productiedatum, en die specifieke vervaldatum in het systeem stempelt.
Dit is op zich redelijk eenvoudig voor de meeste ERP-systemen
Het wordt wat lastiger als we kijken naar de “resterende houdbaarheid” (RSL).
Resterende houdbaarheid
Wanneer onze klant een artikel koopt dat 1 jaar na de productiedatum verloopt, kan de klant een eis stellen voor de resterende houdbaarheid. Wanneer het artikel in de schappen van de supermarkt komt, kan de supermarkt eisen dat de resterende houdbaarheid minstens 75% is.
De vereiste resterende houdbaarheid wordt niet altijd uitgedrukt in dagen; het kan een percentage van de totale houdbaarheid van het artikel zijn.
Onze klanten hebben normaal gesproken verschillende vereisten voor de resterende houdbaarheid, en het kan erg moeilijk zijn om dit te beheren en het ERP-systeem hiermee rekening te laten houden bij het berekenen van picks voor voorraden.
Om te beginnen moet het pickalgoritme slim genoeg zijn om items te kiezen voor de klanten met de minst beperkende vereisten, zodat zij de oudste items ontvangen. Op deze manier kunnen we er zeker van zijn dat we voor zoveel mogelijk orders aan de resterende houdbaarheidseisen kunnen voldoen.
Onze klanten kunnen de zaken ook iets ingewikkelder maken door “enkele batch” te eisen, wat betekent dat de klant erop staat dat de hele zending hetzelfde lotnummer heeft, of “enkele-laags batch”, waarbij alle lagen in een pallet hetzelfde lotnummer moeten hebben.
Veel klanten stellen dit soort eisen omdat ze niet veel verschillende lotnummers, met verschillende hoeveelheden, in hun aankomstzone willen scannen.
“Enkele batch” maakt het veel gemakkelijker voor de klant – maar complexer voor ons ERP-systeem.
Als we een klant hebben die een grote bestelling plaatst met een “enkele batch” vereiste, zal het ERP-systeem waarschijnlijk eerst voor deze klant moeten picken om er zeker van te zijn dat hij kan leveren. Maar dit kan conflicten veroorzaken.
Als een andere klant slechts 50% resterende houdbaarheid eist, dan willen we eigenlijk eerst voor deze klant picken, omdat we dan het oudste artikel kunnen nemen. Als deze pick echter een batch splitst, kunnen we de grote “single batch” order misschien helemaal niet leveren.
In werkelijkheid moeten we daarom vaak eerst kijken naar de meest restrictieve vereisten voor “één bestelling” en pas daarna naar de resterende houdbaarheid.
Dit wordt al snel een wiskundige oefening waarbij het ERP-systeem met alle vereisten moet jongleren en items moet combineren zodat er zoveel mogelijk orders worden verzameld.
Dit vereist in ieder geval dat de inventaris 100% correct is.
En dat vereist een Warehouse Management oplossing die goed is in het plannen van picks volgens alle criteria die klanten stellen.