kunt gebruiken met APPS
AANKOOP &
LEVERANCIERS

Business Central expert
Dit is #3 van 8 artikels over hoe u uw hele bedrijf kunt verzekeren met BUSINESS CENTRAL
– zonder klantenextensies
– alleen met APPS
Vervul al uw behoeften voor het beheren van AANKOOP- en VENDOREN in BUSINESS CENTRAL.
In dit artikel leggen wij uit wat u nodig hebt, hoe u aanpassingen vermijdt en welke APPS u moet gebruiken.
Inkoop gaat over het voeren van een dialoog met de leveranciers over het kopen van goederen tegen de best mogelijke prijs, in de juiste hoeveelheid en op het juiste moment – en vervolgens het beheren van de overeenkomsten en het afhandelen van eventuele wijzigingen.
Het zijn meestal de hoeveelheden en levertijden die de koper het meeste tijd kosten. Zodra we een samenwerking met een leverancier zijn aangegaan, over de prijs is onderhandeld en we de kwaliteit van het product kennen. Dan moeten de hoeveelheid en de levertijd van tijd tot tijd worden overeengekomen.
Rollen
Er is een verschil tussen kopen en verkopen in termen van rollen dat interessant is om op te merken.
In de verkoop hebben we twee soorten rollen:
1) Zij die relaties onderhouden en in CRM werken – en
2) De ordernemers die hoeveelheden en prijzen verwerken en verkooporders invoeren in ERP.
Op de inkoopafdeling hebben we mensen die zich richten op hoeveelheden en prijzen. Zij zijn niet gericht op verkoop op dezelfde manier als verkopers dat zijn, en zij hoeven geen verkoopdialoog te voeren met de leveranciers.
Het is hun taak om de aankopen in het ERP-systeem te beheren, en daarom moet het ERP ook ondersteunen dat de inkopers de hele dialoog met de leveranciers in het ERP beheren. Dit is een punt waarop Business Central niet genoeg out-of-the-box kan doen.

1. Planning
Inkoop heeft veel met planning te maken, en de rol van inkoper omvat vaak ook planning. We moeten bepalen hoeveel we moeten inkopen en wanneer, zodat de voorraadbinding niet te groot wordt, terwijl we wel alles kunnen leveren wat de klanten besteld hebben.
Planning & Beschikbaarheid heeft een eigen hoofdstuk, dus dit artikel gaat alleen over het beheren van aankopen.
Inkoopovereenkomsten en het opvolgen van geplaatste bestellingen zijn belangrijke onderwerpen bij inkoop. We moeten de leverancier kiezen die het juiste product in de juiste hoeveelheid op het juiste moment kan leveren.
2. Aankoopaanvragen
We moeten een of meer leveranciers kunnen vragen of ze een artikel in een bepaalde hoeveelheid en binnen een bepaalde deadline kunnen leveren, en wat dat gaat kosten. We moeten de dialoog in ERP kunnen beheren en de juiste leverancier voor de bestelling kunnen kiezen.
We moeten een overzicht bijhouden van alle uitstaande bestellingen, zodat we een overzicht hebben van alle inkooporders en tegelijkertijd controle hebben over de inkoopaanvragen waarop we geen antwoord hebben van de leveranciers.

Prijsafspraken met leveranciers is belangrijk om goed te beheren in alle onderdelen van het bedrijf, en Business Central kan dit heel goed.
3. Inkooporders
Integraties
Integraties zijn vaak een belangrijk onderwerp wanneer we de samenwerking met leveranciers willen automatiseren. Het kan gaan om EDI of inkoopportalen. Het belangrijkste is dat u niet alles handmatig hoeft in te voeren.

Zodra de bestelling is geplaatst, moeten we ervoor zorgen dat de verkoper zijn deel van de overeenkomst nakomt, en ondertussen moeten we wijzigingen afhandelen wanneer een verkoper niet kan leveren zoals afgesproken.
In ERP zijn de belangrijke onderwerpen inkoopaanvragen, dialoog over bestellingen en wijzigingsbeheer.
Intercompany
Als we een internationale organisatie hebben met productiebedrijven, magazijnbedrijven en verkoopbedrijven in verschillende landen, dan kan het zijn dat we zowel bij interne bedrijven als bij externe leveranciers moeten inkopen.
In dat geval moeten intercompany-transacties geautomatiseerd worden, zodat we aankopen en verkopen tussen veel bedrijven gemakkelijk kunnen registreren – en zodat we bijvoorbeeld kunnen opzoeken hoeveel er in voorraad is bij een ander bedrijf in de groep.

Documenten
Er zijn vaak vereisten voor hoe inkoopdocumenten eruit moeten zien. Wij kunnen leveranciers hebben die een specifieke documentlay-out of specifieke informatie op de inkooporder vereisen.
Misschien leggen de verkopers informatie vast op de verkooporder die op de inkooporder moet komen te staan omdat de externe leverancier die informatie nodig heeft. Het kan bijvoorbeeld een aanpassing van het product zijn, of een logo dat op het product gedrukt moet worden.

4. Levering
Vrachtplanning
We moeten bijhouden wanneer we de zending van de leverancier zullen ontvangen, en in Business Central kunnen we de leveringsdatum en wat informatie over de leveringsmethode invoeren, maar er ontbreken enkele beheertools.
Een inkoper wil graag controleren wat de levertijd is voor verschillende leveringsmethoden zoals lucht, container, vrachtwagen, enz. – voor elke afzonderlijke leverancier. Dan kunnen we de levering veel beter plannen.
We moeten ook kunnen bepalen of de overeengekomen leveringsdatum de datum is waarop de leverancier het pakket verzendt of wanneer wij het ontvangen.
Containers
Als we goederen bestellen om in containers te verzenden, moeten we de container goed inpakken. Hij moet bij voorkeur volledig gevuld zijn, maar we moeten er ook voor zorgen dat de levertijd niet te lang is.
We moeten dit kunnen beheren zodat de inkooporder up-to-date blijft, en als de container vertraagd is, moeten we de wijzigingen voor alle inkooporders op een eenvoudige manier kunnen afhandelen.

Verander de afhandeling
Als we een aankoop willen doen bij een leverancier ver weg, geven we er de voorkeur aan om het te laten verzenden omdat dat het goedkoopst is.
Maar in de planning kunnen we zien dat het artikel misschien niet op tijd aankomt, omdat er grote onzekerheid is bij het verzenden van goederen. Misschien moeten we overwegen om het artikel per vliegtuig te laten bezorgen. Het is duurder, maar het is sneller. De inkoper moet dit soort overwegingen op de inkooporder kunnen managen.
Als we goederen bestellen die in een container worden verzonden, dan hebben we misschien 5 inkooporders in de container, die 100 verkooporders leveren. Als die container vertraging oploopt, moeten we de leveringsdatum op de container kunnen wijzigen, gemakkelijk de datums op inkooporders en verkooporders kunnen wijzigen – en de conflicten op verkooporders die hierdoor ontstaan kunnen overzien, zodat we de conflicten proactief kunnen afhandelen.