De 9 dingen die advocaten nodig hebben bij documentbeheer. Kies hier uw ambitieniveau
Documentbeheer is belangrijk voor advocaten. Het is zo’n beetje hoe zij hun brood verdienen – het schrijven van contracten, overeenkomsten en andere soorten documenten. Een advocatenkantoor heeft er dus veel baat bij om documentbeheer goed te doen.
Lees hier welke eisen u aan een documentbeheersysteem moet stellen. Lars Houmann geeft een overzicht van de ambitieniveaus waaruit u kunt kiezen.
Het heen en weer sturen van Word-documenten per e-mail is voor veel advocaten routine. Dit is waar we ons verhaal zullen beginnen – en daarna zullen we steeds meer vereisten voor documentbeheer toevoegen.
Punt één: versiebeheer
De cliënt staat op het punt om een overeenkomst te sluiten met een samenwerkingspartner, en nu stuurt hij het conceptcontract ter controle naar zijn advocaat. Meestal is het een Word-document, dus de advocaat zet “wijzigingen bijhouden” aan en voegt wijzigingen en opmerkingen aan het document toe.
Om te voorkomen dat het origineel wordt vernietigd, willen we het document in een versie zetten.
Met versiebeheer kunnen zowel het origineel als de wijzigingen bekeken worden. Vervolgens willen we de mogelijkheid hebben om alle versies tijdens het hele proces bij te houden. Versiebeheer is meestal de eerste vereiste die naar voren komt als we het over documentbeheer hebben.
We willen kunnen zien welke versie van het document actueel is en wie op dit moment de eigenaar van het document is.
Klassieke bestandsuitwisseling
We voegen het document dus bij een e-mail en sturen het terug naar de klant – en het document kan zo vele keren heen en weer pendelen.
Dit is klassieke bestandsuitwisseling. Als u geen documentbeheersysteem hebt, is dit de enige manier. De meeste advocaten vinden deze methode omslachtig, maar u moet ermee leven als u geen andere optie hebt.
Er zijn vele bronnen van fouten.
Als we een nieuwe versie naar de andere partij hebben gestuurd, maar enkele amendementen zijn vergeten, voegen we die de volgende dag toe en sturen we een nieuwe versie op… Maar ondertussen wijzigt de andere partij het dode exemplaar, en nu hebben we plotseling verschillende versies met verschillende amendementen. Het is een klassiek probleem.
Versiebeheer is een grote uitdaging.
Gestructureerd versiebeheer
Hierdoor willen we een meer gestructureerd versiebeheer, en dat vereist een documentbeheersysteem.
Nu staat het Word-document niet alleen in een map op een netwerkschijf, maar in een documentbeheersysteem – en voordat we het document gaan wijzigen, maken we er een nieuwe versie van in het documentbeheersysteem, waarna het systeem de versies bijhoudt.
Ja, we hadden dit ook handmatig kunnen doen door in Word op ‘Opslaan als’ te klikken en het bestand ‘Contract-versie12.docx’ te noemen – maar een systeem is veel beter in staat om dit zonder fouten te doen.
Het systeem zorgt ervoor dat het document op de juiste plaats wordt opgeslagen en dat we aan het document kunnen zien dat er verschillende versies bestaan; het is mogelijk om heen en weer te bladeren tussen versies.
Wanneer alleen collega’s binnen de organisatie toegang hebben tot het systeem, moet de andere partij nog steeds documenten toegestuurd krijgen, zoals voorheen. We hebben dus nog steeds de fundamentele uitdaging dat mensen buiten ons netwerk zonder toegang tot het documentsysteem het risico lopen om een dode kopie te wijzigen, omdat ze niet kunnen zien dat er een nieuwere versie bestaat.
Wij lossen deze uitdaging op met de volgende vereiste voor documentbeheersystemen: directe toegang voor externe partijen.
Klantenportaal
Veel systemen voor documentbeheer kunnen externe partijen rechtstreeks toegang geven tot documenten. De meeste noemen dit een klantenportaal.
Een klantenportaal geeft externe partijen lees- en bewerkingstoegang tot documenten. Ze kunnen nieuwe versies maken, ze kunnen zien wie het document op dit moment wijzigt en ze kunnen het direct bewerken.
Het klantenportaal biedt een gedeeld toegangspunt voor het document, en we hoeven niet langer bestanden heen en weer te sturen. We lopen niet langer het risico dat we een bestand naar de verkeerde ontvanger sturen. Alles bij elkaar lost het een groot aantal praktische uitdagingen op.
Er is slechts één kritiek punt waarop we fouten kunnen maken, en dat is bij het toevoegen van de personen die via het klantenportaal toegang krijgen tot de dossierstukken.
Gelijktijdig bewerken
We hebben nu een niveau bereikt waar veel advocatenkantoren tevreden mee zullen zijn – maar als er veel van u aan hetzelfde document moeten werken, hebt u iets meer nodig.
Er zijn systemen die het gelijktijdig bewerken van documenten mogelijk maken. Dan kunnen meerdere partijen tegelijkertijd hetzelfde document lezen en wijzigen. Het kan zijn dat u halverwege uw wijzigingen aan het document bent en dat, terwijl u aan de andere helft werkt, een andere partij de eerdere pagina’s kan gaan bekijken.
Gelijktijdig bewerken is echt leuk – maar u moet wel opletten hoe u samenwerkt. Alle toevoegingen zijn voor iedereen zichtbaar op het moment dat ze worden getypt.
Soms wilt u intern commentaar in het document schrijven of andere interne mensen het document laten nakijken voordat het aan een externe partij wordt vrijgegeven; hier moet u er rekening mee houden dat bij gelijktijdig bewerken alles standaard onmiddellijk zichtbaar is.
Simultane bewerking is vooral handig bij grote contracten, waar verschillende interne medewerkers tegelijkertijd aan hetzelfde document kunnen werken. Op die manier kan een secretaresse beginnen met het maken van de bijlagen en de inhoudsopgave op hetzelfde moment dat advocaten de eigenlijke inhoud schrijven. Als er een harde deadline is, is gelijktijdige bewerking onmisbaar.
Offline werken
Standaard vereist een documentsysteem dat u online bent om aan documenten te kunnen werken. Sommige advocaten moeten echter aan documenten kunnen werken wanneer ze maar willen – zelfs als ze offline zijn.
Veel systemen bieden de optie om een document uit het systeem te controleren en offline mee te nemen.
Het systeem voorkomt dan dat anderen het document bewerken terwijl u het offline hebt. U kunt het document dus meenemen naar uw vakantiehuisje voor het weekend, en het inchecken wanneer u maandag terugkeert naar kantoor. Maar in de tussentijd is het vergrendeld voor andere gebruikers.
Online overal
Omgekeerd willen sommige mensen ook overal online zijn.
Als u bij een klant bent en een bepaald document nodig hebt, is het handig als u alle documenten in het systeem kunt vinden via de faciliteit voor documentbeheer. Sommige systemen bieden toegang tot documenten op tablets en mobiele telefoons, zodat u overal toegang hebt.
Sjablonenverzameling
We hebben al veel gezegd over het produceren van documenten. De meeste bedrijven hebben daarvoor een verzameling sjablonen.
Advocaten produceren vaak documenten die lijken op iets dat al eerder is gemaakt, dus het is erg handig om een verzameling documentprototypes te hebben voor verschillende soorten zaakverwerking – dat wil zeggen, een verzameling sjablonen.
Documentsystemen kunnen de verzameling sjablonen meestal niet beheren op de manier waarop advocaten ze moeten gebruiken, maar het helpt toch als het systeem met documentsjablonen kan werken.
Vrije tekst zoeken en tags
Dat het documentensysteem sjablonen ondersteunt, is één ding. Een ander ding is dat, wanneer u van een sjabloon bent uitgegaan en deze aan een specifieke klant hebt aangepast, het onvermijdelijk is dat u een jaar later een vergelijkbaar geval krijgt en denkt: “Wat hebben we de vorige keer precies gedaan? Het is dan een echte zegen om eerdere documenten op een efficiënte manier terug te kunnen vinden.
Zoeken in vrije tekst is hier echt belangrijk. Als de documenten op een bestandsserver zijn opgeslagen, is zoeken erg omslachtig, maar veel documentbeheersystemen maken het gemakkelijker. Documenten kunnen ook verrijkt worden met metadata.
Als u alle relevante tags aan uw documenten toevoegt, wordt het veel gemakkelijker om later de juiste documenten terug te vinden.
Ingebouwde tekstverwerker
Bij het invoeren van een documentbeheersysteem moet u ook rekening houden met het volgende:
Kan de andere partij het document lezen en bewerken?
Om te beginnen vereist dit dat de andere partij toegang heeft tot de tekstverwerkingssoftware waarin het document is gemaakt. Als we Word gebruiken, wat doen we dan als we moeten samenwerken met iemand die Word niet heeft? Het is erg irritant als het Word-document terugkomt van iemand die het in OpenOffice heeft bewerkt, en alles er plotseling vreemd uitziet.
De oplossing is dat sommige documentbeheersystemen de bewerkingssoftware ingebouwd hebben. Als u bijvoorbeeld SharePoint gebruikt als uw documentbeheersysteem, dan bevat het ook Word in het klantenportaal, zodat de andere partij Word niet zelf geïnstalleerd hoeft te hebben om te kunnen lezen en bewerken.
Dit is vooral handig voor advocaten met privécliënten, van wie misschien niet verwacht kan worden dat ze allemaal toegang tot Word hebben.
Wilt u meer weten?
Wij hebben negen goede dingen gepresenteerd die advocaten zouden moeten eisen van een oplossing voor documentbeheer. In de kern draait het allemaal om de mogelijkheid om eenvoudig documenten uit te wisselen en te bewerken. Om te voorkomen dat uw werknemers zelf creatief worden met Dropbox of Google Drive, is het zinvol om een goede oplossing voor documentbeheer te bieden.
We hopen dat u zich nu geïnspireerd voelt om te beoordelen op welk niveau de ambities van uw advocatenkantoor op het gebied van documentbeheer moeten liggen. En welke eisen u moet stellen.
Als u wilt weten hoe wij bij Abakion documentbeheer met SharePoint voor Abakion Legal aanpakken, bel ons dan op 70 23 23 17 of schrijf naar mijn collega Tom de la Cour op tdc@abakion.com.