Naleving en wettelijke vereisten

Met Abakion Legal krijgt u een Cloud-gebaseerde Software-as-a-Service oplossing die wordt beheerd door Microsoft in hun eigen datacenter.

Dit is een belangrijk aspect, omdat Microsoft een zeer groot deel van de verantwoordelijkheid voor zowel beveiliging als naleving op zich neemt. Natuurlijk krijgt u een oplossing die voldoet aan de huidige wettelijke vereisten – en omdat het een Software-as-a-Service oplossing is, garanderen Microsoft en Abakion samen dat uw oplossing ook in de toekomst aan de wettelijke vereisten zal voldoen.

Wettelijke vereisten

Abakion Legal is geverifieerd door Microsoft, wat garandeert dat de oplossing voldoet aan de eisen en normen van Microsoft. Microsoft biedt Abakion Legal aan in hun app store, Microsoft AppSource.

U zult merken dat uw Abakion Legal oplossing altijd up-to-date is en dat er voortdurend nieuwe functies in de oplossing beschikbaar komen – zonder dat u daar iets aan hoeft te doen en zonder dat het u downtime kost.

Microsoft brengt regelmatig updates uit voor Dynamics 365 Business Centralwaarin de oplossing Abakion Legal is ingebouwd. En natuurlijk volgt Abakion dit voorbeeld en brengt nieuwe versies uit die gebruik maken van de nieuwe mogelijkheden in de Microsoft oplossing.

Naast de constante levering van nieuwe functies in uw Business Central oplossing, zult u merken dat Abakion Legal de praktijkgerelateerde onderdelen van de oplossing altijd up-to-date en compliant houdt. U hoeft nooit lang te wachten op updates en u krijgt ze volledig automatisch.

Beveiliging

De Microsoft Dynamics 365 oplossing draait in het datacenter van Microsoft, een van de veiligste omgevingen in de IT, zowel wat betreft betrouwbaarheid als beveiliging tegen hacken.

U hoeft het niet langer te doen met alleen uw parttime IT-personeel. Met Abakion Legal hebt u ook Microsofts leger van beveiligingsexperts achter de hand, die voortdurend de beveiliging van uw systeem bewaken.

Microsoft neemt niet alleen een groot deel van de verantwoordelijkheid voor de beveiliging op zich, maar u hebt ook de mogelijkheid om zelf te kiezen hoeveel beveiliging u wilt inschakelen. Dit omvat onder andere multifactor-authenticatie, wat betekent dat u alleen toegang tot het systeem kunt krijgen via een wachtwoord en een app van uw eigen telefoon.

U kunt ook zelf kiezen of het systeem een extra beveiligingslaag op uw e-mail activeert, zodat e-mails met bijlagen altijd door een veiligheidscontrole worden gehaald voordat ze door het systeem worden toegelaten.

Natuurlijk volgt de Abakion Legal oplossing de normen voor wachtwoordbeleid van Microsoft, wat betekent dat u automatisch wordt gevraagd om uw wachtwoord vaak te wijzigen.

Om de beveiliging van uw Microsoft Dynamics 365 oplossing te verbeteren, heeft u met Abakion Legal ook de mogelijkheid om uw gebruikersrechten aan te passen, zodat zaken tot op gebruikersniveau als geheim kunnen worden geclassificeerd, zodat de vertrouwelijkheid van individuele zaken te allen tijde gehandhaafd blijft.

Om de vertrouwelijkheid van individuele gevallen te waarborgen, is het natuurlijk ook mogelijk om activiteiten bij te houden, zodat u altijd op de hoogte bent van wie welke klanten heeft bekeken, wie documenten heeft bewerkt of op systemen heeft ingelogd, enz.

Intake cliënt/materie

Het aanmaken van nieuwe cliënten, zaken en partijen brengt taken met zich mee zoals anti-witwas, compliance, GDPR en belangenverstrengeling controles – en dit gaat vaak door veel te veel handen in een advocatenkantoor. Het is tijdrovend, en de kwaliteit wordt niet gewaarborgd of goed opgevolgd.

Met Abakion Legal kunt u uw cliënt/materie intakeprocessen systematiseren en hulp krijgen bij het consistent vastleggen, valideren, opvolgen en bewaken van de status van de afzonderlijke stappen die in de processen moeten worden uitgevoerd – en dat zonder degenen die de follow-up moeten doen het leven zuur te maken, want zij worden door de processen geleid en zullen worden geholpen om alles te onthouden.

Om u te helpen bij de naleving biedt Abakion Legal stapsgewijze handleidingen die u zullen helpen bij alle registraties die relevant zijn voor de naleving, en er zijn zelfs sjablonen voor verschillende soorten klanten om het werk gemakkelijker te maken.

Het verstrekken van de meest essentiële informatie om een zaak aan te maken moet snel en gemakkelijk gaan, maar het moet ook veilig zijn. Uw Abakion Legal oplossing zorgt er daarom ook voor dat u de juiste documentatie hebt over wie wat heeft gedaan in welke zaken, zodat u altijd aan uw compliance verplichtingen voldoet.

GDPR-naleving

Abakion Legal helpt u te voldoen aan de GDPR-vereisten.

Zonder twijfel heeft de General Data Protection Regulation of GDPR van de EU een grote invloed op het toezicht op en de verwerking van persoonlijke gegevens door uw bedrijf.

Geschrapte gevallen

Wij geven u een lijst met gevallen waarin de meest recente activiteit langer dan een bepaalde tijd geleden was. Met “activiteit” bedoelen we hier tijdregistratie, documentbeheer, facturatie of archivering. Op deze manier kunt u gemakkelijk bijhouden welke cases uit uw systeem verwijderd kunnen worden, zodat u geen gegevens opslaat die te oud zijn.

Partijen rijp voor verwijdering

Wij geven u ook een lijst met partijen die gedurende een bepaalde tijd niet betrokken zijn geweest bij een zaak met activiteiten. Met deze lijst kunt u gemakkelijk gegevens van inactieve partijen wissen.

Verzoek om toegang

Met deze functie kunt u alle persoonlijke gegevens en documenten met betrekking tot een bepaalde persoon exporteren. Met deze functie kan uw bedrijf eenvoudig voldoen aan de GDPR-transparantie- en privacyvereisten, zodat u een bepaalde persoon eenvoudig een overzicht kunt geven van de gegevens die u hebt verzameld op .

Verzoek om verwijdering

U krijgt ook een functie waarmee u gegevens over een individu kunt verwijderen of anonimiseren. Met deze functie kunt u bepalen welke gegevens moeten worden verwijderd en welke moeten worden geanonimiseerd. Deze functie helpt u om te voldoen aan de GDPR-privacyvereiste waarin staat dat mensen het recht hebben om hun gegevens te laten verwijderen.

Uw overeenkomst voor gegevensverwerking

Als onze klant krijgt u een gegevensverwerkingsovereenkomst en een gegevenssubverwerkingsovereenkomst van Microsoft, voor degenen onder u die hosting in Azure hebben. Een volledige inventaris van de persoonlijke gegevens waartoe wij toegang hebben in het systeem van uw bedrijf zal als bijlage worden toegevoegd.

Uw bedrijf is natuurlijk van harte welkom om deze inventaris te gebruiken in uw eigen reis naar GDPR-compliance.

Moet u uw gegevensbeveiliging verbeteren?

Naast de GDPR-functies van Abakion Legal hebben we een aantal add-ons ontwikkeld die u kunt aanschaffen als u de gegevensbeveiliging van uw bedrijf wilt verbeteren.

Multi-factor verificatie

Dit product biedt extra beveiliging wanneer u inlogt op een extern bureaublad.

SecureMail

Met deze oplossing van FuseMail kunt u gemakkelijker beveiligde e-mails verzenden en ontvangen.

Klantenportaal

Met het klantenportaal kunt u veilig documenten uitwisselen met uw klanten.

TALK TO A HUMAN

Ask a question and talk to
Christian Solon
about your needs.

Phone +45 53 75 40 19 | sol@abakion.com