kunt gebruiken met APPS
ACCOUNTING

Business Central expert
Dit is #8 van 8 artikels over hoe u uw hele bedrijf kunt verzekeren met BUSINESS CENTRAL
– zonder klantenextensies
– alleen met APPS
Vervul al uw behoeften voor het beheren van ACCOUNTING en BUSINESS INTELLIGENCE in BUSINESS CENTRAL.
In dit artikel leggen we uit wat u nodig hebt, hoe u aanpassingen vermijdt en welke APPS u moet gebruiken.
Boekhouding is een gebied waar Business Central erg goed in is. ERP begon als boekhoudsystemen, dus boekhouding en financiën zijn functioneel goed gedekt in ERP-systemen in het algemeen.
Maar er is ook “rapportering” in de vorm van Business Intelligence, wat een groot onderwerp is op de financiële afdeling, en dan zijn er nog enkele speciale gebieden waarvoor we extra oplossingen nodig hebben. En dan willen we ook nog een standaard rekeningstelsel gebruiken – maar daar komen we later nog op terug.
Business Intelligence
Rapportage gaat over het visualiseren van gegevens en het creëren van inzicht in de gang van zaken in het bedrijf. Om over gegevens te kunnen beschikken, zijn dimensies belangrijk in Business Central.
Dimensies zijn de extra attributen die we op records kunnen zetten, en financiële mensen hebben altijd graag veel dimensies omdat ze dan veel gegevens hebben, terwijl andere werknemers in de organisatie meestal niet van dimensies houden omdat het betekent dat ze meer gegevens moeten registreren.
De vraag is hoe we ons bedrijf willen meten. Als we naar acht landen exporteren, dan moeten we één account aanmaken met een landen-dimensie met acht opties – in plaats van acht aparte accounts. Dit biedt betere rapportagemogelijkheden – en een rekeningstelsel dat gemakkelijker te onderhouden is. Voeg dimensies toe in plaats van accounts als rapportage nodig is.
Business Intelligence en rapportage in ERP-oplossingen heeft de afgelopen jaren een ongelooflijk lange weg afgelegd, vooral in de wereld van Microsoft.
Vroeger was het duur om gegevens uit ERP te exporteren en rapporten in externe BI-systemen te maken. In veel rapportagebehoeften werd daarom voorzien door aangepaste rapporten binnen het ERP-systeem te ontwikkelen, en ook al was het duur, het was nog steeds goedkoper dan een ‘echt’ BI-systeem.
Tegenwoordig zijn basis BI-systemen goedkoop en kunnen we kant-en-klare sjablonen krijgen voor onze ERP-gegevens. Het gebruik van een BI-sjabloon is goedkoper dan het ontwikkelen van een aangepast rapport in Business Central, en het is veel flexibeler en nuttiger.

Sjabloon voor rekeningen
Dat brengt ons bij het rekeningstelsel. We willen graag een eenvoudig rekeningstelsel, zodat het gemakkelijk te onderhouden is. Een eenvoudig, op sjablonen gebaseerd rekeningstelsel maakt het ook eenvoudiger om nieuwe apps te gebruiken.
De meeste bedrijven willen instinctief doorgaan met hun oude rekeningstelsel. De meeste mensen denken dat ze geen sjabloon voor een rekeningstelsel kunnen gebruiken. Maar als ze naar de details kijken en vergelijken met hun oude rekeningstelsel, ziet de overgrote meerderheid in dat ze gemakkelijk een sjabloon voor een rekeningstelsel kunnen gebruiken.
En het biedt het voordeel dat er veel minder configuratiewerk is, minder onderhoud, betere rapportagemogelijkheden en het is gemakkelijker om nieuwe Apps te gebruiken.
» Rekeningschema sjabloon
De boekhoudafdeling heeft ook een aantal extra oplossingen nodig die het dagelijks leven gemakkelijker maken. Dit zijn de oplossingen die we in het spel willen brengen:




BEDRIJFSINFORMATIE
KPI’s en rapportage
Wat moet een CFO uit een ERP-oplossing halen? Natuurlijk moet er een boekhouding worden bijgehouden, en dat is een fundamenteel onderdeel van ERP.
De financiële module in de ERP-oplossing is eigenlijk niet iets waar veel tijd aan wordt besteed wanneer een ERP-oplossing wordt geïmplementeerd. Bedrijven hebben veel expertise en ervaring op dit gebied.
Veel CFO’s zien de ERP-oplossing als een database die de gegevens levert om het inzicht te onderbouwen dat ze toepassen bij het beheren van het bedrijf. Daarom zien wij rapportage en business intelligence als een van de belangrijkste onderwerpen binnen Finance.
Het begint echter allemaal met de bedrijfsdoelstellingen die we willen nastreven. Als we kunnen zeggen volgens welke KPI’s we het bedrijf leiden, weten we ook welke gegevens in de IT-oplossingen geregistreerd moeten worden en wat dit van het ERP-systeem vraagt.
Veel mensen vergeten wat het management wil vanuit het oogpunt van de toeleveringsketen. We willen onze organisatie vanuit meerdere perspectieven bekijken, niet alleen vanuit financieel oogpunt.
Als het voor de tevredenheid van onze klanten belangrijk is dat hun bestellingen snel worden verzonden, moeten we uitzoeken hoe we onze afhandelingstijd kunnen meten.
Als we metingen willen doen van onze toeleveringsketen en ons serviceniveau of onze voorraadbindingen willen bewaken, moeten we beginnen in de productieomgeving en het magazijn, en kijken hoe we deze metingen het beste kunnen verzamelen – en vervolgens bekijken hoe dit in de financiële module moet worden weergegeven.
Hoe meer we onze toeleveringsketen en onze organisatie holistisch kunnen bekijken – in plaats van alles alleen maar vanuit het standpunt van de financiële afdeling te bekijken, uit jarenlange gewoonte – hoe gerichter en waardecreatiever onze rapportage zal zijn.
Wij geloven dat een CFO toekomstgericht moet zijn en de rest van de organisatie moet voorzien van inzichten en kansen. De financiële afdeling mag niet op haar gegevens blijven zitten; ze moet de gegevens activeren door ze door de organisatie te sturen naar de mensen die kunnen handelen op basis van de inzichten die ze opleveren.
Power BI
Business Intelligence (BI) was vroeger erg moeilijk, en nu is het opeens iets dat gebruikers zelf kunnen instellen. Ze kunnen gegevens uit allerlei bronnen verzamelen, hun eigen dashboards opzetten en deze gemakkelijk delen met al hun collega’s op verschillende apparaten.
Microsoft is op dit gebied echt in de versnelling gegaan met hun Power BI.
We zullen de komende jaren meer van deze trend zien. Het is nu al eenvoudig om gegevens uit meerdere bronnen te verzamelen en met elkaar in verband te brengen – en de BI-oefening gaat niet langer over wat het ERP-systeem kan uitwerken, maar hoe we de onderlinge samenhang tussen gegevens uit ERP en alle andere gegevens in ons bedrijf kunnen begrijpen.
We moeten ervoor zorgen dat gegevens gemakkelijk te relateren zijn – door ze in verschillende systemen en databases dezelfde namen en dezelfde structuur te geven.
Uiteindelijk gaat het erom gegevens om te zetten in inzicht – in plaats van energie te steken in het overwinnen van technische obstakels.

REKENINGSTELSEL
Boekhouding is de kern van een ERP-systeem. Alle ERP-systemen zijn ooit begonnen als financiële systemen. En omdat het de kern van het ERP-systeem is, infecteert een slecht rekeningstelsel allerlei andere zaken met zijn kwalen.
Beheersbehoeften in het rekeningstelsel
Veel bedrijven verwerken de behoeften van het management instinctief in hun financiële systemen. Ze maken bijvoorbeeld veel rekeningen aan om gedetailleerde rapporten te kunnen maken.
Dit is geen goed idee. ERP-systemen hebben intelligentere manieren om management- en rapportagebehoeften te ondersteunen. Het is al tientallen jaren mogelijk om met dimensies te werken, waardoor het niet meer nodig is om voor alles rekeningen aan te maken.
We willen een eenvoudig, begrijpelijker rekeningstelsel met de mogelijkheid om filters te gebruiken voor gegevensbehoeften – of gewoon om de rapportage te verplaatsen naar een compleet ander systeem waar gegevens op een slimmere manier kunnen worden geëxtraheerd.
Dus… in plaats van alle complexiteit in het rekeningstelsel in te bouwen en al onze rapportages rechtstreeks vanuit de financiële module te doen… kunnen we andere hulpmiddelen gebruiken voor eenvoudigere, meer grafische rapportages, en zo de structuur van de financiële gegevens veel eenvoudiger houden.
In plaats van 100 kostenrekeningen te hebben voor allerlei doeleinden… hebben we nu een handvol kostenrekeningen en kunnen we filters gebruiken om de informatie te vinden die we willen.
We moeten vanaf het begin goed nadenken over het rekeningstelsel en de dimensionering, omdat dit later niet gemakkelijk te veranderen is.
Het is de rapportage die echt bepaalt hoe alles opgezet moet worden. We moeten duidelijk zijn over wat we willen meten en hoe de dimensionering dit zal ondersteunen.
Sjabloon voor rekeningstelsel
We willen nog een stap verder gaan. We willen een gestandaardiseerde sjabloon voor het rekeningstelsel gebruiken in plaats van de oude aangepaste sjabloon.
Alle bedrijven kunnen zich conformeren aan een sjabloon voor het rekeningstelsel, maar de eerste reactie is vaak weerstand.
We hebben jarenlang gewerkt aan de consolidatie van een gestandaardiseerd rekeningstelsel. Het brengt de input en de behoeften van een groot aantal bedrijven samen. Het is gebaseerd op de contributiemethode en is relatief eenvoudig, maar toch redelijk gedetailleerd zonder al te veel rekeningen.
De meeste bedrijven erkennen dat de sjabloon echt aan hun behoeften voldoet, zodra ze de details gaan bekijken en vergelijken met hun oude rekeningstelsel.
Nu komen we bij het voordeel van het gebruik van een standaard.
Configuratie vermijden
Wanneer we een ERP-systeem in gebruik nemen, of het nu een nieuw systeem is of dat we een oude Dynamics NAV of iets dergelijks hebben geüpgraded, moet de leverancier een heleboel parameters configureren.
Natuurlijk moeten alle functies en modules in het ERP-systeem weten hoe ze in de financiële module moeten boeken. Deze configuratie is lastig, want als we bijvoorbeeld 100 omzetrekeningen hebben, moeten er 100 verschillende boekingsregels worden ingesteld.
U kunt vaak honderden uren besparen doordat u geen magazijnbeheer, intercompany, productie, inkoop, enz. hoeft op te zetten.
Het mooie is dat een sjabloon ons er niet van weerhoudt om er bovenop te bouwen. We kunnen gemakkelijk extra accounts toevoegen en de complexiteit vergroten als dat zinvol is.