BI stelt organisatorische eisen aan uw advocatenkantoor

Als u Business Intelligence gaat gebruiken, stelt dat bepaalde eisen aan uw advocatenkantoor. Dit heeft niet alleen met technologie te maken, maar ook met organisatie. Jacob onderzoekt hier de factoren waarop u zich moet richten in de voor en na scenario’s – en geeft u een aantal do’s en don’ts.

Geschreven door Jacob Sanchez Garcia, Consultant Business Intelligence, Abakion

BI stelt eisen aan uw organisatie

Een Business Intelligence (BI)-oplossing biedt veel mogelijkheden om gegevens goed te gebruiken en bedrijfsinzichten te verwerven die u kunnen helpen om betere beslissingen te nemen, processen te optimaliseren en innovatie te genereren. Hoeveel voordeel u echter uit BI kunt halen, hangt af van de manier waarop de BI-oplossing wordt geïmplementeerd en gebruikt.

BI is meer dan alleen de technische implementatie van de oplossing. Het stelt ook bepaalde eisen aan uw organisatie.

Om het potentieel te realiseren en de volledige waarde uit BI te halen, moet de tool niet alleen gezien worden als een nieuw technisch snufje, maar eerder als een dynamisch, bedrijfsgedreven project dat naast bepaalde technologie en gegevens ook uw organisatie, werknemers en workflows omvat – en dat in principe geen vervaldatum heeft.

Dit houdt in dat u een gestructureerde aanpak moet hanteren en een duidelijke strategie moet bepalen.

In grote lijnen kan het proces verdeeld worden in wat er voor en na de feitelijke technische implementatie van de BI-oplossing gebeurt. Hieronder vindt u een overzicht van de essentiële factoren die het voordeel van een BI-oplossing kunnen beïnvloeden.

Voor

Stel een duidelijke strategie en een stappenplan op voor het BI-project. U kunt proberen de volgende vragen te beantwoorden:

  • Wat wilt u bereiken met BI? Wat is het doel?
  • Hoe past het in uw algemene bedrijfsstrategie?
  • Wie zijn de belanghebbenden, d.w.z. wie is de projecteigenaar en wie zijn de gebruikers?
  • Hoe kan de gebruikersadoptie van het project in de organisatie worden gewaarborgd?
  • Welke informatie en gegevens moeten in de BI worden opgenomen, en waarom?
  • Welke statistieken en KPI’s zijn belangrijk voor u?
  • Hoe gaat u meten of uw doelstellingen en KPI’s worden gehaald? En hoe wordt dat opgevolgd?
  • Welke stappen moet u nemen om de BI-implementatie tot een succes te maken, en wanneer?

Een andere goede tip is om relevante (sleutel)personen aan te wijzen die de BI-oplossing gaan gebruiken en hen vanaf het begin en gedurende het hele proces bij het project te betrekken.

Na

Met een goede strategie en een stappenplan voor de uitrol van het BI-project is de basis gelegd om na de technische implementatie de vruchten te plukken van BI. Dan komt het niet minder belangrijke deel van de introductie, adoptie en ontwikkeling.

Zelfs de meest complete en geavanceerde BI-oplossing is waardeloos als deze niet in de organisatie wordt toegepast en gebruikt.

De ervaring leert dat gebruikersadoptie vaak een van de grootste uitdagingen is bij BI-projecten – en helaas is het vaak een oorzaak van het mislukken of niet voldoen aan de verwachtingen van het project. Dit onderdeel mag daarom niet onderschat worden.

Gebruikersadoptie kan verzekerd worden door middel van introductiecursussen, workshops, evaluaties, follow-up en verdere ontwikkeling. Het kan in dit proces nuttig zijn om terug te keren naar de oorspronkelijke doelstellingen en de rationale voor het BI-project en om gebruikers, en uzelf, te herinneren aan de problemen die BI moest oplossen.

Zoals bij wijze van inleiding al werd vermeld, is een BI-project een dynamische entiteit zonder vervaldatum. In principe is het een iteratief proces dat bestaat uit de bekende fasen die vaak beschreven worden als: Leren – Itereren – Doen.

Met andere woorden, BI is niet gewoon iets dat u koopt, vervolgens op een knop drukt en dan is alles in orde. Zie BI als een langetermijninvestering en een dynamisch proces dat u voortdurend ontwikkelt, aanpast en verfijnt zodat het altijd gelijke tred houdt met uw bedrijf. Het is daarom ook belangrijk om vanaf het begin te beseffen dat u in de loop van de tijd wijzigingen nodig zult hebben om het best mogelijke bedrijfsvoordeel te behalen.

Met die erkenning en die aanpak kunt u voorkomen dat de ontwikkeling, en daarmee het BI-project, stagneert.

Do’s en don’ts

Hoewel het gemakkelijk is om met Business Intelligence aan de slag te gaan, zijn er verschillende dingen die uw succes met BI en het rendement dat het oplevert, zullen beïnvloeden. Hieronder vindt u enkele algemene regels over hoe u een BI-project wel en niet moet aanpakken.

Doen

  • Identificeer en definieer uw rapportagebehoeften. Wat wilt u bereiken?
  • Breng een proces in kaart voor de implementatie en uitrol in het bedrijf.
  • Betrek de eindgebruikers erbij en bereid ze voor.
  • Wijs een “eigenaar van het rapport” aan. Wie is verantwoordelijk voor de inhoud?
  • Gebruik het hulpmiddel.

Wat niet te doen

  • Doe niet wat u gewoonlijk doet. Ontdoe u van Excel-spreadsheets die her en der op lokale pc’s staan.
  • Prop rapporten niet vol met cijfers en grafieken. Het wordt rommelig en onhandelbaar, en de boodschap gaat verloren. Minder is meer.
  • Zet uw rationele, kritische verstand niet opzij. Stel altijd vragen over uw gegevens.

Meer zien

Als u de BI-oplossing van Abakion voor advocatenkantoren wilt bekijken, kunt u meer informatie vinden op onze website (in het Deens). Wij hebben een BI-oplossing gecreëerd die speciaal voor advocaten is ontworpen, out of the box werkt en direct in gebruik kan worden genomen. Het structureren van gegevens en het ontwikkelen van rapporten en visualisaties is al klaar, en u kunt direct in de cijfers duiken om nieuwe inzichten in uw bedrijf te krijgen.

Onze BI-oplossing omvat zowel financiële als zaakrapportages. Naast een aantal standaardrapporten beschikt u over een compleet gegevensmodel, zodat u uw eigen rapporten en analyses kunt opzetten.