Bekijk wat advocatenkantoren in de toekomst van hun IT nodig zullen hebben

Abakion nodigde een aantal van de grootste advocatenkantoren van Denemarken uit voor een IT-inspiratiebijeenkomst om inzicht te krijgen in de ambities van advocaten voor hun IT, zowel nu als in de toekomst.

De praktijken die aanwezig waren, lopen voorop in de technologische ontwikkelingen en hebben zeer specifieke eisen en uitdagingen op IT-gebied, met name op het gebied van urenregistratie, facturering en rapportage. U kunt hier over hen lezen.

Verschillende grote advocatenkantoren namen deel aan het gesprek van de dag, dat plaatsvond in het Vibenshuset in Kopenhagen.

De aanwezige praktijken waren onder andere Bech-Bruun, Bruun og Hjejle, Dahl, Kammeradvokaten, Kirk Larsen, Ascanius en Plesner.

De dag had een toekomstgericht thema dat draaide om het intern en extern delen van documenten, factuurcontrole en de vraag of de complexe processen van urenregistratie, facturatie en rapportage in een hogere versnelling kunnen worden gezet.

Onderwerpen die in het dagelijkse juridische werk een grote rol spelen.

De sessie werd afgetrapt door vertegenwoordigers van Microsoft, die om twee redenen aanwezig waren: om de verbeteringen in de aprilversie van Dynamics 365 te presenteren en om te horen over de uitdagingen voor de juridische sector, zodat zij daar rekening mee konden houden.

De overstap naar door de klant bepaalde rapportage

Toen vertegenwoordigers van de verschillende advocatenkantoren het woord namen, was er consensus over het feit dat het facturatieproces nog steeds veel tijd in beslag neemt – zelfs bij bedrijven die het proces al hebben geautomatiseerd.

Er komt nog steeds te veel handmatig werk kijken bij het factureren. En dat terwijl de grote advocatenkantoren de technologische ontwikkelingen hebben bijgehouden en het proces al lang geleden hebben versneld.

Systemen kunnen meestal niet alle speciale vereisten ondersteunen die bij een klantcontract horen, omdat ze de nodige flexibiliteit missen.

Steeds meer advocaten merken inderdaad dat cliënten steeds meer eisen stellen aan facturering en rapportage, inclusief prijs- en kortingsstructuren en verschillende soorten gestaffelde kortingen. Dit kan allemaal moeilijk te verwerken zijn in het systeem.

De uitdaging ontstaat dus omdat deze dingen vaak handmatig moeten worden beheerd.

Om dezelfde reden is een van de dingen waar advocatenkantoren vaak om vragen een dynamischer systeem met meer flexibiliteit en de mogelijkheid om urenregistraties, specificaties, enz. te bewerken en aan te passen terwijl u bezig bent.

Een van de redenen hiervoor is dat een standaard voor hoe facturen eruit moeten zien niet meer zomaar kan worden geproduceerd.

Dit betekent dat advocaten flexibele systemen nodig hebben om hun factureringsprocessen te automatiseren en tegelijkertijd tegemoet te komen aan de IT-systemen en rapportagevereisten van hun cliënten. De overheersende consensus was dat het daarom niet mogelijk is om één enkele systeembrede methode te gebruiken.

Er moeten verschillende methoden worden gebruikt om aan de vele eisen van klanten te voldoen.

Als organisatie wilt u dus misschien de efficiëntie verbeteren door uw processen te standaardiseren en de best mogelijke doorstroming en uniformiteit in het systeem op te nemen. Maar zolang u de stroomafwaartse systemen van cliënten moet accommoderen, moeten de systemen van advocaten het hele spectrum kunnen bestrijken.

De concurrentieparameter voor elke advocatenpraktijk is immers het vermogen om een totaalpakket aan de klant te leveren.

Fouten en discrepanties in tijdsregistraties

De achilleshiel van advocaten wordt vaak geassocieerd met tijdregistratie. Dit werd duidelijk tijdens de vergadering.

Tijdregistratie moet snel en gemakkelijk zijn. Maar het moet ook correct en grondig zijn, zodat er geen corrigerende maatregelen nodig zijn.

In een drukke werkdag, wanneer dingen vaak in een haast worden gedaan, maken mensen foute registraties en boekingen die logisch zijn voor de persoon die ze maakt, maar niet altijd voor anderen binnen of buiten de organisatie.

Dit is een probleem.

Het kost te veel tijd aan de andere kant, wanneer de boekingen moeten worden gebruikt voor facturering en rapportage.

Het is inefficiënt – en het is een gedragsuitdaging waar rekening mee moet worden gehouden.

Het stelt eisen aan de workflows die de advocaten helpen om verkeerde registraties zo vroeg mogelijk in het proces te vinden. Want als de tijdregistratie correct is en in het algemeen aan de eisen van de klant voldoet, kunnen de advocaten zich concentreren op het juridische werk – wat ze willen doen en waar ze het beste in zijn.

Daarom is het belangrijk dat iedereen zich bewust is van de problemen.

Maar de kwalitatieve beoordeling van wanneer een zaak wel of niet klaar is voor facturering is niet alleen een kwestie van het invoeren van een aantal interne workflows binnen de organisatie. Het gaat er ook om dat u het screeningsproces in het systeem kunt inbouwen, zodat er zo min mogelijk tijd wordt verspild aan facturering.

Een digitale leermiddelendoos, alstublieft

Op dit moment hebben we dus te maken met zowel processen als systemen die het gewenste gedrag slechts gedeeltelijk ondersteunen.

De manier waarop we momenteel tijdsregistratie begrijpen, moet daarom op de helling.

Het gaat er ook om dat het personeel gemakkelijk de informatie kan doorgeven die ze hebben, wanneer ze die hebben, wanneer die beschikbaar is en waarde kan toevoegen aan het proces dat verder gaat. Er werd daarom ook gepleit voor een digitale workflow die het proces verder kan helpen in plaats van het te stoppen.

Voorbeelden van dergelijke informatie kunnen zijn: wie is de juiste ontvanger van de factuur? Wanneer moet de klant gefactureerd worden? Welke korting moet worden gegeven? Wanneer wordt het budget overschreden?

Een systeem dat een dergelijke factureringsworkflow kan aansturen, staat hoog op het verlanglijstje van advocatenkantoren om de follow-up zo efficiënt mogelijk te maken.

De vraag is dus of een geautomatiseerd factureringsproces wel haalbaar is.

De advocatenkantoren waren het er algemeen over eens dat dit het geval is. Maar het vereist dat we out of the box denken en rekening houden met het gedragsaspect.

De oplossing voor de advocatenpraktijk van de toekomst

Om het best mogelijke facturatieproces te ondersteunen, moeten tijdregistratie, facturatie en rapportage als één traject worden beschouwd.

Momenteel zijn er echter te veel storende factoren die de efficiëntie van de gewenste workflow in de weg staan.

Sommige advocatenkantoren hebben het proces in de mate van het mogelijke geautomatiseerd – maar er is nog ruimte voor verbetering. De efficiëntie van het facturatieproces hangt samen met de noodzaak om aan de eisen van de klant te kunnen voldoen en tegelijkertijd over systemen te beschikken die de gewenste facturatiestroom ondersteunen.

Of machine learning, cognitieve diensten en AI in de toekomst in staat zullen zijn om in de behoeften van advocatenkantoren te voorzien op basis van de dingen die advocaten doen, zal alleen de tijd leren.

Ondertussen kunt u meer lezen over Abakion Legal, een oplossing voor advocatenkantoren die gebaseerd is op de nieuwste versies van Microsoft Dynamics 365 en SharePoint.