kunt gebruiken met APPS
BEHEER VAN STAMGEGEVENS

Business Central expert
Dit is #1 van 8 artikels over hoe u uw hele bedrijf kunt verzekeren met BUSINESS CENTRAL
– zonder klantenextensies
– alleen met APPS
Vervul al uw behoeften op het gebied van MASTER DATA MANAGEMENT in BUSINESS CENTRAL. In dit artikel leggen wij uit wat u nodig hebt, hoe u aanpassingen vermijdt en welke APPS u moet gebruiken.
Wat zijn stamgegevens?
Alle ERP-systemen hebben tabellen om gegevens over artikelen, klanten en leveranciers op te slaan. De uitdaging is dat verschillende bedrijven verschillende gegevensvereisten hebben, wat vaak leidt tot het aanmaken van veel nieuwe velden.
Iedereen heeft extra velden nodig om stamgegevens over hun artikelen op te slaan, zoals kleur, hoogte, elektrische weerstand, dikte, hardheid, enz. Sommige bedrijven schaffen zelfstandige, gespecialiseerde Product Information Management (PIM)-systemen aan, die vervolgens met het ERP-systeem geïntegreerd moeten worden.
Stamgegevens kunnen ook stukjes tekst over het artikel zijn die op de website of de e-commerce webshop worden weergegeven. Of we willen artikelstamgegevens op de factuur zetten – of productomschrijvingen voor op de schapetiketten in de winkel.
Stamgegevens kunnen ook bestanden zijn, zoals gebruikershandleidingen, installatie- of assemblage-instructies, of productie-informatie, kwaliteitscontroledocumenten, enz.
Stamgegevens kunnen heel veel verschillende dingen zijn, en we willen dat ze beschikbaar zijn in Business Central, maar zonder aangepaste velden toe te voegen aan de artikelkaart.

Ook klanten en leveranciers
De noodzaak om stamgegevens te beheren geldt ook voor klanten en leveranciers. En we willen ook aangepaste velden op de klantenkaart en de leverancierskaart vermijden.
We kunnen een marktsegmentcode vastleggen voor klanten, ABC-classificaties, ketenrelaties, servicevereisten, eigendomsstructuren, enz. We hebben veel informatie over klanten en leveranciers, wat ook stamgegevens zijn.
Een traditioneel PIM-systeem richt zich alleen op artikelen. We merken steeds vaker dat bedrijven ook PIM-achtige gegevens willen over klanten en leveranciers – maar ook over andere entiteiten zoals serviceartikelen, serienummers, stuklijsten, enz. Wij moeten met stamgegevens over alles kunnen werken.

Er zijn verschillende behoeften binnen Master Data Management waar we rekening mee moeten houden.
Verrijking met stamgegevens
Eén daarvan is de mogelijkheid om te verrijken met nieuwe stamgegevens. We zouden graag onze eigen gegevensdimensies hebben, bijv. 20 nieuwe velden op de artikelkaart, of een PIM-systeem waarin we de artikelen kunnen verrijken met afbeeldingen en gegevens, of andere opties om metagegevens toe te voegen aan alle soorten records in het systeem.
We zijn gewend om met stamgegevens over artikelen te werken, maar we moeten ook stamgegevens over verkopers of klanten kunnen verwerken – of over artikelen met verschillende waarden afhankelijk van de verkoper.
Aangepaste attributen
We moeten ook aangepaste informatie of configuratie voor een verkooporder kunnen verwerken, zodat we stamgegevens aan een specifieke verkooporderregel kunnen toevoegen.
Het kan een bericht aan de productie zijn over wat er op het artikel gedrukt moet worden – of hoe het verpakt moet worden. Het kan ook informatie zijn dat we speciale voorwaarden hebben afgesproken voor retourzendingen, en die informatie moet worden afgedrukt op de verkooporder en op de afleverbon en factuur.
Dit is niet wat we verstaan onder “klassieke” artikelstamgegevens, maar dit zijn attributen die we moeten kunnen registreren op artikelen, bestellingen en opnemen in documenten.
Wij moeten stamgegevens en extra informatie kunnen toevoegen aan alles in Business Central. We willen bijvoorbeeld stamgegevens over serienummers kunnen registreren, zodat we kwaliteitscontroles kunnen uitvoeren. We kunnen stamgegevens ook gebruiken om productvarianten te beheren. Er zijn veel use cases waarbij we attributen kunnen toevoegen aan alles in Business Central.
» Stamgegevensstructuur
Stamgegevens op 3 niveaus
Het is niet voldoende om een veld aan de artikelkaart toe te voegen en er wat tekst in te schrijven. We hebben een 3-stappenstructuur in stamgegevens nodig om aan alle behoeften te voldoen:
- We moeten een veld kunnen toevoegen. Het zou bijvoorbeeld op een item met de naam “wieldiameter” kunnen staan.
- Dan kunnen we kiezen of de diameter in inches of cm is, en
- dan kunnen we kiezen dat de waarde 27,5 is. Het is geen gewone drop-down. Dit is wat men in Business Central lookup logica noemt, en als we dit niet in de master datastructuur hebben, lopen we tegen beperkingen aan.
Geïntegreerde stamgegevens
We hebben uniforme gegevens nodig, zodat gegevens dezelfde structuur en waarden hebben in alle bedrijven en systemen, bijv. ERP, CRM en webshop – in alle bedrijven van het bedrijf.
Dit wordt Unified Master Data genoemd. Als u bedrijven in twee landen hebt en intercompany gebruikt, heeft het geen zin als een bestelling mislukt omdat de klant in de twee bedrijven anders heet.
Sommige gegevens zijn gemeenschappelijk voor alle bedrijven – andere gegevens zijn uniek per bedrijf. We moeten kunnen bepalen waar gegevens eigendom van zijn en waar gegevens niet bijgewerkt mogen worden omdat ze ergens anders eigendom van zijn.
» Wereldwijde synchronisatie

Stamgegevens op documenten
Stamgegevens moeten op veel uitgaande documenten staan, en daarom moeten stamgegevens automatisch worden overgedragen tussen artikelen, klanten, verkopers, verkooporders en inkooporders. Wij noemen dit stamgegevens op documenten.
Als we een opmerking toevoegen aan een verkooporder, moet die opmerking naar de productieorder stromen (of naar het toeleveringsbedrijf via intercompany, als we deel uitmaken van een bedrijf met meerdere bedrijven), en wanneer de productieafdeling onderdelen voor de productie inkoopt, moet onze opmerking op de inkooporder verschijnen die naar de leverancier wordt gestuurd. Of wanneer wij een e-mail sturen met een factuur voor een artikel, moet de relevante gebruikershandleiding of documentatie voor het artikel automatisch worden bijgevoegd.
» Stamgegevens op documenten

Filteren
Als we 100.000 artikelen hebben en we hebben een klant aan de telefoon die zegt dat het een bepaalde kleur en een bepaalde maat moet zijn, dan moeten we kunnen filteren op de stamgegevens en de 14 artikelen zien die aan de criteria voldoen.
Onderhoud van gegevens
Wanneer een leverancier een nieuwe lijst met stamgegevens stuurt, willen wij deze gemakkelijk kunnen importeren in Business Central. Als we 1000 artikelen hebben met een bepaalde kleurcode, die in de nabije toekomst van naam zal veranderen, dan willen we een weergave met de 1000 artikelen kunnen maken en de naam van de kleur in massa kunnen bijwerken.
Eenvoudig onderhoud en massale updates zijn belangrijk wanneer we veel items hebben.
Beheersinstrumenten
Het is erg belangrijk om vanaf het begin een solide stamgegevensstructuur te creëren. Zodra we Business Central gaan gebruiken, is het moeilijk om de structuur te veranderen. Daarom is het het gemakkelijkst om een stamgegevensstructuur te introduceren bij het kiezen van een nieuw ERP-systeem of bij het upgraden.
Maar het is belangrijk dat de stamgegevensoplossing hulpmiddelen heeft om gegevens in bulk bij te werken en op te schonen. Als we een aangepast veld op de artikelkaart hebben dat we willen wijzigen in een stamgegevenskenmerk om van de aanpassingen af te komen, dan moeten we een bulkupdate kunnen uitvoeren die gegevens verplaatst van een aangepast veld naar de stamgegevensstructuur.
STAMGEGEVENSSTRUCTUUR
Sommige bedrijven vinden stamgegevens een veel grotere uitdaging dan andere. Als we een registratievereiste hebben, lijkt het eenvoudig om gewoon een nieuw veld aan te maken voor dat doel – en probleem opgelost.
Maar over het algemeen willen we Business Central niet vervuilen met nieuwe velden. Als u dat wel doet, creëert u onderhoudsuitdagingen, en helaas realiseren bedrijven zich dat vaak pas later in het proces. Laten we ze kort bekijken:
- Uiteindelijk zijn er zoveel velden dat mensen het overzicht verliezen, en verschillende afdelingen dezelfde informatie in hun eigen velden registreren.
- Alles moet worden bijgewerkt in ERP, in de online winkel (CMS) en ook in CRM (of het bestelsysteem).
- ERP-upgrades worden gecompliceerd door de vele aanpassingen die moeten worden gemigreerd.
Wij willen stamgegevens aanmaken en beheren zonder dat er aanpassingen nodig zijn in Business Central.
Op de traditionele manier zouden we honderden velden op de artikelkaart kunnen krijgen, die veel verschillende doelen dienen en waarvan er waarschijnlijk veel betrekking hebben op bepaalde artikelcategorieën.
Structuur stamgegevens
Wat hebben we aan een stamgegevensstructuur?
Coherente gegevens: We kunnen situaties oplossen waarin bijvoorbeeld de kleur van een artikel in veel velden op de artikelkaart staat. De kleurcode van de productie is RAL6005, terwijl in een ander veld staat dat een verkoper de kleur British Racing Green noemt. In een derde veld heeft Marketing echter ‘donkergroen’ geschreven voor de online shop, en in een vierde veld staat gewoon ‘groen’, omdat de kleur groen doorzoekbaar moet zijn.
Gestructureerde gegevens: Een ander typisch probleem is dat gegevens ongestructureerd zijn. De koper voert de kleur op het artikel in, en de één zegt ‘racing green’ terwijl de ander ‘British green’ zegt. Wat zoeken betreft, is het een nachtmerrie.
Als we gestructureerde gegevens gebruiken, zal de koper de kleur selecteren uit een vooraf gedefinieerde lijst, en alle keren dat de kleur voorkomt zullen dezelfde waarde hebben. Stamgegevens moeten zorgvuldig ontworpen en gestructureerd worden, zodat ze in de hele organisatie gebruikt kunnen worden.
Bulk bijwerken: Als we besluiten om de naam van de kleur te wijzigen, dan wijzigen we die slechts op één plaats, en vervolgens wordt die naam overal verspreid.
Zonder een functie voor bulkupdates wordt het bijwerken van veel gegevens meestal uitgevoerd door een consultant in te huren die een batchtaak kan instellen om de gegevens te bewerken.
Views, filters en sorteren
We hebben ook goede hulpmiddelen nodig voor het bekijken en manipuleren van gegevens.
De marketingmedewerker wil bijvoorbeeld de itemtabel filteren en enkele specifieke items voor de online winkel bekijken, en kiezen welke kolommen in de weergave moeten worden opgenomen en hoe de gegevens moeten worden gesorteerd. Hij wil ook gegevens direct in de weergave kunnen wijzigen en bijwerken, zodat hij op de hoogte blijft van de gegevens.
En eenheden moeten in aparte velden staan. Als het een decimaal veld is, moeten we geen tekst kunnen invoeren. Vaak worden eenheden opgenomen in de inhoud van het veld: er kan “2,8 m” staan op het ene item en “280 cm” op het andere, en een zoekopdracht naar items met een lengte van meer dan 2 meter zal geen resultaten opleveren, omdat de gegevens worden geïnterpreteerd als tekst, niet als cijfers. We hebben waarden en eenheden in aparte velden nodig.
Als we willen filteren en sorteren, of stamgegevens intelligent willen gebruiken in de planning, moeten we gegevens in een gestructureerde vorm hebben opgeslagen.
Taalbeheer
Master Data Management moet taalbeheer bevatten als we in meerdere talen werken. Als we de kleur ‘Rood’ op een artikel kiezen, moet het systeem een andere tabel hebben waarmee het kan regelen hoe de waarde ‘Rood’ in andere talen verschijnt.
De juiste taalversie van de stamgegevens moet op intelligente wijze worden gesynchroniseerd met de online shop en op intelligente wijze worden samengevoegd in documenten.
We moeten alle documenten in de taal van onze keuze kunnen zien. Dan kan ons Engelssprekende magazijnpersoneel de Chinese vrachtbrief in het Engels zien, en kan een Spaanssprekende collega in het magazijn alle documenten in het Spaans zien.

STAMGEGEVENS OP DOCUMENTEN
Business Central moet veel documenten kunnen produceren, zoals offertes, orderbevestigingen, verzendnota’s, facturen, creditnota’s, bankafschriften, herinneringen enzovoort.
Sinds versie 2013 van Dynamics NAV zijn documenten een constante uitdaging, omdat het nu een grote onderneming is om het ontwerp van documenten en rapporten te veranderen.
We willen een hulpmiddel waarmee we zowel de inhoud als de lay-out van onze documenten kunnen beheren, zonder dat we telkens een ontwikkelaar hoeven te sturen als we een document willen aanpassen.

Het beheer van documenten moet de volgende vijf mogelijkheden hebben:
1. Sjablonen
Wij hebben sjablonen nodig voor documenten in Business Central. Wanneer we een verkooporder aanmaken, willen we
kunnen kiezen welke orderbevestigingssjabloon in dit geval geschikt is.
De sjabloonselectie moet ook afhankelijk zijn van de klantrecord en automatisch geregeld worden, zodat verschillende klanten verschillende rapportontwerpen kunnen hebben.
2. Voorwaardelijke tekst
Het zou ook mogelijk moeten zijn om de gedetailleerde tekstinhoud van een offerte, orderbevestiging, factuur enz. te laten variëren naargelang de artikelen in de order of de klant aan wie de order wordt verkocht.
Op deze manier kunnen we een opmerking “Let op…” toevoegen als een bepaald item is opgenomen en we de aandacht van de klant op iets belangrijks moeten vestigen.
3. Stamgegevens
We moeten klant- of artikelgegevens kunnen opslaan die door het systeem worden overgedragen van een verkoopofferte naar een verkooporder, van daaruit naar een productieorder, naar de geposte verkoopdocumenten enzovoort.
Voor een bepaald artikel kunnen we bijvoorbeeld willen dat in de verzendnotitie staat dat de klant het artikel bij aankomst moet controleren.
Een ander voorbeeld kan zijn dat de contactgegevens van de verkoper op de factuur moeten staan, en deze gegevens komen van de klantenkaart en moeten door de offerte en verkooporder stromen om op de factuur te verschijnen. Hetzelfde kan gelden voor douaneregels, algemene voorwaarden voor klachten, enz.
4. Talen
Taalbeheer is belangrijk voor bedrijven met internationale klanten. Het mag niet met de hand worden gedaan – dat is tijdverspilling.
Het moet mogelijk zijn om gegevens in verschillende talen op te slaan. We kunnen douaneregels hebben die in verschillende talen op facturen moeten worden weergegeven – en elke douaneregelcode moet de tekst in verschillende talen bevatten, zodat we dezelfde code bij alle klanten kunnen zetten zonder ons zorgen te maken in welke taal zij de factuur nodig hebben – dat wordt geregeld door de taalcode van de klant.
5. E-mail
Last but not least moeten we natuurlijk een document kunnen maken dat als bijlage bij een e-mail wordt gevoegd en de e-mailtekst automatisch laten genereren. We moeten orderbevestigingen, facturen enz. naar klanten kunnen e-mailen.
We moeten in het klantenrecord kunnen aangeven welke taal de klant verkiest, en dat de verzendnota naar het ene adres moet worden gemaild, de factuur naar een ander adres, enzovoort.

GLOBALE SYNCHRONISATIE
We kunnen vijf verschillende bedrijven (juridische entiteiten) hebben die in de praktijk dezelfde klanten, artikelen, stamgegevens enz. hebben. Wanneer we een nieuw artikel aanmaken op het hoofdkantoor, willen we dat dit wordt gekopieerd naar de andere bedrijven, zodat we het niet meerdere keren hoeven in te stellen.
Lees alles over deze structuur in het artikel over Global Business.