Aan de slag met Global Master Data Sync

Download deze pagina als PDF in het Engels

1. DOEL

U hebt ervoor gekozen om Global Master Data Sync voor Dynamics 365 Business Centralen u hebt waarschijnlijk een van de volgende drie doelen:

    • U wilt de rechten om stamgegevens te wijzigen centraal en lokaal beheren. Uw groep heeft een goed gedefinieerde gegevensstructuur en heeft regels ingevoerd over welke bedrijven welke gegevens mogen creëren en bewerken. Iedereen moet de procedures volgen en u wilt een systeem om dat af te dwingen.
    • U wilt een eenvoudige manier om nieuwe bedrijven aan te maken. U wilt configuratiegegevens en stamgegevens niet handmatig invoeren telkens wanneer u een nieuw bedrijf aanmaakt. U hebt een tool nodig die het u gemakkelijk maakt.
    • U hebt arbeidsintensieve, repetitieve werkprocessen met gegevens waarbij u gegevens handmatig moet overbrengen en invoeren. U wilt dat automatiseren.

2. INSTALLATIE

De eerste stap is om de app te installeren vanaf Microsoft AppSource. Zodra u dat hebt gedaan, controleert u uw Role Center in Business Central op een melding bovenaan het scherm over Global Master Data Sync. Als er een melding verschijnt, heeft de app de nodige informatie nodig en moet u de instructies in de melding opvolgen.
Als u daarmee klaar bent, is de app geïnstalleerd en klaar.

3. OPEN HET ROLLENCENTRUM

Global Master Data Sync heeft zijn eigen Role Center waar alles wat relevant is beschikbaar is. Er zijn functies, configuraties en sjablonen. Het eerste wat u dus moet doen op Business Central is het Role Center voor Global Master Data Sync openen.

U doet dit door ‘Mijn instellingen’ te selecteren en het Rolcentrum genaamd ‘Global Master Administrator’ te selecteren. Nu hebt u geverifieerd dat de app klaar is voor gebruik.

4. EEN OVERZICHT MAKEN

Voordat u begint met het instellen van Global Master Data Sync, moet u een overzicht van het project maken. Begin met op te schrijven wat u globaal wilt bereiken door te synchroniseren.

Wij stellen voor dat u vervolgens op papier tekent welke gegevens u tussen welke bedrijven wilt verplaatsen. Kies welke tabellen en velden u wilt synchroniseren, en welk bedrijf eigenaar wordt van de gegevens.

Het kan bijvoorbeeld zijn dat u het rekeningstelsel, de klanten en de artikelen wilt synchroniseren en dat u het onderhoud wilt centraliseren, zodat alleen het hoofdkantoor het rekeningstelsel kan wijzigen en de dochterondernemingen niet op eigen initiatief nieuwe rekeningen kunnen aanmaken.

5. KRIJG BEGELEIDING

Wanneer u een conceptueel overzicht hebt van uw geplande synchronisaties, is het een goed idee om advies in te winnen van een consultant met ervaring in synchronisatie voordat u iets instelt in Business Central.

Hier zijn verschillende redenen voor:

  • We willen het graag hebben over de gevolgen van uw beslissingen. Weet u zeker dat alle dochterondernemingen contact moeten opnemen met het hoofdkantoor elke keer dat ze een artikel of klant moeten wijzigen of aanmaken? Vaak is het beter om een gulden middenweg te vinden, en daar kunnen wij als consultants bij helpen. Het kan bijvoorbeeld zijn dat nieuwe items alleen in het “hoofd”-bedrijf mogen worden aangemaakt, maar dat u toestaat dat het item lokaal wordt bewerkt om itemteksten in de lokale taal toe te voegen. Het zijn niet altijd hele tabellen die open of vergrendeld moeten zijn.
  • Er zijn ook eenvoudige, praktische valkuilen. Als u een kostprijs verplaatst naar een ander bedrijf dat in een andere valuta werkt, dan wordt een kostprijs van 100 euro opeens 100 dollar. Wij helpen u om dergelijke valkuilen te vermijden.
  • Als u het rekeningstelsel, de klanten en de artikelen wilt synchroniseren, zult u waarschijnlijk denken dat er 3 tabellen gesynchroniseerd moeten worden, maar helaas is Business Central niet zo eenvoudig. Alleen al voor het rekeningstelsel zijn er 15-20 tabellen die gesynchroniseerd moeten worden. Ongeacht welke tabellen u gekozen hebt, zijn er vaak verschillende andere tabellen met configuraties en ondersteunende gegevens die opgenomen moeten worden.
  • Er zijn ook velden waarvan Business Central niet wil dat wij ze synchroniseren. Dit zijn velden die Business Central zelf moet berekenen in de ontvangende bedrijven, zodat de gegevens correct worden ingevoerd. Wij mogen die velden niet overschrijven.

6. DE FUNCTIONALITEIT LEREN

Zodra we een solide plan hebben, zijn we klaar om alles op te zetten in Business Central. U kunt ervoor kiezen om dit zelf te doen of om hulp te krijgen van een consultant.

Als u al het werk zelf wilt doen, of slechts een deel ervan, dan moet u leren hoe u Global Master Data Sync moet gebruiken. Het werkt vrij intuïtief als u gewend bent Business Central te gebruiken, maar het is een goed idee om de trainingsvideo’s op Use Dynamics te bekijken.

Het is een cursus met 59 instructievideo’s die u door de volgende functionele gebieden leiden:

  • Aan de slag
  • Inleiding tot velden en acties op sjablonen
  • Sjablonen aanmaken
  • Hoe sjabloonpakketten gebruiken
  • Inleiding tot het Global Master Administrator rolcentrum
  • Globale masterinstelling
  • Partners / abonnees kaart
  • Speciale functies op sjablonen
  • Dagelijks gebruik voor de abonnee

7. BEGINNEN MET TESTEN

U moet alles in een zandbak testen. Dit is een belangrijk punt.

Synchronisatie kan veel schade aanrichten omdat het een hulpmiddel is dat ontworpen is om gegevens te overschrijven en gegevens in andere bedrijven te vergrendelen. Als het verkeerd geconfigureerd is, kan het gegevens beschadigen of activiteiten stilleggen.

Er zijn hulpmiddelen beschikbaar om acties ongedaan te maken, maar u kunt niet altijd alles terugdraaien. En als u velden in dochterondernemingen vergrendelt, moet u er zeker van zijn dat dit hun dagelijkse werkprocessen niet stopt.

Er zijn maar weinig mensen die een rol hebben waarin ze alle processen op alle afdelingen in alle bedrijven kennen. Daarom is het belangrijk om de setup in een sandbox te testen. Het is verplicht.

8. TEMPLATES GEBRUIKEN

Er is geen reden om alles zelf vanaf nul op te bouwen. U kunt een van de meegeleverde sjablonen gebruiken. Dan bent u ook beschermd tegen basisfoutconfiguraties.

Als u te veel tabellen en gegevens overdraagt, dan vernietigt u de bestaande installatie, en als u te weinig tabellen en gegevens overdraagt, dan ontbreken er gegevens en dan krijgt u een fout bij de synchronisatie.

Om het gemakkelijker te maken, hebben we sjablonen gemaakt. De sjablonen zorgen ervoor dat u alle relevante tabellen krijgt wanneer u er bijvoorbeeld voor kiest om het rekeningstelsel te synchroniseren, en dat we alle velden synchroniseren die we zouden moeten synchroniseren en alleen de velden die we mogen synchroniseren.

Gebruik de sjabloon. Het kost te veel tijd om het zelf vanaf nul op te zetten. U kunt de sjablonen vinden op het Role Center voor Global Master Data Sync.

9. DE INSTALLATIE VOLTOOIEN

Als u deze handleiding hebt gevolgd, zult u waarschijnlijk geen problemen ondervinden, maar als u meteen naar dit punt bent gesprongen, zult u waarschijnlijk synchronisatiefouten ondervinden wanneer u begint met het overbrengen van gegevens, omdat het systeem specifieke gegevens mist. Dit komt vaak doordat gegevens ontbreken of niet in de juiste volgorde worden geladen. Het kan zijn dat u een boekingsgroep moet synchroniseren voordat u andere gegevens synchroniseert die van die boekingsgroep afhankelijk zijn.

Als u de foutmelding niet helemaal begrijpt, loopt u gemakkelijk vast. Dan voelt het moeilijk. Het is niet echt het synchronisatiehulpmiddel dat moeilijk is, maar het vereist wel enige ervaring met de gegevensstructuur in Business Central om de eerste synchronisaties op te zetten.

Als u dit ervaart, ga dan terug naar de eerste stappen van het proces om de synchronisatie conceptueel te tekenen en laat een ervaren synchronisatieconsultant het concept verifiëren. Dan zult u onmiddellijk het doel bereiken.

box90x74

STEUN

De Abakion Front Desk staat klaar om u in alle fasen van het proces te helpen. Als u een supportovereenkomst met Abakion hebt, neem dan contact met ons op via +45 70 23 23 17 of frontdesk@abakion.com.

Als u nog geen abonnement hebt op Global Master Data Sync, neem dan contact met ons op via appsales@abakion.com. Dan helpen wij u op weg.

Beheer masterdata in Business Central over bedrijven heen met Global Master Data Sync

Global Master Data Sync voor Microsoft Dynamics 365 Business Central