Aan de slag met Document Customizer
Download deze pagina als PDF in het Engels
1. TESTEN IN EEN ZANDBAK
U hebt ervoor gekozen om Document Customizer voor Dynamics 365 Business Centralen u kunt de oplossing gemakkelijk zelf testen en evalueren.
U moet altijd in een sandbox testen voordat u een nieuwe app in uw productieomgeving implementeert. Dit is altijd een goed idee. In dit specifieke geval is het echter mogelijk om een voorbeeld van de nieuwe documentlay-out te bekijken zonder de oplossing uit te rollen.
2. INSTALLATIE
De eerste stap is om de app te installeren vanaf Microsoft AppSource. Zodra u dat hebt gedaan, controleert u uw Role Center in Business Central op een melding bovenaan het scherm over Document Customizer. Als er een melding verschijnt, heeft de app de nodige informatie nodig en moet u de instructies in de melding opvolgen.
Als u daarmee klaar bent, is de app geïnstalleerd en klaar.
3. GEGEVENS
Het is belangrijk om erop te wijzen dat de Document Customizer alleen werkt als er gegevens in de Business Central database staan. Er moet een document zijn om de Document Customizer de documentlay-out te laten zien.
Er moeten ook gegevens in een veld staan om het veld op een document te kunnen weergeven.
Als u Document Customizer op een lege testinstallatie van Business Central hebt geïnstalleerd, dan moet u gegevens aanmaken om de app te testen.
4. ONDERSTEUNDE SETUP
Wanneer u de app geactiveerd hebt, wordt er automatisch een wizard geopend die u leert hoe u de eerste documenten kunt aanpassen. Deze wizard wordt Assisted Setup genoemd.
De eerste stap in de wizard is dat u een document selecteert. De 4 meest voorkomende documenten zijn opgenomen in de Assisted Setup, maar de Document Customizer ondersteunt 27 verschillende documenten.
Wij raden u echter aan om te beginnen met één van de 4 meest gebruikte documenten. Begin bijvoorbeeld met uw geposte verkoopfactuur.
U kunt meteen op de knop Voorbeeld drukken en dan kunt u zien hoe de geplaatste verkoopfactuur eruit ziet met de Document Customizer’s standaardlay-out.
Dit betekent dat u de Document Customizer kunt evalueren zonder de oplossing in gebruik te nemen. Met de Preview-functie kunt u verschillende ontwerpen van de verkoopfactuur testen zonder de oplossing daadwerkelijk in uw productieomgeving toe te passen.
Als u niet tevreden bent, kunt u de wizard annuleren en de app verwijderen, waarna alles wordt opgeschoond.
In de volgende stappen van de Assisted Setup leert u hoe u de lay-out van een document kunt bewerken.
U moet weten dat u het kader en de structuur van een documentsjabloon niet kunt wijzigen, maar dat u daarentegen wel een groot deel van de inhoud kunt wijzigen.
Assisted Setup begeleidt u bij het toevoegen en verwijderen van gegevens in de koptekst, regels en voettekst van het document.
In elke stap van de Assisted Setup kunt u beginnen met het bekijken van een video waarin wordt uitgelegd hoe de functie werkt, en daarna kunt u hetzelfde doen op het document dat u hebt gekozen.
5. HET DOCUMENT ACTIVEREN
Aan het einde van de Assisted Setup kunt u op Preview (Voorbeeld) drukken om het voltooide document te bekijken, en nu kunt u kiezen of u het document wilt activeren.
Als u ervoor kiest om het document te activeren, zal Business Central vanaf dat moment uw nieuwe lay-out voor het document gebruiken.
U bent nu klaar met het bewerken van uw eerste document.
U kunt ervoor kiezen om Assisted Setup opnieuw uit te voeren voor een ander document, maar u hebt ook meer geavanceerde functies tot uw beschikking. Uw documenten moeten misschien meerdere talen ondersteunen of in meerdere varianten bestaan.
6. DE FUNCTIONALITEIT LEREN
Zodra u vertrouwd bent met de basisbewerkingen die de Assisted Setup u leert, bent u klaar voor de volgende stap.
Wij raden u aan de instructievideo’s op Use Dynamics te bekijken om alle functies van Document Customizer te leren: usedynamics.com/document-customizer
Het is een cursus met 70 instructievideo’s die u door de volgende functionele gebieden leiden:
- Inleiding
- Koppen, regels en voetteksten
- Speciale functies
- Taalbehandeling
- Documentvarianten
- Installatie en activering
- Voorbeelden van gebruikersverhalen
7. DOCUMENT CUSTOMIZER INSTELLEN
Vervolgens kunt u de pagina in Business Central genaamd Document Customizer Setup openen. Deze toont u een lijst met alle documenten die u kunt bewerken in Business Central. Hier hebt u alle instel- en bewerkingsopties beschikbaar.
8. ASSISTENTIE
In de meeste gevallen hebt u waarschijnlijk geen hulp nodig, maar er kunnen zich situaties voordoen waarin u een beroep moet doen op onze expertise.
Als u gegevens wilt toevoegen aan een document dat bij een andere tabel in Business Central hoort, dan kan dat in sommige gevallen, maar daar is hulp voor nodig. Er moet echter vermeld worden dat als u de Master Data Information oplossing gebruikt, er natuurlijk stamgegevens kunnen worden toegevoegd aan documenten die bewerkt zijn met de Document Customizer.
Als u meerdere versies van een document wilt, bijvoorbeeld als u varianten van verkoopfacturen hebt voor bepaalde klanten of klantgroepen, dan raden wij u aan om te beginnen met de factuurlay-out die in de meeste gevallen gebruikt moet worden, en vervolgens de varianten toe te voegen die minder vaak gebruikt worden. Dit is vaak iets dat u zelf kunt doen, maar u kunt ons gerust om advies vragen als u twijfelt.
Een logo is vrij eenvoudig toe te voegen aan een document, maar de locatie wordt bepaald door de sjabloon. U kunt niet zomaar afbeeldingen plaatsen waar u maar wilt. U kunt daarentegen wel een achtergrondafbeelding gebruiken. Business Central is echter een beetje lastig als het gaat om achtergrondafbeeldingen. Het moet PNG-formaat zijn in 713×1009 pixels. De resolutie is 96 dpi. En Business Central heeft een marge van 1,5 cm op alle documenten. Er zijn dus enkele beperkingen aan hoe een achtergrondafbeelding gebruikt kan worden, en er kan wat hulp bij nodig zijn.
9. ADD-ONS
Document Customizer werkt goed met sommige andere apps.
Als u stamgegevens op documenten wilt afdrukken, kijk dan eens op Master Data Information. Als u documenten via e-mail wilt verzenden, kijk dan op Document Handling.

STEUN
De Abakion Front Desk staat klaar om u in alle fasen van het proces te helpen. Als u een supportovereenkomst met Abakion hebt, neem dan contact met ons op via +45 70 23 23 17 of frontdesk@abakion.com.
Als u nog geen abonnement hebt op Document Customizer, neem dan contact met ons op via appsales@abakion.com. Dan helpen wij u op weg.