Lezioni di un progetto basato su modelli Business Central-progetto
Quando Tabellae ha deciso di trasferire a Microsoft le sue soluzioni ERP in Danimarca, Norvegia e Svezia. Dynamics 365 Business Centralhanno optato per un progetto di migrazione intensivo. Stefan Reina era responsabile del progetto e qui ci parla di ciò che ha imparato e ci offre alcuni consigli.
Stefan Reina, COO, Tabellae
Tabellae utilizzava e-conomic in Danimarca, Fortnox in Svezia e Tripletex in Norvegia, e voleva migrare tutto questo su Dynamics 365 Business Central.
Hanno scelto il formato di progetto basato sul modello Unbox, il che significa che il lavoro è stato completato in un paio di settimane. Legga qui Unbox .
Perché scegliere un progetto intensivo?
‘Il progetto intensivo era interessante per noi perché è un formato di progetto gestito con un prezzo fisso. Il fatto che fosse un progetto a prezzo fisso era molto interessante’. Dice Stefan Reina, che è COO di Tabellae.
Il pensiero alla base di un programma intensivo è davvero buono. Penso che i processi del progetto siano davvero ben concepiti.
‘Il nostro atteggiamento e il nostro approccio ci hanno facilitato la scelta di un progetto standard. Non vogliamo davvero che vengano eseguite delle personalizzazioni. Riteniamo di essere un’azienda con processi relativamente semplici e siamo comunque abituati a utilizzare sistemi standard, quindi non abbiamo avuto dubbi nell’optare per un altro sistema standard’.
Si concentri sull’ambito del progetto fin dall’inizio
Un progetto Unbox comprende la formazione, l’impostazione, la migrazione dei dati – tutto ciò che è necessario per andare in onda, in effetti.
Tuttavia, dipendeva anche dalla disponibilità di Tabellae a seguire i modelli. Ciò significa che Tabellae ha ricevuto un piano contabile standard e una configurazione standard, e il progetto è stato realizzato secondo un modello rigoroso.
Quindi, cosa fa se ha bisogno di cose che non rientrano nell’ambito del progetto Unbox?
‘Per quanto ci riguarda, la gestione degli abbonamenti era l’unica cosa che la soluzione non poteva fare come standard. Vendiamo abbonamenti software e dobbiamo gestire gli accordi sul livello di servizio e i contratti di manutenzione. Questo non è coperto dal sistema standard, ma ne eravamo consapevoli fin dall’inizio’, dice Stefan Reina.
In effetti, il processo ne ha tenuto conto. Il progetto Unbox è iniziato con un incontro durante il quale Abakion ha presentato un questionario altamente strutturato per chiarire tutto e cogliere gli aspetti che potrebbero non essere coperti dal progetto standard. Poi, abbiamo potuto scegliere come gestirlo.
‘Abbiamo scelto di andare in onda con la soluzione standard – e in seguito realizzeremo una seconda fase per aggiungere la gestione degli abbonamenti.
‘In seguito abbiamo scoperto che in realtà la soluzione può fare molto di ciò di cui abbiamo bisogno, quindi forse la fase 2 non sarà così impegnativa come ci aspettavamo. Il che va benissimo, ovviamente”.
Alcuni consigli se sta pensando di fare l’Unboxing
‘Siamo stati soddisfatti del formato intensivo del progetto, perché è davvero ben strutturato. Ma ovviamente il programma intensivo mette anche pressione.
‘Andare a vivere in tre Paesi contemporaneamente è stata probabilmente una cattiva idea. Consiglierei agli altri di affrontare un Paese alla volta. Avremmo dovuto fare prima la Danimarca e costruire competenze ed esperienze nell’organizzazione danese, poi avrebbero potuto aiutare i colleghi negli altri Paesi, uno alla volta. Sarebbe stato più intelligente.
Penso anche che ci sia una grande differenza tra chi proviene da Navision e chi proviene da un altro sistema. Se si è abituati a usare Navision, il nuovo Business Central è relativamente facile da imparare, perché l’interfaccia utente e i processi sono familiari.
‘Venivamo da e-conomic in Danimarca e da altre soluzioni in Svezia e Norvegia. Questo richiede un po’ più di formazione e di familiarizzazione. Se non si proviene dal mondo Navision, si tratta di un processo di trasformazione, perché il personale deve imparare a utilizzare un sistema completamente diverso. Bisogna assicurarsi che le risorse necessarie siano assegnate internamente e lasciare che il personale si prenda il tempo di cui ha bisogno”.
Una volta avviato il progetto…
Nel complesso, Stefan Reina consiglierebbe volentieri un progetto intensivo ad altri.
‘Penso che l’approccio di Unbox sia brillante. Lo consiglierei ad altri in qualsiasi momento. È impressionante che riescano a confezionare tutto come modelli, a seguire un processo prestabilito e ad attenersi alla soluzione standard – e a farlo a un prezzo fisso.
Consiglierei anche ad altre aziende di non fissarsi sul prezzo, però. Per noi aveva senso integrarlo con una formazione supplementare, perché provenivamo da soluzioni diverse.
‘Utilizzi le attività introduttive incorporate nel processo per valutare se è necessario aggiungere qualcosa al progetto. Vale la pena dedicare del tempo a questo aspetto all’inizio, perché una volta avviato il progetto, il ritmo è veloce.
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Tabellae è una società di implementazione specializzata in soluzioni di Output Management basate su Lasernet.
Tabellae è rappresentata in Danimarca, Norvegia, Svezia e negli Stati Uniti d’America.

Stefan Reina è Chief Operations Officer (COO) e partner di Tabellae, dove lavora dal 2010.