Scopra quali sono le esigenze degli studi legali nei confronti dell’IT in futuro.
Abakion ha invitato alcuni dei più grandi studi legali danesi a un incontro di ispirazione IT, per capire le ambizioni degli avvocati per il loro IT, sia ora che in futuro.
Gli studi professionali che hanno partecipato sono all’avanguardia negli sviluppi tecnologici e hanno esigenze e sfide molto specifiche sul fronte dell’IT, soprattutto nelle aree della registrazione delle ore, della fatturazione e del reporting. Può leggere le loro esperienze qui.
Diversi grandi studi legali sono venuti a partecipare alla giornata di conversazione, che si è svolta presso Vibenshuset a Copenaghen.
Tra gli studi presenti c’erano Bech-Bruun, Bruun og Hjejle, Dahl, Kammeradvokaten, Kirk Larsen, Ascanius, Plesner e altri.
La giornata ha avuto un tema incentrato sul futuro, che ruotava intorno alla condivisione di documenti interni ed esterni, al controllo delle fatture e alla domanda se i complessi processi di registrazione delle ore, fatturazione e rendicontazione possano essere migliorati.
Temi che riteniamo siano di grande attualità nel lavoro legale di tutti i giorni.
La sessione è stata inaugurata dai rappresentanti di Microsoft, che hanno partecipato per due motivi: presentare i miglioramenti della release di aprile di Dynamics 365 e ascoltare le sfide del settore legale, in modo da poterle prendere in considerazione.
Il passaggio al reporting dettato dal cliente
Quando i rappresentanti dei vari studi legali hanno preso la parola, una cosa su cui c’è stato consenso è che il processo di fatturazione richiede ancora molto tempo, anche nelle aziende che hanno già automatizzato il processo.
C’è ancora troppo lavoro manuale nella fatturazione. E questo nonostante i grandi studi legali siano al passo con gli sviluppi tecnologici e abbiano accelerato il processo già da tempo.
I sistemi di solito non sono in grado di supportare tutti i requisiti speciali che derivano da un contratto con il cliente, perché mancano dell’agilità necessaria.
In effetti, sempre più avvocati si accorgono che i clienti fanno sempre più stipulazioni in materia di fatturazione e rendicontazione, comprese le strutture di prezzi e sconti e vari tipi di sconti a livelli. Tutte cose che possono essere difficili da gestire nel sistema.
La sfida nasce quindi dal fatto che spesso questi aspetti devono essere gestiti manualmente.
Per lo stesso motivo, una delle cose spesso richieste dagli studi legali è un sistema più dinamico, con una maggiore flessibilità e la possibilità di modificare e aggiustare le voci di orario, le specifiche, ecc.
Uno dei motivi è che non è più possibile produrre uno standard per l’aspetto delle fatture.
Per questo motivo, gli avvocati hanno bisogno di sistemi agili, se vogliono riuscire ad automatizzare i processi di fatturazione e allo stesso tempo soddisfare i sistemi IT e i requisiti di reporting dei clienti. Il consenso prevalente è stato che non è possibile utilizzare un unico metodo a livello di sistema.
È necessario utilizzare diversi metodi per soddisfare tutti i numerosi requisiti stabiliti dai clienti.
Quindi, come organizzazione, potrebbe voler migliorare l’efficienza standardizzando i processi e incorporando il miglior flusso e la migliore uniformità possibile nel sistema. Tuttavia, fintanto che dovrete adattarvi ai sistemi a valle dei clienti, i sistemi degli avvocati devono essere in grado di coprire l’intero spettro.
Dopo tutto, il parametro competitivo per qualsiasi studio legale è la capacità di offrire un pacchetto complessivo al cliente.
Errori e discrepanze nelle registrazioni del tempo
Il tallone d’Achille degli avvocati è spesso associato alla registrazione dei tempi. Questo è emerso chiaramente durante l’incontro.
La registrazione del tempo deve essere facile e veloce. Ma deve anche essere corretta e approfondita, per non richiedere un’azione correttiva.
In una giornata lavorativa intensa, in cui spesso si fanno le cose di fretta, le persone fanno registrazioni errate e inserimenti che hanno senso per la persona che li fa, ma non sempre per gli altri all’interno o all’esterno dell’organizzazione.
Questo è un problema.
Richiede troppo tempo dall’altra parte, quando le voci devono essere utilizzate per la fatturazione e il reporting.
È inefficiente – ed è una sfida comportamentale che deve essere presa in considerazione.
Richiede flussi di lavoro che aiutino gli avvocati a trovare le registrazioni errate il più presto possibile nel processo. Perché, se la registrazione temporale è corretta e soddisfa i requisiti del cliente in generale, gli avvocati possono concentrarsi sul lavoro legale, che è quello che vogliono fare e quello che sanno fare meglio.
È quindi importante che tutti siano consapevoli dei problemi.
Ma la valutazione qualitativa di quando un caso è o non è pronto per la fatturazione non è solo una questione di introduzione di alcuni flussi di lavoro interni all’organizzazione. Si tratta anche di arrivare a un punto in cui è possibile integrare il processo di screening nel sistema, in modo da ridurre al minimo il tempo sprecato per la fatturazione.
Una cassetta degli attrezzi per l’apprendimento digitale, per favore
Attualmente, quindi, abbiamo a che fare con processi e sistemi che supportano solo in parte il comportamento desiderato.
Il modo in cui attualmente intendiamo la registrazione del tempo deve quindi essere messo in discussione.
Si tratta anche di rendere facile per il personale trasmettere le informazioni di cui dispone, quando le ha, quando sono disponibili e possono aggiungere valore al processo in corso. È stato quindi lanciato un appello per un flusso di lavoro digitale in grado di far avanzare il processo, anziché fermarlo.
Esempi di tali informazioni potrebbero essere: chi è il corretto destinatario della fattura? Quando deve essere fatturata al cliente? Quale sconto deve essere applicato? Quando il budget sta per essere superato?
Un sistema in grado di gestire un tale flusso di fatturazione è in cima alla lista dei desideri degli studi legali, come modo per rendere il follow-up il più efficiente possibile.
Quindi, la domanda è se sia possibile realizzare un processo di fatturazione automatizzato.
Tra gli studi legali c’è stato un accordo generale sul fatto che lo sia. Ma richiede di pensare fuori dagli schemi e di prendere in considerazione l’aspetto comportamentale.
La soluzione per lo studio legale del futuro
Per supportare il miglior processo di fatturazione possibile, la registrazione dei tempi, la fatturazione e la rendicontazione devono essere considerate come un unico percorso.
Attualmente, però, ci sono troppi fattori di disturbo che compromettono l’efficienza del flusso di lavoro desiderato.
Alcuni studi legali si sono impegnati ad automatizzare il processo per quanto possibile, ma c’è ancora spazio per migliorare. L’efficienza del processo di fatturazione è legata alla necessità di soddisfare i requisiti dei clienti e di disporre di sistemi che supportino il flusso di fatturazione desiderato.
Se in futuro l’apprendimento automatico, i servizi cognitivi e l’AI saranno in grado di intervenire e soddisfare le esigenze degli studi legali sulla base delle attività svolte dagli avvocati, solo il tempo potrà dirlo.
Nel frattempo, può leggere Abakion Legal, una soluzione costruita per gli studi legali e basata sulle ultime versioni di Microsoft Dynamics 365 e SharePoint.