usando le APPS
DISPONIBILITÀ DI PIANIFICAZIONE E

Business Central esperto
Questo è il n. 4 di 8 articoli su come coprire la sua intera attività con BUSINESS CENTRAL.
– senza estensioni per i clienti
– utilizzando solo le APPS
Soddisfa tutte le sue esigenze di PIANIFICAZIONE e gestione della DISPONIBILITÀ in BUSINESS CENTRAL.
In questo articolo, le spieghiamo cosa deve richiedere, come evitare le personalizzazioni e quali APPS utilizzare.
In genere, la pianificazione riguarda i clienti che vogliono acquistare prodotti da noi, e noi vogliamo assicurarci di avere abbastanza articoli in magazzino, ma non vogliamo nemmeno avere più articoli in magazzino di quanti ne possiamo vendere.
Legatura dell’inventario vs. Servizio clienti
Il conflitto nella pianificazione è tra il vincolo dell’inventario, che è il denaro vincolato nel magazzino, e il livello di servizio, che è la percentuale degli ordini di vendita che possiamo consegnare. Il Direttore Vendite vuole un livello di servizio elevato, mentre il CFO vuole un basso impegno di inventario.
Il conflitto tra il vincolo di inventario e il livello di servizio al cliente è un classico della pianificazione.
Da un lato, lei vuole un alto livello di adempimento per i clienti. Ciò significa che vuole essere in grado di consegnare un articolo il più rapidamente possibile quando il cliente lo richiede. Se riesce ad evadere tutti gli ordini dei clienti, ha un livello di servizio del 100%.
Richiede di avere tutti gli articoli in magazzino in quantità molto elevate.
Allo stesso tempo, vuole anche ridurre al minimo il capitale vincolato all’inventario. Non vuole che gli articoli rimangano in inventario per troppo tempo, accumulando capitale e diventando obsoleti. Una regola empirica comune è che un inventario costa il 20-25% all’anno. Se ha 10 milioni di euro vincolati all’inventario, potrebbe costare 2 milioni all’anno in costi di inventario. Ecco perché il capitale vincolato all’inventario è incredibilmente importante per le sue finanze.
Il responsabile delle vendite vuole un alto livello di servizio al cliente per renderlo felice, e non è interessato ai problemi di capitale. Il responsabile delle Finanze vuole un basso livello di vincolo dell’inventario, e non è interessato al livello di servizio al cliente. Il pianificatore ha il compito di trovare il giusto equilibrio.

Previsioni
La pianificazione e la disponibilità consistono nell’essere in grado di prevedere ciò che i clienti acquisteranno, in modo da poter acquistare e produrre gli articoli giusti – nella quantità giusta – al momento giusto. La pianificazione è matematicamente complessa, anche se ci limitiamo ad acquistare e vendere merci.
Acquistiamo merce in grandi quantità e in tempo utile per ottenere la merce al miglior prezzo. In realtà, il guadagno consiste nell’assumersi il rischio di avere l’articolo in magazzino, in modo che sia disponibile quando il cliente lo desidera.
Più lunghi sono i tempi di consegna del prodotto e più grandi sono i lotti che dobbiamo acquistare, maggiore è la necessità di pianificazione. Dobbiamo prevedere il numero di articoli di cui avremo bisogno. Se vendiamo ai rivenditori, vogliamo che prevedano le loro vendite o che effettuino gli ordini in tempo utile.
Quando un cliente desidera effettuare un ordine, vorremmo poter vedere ciò che è disponibile nel magazzino e prenotare la merce per il cliente.
» Prenotazioni e assegnazioni

Contenitori
Quando acquistiamo in container che vengono spediti dall’altra parte del mondo e che impiegano molto tempo per arrivare, vogliamo tenere traccia di cosa c’è esattamente nel container.
Se l’orario di arrivo cambia, vorremmo essere in grado di cambiare la data per tutte le linee di acquisto nel contenitore, e poi dobbiamo essere in grado di pianificare le conseguenze di ciò.

MRP
Produciamo un articolo che consiste in diversi componenti, e alcuni di questi componenti sono anche prodotti da una serie di componenti. In questo modo, abbiamo una struttura di distinta base (BOM) con produzione a più livelli.
Un ordine di vendita contiene un numero di articolo superiore finito, e poi dobbiamo suddividere questa esigenza in esigenze di acquisto per tutti i componenti inclusi nella struttura della distinta base. Questo compito si chiama MRP, che significa pianificazione dei requisiti dei materiali. Se conosciamo gli ordini di vendita e le previsioni al livello superiore, Business Central può calcolare i requisiti dei prodotti ai livelli inferiori.
MRP è completo da usare in Business Central. Naturalmente, questo richiede che tutte le distinte dei materiali siano mantenute in Business Central, e questo può essere molto impegnativo.
In linea di principio, l’MRP automatizzato è fattibile. Le sfide sorgono quando la realtà cambia, come accade continuamente.
Poi, il sistema MRP automatizzato suggerirà cambiamenti che sono problematici, illogici o praticamente impossibili. Abbiamo bisogno di un motore di pianificazione molto più semplice da usare.
» Pianificazione agile per le PMI
Secondo la nostra esperienza, sono poche le aziende che riescono a gestire un MRP completamente automatico. La maggior parte delle aziende rinuncia perché richiede un’incredibile quantità di configurazione o semplicemente non è abbastanza flessibile per la loro situazione.
Un esempio molto semplice che vediamo spesso è quello in cui le date degli ordini di vendita sono nel passato. Se ci sono ordini di vendita che dovevano essere consegnati un mese fa, si verificano problemi con l’MRP.
» Pianificazione dei requisiti materiali (MRP)
Pianificazione pratica
Perché l’MRP deve assolutamente utilizzare la data della domanda come punto di partenza per tutto?
Vogliamo pianificare sulla base di ciò che è effettivamente fattibile.
Se la spedizione dal suo fornitore è in ritardo, o non ha mai potuto essere consegnata entro la data da lei preferita, è chiaramente meglio che il sistema ERP suggerisca al suo cliente una nuova data di consegna, piuttosto che suggerirle di chiedere al fornitore di consegnare diversi mesi fa.
Se il sistema sa cosa ha in magazzino e quali incassi ha già pianificato, quali sono i tempi di consegna degli acquisti e quali sono i tempi di produzione di un articolo, allora il sistema può suggerire le date degli ordini di vendita per rendere fattibili tutti i processi della gerarchia.
Se segue l’approccio MRP tradizionale, deve passare ore a modificare manualmente gli acquisti e le produzioni. Se invece si procede al contrario, di solito è sufficiente una sola modifica della data dell’ordine di vendita.
» Pianificazione al contrario

PIANIFICAZIONE AGILE PER LE PMI
Le grandi aziende che utilizzano grandi sistemi ERP vivono spesso in una realtà diversa da quella delle piccole e medie imprese (SMB).
Per le grandi aziende è relativamente più facile prevedere le vendite. Se vendiamo molte salsicce da 50 anni, abbiamo buone possibilità di prevedere le nostre vendite, quindi possiamo bloccare in anticipo il nostro volume di produzione, rendendo più facile la pianificazione.
Se abbiamo una produzione molto complessa con molti componenti, magari costosi, o un tempo di produzione lungo, dobbiamo bloccare la previsione di produzione. Una fabbrica di automobili deve decidere in anticipo quante auto produrre. Altrimenti, non è possibile pianificare la produzione. E non possiamo decidere, a metà mese, che metà della produzione di berline sarà invece costituita da SUV.
Ecco perché i grandi sistemi ERP lavorano sul presupposto che la nostra domanda sia nota in un tempo relativamente buono, perché altrimenti non potremo basarci sulla pianificazione degli acquisti.
Per la maggior parte delle piccole e medie imprese, tuttavia, la realtà è diversa. Dobbiamo essere molto agili. I sistemi ERP per le piccole e medie imprese sono quindi spesso ricchi di personalizzazioni per rispondere all’esigenza di flessibilità.
Quando il nostro cliente decide improvvisamente che la spedizione tra 2 settimane deve essere arancione anziché nera, muoviamo il cielo e la terra in fabbrica, eseguiamo una verniciatura a spruzzo personalizzata e facciamo passare gli articoli in fretta e furia all’ultimo momento – e poi il nostro cliente pensa che siamo fantastici.
Questo è ciò che molte piccole e medie imprese devono fare per rimanere competitive – e il sistema ERP deve supportarlo.
L’agilità è diventata incredibilmente importante nella pianificazione della produzione e degli acquisti. La maggior parte delle soluzioni MRP nei sistemi ERP semplicemente non sono pronte per questo livello di flessibilità. Restituiscono suggerimenti di modifica illogici se le richieste cambiano drasticamente.
Se abbiamo un’alta prevedibilità di prelievo e un numero relativamente basso di articoli, la pianificazione MRP è più facile da usare.
Se abbiamo molti articoli e ne creiamo spesso di nuovi, o nuove configurazioni o combinazioni, o se è difficile per noi prevedere i ritiri e se le richieste dei clienti cambiano spesso, l’MRP tradizionale sarà spesso insufficiente.
Dobbiamo chiederci di quale livello di flessibilità abbiamo bisogno e quanto possiamo sopportare di doverla gestire manualmente.
PIANO AL CONTRARIO
L’approccio “inverso” è un metodo molto intelligente per molte PMI.
Ci sono molti ostacoli quando cerchiamo di automatizzare l’MRP: dimensioni degli ordini, scorte di sicurezza, ecc. Tutto deve essere impostato correttamente sulla scheda articolo e riflettere una realtà sensata, se vogliamo che il sistema MRP si comporti in modo intelligente.
Anche se il sistema possiede tutti i prerequisiti per calcolare in modo intelligente, possiamo facilmente trovarci in una situazione in cui ci suggerisce molte linee di cambiamento che non consideriamo ottimali.
Questo accade perché arrivano nuovi ordini di vendita tra quelli esistenti e il quadro cambia continuamente. Ogni volta che eseguiamo un calcolo, MRP suggerisce di cambiare tutto. Questo genera molto rumore.
Un esempio classico è quando abbiamo registrato un ordine di vendita suddiviso in alcune richieste e abbiamo creato un ordine di acquisto per ottenere i componenti necessari.
Ora il cliente vuole la consegna un giorno prima e lei anticipa di un giorno la data dell’ordine di vendita. Poi MRP ricalcola anche l’ordine di acquisto e propone di spostarlo di un giorno. Continua a farlo ogni volta che arriva un nuovo ordine di vendita o che cambia qualcosa.
Può darsi che l’ordine di acquisto non possa essere spostato affatto. Quella nave è salpata. Fortunatamente, nella maggior parte delle soluzioni MRP è possibile bloccare l’ordine d’acquisto, in modo che MRP sappia che non deve più essere pianificato. Il blocco è stretto.
Tuttavia, abbiamo ancora una richiesta di materie prime per il giorno precedente, quindi MRP ci suggerirà immediatamente di creare un nuovo ordine di acquisto per il giorno precedente.
A meno che l’acquirente non sia vigile in questa situazione, rischiamo di acquistare nuovamente lo stesso articolo, magari con consegna espressa per rispettare la data.
Con la giusta visione d’insieme, forse preferiremmo cambiare il tipo di consegna sull’ordine di acquisto esistente (con un tipo di consegna più veloce) o convincere il cliente a far consegnare l’ordine di vendita un giorno dopo.
Il problema è che MRP non sempre fornisce la panoramica necessaria.
Vogliamo essere in grado di basare la pianificazione su ciò che è effettivamente fattibile – e non solo sulla data della domanda. Si tratta della cosiddetta pianificazione “inversa”.

PIANIFICAZIONE DEI REQUISITI DEI MATERIALI
Se produciamo articoli composti da centinaia di componenti, l’MRP ha molto senso, ma il volume dei suggerimenti di modifica di
nell’MRP può anche diventare piuttosto ingestibile.
L’MRP è intelligente quando è impostato correttamente e tutti i dati sono al loro posto. Ma diventa un ostacolo se la spedizione di un componente subisce un ritardo, costringendoci a lavorare manualmente attraverso molti livelli della gerarchia e ad apportare modifiche.
Raramente ci accorgiamo che l’MRP è in grado di gestire tutto automaticamente attraverso i suggerimenti di modifica restituiti dall’algoritmo. In genere, nella pratica, le aziende eseguono l’MRP su un sottoinsieme di articoli.
Questo può avere senso se eseguiamo l’MRP sul 10% dei nostri articoli che rappresentano la maggior parte del nostro flusso.
Il restante 90%, su cui c’è relativamente poco movimento nella pratica, dovrebbe essere gestito con un semplice controllo della disponibilità degli articoli che crea solo nuovi suggerimenti d’ordine sulla base del punto di riordino.
L’esecuzione dell’MRP su tutti gli articoli di solito causa troppi problemi.
Quando abbiamo scelto di utilizzare l’MRP, ci sono tutti i tipi di dettagli che vorremmo poter fare nella nostra pianificazione nel sistema ERP.
Ecco alcune delle cose che incontriamo più spesso – cose che non sempre vengono affrontate come standard nel sistema ERP.
Pianifica le linee di ordini di vendita selezionate
Vogliamo avere la possibilità di pianificare utilizzando un filtro su una riga dell’ordine di vendita. Se un cliente importante effettua un ordine importante e desidera una data di consegna particolare, sarebbe bello poter isolare la pianificazione per l’articolo ordinato dal cliente.
Ciò richiede la possibilità di inserire un filtro nella riga dell’ordine di vendita, in modo che il calcolo tenga conto solo dell’articolo in questione e di tutti gli articoli della gerarchia sottostante.
Il motivo pratico è che, se stiamo eseguendo una pianificazione MRP completa, potrebbero esserci 3.000 righe nel giornale, quindi potrebbe essere necessario un po’ di tempo per capire quali righe hanno a che fare con il nostro ordine, mentre, se abbiamo pianificato solo sugli Articoli al di sotto della gerarchia superiore degli Articoli, potrebbero esserci solo 30 righe.
Panoramica del profilo dell’inventario
Dovremo anche avere una panoramica del profilo dell’inventario.
Su una linea di ordini di vendita, forse scopriamo che non possiamo consegnare un determinato articolo, quindi vogliamo avere una panoramica che mostri quando arriverà in magazzino. Questo può aiutarci ad evitare di ordinare articoli che arriveranno in magazzino il giorno successivo.
Questa conoscenza e questa panoramica ci metteranno in condizione di prendere decisioni sensate.
La versione più facile da usare è una panoramica grafica che mostra i livelli di inventario nel tempo e tutte le entrate e le uscite previste.
