Migliore flusso di cassa nello studio legale

Come si fa a migliorare il flusso di cassa di uno studio legale? In realtà è molto semplice…

La fatturazione deve essere fatta spesso e i clienti devono pagare in tempo. In pratica, però, non è così semplice.

Ci sono moltissimi passi da fare per ottimizzare il flusso di cassa, e la stragrande maggioranza degli studi legali sfrutta poco o niente di queste possibilità.

Due domande cruciali per il flusso di cassa


Si può affermare che l’ottimizzazione del flusso di cassa dipende dalla propria autodisciplina di avvocato e dalle procedure dello studio, ma il sistema informatico Abakion Legal può supportare il processo più di quanto si possa pensare. Esaminiamo le possibilità, in modo che possa valutare cosa chiedere alla soluzione del suo studio legale in futuro.

Con quale frequenza invia le fatture

Ci rendiamo conto che, quando gli studi legali emettono fatture ‘frequentemente’, si parla al massimo di una volta al mese. Abbiamo anche incontrato molti studi legali che fatturano con una frequenza inferiore.

È ovvio che questo ha un grande impatto sul flusso di cassa; sembra elementare, ma per molte aziende è il miglioramento più semplice da realizzare.

Torneremo tra un attimo alla domanda su come iniziare a fatturare più spesso, perché c’è un’altra domanda fondamentale che chiede di essere posta:

Ha incluso tutto nella fattura?

Se dimentica alcune ore o alcune spese, ci vorrà più tempo per ottenere il denaro dal cliente. E le spese causano un’ulteriore sofferenza del flusso di cassa. Dopotutto, non sono solo spese di parcheggio.

Le spese potrebbero essere spese giudiziarie o imposte di bollo, nel qual caso potrebbe avere un sacco di soldi dovuti che non appariranno nel suo saldo di cassa fino a quando non fatturerà al suo cliente alla fine del mese… A meno che non dimentichi di inserire le spese nella fattura, e passi un altro mese.

L’IT dovrebbe semplificare i flussi di lavoro , non renderli più difficili .

Vediamo ora come Abakion Legal può aiutare a rispondere a queste domande di base.

Ha bisogno di un flusso di lavoro prestabilito, in modo che la qualità della sua fatturazione non dipenda dall’autodisciplina e da una buona memoria – e i flussi di lavoro prestabiliti sono proprio il punto di forza di un buon sistema informatico.

Prima di tutto, deve prendere una decisione su ciò che desidera.

Con quale frequenza desidera fatturare gli onorari e le spese?

Se è ambizioso nelle sue risposte, il sistema informatico può farcela facilmente. Una volta impostato con i criteri desiderati, il sistema sarà pronto a supportare i suoi processi, rendendo semplice e facile la fatturazione frequente.

L'IT deve facilitare i processi di lavoro

Come Abakion Legal semplifica i flussi di lavoro

La fatturazione mensile è la rovina di molti studi legali.
Ci sono anche alcuni studi che fatturano ad hoc o quando un caso è chiuso, e anche questo può richiedere molto tempo.
Ma Abakion Legal può aiutare a organizzare un flusso di lavoro meno oneroso.

Elenco di fatturazione
generato automaticamente

Elenco di fatturazione generato automaticamente

Immagini di poter ottenere un elenco settimanale dei casi in cui sono state registrate più di dieci ore di lavoro o grandi spese, e poi di poter utilizzare questi elenchi per fatturare ai clienti in modo continuativo.

Meno domande e
pagamento rapido

Meno domande e pagamento rapido

Riceverà meno richieste di fattura da parte dei suoi clienti, perché si ricordano ancora cosa ha fatto per loro la settimana scorsa, e spesso potrà essere pagato prima, perché è più facile ricevere un pagamento rapido per tante piccole fatture che per una grande.

Meno tempo
per la fatturazione

Meno tempo per la fatturazione

Il compito diventa più facile perché deve pensare solo a una settimana indietro, e il sistema compila i dati sottostanti per lei. Ciò significa che non dovrà perdere tanto tempo a rispondere a domande chiarificatrici sul tempo lavorato, e che non impiegherà tanto tempo per la fatturazione.

L’IT dovrebbe fare il lavoro per lei

Il compito del sistema informatico è quello di compilare i dati sottostanti e presentarli in modo che sia facile per lei prendere decisioni. Il sistema informatico deve anche garantire che il processo si svolga senza intoppi, settimana dopo settimana.

E il sistema informatico può ricordarle di completare la registrazione delle ore e di inserire i voucher. Siamo onesti: per quanto importante per il flusso di cassa, questo tipo di lavoro di registrazione non è il più divertente del mondo. Quindi la domanda successiva è:

In che modo l’IT può aiutarla a eseguire le registrazioni in modo più semplice?

Come semplificare la registrazione delle spese

Riceve tutto il suo tempo registrato per i casi giusti lo stesso giorno e include tutto? Oppure aspetta qualche giorno? E poi riesce a ricordare esattamente cosa stava facendo su un determinato caso per un quarto d’ora lo scorso mercoledì?

Il sistema informatico può aiutarla nella fatturazione solo se lei si assicura che disponga di dati su cui lavorare. Se è lento nella registrazione dei tempi, anche le fatture saranno inviate in ritardo o, nel peggiore dei casi, non saranno inviate affatto.

Far sì che i clienti paghino in tempo

Il modo più intelligente è, ovviamente, quello di lasciare che Abakion Legal raccolga da solo i dettagli necessari, come parte del suo flusso di lavoro.

Ad esempio, quando invia un documento al suo cliente, nello stesso flusso di lavoro di Outlook registra di quale caso si tratta e quante ore devono essere registrate. Il punto è che non deve tornare in seguito a registrare le ore.

Deve anche assicurarsi che i clienti paghino in tempo. Il flusso di cassa viene danneggiato se i clienti possono pagare in ritardo senza conseguenze e forse anche senza che nessuno se ne accorga. È qui che il sistema del suo studio legale entra nuovamente in gioco e può aiutarla.

Abakion Legal registra quali clienti effettuano i pagamenti e li abbina alle sue fatture. Su questa base, il sistema può mostrarle rapidamente quali fatture non vengono pagate in tempo, in modo da poter rispondere a questo fatto.

Il sistema necessita anche di una procedura di sollecito che possa essere attivata automaticamente. I clienti devono sapere che lei tiene traccia dei loro pagamenti puntuali. Queste sono cose basilari, ma il suo sistema può essere ancora più proattivo.

Il sistema può mostrarle quali clienti pagano puntualmente, o forse in anticipo, e quali invece pagano tipicamente in ritardo. Potrà così rintracciare in modo proattivo i pagatori notoriamente lenti.

Può anche scegliere di variare le scadenze di pagamento, le soglie di fatturazione o le procedure di sollecito in base alla capacità del singolo cliente di pagare in tempo.

Grazie all’intelligenza artificiale, Abakion Legal è ora in grado di prevedere quali clienti non pagheranno puntualmente in futuro. Il sistema è in grado di riconoscere gli schemi che indicano un pagatore lento con un grado di certezza impressionante.

Procedure di richiamo delicate

Le procedure di sollecito possono spesso essere un argomento tabù nel settore legale. Gli studi legali vogliono mantenere un buon rapporto con i clienti ed evitare malumori. Quanto vuole stringere le mani sui suoi clienti quando non pagano in tempo?

Il nostro primo suggerimento, quindi, è quello di inviare dei promemoria con il commercialista come mittente. In questo modo, il commercialista senza volto può essere rigoroso con i clienti, mentre lei può mantenere una relazione positiva. Come abbiamo detto, può anche scegliere di inviare i solleciti solo ai clienti che hanno superato più volte i termini di pagamento. Abakion Legal può aiutarla anche in questo.

Pochissimi studi legali aggiungono interessi o spese di sollecito. Alcuni lo inseriscono nei loro termini e condizioni senza aspettarsi di applicarlo nella pratica. Se lo desidera, però, Abakion Legal può naturalmente aiutarla a farlo, anche scrivendolo semplicemente sulla fattura senza addebitarlo nella pratica.

Parlando di procedure di sollecito, è anche importante che il sistema possa registrare quando il cliente si oppone a una fattura. È importante non inviare solleciti se si sta dialogando con il cliente sui dettagli di una fattura, quindi il sistema deve ovviamente tenerne traccia.

È in procinto di ottenere un flusso di cassa migliore ?

Ora può pensare a come il sistema del suo studio legale dovrebbe fornirle un quadro più ampio e informazioni migliori su cui agire. Che ne dice di un cockpit che mostri i casi attivi, le voci pronte per la fatturazione in ciascun caso, la persona responsabile del caso e le ore e le spese registrate rispetto ad esso? O forse un flusso di lavoro di approvazione per la fatturazione. Abbiamo molte buone idee su come la soluzione per il suo studio legale possa supportare la sua attività quotidiana.

Ma iniziamo con Abakion Legal che velocizza il suo processo di fatturazione e garantisce che le fatture siano sempre complete e che i suoi clienti paghino in tempo. Allora sarà sulla buona strada per migliorare il flusso di cassa.

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