usando le APPS
SPEDIZIONI DI MAGAZZINO E

Business Central esperto
Questo è il n. 5 di 8 articoli su come coprire tutta la sua attività con BUSINESS CENTRAL
– senza estensioni per i clienti
– utilizzando solo le APPS
Soddisfa tutte le sue esigenze di gestione del MAGAZZINO e delle SPEDIZIONI in BUSINESS CENTRAL.
In questo articolo, le spieghiamo cosa deve richiedere, come evitare le personalizzazioni e quali APPS utilizzare.
La Gestione del Magazzino riguarda fondamentalmente la gestione dei processi nel magazzino. In generale, la gestione dell’inventario nell’ERP riguarda la gestione degli articoli, delle varianti, delle quantità e delle ubicazioni; quando introduciamo la Gestione del Magazzino, si tratta anche dei documenti di spedizione e ricezione e dei contenitori.
Normalmente sappiamo solo che abbiamo 10 articoli in magazzino, ma con la Gestione del Magazzino sappiamo che ci sono 4 articoli nello scaffale A e 6 articoli nello scaffale B.
» Obiettivi per il WMS

È importante conoscere la differenza tra una posizione e un contenitore in Business Central. Una posizione è un luogo geografico come un tessuto o una pianta. La posizione specifica è suddivisa in molti bidoni.
L’aspetto impressionante dell’adozione di una soluzione di Warehouse Management è la rapidità con cui tutto va al suo posto. Incontriamo regolarmente aziende che vogliono introdurre una soluzione di magazzino, partendo da una situazione priva di contenitori. Una volta che si sono messi all’opera, il sistema tiene traccia di tutto.
Dobbiamo solo fare ordine nella terminologia, perché la gestione dell’inventario ha diversi significati nel mondo dell’ERP.
LIVELLO 1: GESTIONE FINANZIARIA DELL’INVENTARIO
Tenere traccia della quantità e del valore di ogni articolo è il tradizionale modo finanziario e quantitativo di guardare alla gestione dell’inventario. È la base della capacità di tenere traccia degli articoli nel nostro sistema ERP. Ci permette di acquistare un articolo e di inserirlo nell’inventario, ma anche di venderlo e di ritirarlo dal magazzino.
LIVELLO 2: GESTIONE DELL’INVENTARIO CON BINS
Con un Sistema di Gestione del Magazzino – gli articoli per bin entrano in scena. Oltre a conoscere la quantità, il sistema tiene anche traccia dei contenitori in cui viene collocato un articolo. Ci possono essere dodici unità su uno scaffale e tre su un altro; ogni volta che spostiamo l’articolo – fisicamente – dobbiamo comunicarlo subito al sistema ERP, in modo che tutto rimanga sotto controllo. È necessario un livello di registrazione completamente nuovo, che richiede una soluzione scanner.
» Soluzione di registrazione
Processi di magazzino interni
Abbiamo una zona di ricezione, una zona di picking, una zona di spedizione e una zona di backend. Quando arriva un camion, portiamo rapidamente la merce nella zona di ricezione e la registriamo, ma non abbiamo ancora il tempo di metterla via. Abbiamo quindi bisogno di una logica intelligente che ci aiuti a decidere dove mettere la merce.
Collochiamo interi pallet nella zona del backend e poi riforniamo la zona di picking, dove prendiamo dal backend e spostiamo nella zona di picking. Può anche accadere che spostiamo la merce dal magazzino alto alla zona di picking.
Dobbiamo essere in grado di effettuare il conteggio delle scorte e di regolarle. Se la merce manca o è rotta, dobbiamo ridurre lo stock. La gestione del magazzino richiede il conteggio per cassetto, e questo è un lavoro che dobbiamo essere in grado di fare con uno scanner.
Quando la merce deve essere spedita, prepariamo una spedizione di magazzino e ritiriamo la merce per la spedizione.
Spedizioni – processi esterni
Spedizioni si occupa di gestire la parte della spedizione che avviene al di fuori del magazzino. Abbiamo ricevute che arrivano al magazzino e spedizioni che lasciano il magazzino.
Dobbiamo gestire gli articoli che ci aspettiamo di ricevere e pianificare le modalità di invio ai clienti. Dobbiamo gestire le lettere di vettura e gli spedizionieri.

Se si tratta di un intero container di merce che riceviamo in magazzino, allora vorremmo avere degli strumenti per ricevere la merce in modo semplice. Dobbiamo sapere quali articoli devono essere presenti nel container e dobbiamo poter verificare di aver ricevuto ciò che ci aspettiamo.

Prelievo e spedizione
Gli articoli possono essere prelevati per gli ordini di vendita o per gli ordini di produzione. Creiamo un picking in modo che i dipendenti possano prelevare la merce nel magazzino, e nella zona di imballaggio confezioniamo la merce nelle scatole ottimali e la inviamo allo spedizioniere.

Dobbiamo tenere traccia del numero, del volume e del peso, e dobbiamo stampare le etichette per le scatole. È in questo processo che passiamo dall’attenzione alla merce e alla quantità – alle scatole che devono essere spedite, e dobbiamo tenere traccia di ciò che tutte le scatole contengono.
Dobbiamo essere in grado di programmare le spedizioni per far sì che gli spedizionieri vengano a ritirare le merci in orari diversi, e dobbiamo essere in grado di programmare il prelievo e l’imballaggio in base alle spedizioni. Una volta che abbiamo prelevato e imballato le merci, queste devono essere collocate nella zona di spedizione nell’ordine in cui vengono prelevate dallo spedizioniere.


Il picking è probabilmente la sfida matematica più grande. Dobbiamo prelevare gli ordini in cui abbiamo tutti gli articoli in magazzino. Gli ordini di vendita devono essere prioritari, sia in relazione ai clienti sia in relazione alla spedizione, e allo stesso tempo dobbiamo pianificare un percorso efficiente nel magazzino per il picking, e dobbiamo calcolare in quali scatole deve essere imballata la merce.
Spesso gli articoli vengono prelevati su un carrello, ma la cosa più intelligente è prelevare direttamente nella scatola. Questo presuppone che Business Central sia in grado di capire quale dimensione di scatola deve scegliere l’addetto al picking.
Magazzino 3PL e consignment
Possiamo anche avere scorte collocate altrove, ad esempio presso i rivenditori che hanno merce in conto deposito, quindi quando vogliamo rifornire le loro scorte, dobbiamo essere in grado di farlo con ordini di trasferimento.
Può anche essere in un hotel magazzino, che è responsabile della gestione del nostro magazzino e della spedizione della merce ai clienti. Richiede molta integrazione.

OBIETTIVI PER I WMS
I vantaggi che vogliamo ottenere con la Gestione del Magazzino sono quattro:
- Prevedibilità finanziaria
- Livello di servizio più alto
- Minimizzazione del vincolo d’inventario
- Prelievo ottimizzato
Se non dispone già di una soluzione di magazzino, deve prepararsi accuratamente. Ad esempio, dovrebbe considerare quanto segue:
- quanto è grande il suo magazzino
- quante scelte ha
- Il tipo di prelievo di cui ha bisogno
- se desidera scegliere per più clienti contemporaneamente
- se vuole scegliere o meno per un cliente tra gli ordini di vendita
- se desidera gestire il volume e le dimensioni degli articoli
- se desidera la possibilità di scegliere gli articoli in diverse unità di misura
- se gli articoli sono disponibili in confezioni con quantità diverse, e se hanno contrassegni e ID differenti
- se ha dei grimaldelli di dimensioni strane, come ad esempio una scopa lunga 2 metri che non può entrare in una scatola di cartone
- se i codici a barre sono presenti ovunque siano necessari
Il passaggio dalla carta a una soluzione informatica di gestione del magazzino comporta molto lavoro. Esaminiamo i quattro vantaggi che dovremmo assicurarci di ottenere quando introduciamo una soluzione di magazzino.
Vantaggio 1: Prevedibilità finanziaria
Il primo vantaggio è che il nostro inventario è sempre corretto – in contrasto, cioè, con il modello tradizionale in cui dobbiamo effettuare un conteggio dell’inventario più volte all’anno, che ci obbliga a bloccare diversi giorni sul calendario per totalizzare tutta la nostra merce… per poi trovare una discrepanza molto elevata.
Con una soluzione di magazzino, è più facile mantenere le scorte costantemente aggiornate, in modo da non accumulare grandi discrepanze.
Il bello è che si tratta di un vantaggio che appare spontaneamente. Quando andiamo a prendere un articolo e non c’è, registriamo semplicemente un aggiustamento. In questo modo, il conteggio viene effettuato continuamente per cestino, anziché periodicamente per articolo.
Il primo vantaggio, quindi, è la prevedibilità finanziaria.
Nella situazione tradizionale, in cui contiamo le scorte più volte all’anno, tutti trattengono il fiato per diversi giorni mentre effettuiamo il conteggio, perché nessuno sa se la discrepanza risulterà positiva o negativa.
Quanto sono grandi le discrepanze di inventario attualmente? E qual è l’obiettivo con l’introduzione di una soluzione di magazzino?
Se all’improvviso ci ritroviamo con una differenza di milioni, questo avrà un impatto diretto sull’utile operativo e darà luogo a espressioni preoccupate nel reparto finanziario.
Vantaggio 2: livello di servizio più elevato
Quando l’inventario è più preciso, diventa anche più facile aumentare il livello di servizio e il tasso di evasione perfetta degli ordini che forniamo ai clienti.
Se un articolo è rotto, possiamo rottamarlo subito. Quando qualcosa non va bene, possiamo aggiustarlo subito, invece di aspettare un conteggio.
L’evasione perfetta degli ordini riguarda il numero di ordini di vendita che consegniamo ai clienti in modo perfetto, entro i tempi concordati, al prezzo concordato e senza reclami. Naturalmente, vogliamo che i nostri clienti siano soddisfatti – e lo saranno se otterranno ciò che desiderano, quando lo desiderano. Questo è l’epitome di un alto livello di servizio.
In realtà non è sufficiente consegnare al momento confermato. Se si segue lo SCOR (Supply Chain Operations Reference), il ‘vero’ livello di servizio deve essere misurato in base a ciò che i clienti vogliono ottenere. Se riusciamo a consegnarlo, siamo bravi in quello che facciamo.
Se il nostro livello di servizio è troppo basso, probabilmente ci troviamo di fronte a merci che abbiamo difficoltà ad ottenere in tempo, perché la pianificazione non è sufficientemente rigorosa o perché abbiamo un breve tempo di consegna in uscita e un lungo tempo di fornitura in entrata, se acquistiamo merci in Cina, ad esempio, e la consegna richiede 6 mesi, ma il cliente si aspetta di poter acquistare l’articolo con un giorno di preavviso.
Quindi, abbiamo una sfida. In questa situazione, dobbiamo tenere sotto controllo la nostra pianificazione.
Tuttavia… oltre a questa sfida tradizionale, dobbiamo pensare anche alla gestione dell’inventario.
Se pensiamo che l’articolo sia in stock e lo vendiamo, ma lo stock si rivela vuoto, abbiamo una grande sfida tra le mani.
Per ottenere un buon livello di servizio, è essenziale che l’inventario sia all’altezza. Ecco perché abbiamo bisogno di una gestione dell’inventario con aggiornamento in tempo reale.
Vantaggio 3: Minimizzazione del vincolo d’inventario
Allo stesso tempo, una soluzione di magazzino ci permette di ridurre la quantità di capitale vincolato all’inventario.
Si tratta di un’eterna questione di priorità: se aumentare il livello di servizio aumentando le scorte o minimizzare il capitale vincolato e convivere con un livello di servizio inferiore o con costi di riordino più elevati.
Una gestione dettagliata dell’inventario ci dà maggiori possibilità di avere la meglio su entrambi i fronti.
Se la nostra gestione dell’inventario è disordinata e non possiamo essere certi che ci siano discrepanze nelle nostre scorte, dobbiamo acquistare quantità maggiori per essere sicuri di averne abbastanza in magazzino – aumentando così il vincolo di liquidità.
Quando riusciamo a gestire l’inventario con maggiore precisione, possiamo acquistare in modo più astuto e quindi ridurre il valore dell’inventario senza che questo influisca sul livello di servizio.
Vantaggio 4: prelievo ottimizzato
Una delle cose a cui le aziende prestano maggiore attenzione quando introducono una soluzione di magazzino è il picking degli ordini di vendita: la possibilità di prelevare in magazzino e di essere guidati all’interno del magazzino in un percorso di picking ottimale. Un prelievo ottimale consiste nel percorso più breve e più intelligente possibile.
Esistono diversi modelli di strutturazione dei prelievi. Pertanto, dobbiamo essere chiari su quali esigenze la soluzione ERP prenderà in considerazione nell’organizzazione dei prelievi. Di solito ci sono molti scenari diversi da considerare.
Se abbiamo molti ordini di vendita, molti dei quali per lo stesso cliente – ad esempio, se riforniamo una grande catena di vendita al dettaglio e abbiamo dieci diversi ordini di vendita aperti per loro, di cui alcuni sono arretrati, alcuni sono per domani e altri erano per ieri, la soluzione di inventario dovrebbe mettere insieme in modo intelligente un picking tra gli ordini di vendita.
Forse vogliamo fare un ‘bulk picking’, cioè prelevare 20 ordini di vendita diversi a clienti diversi tutti insieme, perché si tratta di ordini relativamente piccoli; quando arriviamo nell’area di spedizione, separiamo gli articoli e li mettiamo nelle scatole. Questo si chiama ‘bulk picking’.
Può anche darsi che vogliamo lavorare con i ‘box picking’, in cui effettuiamo il prelievo direttamente nella confezione di spedizione. Se dobbiamo prelevare per quattro ordini di vendita, la soluzione di inventario ci chiederà di prelevare in quattro scatole diverse.
Il sistema deve tenere traccia dei volumi e deve aver calcolato in anticipo le dimensioni delle scatole. Questo ci evita di dover reimballare gli articoli nell’area di spedizione, perché abbiamo prelevato direttamente dallo scaffale nella confezione di spedizione. Si tratta di un ‘box picking’ o ‘pallet picking’, a seconda del tipo di imballaggio coinvolto.
Inoltre, potremmo voler prelevare tutto ciò che è destinato all’estero prima delle 9 del mattino, perché è il momento in cui il corriere viene a ritirare le spedizioni per l’estero. La soluzione di inventario deve quindi essere sicura di organizzare i prelievi in modo da non raccogliere tutti gli ordini per gli indirizzi locali, che poi occupano spazio nella baia di carico, quando arriva il camion diretto all’estero.
Quando si tratta di picking, ci sono molte esigenze diverse che sono cruciali per la nostra capacità di ottimizzare il magazzino. Naturalmente, l’addetto al picking non deve preoccuparsi di tutto questo. Il terminale manuale deve solo guidare il picker lungo il percorso migliore.
‘Prenda un carrello con due scatole, di dimensioni 3 e 5. Preleva gli articoli su questo percorso”. Il sistema dovrebbe organizzare tutto questo per il selezionatore.
Quando un ordine è stato prelevato, la soluzione di magazzino deve creare i documenti di spedizione e integrarsi con i vettori.
L’importante è che la soluzione si occupi di prenotare l’arrivo del vettore e di trasmettere tutti i dati necessari, in modo da non richiedere un’elaborazione manuale.

SOLUZIONE DI REGISTRAZIONE
Alcune aziende possono fare a meno dei terminali scanner, ma solo perché hanno un magazzino piccolo e lavorano con bidoni fissi.
Il primo paradigma di una soluzione di magazzino, quindi, è che dobbiamo registrare tutto ciò che accade nel magazzino; in pratica, questo è spesso fattibile solo con una soluzione di registrazione tramite scanner.
La maggior parte delle aziende ha bisogno di dispositivi per effettuare le registrazioni nel magazzino. Possono essere terminali manuali costosi, scanner per camion o semplicemente smartphone che eseguono una versione mobile del sistema ERP Business Central.
Se abbiamo un piccolo magazzino, questo può essere fatto in modo molto semplice, direttamente da un client mobile a Business Central. Ma una qualche forma di soluzione di registrazione è d’obbligo.
Online o offline
La prima decisione da prendere a questo proposito è se lavoreremo online nel sistema ERP, oppure offline. In altre parole, se vogliamo che le nostre registrazioni vengano aggiornate nel sistema ERP senza ritardi (online) o in modalità batch (offline).
Se tutto è aggiornato online nel sistema ERP, un venditore può creare un ordine di vendita che sarà subito inviato al magazzino, dove l’ordine potrà essere prelevato immediatamente.
In molte soluzioni di magazzino, i prelievi vengono generati al mattino, quando un lavoro batch nel sistema elabora quanto dobbiamo prelevare nel corso della giornata; poi crea tutti i prelievi, e riceviamo un foglio di lavoro che mostra ciò che dobbiamo fare oggi.
I sistemi più recenti creano un prelievo alla volta. Quando l’addetto al prelievo è libero o ha terminato il prelievo, preme un pulsante sul suo terminale per ottenere i dettagli del prossimo prelievo, dopodiché il sistema crea il prossimo prelievo per lui. Ciò significa che, se è appena arrivato un nuovo ordine di vendita con la massima priorità, sarà il prossimo ad essere prelevato.
Può anche accadere che gli articoli siano arrivati agli arrivi solo un momento fa, e il sistema può ora vedere che questo articolo è disponibile e iniziare a consentirne l’inclusione nei prelievi. Il dibattito se la registrazione debba avvenire online o offline è molto importante. La pianificazione in tempo reale dei prelievi presenta alcuni vantaggi, naturalmente, ma ciò non significa che sia sempre la soluzione migliore.
Ad esempio, dobbiamo considerare la qualità della nostra copertura di rete. L’online richiede naturalmente un accesso ininterrotto a Internet. I punti di accesso vengono solitamente installati in tutto il magazzino, e questo è facile se ci troviamo in un normale magazzino al coperto.
Di solito consigliamo di lavorare online il più possibile, ma se non abbiamo una copertura internet ininterrotta, dovremo lavorare offline.
Attrezzatura
Le scelte discusse sopra possono determinare il tipo di apparecchiatura terminale manuale di cui abbiamo bisogno, ma per il resto:
Se abbiamo molti prelievi e molti addetti al picking in un magazzino di grandi dimensioni, di solito c’è un buon motivo commerciale per scegliere terminali scanner adeguati con molte funzioni, in grado di resistere all’uso non-stop e di essere investiti da un carrello elevatore.
Se abbiamo un magazzino relativamente piccolo e vogliamo solo effettuare registrazioni occasionali, possiamo accontentarci di un tablet o di un telefono cellulare collegato direttamente al sistema ERP. Questi sono molto più economici, ma anche molto più fragili.
Il volume è ciò che determina principalmente la scelta dell’attrezzatura.

CONFEZIONI, CODICI A BARRE E ROTTURE DI SCATOLE
Approfondiamo alcuni dei requisiti funzionali che spesso pongono delle sfide in una nuova soluzione di magazzino.
Confezioni
Vendiamo un articolo, ad esempio una cola, per unità, e c’è un codice a barre su ogni lattina di cola, ma sono confezionate 6 per confezione.
Dovremmo quindi avere un codice a barre diverso all’esterno della confezione, oppure dovrebbe essere lo stesso codice a barre – in tal caso, dovremo ricordarci di registrare 6 unità quando scansioniamo una confezione?
Se le confezioni da 6 vengono imballate in una scatola che ne contiene 24 in totale, anche questa scatola ha un nuovo codice a barre?
Ora, se ci sono diversi codici a barre sulla cola e il sistema è in grado di riconoscere la quantità, lo stesso principio si applica a tutti gli altri articoli. Altrimenti, è inevitabile che si verifichino degli errori. Se vogliamo gestire bene questa sfida nel sistema ERP, il sistema deve supportare una struttura di articoli con confezioni in diverse quantità.
Altrimenti, sarà difficile da gestire, sia nella struttura degli articoli del sistema ERP, sia nella situazione di scansione del magazzino. Dobbiamo tenere sotto controllo le confezioni e le quantità che stiamo prelevando.
Codici a barre
Quando introduciamo una nuova soluzione di magazzino, gli aspetti che richiedono più tempo sono l’inserimento dei codici a barre nel nostro sistema ERP, l’impostazione dei contenitori e l’applicazione di etichette a tutti gli scaffali del magazzino in cui vogliamo utilizzare i terminali manuali per la scansione.
Non ha molto a che fare con la soluzione ERP in sé; è un lavoro di bassa tecnologia che deve essere fatto. Purtroppo, ci sono molte aziende che non hanno codici a barre su tutti i loro articoli e su tutti i loro pezzi.
Ad esempio, se siamo un’azienda alimentare e acquistiamo un lotto di cavolfiori, non ci verrà consegnato con un codice a barre su ogni testa di cavolfiore. Quindi come li registriamo? Dobbiamo tenere il codice di un cavolfiore nella nostra testa, o dobbiamo camminare verso una lavagna da qualche parte e sfogliare l’immagine di un cavolfiore per poter scansionare un codice a barre?
Questo problema non è limitato all’industria alimentare. La scansione dei codici a barre è una sfida in molti settori.
Unità di misura alternative non lineari
C’è un’altra sfida importante per i sistemi ERP nel magazzino: le diverse unità di misura. La maggior parte dei sistemi ERP gestisce perfettamente i codici delle unità di misura. Noi immagazziniamo la cola in scatola all’unità, ma l’abbiamo anche in confezioni da 6 e 24 pezzi.
Lo affrontiamo creando relazioni tra i codici delle unità nel sistema ERP. Quindi, abbiamo unità, pacchi, telai, scatole, collis e così via. La maggior parte dei sistemi ERP gestisce bene questo aspetto.
La parte difficile è rappresentata dalle unità di misura non lineari.
Un esempio classico potrebbe essere quello dei polli surgelati. Vendiamo polli surgelati in scatole da 20 pezzi. Anche quando li acquistiamo, ce ne sono 20 in una scatola, ma il regolamento dei conti, sia per le vendite che per gli acquisti, avviene in base al peso reale.
Ordiniamo un pallet, ossia 40 scatole, al nostro fornitore. Poi arrivano; registriamo la ricezione di 40 scatole sulla linea di acquisto nel sistema ERP, e si calcola che questo fa 800 unità.
In pratica, però, quando li scannerizziamo al magazzino, potremmo scannerizzare ogni scatola separatamente e registrare il peso, che potrebbe rivelarsi inferiore ai chili previsti dall’acquirente. I polli possono variare molto di peso e vogliamo gestire anche questo aspetto nell’ERP.
In definitiva, tutto deve essere regolato in base al peso, quindi il sistema ERP deve tenere traccia di più unità di misura non lineari per lo stesso articolo. Ci riferiamo a questo come codici di unità alternativi, o ‘seconda unità di misura’ nella terminologia ERP.
Se importiamo prosciutti dall’Italia e li acquistiamo in quantità, possono esserci ampie variazioni. I prosciutti pesano tra 1,2 e 3,5 chili ciascuno. Il nostro cliente ordina 3 prosciutti e ne riceve 3 in consegna, ma il pagamento deve avvenire a peso. In questa situazione, è fondamentale che il nostro sistema ERP tenga traccia delle unità.
Di norma, la sfida per il sistema ERP non è che le unità di misura cambino tra l’acquisto e la vendita. Questo è abbastanza facile da gestire, a condizione che le unità di misura siano lineari, con 1 kg che equivale, ad esempio, a 8 unità.
Il sistema ERP lavorerà con un’unità di base, tipicamente quella utilizzata per l’inventario e quella in cui sono stoccati gli articoli, dal punto di vista finanziario. Anche se acquistiamo 100 kg, il sistema li immagazzinerà in termini di unità di base, come una quantità di 800.
Quando la relazione non è lineare, però, non sempre c’è un’unità di base naturale e le cose iniziano a diventare difficili nel sistema ERP.
Non è molto divertente avere 100 metri di tavole in magazzino se sono tutte lunghe solo 20 cm perché si tratta di ritagli di legname tagliato a misura per i clienti. In quale unità conteremo le tavole se dobbiamo fare un conteggio dell’inventario? ‘Diversi’ è probabilmente la risposta migliore.
Dal punto di vista dell’ERP, è necessario un sistema separato di tipo entry per gestire i vari codici delle unità dietro le quinte.
Non vogliamo che sia sviluppato su misura nel nostro sistema ERP, perché si tratta di un impegno notevole. Vogliamo che sia la soluzione di gestione del magazzino a gestirlo.
Breakbulk
Forse dobbiamo anche gestire il breakbulk nel magazzino. Possiamo vedere che abbiamo 10.000 lattine di cola in magazzino, ma forse non possiamo vedere in quale breakbulk si trovano. Quante sono confezionate in confezioni da 6 o in scatole da 24?
Nell’esempio dei prosciutti di cui sopra, un cliente potrebbe ordinare 3 prosciutti, ciascuno di almeno 2,8 chili. Il nostro sistema dovrebbe essere in grado di dirci se possiamo consegnare? Può darsi che possiamo consegnare 3 unità e che possiamo anche consegnare 8,4 chili, ma questo non significa necessariamente che possiamo consegnare 3 unità di almeno 2,8 chili ciascuna.
Se gestiamo un deposito di legname e acquistiamo assi in lunghezze fisse, di quanti dettagli deve tenere traccia il sistema ERP? Forse possiamo vedere che abbiamo 400 metri in magazzino, suddivisi in 200 assi, ma non quali sono le lunghezze.
Se un cliente ordina 100 tavole da 3 metri, potremmo averne abbastanza in magazzino sia in termini di lunghezza che di quantità, ma se molte di esse vengono tagliate in piccoli pezzi, non abbiamo la garanzia di avere 100 lunghezze da 3 metri.
Se vogliamo sapere quali tavole possiamo effettivamente scegliere, il sistema ERP deve avere sotto controllo sia i codici breakbulk che quelli delle unità.
TRACCIAMENTO DELL’ARTICOLO
La tracciabilità degli articoli – sia la gestione della data di scadenza che la gestione ordinaria del lotto o del numero di serie – è un problema classico. Business Central deve supportarla in modo elegante (e sì, ci sono molti modi ineleganti di gestirla).
Ci sono molti settori in cui la tracciabilità degli articoli è ora rilevante o un requisito definitivo.
Numeri di lotto e numeri di serie
In sostanza, c’è la tracciabilità del numero di lotto (chiamata anche tracciabilità del numero di lotto) e la tracciabilità del numero di serie.
La differenza è che il numero di serie è unico per l’unità. Si tratta sempre di una quantità di 1 unità che ha un numero di serie unico. I numeri di serie sono molto comuni nell’industria elettronica, ad esempio.
I numeri di lotto vengono utilizzati quando un articolo viene prodotto in un lotto e tutte le unità di quel lotto ricevono un numero di lotto per poter essere riconosciute. Questo può essere applicato a prodotti liquidi che possono essere prelevati, o a merci ordinarie che possono essere prelevate. Può certamente applicarsi agli articoli prodotti in quantità, ma che ricevono un numero di lotto perché sono prodotti in lotti.
Ad esempio, potrebbe avere 5.000 vaschette di paté prodotte in una sola volta e quindi con lo stesso numero di lotto. Oppure un metro cubo di widget di plastica, ecc.
Uno dei criteri per scegliere la gestione dei numeri di serie è che il numero di serie deve essere presente sul singolo articolo. Altrimenti, non ha senso.
Ci sono anche alcune industrie che appongono sia il numero di lotto che il numero di serie sullo stesso articolo, per dimostrare che un determinato numero di serie è stato prodotto in un determinato lotto di produzione.
Business Central sa come gestire i numeri di lotto e di serie. Una volta che un articolo è stato impostato per mostrare se ha un numero di lotto o di serie, Business Central lo gestisce in modo ottimale in tutta la gerarchia.
Se dobbiamo produrre quelle 5.000 vaschette di paté, ad esempio, e acquistiamo carne e latte, nelle ricevute registriamo un numero di lotto sugli articoli acquistati.
E se non riceviamo un numero di lotto dal fornitore, possiamo crearne uno nostro, composto da una data e da un numero ID. In questo modo, sappiamo quando è stata ricevuta la singola materia prima e da quale fornitore.
Ogni volta che gestiamo le materie prime nel magazzino, indichiamo il numero di lotto sugli articoli prelevati. Quando le materie prime sono incluse nella produzione di un prodotto finito o di un semilavorato, registriamo i numeri di lotto inclusi e al risultato dell’ordine di produzione viene assegnato un nuovo numero di lotto tracciabile.
Una vaschetta di paté finisce quindi per essere una gerarchia di numeri di lotto, che ci permette di scendere nella gerarchia e di tenere traccia di tutte le materie prime incluse in una specifica vaschetta di paté.
Se identifichiamo una materia prima problematica, possiamo risalire la gerarchia e rintracciare tutti i prodotti finiti che includono il numero di lotto della materia prima problematica.
Si tratta di una tracciabilità tradizionale degli articoli, che il sistema ERP può supportare in modo molto semplice.
Chiaramente, la tracciabilità degli articoli richiede un maggior numero di registrazioni nel magazzino e nella produzione, ma dobbiamo assicurarci che la struttura del sistema ERP non aumenti le difficoltà. Dovremmo sempre essere in grado di ‘scansionare la nostra via d’uscita’. Dovremmo ridurre al minimo le registrazioni manuali.
Nessun inserimento manuale
Normalmente, abbiamo il numero di lotto sulle nostre materie prime o stampiamo etichette con il numero di lotto quando produciamo l’articolo.
Quindi, ad esempio, se produciamo un articolo a cui il sistema assegna automaticamente un numero di lotto, il sistema deve essere in grado di stamparlo in modo che appaia su un’etichetta con un codice a barre e quindi possa essere facilmente scansionato.
Non deve essere digitato nulla manualmente. Dovremmo essere in grado di gestire l’articolo esclusivamente tramite il terminale scanner. Questo può essere impostato nella maggior parte delle soluzioni di magazzino.
Potremmo avere alcuni articoli che sono tracciati e altri che non lo sono. Il latte e la carne per il paté sono tracciati per numero di lotto, ma il sale e il pepe potrebbero non esserlo. La maggior parte dei sistemi è in grado di gestire questo aspetto.
GESTIONE DELLA DATA DI SCADENZA
Gestione della data di scadenza
Le sfide che si presentano in Business Central riguardano la gestione delle date di scadenza. Quando acquistiamo un articolo, su di esso viene indicata la data di scadenza e dobbiamo essere in grado di registrarlo nel sistema ERP.
Inoltre, quando produciamo un articolo, dobbiamo essere in grado di selezionare una formula di data di scadenza sulla scheda articolo, in modo che il sistema calcoli una data, ad esempio 1 anno dalla data di produzione, e stampi quella data di scadenza specifica nel sistema.
Questo è di per sé ragionevolmente semplice per la maggior parte dei sistemi ERP.
Le cose si complicano un po’ se consideriamo la “durata di conservazione residua” (RSL).
Durata di conservazione residua
Quando il nostro cliente acquista l’articolo che scade 1 anno dopo la data di produzione, il cliente può stabilire un requisito per la quantità di durata residua. Quando l’articolo raggiunge lo scaffale del supermercato, quest’ultimo può richiedere che la durata di conservazione residua sia almeno del 75%.
Il requisito della durata di conservazione residua non è sempre espresso in giorni; può essere una percentuale della durata di conservazione totale dell’articolo.
I nostri clienti hanno normalmente requisiti diversi di durata residua, e può essere molto difficile gestire questo aspetto e fare in modo che il sistema ERP lo prenda in considerazione quando calcola i prelievi dall’inventario.
Per cominciare, l’algoritmo di picking dovrebbe essere abbastanza intelligente da scegliere gli articoli per i clienti con i requisiti meno restrittivi, in modo che ricevano gli articoli più vecchi. In questo modo, possiamo essere certi di poter soddisfare i requisiti di durata residua per il maggior numero possibile di ordini.
I nostri clienti possono anche rendere le cose un po’ più complesse, stabilendo il “lotto singolo”, cioè il cliente insiste sul fatto che l’intera spedizione abbia lo stesso numero di lotto, oppure il “lotto a strato singolo”, dove tutti gli strati di un pallet devono avere lo stesso numero di lotto.
Molti clienti stabiliscono requisiti di questo tipo perché non vogliono scansionare molti numeri di lotto diversi, con quantità diverse, nella loro area arrivi.
Il “lotto unico” rende tutto molto più semplice per il cliente, ma più complesso per il nostro sistema ERP.
Se abbiamo un cliente che effettua un grande ordine con un requisito di “lotto singolo”, il sistema ERP dovrà probabilmente scegliere prima per questo cliente, per essere sicuro di poter consegnare. Ma questo può causare dei conflitti.
Se un altro cliente richiede solo il 50% di durata residua, vogliamo davvero effettuare il prelievo per questo cliente per primo, perché così possiamo prendere l’articolo più vecchio. Se questo prelievo divide un lotto, però, potremmo non essere in grado di consegnare il grande ordine ‘a lotto unico’.
In realtà, spesso dobbiamo considerare prima quelli con i requisiti più restrittivi di “ordine singolo” e poi considerare la durata di conservazione residua.
Questo diventa presto un esercizio matematico in cui il sistema ERP deve destreggiarsi tra tutti i requisiti e combinare gli articoli in modo che venga prelevato il maggior numero possibile di ordini.
Se non altro, questo richiede che l’inventario sia corretto al 100%.
E richiede una soluzione di Warehouse Management che sia in grado di pianificare i prelievi in base a tutti i criteri stabiliti dai clienti.