Le 9 cose di cui gli avvocati hanno bisogno nella gestione dei documenti. Scelga qui il suo livello di ambizione
La gestione dei documenti è importante per gli avvocati. È praticamente il modo in cui si guadagnano da vivere: scrivendo contratti, accordi e altri tipi di documenti. Uno studio legale ha quindi molto da guadagnare da una buona gestione dei documenti.
Legga qui quali sono le cose che dovrebbe pretendere da un sistema di gestione documentale. Lars Houmann offre una panoramica dei livelli di ambizione che può scegliere.
L’invio di documenti Word via e-mail è una routine per molti avvocati. È da qui che inizieremo la nostra storia – e poi aggiungeremo altri requisiti di gestione dei documenti.
Punto primo: il versioning
Il cliente sta per concludere un accordo con un partner collaborativo e ora invia la bozza di contratto al suo avvocato per la revisione. In genere, si tratta di un documento Word, quindi l’avvocato attiva la funzione ‘traccia modifiche’ e aggiunge modifiche e commenti al documento.
Per evitare di distruggere l’originale, vogliamo fare una versione del documento.
Con il versioning, è possibile visualizzare sia l’originale che le modifiche. Poi, vogliamo la possibilità di tenere traccia di tutte le versioni durante il processo. Il versioning è in genere il primo requisito che emerge quando si parla di gestione dei documenti.
Vogliamo essere in grado di vedere quale versione del documento è attuale e chi possiede il documento in questo momento.
Scambio di file classico
Quindi, alleghiamo il documento a un’e-mail e lo rispediamo al cliente – e il documento può andare avanti e indietro in questo modo molte volte.
Questo è il classico scambio di file. Se non dispone di un sistema di gestione dei documenti, questo è l’unico modo per farlo. La maggior parte degli avvocati ritiene che questo metodo sia macchinoso, ma bisogna conviverci se non si ha altra scelta.
Ci sono molte fonti di errore.
Se abbiamo inviato una nuova versione alla controparte, ma abbiamo dimenticato alcuni emendamenti, li aggiungiamo il giorno dopo e inviamo una nuova versione… Ma, nel frattempo, la controparte modifica la copia morta, e ora improvvisamente abbiamo versioni diverse con emendamenti diversi. È un problema classico.
Il controllo delle versioni è una grande sfida.
Controllo di versione strutturato
Questo ci fa desiderare un controllo delle versioni più strutturato, e ciò richiede un sistema di gestione dei documenti.
Ora, il documento Word non vive solo in una cartella su un’unità di rete, ma in un sistema di gestione dei documenti – e, prima di modificare il documento, ne creiamo una nuova versione nel sistema di gestione dei documenti, e il sistema terrà traccia delle versioni.
Certo, avremmo potuto farlo anche manualmente, cliccando su ‘Salva con nome’ in Word e chiamando il file ‘Contratto-versione12.docx’ – ma un sistema è molto più adatto a gestire tutto questo senza commettere errori.
Il sistema assicura che il documento sia salvato nel posto giusto e che si possa vedere dal documento che esistono diverse versioni; è possibile scorrere avanti e indietro tra le versioni.
Quando solo i colleghi all’interno dell’organizzazione hanno accesso al sistema, l’altra parte ha ancora bisogno di inviare i documenti, come prima. Quindi, abbiamo ancora la sfida fondamentale che le persone al di fuori della nostra rete senza accesso al sistema documentale corrono il rischio di modificare una copia morta, perché non possono vedere che esiste una versione più recente.
Risolviamo questa sfida con il prossimo requisito del sistema di gestione documentale: l’accesso diretto alle parti esterne.
Portale clienti
Molti sistemi di gestione documentale possono fornire alle parti esterne un accesso diretto ai documenti. La maggior parte di essi chiama questo tipo di accesso un portale per i clienti.
Un portale clienti consente alle parti esterne di leggere e modificare i documenti. Possono creare nuove versioni, possono vedere chi sta modificando il documento in quel momento e possono modificarlo direttamente.
Il portale clienti fornisce un punto di accesso condiviso per il documento, e non dobbiamo più inviare i file avanti e indietro. Non rischiamo più di inviare un file al destinatario sbagliato. Nel complesso, risolve molte sfide pratiche.
C’è solo un punto critico in cui possiamo commettere degli errori, ed è quando aggiungiamo le persone che devono avere accesso ai documenti del caso tramite il portale clienti.
Editing simultaneo
Abbiamo raggiunto un livello che soddisfa molti studi legali, ma se siete in molti a dover lavorare sullo stesso documento, avete bisogno di qualcosa in più.
Ci sono alcuni sistemi che consentono la modifica simultanea dei documenti. In questo modo, più parti possono leggere e modificare lo stesso documento contemporaneamente. Può accadere che lei sia a metà delle sue modifiche al documento e, mentre sta lavorando sull’altra metà, un’altra parte può iniziare a considerare le pagine precedenti.
L’editing simultaneo è davvero interessante, ma deve prestare attenzione al modo in cui collabora. Tutte le aggiunte sono visibili a tutti nel momento in cui vengono digitate.
A volte si desidera scrivere commenti interni nel documento o far rivedere il documento ad altre persone interne prima che venga rilasciato ad un soggetto esterno; in questo caso, è necessario tenere presente che, con la modifica simultanea, tutto è visibile immediatamente per impostazione predefinita.
L’editing simultaneo è particolarmente utile per i contratti di grandi dimensioni, dove diversi collaboratori interni possono lavorare contemporaneamente sullo stesso documento. In questo modo, una segretaria può iniziare a creare gli allegati e l’elenco dei contenuti nello stesso momento in cui gli avvocati scrivono il contenuto vero e proprio. Se c’è una scadenza rigida, l’editing simultaneo è indispensabile.
Lavoro offline
Per impostazione predefinita, un sistema documentale richiede che lei sia online per poter lavorare sui documenti. Tuttavia, alcuni avvocati hanno bisogno di lavorare sui documenti quando vogliono, anche quando sono offline.
Molti sistemi offrono la possibilità di controllare un documento fuori dal sistema e di portarlo con sé offline.
Il sistema impedisce quindi ad altri di modificare il documento mentre lei è offline. In questo modo, può portare il documento con sé al cottage per il fine settimana e controllarlo quando torna in ufficio il lunedì. Ma, nel frattempo, è bloccato per gli altri utenti.
Online ovunque
Al contrario, alcune persone vogliono essere online ovunque.
Se si trova da un cliente e ha bisogno di un documento particolare, è utile poter trovare tutti i documenti nel sistema tramite la funzione di gestione dei documenti. Alcuni sistemi consentono di accedere ai documenti su tablet e cellulari, in modo da avere accesso ovunque si trovi.
Raccolta di modelli
Abbiamo parlato molto della produzione di documenti. La maggior parte delle aziende dispone di una raccolta di modelli a tale scopo.
Gli avvocati spesso producono documenti simili a qualcosa che è stato creato in precedenza, quindi è davvero utile avere una raccolta di prototipi di documenti per diversi tipi di elaborazione dei casi – cioè una raccolta di modelli.
I sistemi documentali di solito non sono in grado di gestire la raccolta di modelli nel modo in cui gli avvocati devono utilizzarli, ma è comunque utile che il sistema possa lavorare con i modelli di documenti.
Ricerca libera di testo e tag
Avere il sistema documentale che supporta i modelli è una cosa. Un’altra è che, quando si parte da un modello e lo si adatta a un cliente specifico, è inevitabile che un anno dopo si riceva un caso simile e si pensi: “Che cosa abbiamo fatto esattamente l’ultima volta?”. In questo caso è un vero vantaggio poter recuperare i documenti precedenti in modo efficiente.
La ricerca a testo libero è molto importante in questo caso. Se i documenti sono archiviati su un file server, la ricerca è molto complicata, ma molti sistemi di gestione dei documenti la rendono più semplice. I documenti possono anche essere arricchiti con metadati.
Se allega tutti i tag pertinenti ai suoi documenti, diventa molto più facile recuperare i documenti giusti in un secondo momento.
Elaboratore di testi integrato
Quando si introduce un sistema di gestione dei documenti, è necessario considerare anche quanto segue:
L’altra parte può leggere e modificare il documento?
Per cominciare, questo richiede che l’altra parte abbia accesso al software di elaborazione testi con cui è stato creato il documento. Se utilizziamo Word, cosa facciamo se dobbiamo lavorare con qualcuno che non ha Word? È molto irritante se il documento Word torna da qualcuno che l’ha modificato in OpenOffice, e improvvisamente tutto appare strano.
La soluzione è che alcuni sistemi di gestione dei documenti hanno il software di editing integrato. Se utilizza SharePoint come sistema di gestione dei documenti, ad esempio, include anche Word nel suo portale clienti, per cui l’altra parte non deve necessariamente avere Word installato per poterlo leggere e modificare.
Questo è particolarmente utile per gli avvocati con clienti privati, che forse non possono avere tutti accesso a Word.
Vuole saperne di più?
Abbiamo presentato nove aspetti positivi che gli avvocati dovrebbero richiedere ad una soluzione di gestione documentale. In fondo, si tratta della possibilità di scambiare e modificare facilmente i documenti. Per evitare che i suoi dipendenti siano creativi con Dropbox o Google Drive, ha senso fornire una buona soluzione di gestione documentale.
Ci auguriamo che ora si senta ispirato a valutare a quale livello dovrebbero essere le ambizioni di gestione documentale del suo studio legale. E quali requisiti dovrebbe stabilire.
Se desidera sapere come noi di Abakion affrontiamo la gestione dei documenti con SharePoint per Abakion Legal, ci chiami al numero 70 23 23 17 o scriva al mio collega Tom de la Cour all’indirizzo tdc@abakion.com.