La BI pone requisiti organizzativi allo studio legale
L’utilizzo di Business Intelligence comporta alcuni requisiti per il suo studio legale. Non si tratta solo di tecnologia; è anche una questione di organizzazione. Qui, Jacob esamina i fattori su cui dovrebbe concentrarsi negli scenari prima e dopo – e le dà alcuni consigli e suggerimenti.
Scritto da Jacob Sanchez Garcia, Consulente Business Intelligence, Abakion
La BI pone delle richieste alla sua organizzazione
Una soluzione Business Intelligence (BI) apre molte opportunità per fare un buon uso dei dati e acquisire conoscenze aziendali che possono aiutarla a prendere decisioni migliori, ottimizzare i processi e generare innovazione. Tuttavia, i benefici che si possono trarre dalla BI dipendono dal modo in cui la soluzione BI viene implementata e utilizzata.
La BI non è solo l’implementazione tecnica della soluzione. Pone anche alcuni requisiti alla sua organizzazione.
Per realizzare il potenziale e ottenere il massimo valore dalla BI, lo strumento deve essere visto non solo come un nuovo gadget tecnico, ma piuttosto come un progetto dinamico e orientato al business che comprende, oltre alla tecnologia e ai dati, la sua organizzazione, i suoi dipendenti e i suoi flussi di lavoro – e che in linea di principio non ha una data di scadenza.
Ciò comporta l’adozione di un approccio strutturato e la definizione di una strategia chiara.
In termini generali, il processo può essere suddiviso in ciò che accade prima e dopo l’effettiva implementazione tecnica della soluzione di BI. Di seguito è riportato un riepilogo dei fattori essenziali che possono influenzare il beneficio ottenuto da una soluzione di BI.
Prima
Rediga una strategia chiara e una tabella di marcia per il progetto di BI. Può provare a rispondere alle seguenti domande:
- Cosa vuole ottenere con la BI? Qual è l’obiettivo?
- Come si inserisce nella sua strategia aziendale complessiva?
- Chi sono gli stakeholder, cioè chi è il proprietario del progetto e chi sono gli utenti?
- Come si può garantire l’adozione del progetto da parte degli utenti dell’organizzazione?
- Quali informazioni e dati devono essere inclusi nella BI e perché?
- Quali metriche e KPI sono importanti per lei?
- Come misurerà se i suoi obiettivi e KPI sono stati raggiunti? E come verrà dato seguito a ciò?
- Quali passi deve compiere per avere successo con l’implementazione della BI, e quando?
Un altro buon consiglio è quello di designare le persone rilevanti (chiave) che utilizzeranno la soluzione di BI e di coinvolgerle nel progetto fin dall’inizio e per tutto il processo.
Dopo
Con una buona strategia e una tabella di marcia per il lancio del progetto di BI, sono state gettate le basi per raccogliere i benefici futuri della BI dopo l’implementazione tecnica. Poi arriva la parte non meno importante che riguarda l’introduzione, l’adozione e lo sviluppo.
Anche la soluzione di BI più completa e avanzata sarà inutile se non viene adottata e utilizzata nell’organizzazione.
L’esperienza dimostra che l’adozione da parte degli utenti è spesso una delle maggiori sfide nei progetti di BI – e purtroppo è spesso la causa del fallimento del progetto o della sua mancata realizzazione. Questa parte non va quindi sottovalutata.
L’adozione da parte degli utenti può essere assicurata mediante corsi introduttivi, workshop, valutazioni, follow-up e ulteriore sviluppo. In questo processo può essere vantaggioso tornare agli obiettivi originali e alle motivazioni del progetto di BI e ricordare agli utenti, e a lei stesso, i problemi che la BI doveva risolvere.
Come accennato a titolo di introduzione, un progetto di BI è un’entità dinamica senza data di scadenza. In linea di principio, si tratta di un processo iterativo composto dalle ben note fasi spesso descritte come: Imparare – Iterare – Fare.
In altre parole, la BI non è semplicemente qualcosa che si acquista, poi si preme un pulsante e tutto va bene. Considerate la BI come un investimento a lungo termine e un processo dinamico da sviluppare, regolare e perfezionare continuamente, in modo che sia sempre al passo con la vostra attività. Pertanto, è anche importante riconoscere fin dall’inizio che, nel corso del tempo, sarà necessario apportare delle modifiche per garantire i migliori benefici aziendali possibili.
Con questo riconoscimento e questo approccio, si può evitare che lo sviluppo, e con esso il progetto di BI, ristagni.
Fare e non fare
Sebbene sia facile iniziare a lavorare con Business Intelligence, ci sono diversi aspetti che influiscono sul suo successo con la BI e sul ritorno che ne deriva. Di seguito sono riportate alcune regole generali su come e come non affrontare un progetto di BI.
Fare
- Identifichi e definisca le sue esigenze di reporting. Cosa vuole ottenere?
- Tracci un processo per l’implementazione e il roll-out in azienda.
- Includa gli utenti finali e li prepari.
- Designi un ‘proprietario del rapporto’. Chi sarà responsabile del contenuto?
- Utilizzi lo strumento.
Non fare
- Non faccia come fa di solito. Si liberi dei fogli di calcolo Excel che vivono qua e là sui PC locali.
- Non riempia i rapporti di cifre e grafici. Diventerà disordinato e ingestibile e il messaggio andrà perso. Meno è meglio.
- Non metta da parte il suo senso razionale e critico. Faccia sempre domande sui suoi dati.
Vedi di più
Se vuole dare un’occhiata alla soluzione di BI di Abakion per gli studi legali, può vedere di più sul nostro sito web (in danese). Abbiamo creato una soluzione di BI appositamente studiata per gli avvocati, che funziona subito e può essere utilizzata immediatamente. La strutturazione dei dati e lo sviluppo di rapporti e visualizzazioni sono già pronti, e lei può scendere direttamente nelle cifre e aprire nuovi orizzonti sulla sua attività.
La nostra soluzione di BI copre sia il reporting finanziario che quello dei casi. Oltre a una serie di report standard, avrà a disposizione un modello di dati completo, in modo da poter impostare i propri report e le proprie analisi.