Iniziare con Global Master Data Sync

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1. SCOPO

Ha scelto di valutare o iniziare con Global Master Data Sync per Dynamics 365 Business Centrale probabilmente ha uno dei tre scopi seguenti:

• • Vuole gestire i diritti di modifica dei dati master a livello centrale e locale. Il suo gruppo ha una struttura di dati ben definita e ha introdotto delle regole su quali aziende possono creare e modificare quali dati. Tutti devono seguire le procedure e lei vuole un sistema che le faccia rispettare.
  • Vuole un modo semplice per creare nuove aziende. Non vuole inserire manualmente i dati di configurazione e i dati anagrafici ogni volta che crea una nuova azienda. Ha bisogno di uno strumento che lo renda facile.
  • Avete processi di lavoro ripetitivi e ad alta intensità di lavoro con i dati, in cui dovete trasferire e inserire i dati manualmente. Vuole automatizzarli.

2. INSTALLAZIONE

Il primo passo è installare l’applicazione da Microsoft AppSource. Una volta fatto ciò, controlli il suo Role Center in Business Central per trovare una notifica nella parte superiore dello schermo relativa a Global Master Data Sync. Se appare una notifica, l’applicazione richiede le informazioni necessarie e quindi deve iniziare a seguire le istruzioni contenute nella notifica.
Una volta terminato, l’applicazione è installata e pronta.

3. APRIRE IL CENTRO RUOLI

Global Master Data Sync ha il proprio Role Center, dove è disponibile tutto ciò che è rilevante. Ci sono funzioni, configurazioni e modelli. Quindi, la prima cosa da fare in Business Central è aprire il Role Center per Global Master Data Sync.

Lo farà selezionando ‘Le mie impostazioni’ e selezionando il Centro ruoli chiamato ‘Amministratore master globale’. Ora ha verificato che l’applicazione è pronta all’uso.

4. CREARE UNA PANORAMICA

Prima di iniziare a configurare Global Master Data Sync, deve creare una panoramica del progetto. Inizi scrivendo ciò che desidera ottenere complessivamente con la sincronizzazione.

Le suggeriamo quindi di disegnare su carta quali dati desidera spostare tra le varie aziende. Scelga quali tabelle e campi desidera sincronizzare e quale azienda sarà proprietaria dei dati.

Potrebbe essere, ad esempio, che lei voglia sincronizzare il piano dei conti, i clienti e gli articoli, e che desideri centralizzare la manutenzione, in modo che solo la sede centrale possa modificare il piano dei conti e le filiali non possano creare nuovi conti di propria iniziativa.

5. OTTENERE UN CONSULTO

Quando ha una panoramica concettuale delle sincronizzazioni pianificate, è una buona idea farsi consigliare da un consulente con esperienza nella sincronizzazione prima di impostare qualcosa in Business Central.

Ci sono diverse ragioni per questo:

• Vorremmo parlare delle conseguenze delle sue decisioni. È sicuro che tutte le filiali debbano contattare la sede centrale ogni volta che devono modificare o creare un articolo o un cliente? Spesso è meglio trovare una via di mezzo, e noi possiamo aiutarla in qualità di consulenti. Potrebbe essere, ad esempio, che i nuovi articoli possano essere creati solo nell’azienda ‘master’, ma che lei permetta di modificare l’articolo a livello locale per aggiungere testi dell’articolo nella lingua locale. Non sempre le tabelle intere devono essere aperte o bloccate.
• Ci sono anche delle semplici insidie pratiche. Se trasferisce un prezzo di costo a un’altra azienda che opera in una valuta diversa, un prezzo di costo di 100 euro diventa improvvisamente 100 dollari. Noi la aiutiamo ad evitare queste insidie.
• Se desidera sincronizzare il Piano dei conti, i Clienti e gli Articoli, probabilmente penserà che devono essere sincronizzate 3 tabelle, ma purtroppo Business Central non è così semplice. Solo nel Piano dei conti, ci sono 15-20 tabelle che devono essere sincronizzate. Indipendentemente dalle tabelle scelte, spesso ci sono diverse altre tabelle con configurazioni e dati di supporto che devono essere incluse.
• Ci sono anche campi che Business Central non vuole che sincronizziamo. Si tratta di campi che Business Central stesso deve calcolare nelle aziende riceventi, affinché i dati vengano inseriti correttamente. Non dobbiamo sovrascrivere questi campi.

6. IMPARARE LA FUNZIONALITÀ

Una volta che abbiamo un piano solido, siamo pronti a configurare il tutto in Business Central. Può scegliere di farlo da solo o di farsi aiutare da un consulente.

Se vuole fare tutto il lavoro da solo, o solo una parte di esso, deve imparare ad usare Global Master Data Sync. È abbastanza intuitivo se è abituato ad usare Business Central, ma è una buona idea guardare i video di formazione su Use Dynamics.

Si tratta di un corso guidato di 59 video didattici che la accompagnano nelle seguenti aree funzionali:

• Per iniziare
• Introduzione ai campi e alle azioni sui modelli
• Creazione di modelli
• Come utilizzare i pacchetti di modelli
• Introduzione al centro di ruolo dell’Amministratore Master Globale
• Impostazione master globale
• Scheda partner/abbonati
• Caratteristiche particolari sui modelli
• Uso quotidiano per l’abbonato

7. INIZIARE CON UN TEST

Deve testare tutto in una sandbox. Questo è un punto importante.

La sincronizzazione può causare molti danni perché è uno strumento progettato per sovrascrivere i dati e bloccare i dati in altre aziende. Se è configurata in modo errato, può corrompere i dati o bloccare le operazioni.

Sono disponibili strumenti per annullare le azioni, ma non è sempre possibile fare il rollback di tutto. E se blocca i campi nelle filiali, deve assicurarsi che questo non interrompa i loro processi di lavoro quotidiani.

Sono poche le persone che hanno un ruolo in cui conoscono tutti i processi in tutti i reparti di tutte le aziende. Pertanto, è importante testare la configurazione in una sandbox. È obbligatorio.

8. UTILIZZARE I TEMPLI

Non c’è motivo di costruire tutto da zero. Può utilizzare uno dei modelli forniti con la soluzione. In questo modo sarà protetto anche da eventuali errori di configurazione di base.

Se trasferisce un numero eccessivo di tabelle e di dati, distrugge la configurazione esistente, mentre se trasferisce un numero insufficiente di tabelle e di dati, i dati mancano e si verifica un errore nella sincronizzazione.

Per semplificare le cose, abbiamo creato dei modelli. I modelli assicurano che si ottengano tutte le tabelle pertinenti quando si sceglie di sincronizzare il piano dei conti, ad esempio, e che si sincronizzino tutti i campi che si devono e solo quelli che si possono sincronizzare.

Utilizzi il modello. Ci vuole troppo tempo per configurarlo da zero. Può trovare i modelli nel Role Center di Global Master Data Sync.

9. COMPLETARE LA CONFIGURAZIONE

Se ha seguito questa guida, probabilmente non incontrerà alcuna difficoltà lungo il percorso, ma se è arrivato direttamente a questo punto, probabilmente sperimenterà errori di sincronizzazione quando inizierà a trasferire i dati, perché il sistema manca di dati specifici. Questo spesso è dovuto alla mancanza di dati o al fatto che non sono stati caricati nell’ordine corretto. Potrebbe essere necessario sincronizzare un gruppo di distacco prima di sincronizzare altri dati che dipendono da quel gruppo di distacco.

Se non capisce bene il messaggio di errore, è facile rimanere bloccati. Allora è difficile. In realtà non è lo strumento di sincronizzazione ad essere difficile, ma è necessaria una certa esperienza con la struttura dei dati in Business Central per impostare le prime sincronizzazioni.

Se si verifica questo, torni alle prime fasi del processo di disegno concettuale della sincronizzazione e faccia verificare il concetto da un consulente di sincronizzazione esperto. Allora raggiungerà immediatamente l’obiettivo.