
Dynamics 365 Business Central
Le 200 domande più importanti
Questo libro mette in evidenza tutte le esigenze aziendali su cui dovrebbe concentrarsi quando prende in considerazione una nuova soluzione ERP – soprattutto quando si tratta di Microsoft Dynamics 365 Business Central (precedentemente noto come Dynamics NAV).
Il libro è composto da 237 pagine suddivise in 9 sezioni principali:
1. Il suo progetto ERP
2. La strategia ERP e il cloud
3. Panoramica dei suoi processi
4. Vendite
5. Acquisti e pianificazione Acquisti e pianificazione
6. Inventario
7. Produzione
8. Finanza Finanza
9. Tecnologia
Esamino le esigenze commerciali della sua azienda e le pongo le domande a cui deve rispondere. Questo la prepara a parlare con i potenziali fornitori della soluzione ERP.
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con pagine 


Strategia
Il suo progetto ERP
Inizio illustrando il modo in cui si dovrebbe affrontare un progetto ERP oggi. Il mio è un modello a otto fasi, ma non quello tradizionale che prevede la specificazione dei requisiti, i preventivi, ecc. Il tempo di quel modello è passato.
Parlo del collegamento del suo progetto ERP agli obiettivi aziendali, della mappatura dei benefici desiderati, della pianificazione dei cambiamenti comportamentali che il progetto apporterà all’interno dell’organizzazione, del lavoro con un portafoglio di progetti – e di come coinvolgere il suo personale per gettare le basi di una gestione efficace del cambiamento, che oggi è la chiave per un progetto ERP di successo.
Strategia ERP e Cloud
Se ha molti anni di esperienza con Dynamics NAV, senza dubbio ha familiarità con le personalizzazioni – ma a questo punto dovrebbe valutare strategicamente se evitare del tutto le personalizzazioni.
Da parte di Microsoft, la direzione di marcia è sicuramente verso soluzioni standard, per evitare progetti di aggiornamento onerosi e tempi di consulenza costosi.
Cloud contro non-cloud cesserà presto di essere un problema. I segnali puntano decisamente verso il cloud. Questa è la strada che tutti i produttori di ERP vogliono che i loro clienti percorrano, e quella più flessibile per i clienti. A questo proposito, parlo di sicurezza, prestazioni e scalabilità, che devono far parte dell’equazione.
Panoramica dei suoi processi
Avrà problemi con una soluzione ERP moderna se non ha chiaro quali processi vuole che siano supportati – quali sono importanti per lei – e quali è disposto a cambiare per renderli compatibili con la soluzione ERP.
Creo una panoramica per lei. È un diagramma complesso, ma è importante sapere cosa vuole dalla sua soluzione ERP.
Vendite
Configurazione delle vendite
La configurazione riguarda essenzialmente la gestione dei modi in cui i prodotti configurabili possono essere assemblati secondo i desideri dei clienti.
Qui mi occupo di rendere più facile per il cliente fare le scelte giuste quando configura l’articolo, e di fare in modo che il cliente si occupi di tutto in background. Dynamics 365 Business Central si occupi di tutto in background – assicurando che il cliente faccia solo selezioni valide che lei può effettivamente consegnare, per esempio, o che il cliente possa prendere decisioni in qualsiasi ordine.
Un altro argomento è il modo in cui il sistema gestirà gli articoli e le produzioni, vale a dire se gli articoli configurati devono essere creati, se il configuratore deve utilizzare i modelli di articoli e così via.
Venditori esterni
Quando si tratta di venditori esterni e di presa in carico degli ordini nei negozi, è molto importante avere un accesso mobile a Dynamics 365 Business Central. Deve essere facile prendere un ordine quando si è in movimento.
Guardo al dispositivo mobile che verrà utilizzato, e l’integrazione effettiva tra il dispositivo mobile e il dispositivo mobile è importante. Dynamics 365 Business Central è anch’essa importante.
Il client mobile deve contenere la stessa logica di business di Dynamics 365 Business Central? In altre parole, tutto deve avvenire online o offline?
Punto vendita (POS)
POS sta per Point of Sale, ovviamente. Si tratta di avere un terminale di vendita che può parlare con Dynamics 365 Business Central.
Si tratta di un mercato che ha fatto molta strada dal punto di vista tecnologico. Esamino tutte le caratteristiche che il suo POS deve supportare oggi. L’integrazione e la questione online/offline sono estremamente importanti in questo contesto.
Poi parlo della struttura degli articoli e della gestione dell’inventario, perché purtroppo molti negozi non tengono traccia in modo adeguato di ciò che si trova sugli scaffali e di quando è necessario rifornirsi. Il POS può effettivamente fornire una gestione efficiente, una gestione intelligente dell’inventario e un rifornimento intelligente.
Il negozio online
Moltissime aziende hanno bisogno di un negozio online, che deve essere strettamente collegato al suo Dynamics 365 Business Central. Inizio spiegando che è meglio gestire i dati a livello centrale nell’ERP e replicarli nel negozio online.
Ciò richiede che lei abbia sotto controllo i suoi dati anagrafici, i dati di ricerca strutturati, le varianti, le descrizioni formattate in HTML, le immagini, le gerarchie degli articoli, ecc. Dynamics 365 Business Centralcioè.
Parlo anche di come l’ERP e il negozio online siano in realtà due discipline diverse, ognuna delle quali richiede competenze diverse da parte del team per avere successo.
CRM e Marketing
La soluzione CRM dell’azienda e le soluzioni di marketing con i dati dei clienti dovrebbero essere integrate nella soluzione ERP. Guardo dove dovrebbe trovarsi l’interfaccia tra i sistemi – un aspetto per il quale non esiste una regola generale.
Si tratta di capire quali dati, processi aziendali, dipendenze e regole del sistema ERP aggiungeranno valore agli addetti alle vendite e al marketing nei loro sistemi.
La soluzione più elegante è che l’addetto alle vendite (ad esempio) utilizzi, nel sistema CRM, componenti ERP incorporati resi disponibili al CRM dall’ERP. In altre aree sarà necessaria una buona integrazione vecchio stile.
Documenti
La soluzione deve essere in grado di produrre molti documenti come preventivi, conferme d’ordine, note di spedizione, fatture, note di credito, estratti conto bancari, promemoria, ecc.
Dalla versione 2013 di Dynamics NAV, i documenti sono una sfida costante, perché le modifiche sono ormai un impegno importante. Questo vale anche per Dynamics 365 Business Centralanche per i documenti.
Esamino come sia possibile realizzare una soluzione fai-da-te per modificare i documenti attraverso l’impostazione dei parametri, utilizzare i modelli di documento, gestire più lingue nei documenti e far fluire i dati da clienti e articoli a qualsiasi documento.
Acquisti e pianificazione
Pianificazione
Inizio con il classico dilemma: il capitale vincolato all’inventario rispetto al livello di servizio. La domanda è come la soluzione ERP possa aiutarla al meglio a raggiungere un livello di servizio elevato e un basso vincolo di capitale.
Esamino varie formule di pianificazione, dalla tradizionale formula di Wilson a una forma alternativa di pianificazione che può utilizzare il livello di servizio e i turni di magazzino come punto di partenza per i calcoli. Dynamics 365 Business Central può utilizzare il livello di servizio e i giri d’inventario come punto di partenza per i suoi calcoli.
Mostro anche come i codici ABC multidimensionali in Dynamics 365 Business Central possono aiutare a ottimizzare (e parzialmente automatizzare) la pianificazione.
Pianificazione MRP
Qui, approfondisco MPS, MRP e MRP2 – e le sfide che in genere comportano in Dynamics 365 Business Central. L’MRP automatizzato sembra fantastico, ma le sfide sorgono quando la realtà cambia, come accade continuamente.
Parlo di come si può fare Dynamics 365 Business Central la pianificazione al contrario, partendo da ciò che è effettivamente fattibile; come si può evitare di avere molte linee di modifica nel calcolo MRP; e come, per la maggior parte delle aziende, sia meglio combinare l’MRP con altre funzioni di pianificazione.
Tocco anche i profili di inventario, le previsioni e molte sfide quotidiane.
Prenotazioni
In Dynamics 365 Business Central, una prenotazione si lega in modo molto stretto. L’articolo è bloccato in modo ‘rigido’. Ciò significa che, se desidera cambiare piano perché le date di richiesta sono state modificate, deve interrompere la prenotazione manualmente.
In molte aziende, le prenotazioni ‘soft’ (in cui il sistema ricalcola continuamente le richieste e modifica le assegnazioni) sono la chiave per aumentare il livello di servizio. Qui, esamino come si può procedere.
Guardo anche alle prenotazioni nel contesto della gestione del magazzino e degli ordini di vendita.
Inventario
Gestione dell’inventario
Per quanto riguarda la gestione dell’inventario, parlo di gestione finanziaria dell’inventario e di vera e propria gestione del magazzino, ossia la gestione dell’inventario con i contenitori.
La soluzione di registrazione – sia la selezione delle apparecchiature che l’integrazione dell’ERP – è un argomento importante. Mi soffermo anche sul modo in cui ottimizzare il picking, aumentare il livello di servizio e ridurre al minimo il capitale vincolato.
Esamino poi un gran numero di Dynamics 365 Business Central requisiti di funzionalità come i codici a barre, le rotture di massa e le unità di misura alternative non lineari.
Tracciabilità dell’articolo
Inizio con il tradizionale tracciamento del numero di lotto o del numero di serie, e analizzo aspetti come la gestione degli articoli solo tramite il terminale manuale.
Le sfide maggiori per Business Central riguardano la gestione delle date di scadenza e della durata di conservazione residua. Discuto come l’algoritmo di prelievo deve gestire la durata di conservazione residua, il lotto singolo e il lotto a strato singolo.
Una sfida particolare si presenta per il picking e la gestione dell’inventario se si utilizza un hotel di stoccaggio esterno.
Dati master
Non è solo per gli articoli che ha senso strutturare i dati anagrafici in Business Central, ma anche per i clienti e i fornitori. E scegliere di incorporare i dati anagrafici in Business Central, o di utilizzare un sistema PIM esterno, sono due sfide diverse.
Esamino la struttura dei dati master, la relazione tra i campi, le viste, i filtri, le ordinazioni, le unità nei campi separati, le gerarchie con le dipendenze logiche – e la grande sfida: la gestione linguistica dei dati master.
Produzione
Controllo della produzione
Inizio esaminando la pianificazione della produzione in base ai colli di bottiglia e come passare dalla carta alla registrazione con una soluzione Shop Floor.
Mi concentro poi sulla pratica in officina, dove c’è molto da guadagnare migliorando l’accessibilità, facilitando la registrazione e, ad esempio, impostando processi tra il personale di magazzino e gli operatori che siano efficienti e forniscano registrazioni accurate.
Naturalmente, mi occupo anche delle licenze utente di Business Central e della questione online/offline.
Controllo qualità
Il controllo di qualità non è un’area di funzionalità particolarmente ben supportata in Dynamics 365 Business Central. La sfida è trovare una soluzione abbastanza flessibile e che non blocchi troppo gli utenti.
Presto molta attenzione alle restrizioni rigide nel controllo qualità. È necessaria una soluzione di controllo qualità che possa bloccare un articolo, ma che le offra la flessibilità di specificare da cosa è bloccato.
Mi soffermo anche su tutto ciò che non riguarda la qualità del prodotto, perché il controllo di qualità può essere utilizzato per moltissime cose.
Finanza
KPI e reportistica
Questa sezione si occupa delle cose per cui un CFO utilizza i dati. Parlo di KPI finanziari e non finanziari, compresi alcuni KPI difficili che coinvolgono l’intera catena di fornitura, come l’evasione perfetta degli ordini e il tempo di ciclo Cash-to-Cash. Se desidera riportare KPI di questo tipo, ciò comporterà dei requisiti per la sua Dynamics 365 Business Central.
Naturalmente, a questo proposito, parlo di Business Intelligence, che è diventato molto più facile e più economico con Microsoft Power BI e dei cubi standard per Dynamics 365 Business Centralche sono facili da usare.
Il piano dei conti
Non si direbbe che il piano dei conti sia un argomento da trattare in un libro come questo, ma in realtà il piano dei conti è un’area in cui molte aziende dovrebbero ripensare.
Parlo di come dovrebbe approcciare il piano dei conti in base alle esigenze di gestione e di come utilizzare i modelli che possono far risparmiare sulla consulenza per l’impostazione delle registrazioni.
Intercompany
Se la sua azienda opera a livello internazionale – o se ha più società in Dynamics 365 Business Central che devono essere integrate – l’intercompany è un argomento importante. È necessario tenere sotto controllo due aspetti: la sincronizzazione dei dati anagrafici e le transazioni intercompany.
Descrivo come si può avere una strategia ibrida con una sincronizzazione bidirezionale dei dati anagrafici.
Il secondo aspetto è che le transazioni intercompany devono essere create automaticamente tra le diverse società, e bisogna prestare attenzione alle modifiche e alla gestione degli errori.
Tecnologia
Soluzioni finanziarie
Oltre ai temi principali, come il piano dei conti e il reporting, ci sono una serie di esigenze relative alla Finanza, dove c’è una grande tradizione nell’utilizzo di componenti aggiuntivi per Dynamics 365 Business Central.
Queste includono soluzioni di pagamento, contabilità delle retribuzioni, spese di viaggio, scansione delle fatture e conti di consolidamento.
Integrazioni
Le integrazioni sono un’area importante quando si tratta di Dynamics 365 Business Central – e anche costosa. La mia raccomandazione è che lei prenda il controllo dell’intera area dell’integrazione, anche se non imposterà nulla da solo.
Qui le spiego come mantenere il controllo.
Mi soffermo in particolare sulle integrazioni necessarie nel magazzino (ad esempio, la gestione dell’inventario) e nel negozio online.
Portali
Una novità in Dynamics 365 Business Central è che può rendere disponibili le funzioni come servizio.
Può utilizzarlo per creare portali per clienti e fornitori, dando agli utenti esterni l’accesso a funzionalità selezionate, senza che abbiano la sensazione di trovarsi in un sistema ERP.
Credo che i portali per clienti e fornitori si diffonderanno sempre di più nel prossimo futuro.