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Come fare il BUSINESS CENTRAL
usando le APPS

GESTIONE DEI DATI MASTER

Sune Lohse
da SUNE LOHSE
Business Central esperto

Questo è il n. 1 di 8 articoli su come coprire la sua intera attività con BUSINESS CENTRAL

– senza estensioni per i clienti
– utilizzando solo le APPS

Soddisfi tutte le sue esigenze di MASTER DATA MANAGEMENT in BUSINESS CENTRAL. In questo articolo, le spieghiamo cosa deve richiedere, come evitare le personalizzazioni e quali APPS utilizzare.

Che cosa sono i Dati master?

Tutti i sistemi ERP dispongono di tabelle per archiviare i dati relativi agli articoli, ai clienti e ai fornitori. La sfida è che aziende diverse hanno requisiti di dati diversi, che spesso portano alla creazione di molti nuovi campi.

Tutti hanno bisogno di campi aggiuntivi per memorizzare i dati anagrafici dei loro articoli, come colore, altezza, resistenza elettrica, spessore, durezza, ecc. Alcune aziende acquistano sistemi di Product Information Management (PIM) stand-alone e specializzati, che poi devono essere integrati con il sistema ERP.

I dati anagrafici possono anche essere pezzi di testo sull’articolo da visualizzare sul sito web o sul webshop di e-commerce. Oppure potremmo voler includere i dati anagrafici degli articoli nella fattura – o avere descrizioni dei prodotti da inserire nelle etichette degli scaffali del negozio.

I dati master possono essere anche file, come manuali d’uso, istruzioni di installazione o di montaggio, oppure informazioni di produzione, documenti di controllo qualità, ecc.

I dati anagrafici possono essere moltissimi e diversi e vogliamo che siano disponibili all’interno di Business Central, ma senza aggiungere campi personalizzati alla scheda articolo.

Gestione dei dati master

Anche i clienti e i venditori

La necessità di gestire i dati anagrafici vale anche per i clienti e i venditori. E vogliamo anche evitare i campi personalizzati sulla scheda cliente e sulla scheda fornitore.

Possiamo registrare un codice di segmento di mercato sui clienti, le classificazioni ABC, le relazioni di filiera, i requisiti di servizio, le strutture di proprietà, ecc. Abbiamo molte informazioni su clienti e fornitori, che sono anche dati anagrafici.

Un sistema PIM tradizionale si concentra solo sugli articoli. Sempre più spesso, scopriamo che le aziende vogliono anche dati simili al PIM su clienti e venditori, ma anche su altre entità, come articoli di servizio, numeri di serie, distinte base, ecc. Dobbiamo essere in grado di lavorare con i dati master su qualsiasi cosa.

App su Microsoft AppSource
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Master Data Information
Definisca la sua struttura di dati master senza personalizzazioni. Il modo più semplice per attivare la gestione dei dati master in Business Central

Ci sono diverse esigenze nell’ambito della gestione dei dati master che dobbiamo considerare.

Arricchimento con i dati master

Uno è quello di poter arricchire con nuovi dati anagrafici. Vorremmo avere le nostre dimensioni di dati, ad esempio 20 nuovi campi sulla scheda articolo, o un sistema PIM in cui possiamo arricchire gli articoli con immagini e dati, o altre opzioni per aggiungere meta-dati a tutti i tipi di record nel sistema.

Siamo abituati a lavorare con i dati anagrafici degli articoli, ma dobbiamo anche essere in grado di gestire i dati anagrafici dei venditori o dei clienti, o degli articoli con valori diversi a seconda del venditore.

Attributi personalizzati

Dobbiamo anche essere in grado di gestire informazioni o configurazioni personalizzate per un ordine di vendita, in modo da poter aggiungere dati anagrafici a una linea di ordine di vendita specifica.

Può trattarsi di un messaggio alla produzione su cosa deve essere stampato sull’articolo – o su come deve essere imballato. Potrebbe anche essere l’informazione che abbiamo concordato delle condizioni speciali per i resi, e tale informazione deve essere stampata sull’ordine di vendita, sulla bolla di consegna e sulla fattura.

Non si tratta di ciò che intendiamo per dati anagrafici degli articoli “classici”, ma questi sono attributi che dobbiamo poter registrare sugli articoli, sugli ordini e includere nei documenti.

Dobbiamo essere in grado di aggiungere dati anagrafici e informazioni aggiuntive a tutto ciò che si trova in Business Central. Ad esempio, vorremmo poter registrare i dati master sui numeri di serie, per poter effettuare un controllo di qualità. Possiamo anche utilizzare i dati anagrafici per gestire le varianti dei prodotti. Ci sono molti casi d’uso in cui abbiamo la possibilità di aggiungere attributi a tutto in Business Central.

Per saperne di più su ciò che dovrebbe richiedere:
» Struttura dei dati master

Dati anagrafici in 3 livelli

Non è sufficiente poter aggiungere un campo alla scheda articolo e scriverci del testo. Abbiamo bisogno di una struttura a 3 fasi nei dati anagrafici per soddisfare tutte le esigenze:

  1. Dobbiamo poter aggiungere un campo. Potrebbe, ad esempio, essere su un elemento chiamato “diametro della ruota”.
  2. Poi possiamo scegliere se il diametro è in pollici o in cm, e
  3. allora possiamo scegliere che il valore sia 27,5. Non si tratta di un normale menu a tendina. Questa è la cosiddetta logica di ricerca in Business Central e, se non l’abbiamo nella struttura dei dati principali, incontreremo delle limitazioni.

Dati master unificati

Abbiamo bisogno che i dati siano unificati, in modo che i dati abbiano la stessa struttura e gli stessi valori tra le aziende e i sistemi, ad esempio ERP, CRM e webshop – in tutte le aziende della società.

Questo si chiama Dati anagrafici unificati. Se ha aziende in due Paesi e utilizza l’intercompany, non serve a nulla se un ordine non va a buon fine perché il cliente si chiama in modo diverso nelle due aziende.

Alcuni dati saranno comuni a tutte le aziende – altri dati saranno unici per azienda. Dobbiamo essere in grado di controllare dove i dati sono di proprietà e dove i dati non possono essere aggiornati perché sono di proprietà di altri.

Per saperne di più su ciò che dovrebbe richiedere:
» Sincronizzazione globale
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APP
Global Master Data Sync
Con questa applicazione può centralizzare e gestire i suoi Dati Master in un unico luogo e sincronizzarli con tutte le aziende di Business Central che sottoscrivono i dati.

Dati master sui documenti

I dati anagrafici devono essere inclusi in molti documenti in uscita, e quindi i dati anagrafici devono essere trasferiti automaticamente tra articoli, clienti, venditori, ordini di vendita e ordini di acquisto. Noi chiamiamo questi dati anagrafici sui documenti.

Quando aggiungiamo un commento a un ordine di vendita – quel commento deve fluire verso l’ordine di produzione (o verso l’azienda fornitrice via intercompany, se facciamo parte di una società multiaziendale), e quando il reparto di produzione acquista i componenti per la produzione, il nostro commento deve apparire sulla richiesta di acquisto che viene inviata al fornitore. Oppure, quando inviamo un’e-mail con una fattura per un articolo, il manuale d’uso o la documentazione relativa all’articolo devono essere automaticamente allegati.

Per saperne di più su ciò che dovrebbe richiedere:
» Dati anagrafici sui documenti
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Document Customizer
Il modo più semplice per personalizzare e impaginare i documenti, compreso il pacchetto di best practice con i documenti in uscita più comunemente utilizzati.

Filtraggio

Se abbiamo 100.000 articoli e abbiamo un cliente al telefono che dice che deve essere di un certo colore e di una certa taglia, dobbiamo essere in grado di filtrare i dati anagrafici e vedere i 14 articoli che soddisfano i criteri.

Manutenzione dei dati

Quando un fornitore invia un nuovo elenco di dati anagrafici, vogliamo poterlo importare facilmente in Business Central. Se abbiamo 1000 articoli con un determinato codice colore, che cambierà nome nel prossimo futuro, vorremmo poter creare una vista con i 1000 articoli e aggiornare in massa il nome del colore.

La facilità di manutenzione e l’aggiornamento di massa sono importanti quando abbiamo molti articoli.

Strumenti di gestione

È molto importante creare una solida struttura di dati master fin dall’inizio. Una volta che iniziamo a usare Business Central, è difficile cambiare la sua struttura. Pertanto, è più facile introdurre una struttura di dati master quando si sceglie un nuovo sistema ERP o quando si effettua un aggiornamento.

Ma è importante che la soluzione per i dati master disponga di strumenti per l’aggiornamento di massa dei dati e per la pulizia dei dati. Se abbiamo un campo personalizzato sulla scheda articolo che desideriamo cambiare in un attributo dei dati master per eliminare le personalizzazioni, dobbiamo essere in grado di eseguire un aggiornamento massivo che sposti i dati da un campo personalizzato alla struttura dei dati master.

Struttura dei dati master

STRUTTURA DEI DATI MASTER

IN QUESTO ARTICOLO
GESTIONE DEI DATI MASTER
» Struttura dei dati master

Per alcune aziende i dati anagrafici sono una sfida molto più impegnativa di altre. Quando abbiamo un requisito di registrazione, sembra facile creare un nuovo campo per questo scopo – e il problema è risolto.

Ma in generale, non vogliamo ingombrare Business Central con nuovi campi. In questo modo si creano problemi di manutenzione e purtroppo le aziende spesso se ne rendono conto solo in un secondo momento. Esaminiamoli brevemente:

  • Alla fine, ci sono così tanti campi che le persone perdono il conto, e diversi reparti registrano le stesse informazioni nei propri campi.
  • Tutto deve essere aggiornato nell’ERP, nel negozio online (CMS) e anche nel CRM (o nel sistema di ordini).
  • Gli aggiornamenti ERP diventano complicati a causa delle numerose personalizzazioni che devono essere migrate.

Vogliamo creare e gestire i dati anagrafici senza bisogno di personalizzazioni in Business Central.

In modo tradizionale, potremmo ritrovarci con centinaia di campi nella scheda articolo, che servono a molti scopi diversi, e molti di essi probabilmente si riferiscono a particolari categorie di articoli.

Struttura dei dati master

Cosa si guadagna ad avere una struttura di dati master?

Dati coerenti: Possiamo gestire situazioni in cui, ad esempio, il colore di un articolo è registrato in molti campi della scheda articolo. Il codice del colore di produzione è RAL6005, mentre un altro campo dice che un venditore chiama il colore British Racing Green. In un terzo campo, però, il Marketing ha scritto ‘verde scuro’ per il negozio online, e un quarto campo dice semplicemente ‘verde’, perché il colore verde deve essere ricercabile.

Dati strutturati: Un altro problema tipico è che i dati non sono strutturati. L’acquirente inserisce il colore sull’articolo, e uno dice ‘verde corsa’ mentre un altro dice ‘verde britannico’. Per quanto riguarda la ricerca, è un incubo.

Se utilizziamo dati strutturati, l’acquirente selezionerà il colore da un elenco predefinito e tutte le occorrenze avranno lo stesso valore. I dati master devono essere progettati e strutturati con cura, in modo da poter essere utilizzati in tutta l’organizzazione.

Aggiornamento massivo: Se decidiamo di cambiare il nome del colore, lo cambiamo solo in un punto e poi si propaga in tutto il mondo.

Senza una funzione di aggiornamento in blocco, l’aggiornamento di molte voci viene solitamente eseguito assumendo un consulente che può impostare un lavoro batch per modificare i dati.

Viste, filtri e ordinamenti

Abbiamo anche bisogno di buoni strumenti per la visualizzazione e la manipolazione dei dati.

Ad esempio, il responsabile marketing desidera filtrare la tabella degli articoli ed esaminare alcuni articoli particolari per il negozio online, scegliendo quali colonne includere nella vista e come ordinare i dati. Desidera inoltre modificare e aggiornare i dati direttamente nella vista, in modo da essere sempre aggiornato sui dati.

E le unità devono essere in campi separati. Se si tratta di un campo decimale, non dobbiamo poter inserire del testo. Spesso, le unità sono incluse nel contenuto del campo: potrebbe esserci scritto ‘2,8 m’ su un articolo e ‘280 cm’ su un altro, e una ricerca di articoli di lunghezza superiore a 2 metri non darà alcun risultato, perché i dati vengono interpretati come testo, non come cifre. Abbiamo bisogno di valori e unità in campi separati.

Se vogliamo filtrare e ordinare, o utilizzare i dati master in modo intelligente nella pianificazione, dobbiamo disporre di dati archiviati in forma strutturata.

Gestione linguistica dei dati master

Gestione della lingua

La gestione dei dati master deve includere la gestione delle lingue se operiamo in più lingue. Se scegliamo il colore ‘Rosso’ su un articolo, il sistema deve avere un’altra tabella che gli permetta di controllare come il valore ‘Rosso’ appare in altre lingue.

La versione linguistica corretta dei dati anagrafici deve essere sincronizzata in modo intelligente con il negozio online e unita in modo intelligente ai documenti.

Dobbiamo essere in grado di vedere tutti i documenti nella lingua di nostra scelta. Quindi, il nostro personale di magazzino che parla inglese può vedere la bolla di spedizione cinese in inglese, e un collega che parla spagnolo nel magazzino può vedere tutti i documenti in spagnolo.

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Master Data Information
Definisca la sua struttura di dati master senza personalizzazioni. Il modo più semplice per attivare la gestione dei dati master in Business Central
Dati master sui documenti

DATI ANAGRAFICI SUI DOCUMENTI

IN QUESTO ARTICOLO
GESTIONE DEI DATI MASTER
» Dati anagrafici sui documenti

Business Central deve essere in grado di produrre molti documenti come preventivi, conferme d’ordine, note di spedizione, fatture, note di credito, estratti conto, promemoria e così via.

Dalla versione 2013 di Dynamics NAV, i documenti sono stati una sfida costante, perché modificare il design dei documenti e dei report è ormai un’impresa non da poco.

Vogliamo uno strumento che ci permetta di controllare sia il contenuto che il layout dei nostri documenti, senza dover chiamare uno sviluppatore ogni volta che vogliamo modificare un documento.

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Document Customizer
Il modo più semplice per personalizzare e impaginare i documenti, compreso il pacchetto di best practice con i documenti in uscita più comunemente utilizzati.

La gestione dei documenti deve avere le seguenti cinque funzionalità:

1. Modelli
Abbiamo bisogno di modelli per i documenti in Business Central. Quando creiamo un ordine di vendita, vogliamo poter
scegliere il modello di conferma d’ordine più adatto al caso.

La selezione del modello deve anche dipendere dal record del cliente ed essere controllata automaticamente, in modo che clienti diversi possano avere design di report diversi.

2. Testo condizionale
Dovrebbe anche essere possibile che il contenuto testuale dettagliato di un preventivo, di una conferma d’ordine, di una fattura ecc. vari in base agli articoli inclusi nell’ordine o al cliente a cui viene venduto.

In questo modo, possiamo aggiungere un commento ‘Nota bene…’ se è incluso un articolo particolare e dobbiamo richiamare l’attenzione del cliente su qualcosa di importante.

Il flusso di informazioni sui Dati Master

3. Dati anagrafici
Dobbiamo essere in grado di memorizzare i dati del cliente o dell’articolo che verranno trasportati nel sistema da un preventivo di vendita a un ordine di vendita, da lì a un ordine di produzione, ai documenti di vendita inviati e così via.

Per esempio, per un articolo particolare potremmo volere che la nota di spedizione indichi che il cliente deve controllare l’articolo all’arrivo.

Un altro esempio potrebbe essere che i dati di contatto del venditore devono essere riportati sulla fattura, e questi dati provengono dalla scheda cliente e devono passare attraverso il preventivo e l’ordine di vendita, in modo da apparire sulla fattura. Lo stesso potrebbe valere per i regolamenti doganali, i termini e le condizioni di reclamo, ecc.

4. Lingue
La gestione delle lingue è una questione importante per le aziende con clienti internazionali. Non deve essere fatta a mano: è una perdita di tempo.

Deve essere possibile archiviare i dati in diverse lingue. Potremmo avere regolamenti doganali che devono essere riportati sulle fatture in lingue diverse – e ogni codice di regolamento doganale dovrebbe contenere il testo in lingue diverse, in modo da poter inserire lo stesso codice per tutti i clienti senza preoccuparsi della lingua in cui hanno bisogno della fattura – che sarà controllata dal codice della lingua del cliente.

5. Email
Infine, ma non meno importante, dobbiamo naturalmente essere in grado di creare un documento da allegare a un’email e di far generare automaticamente il testo dell’email. Dobbiamo essere in grado di inviare via e-mail conferme d’ordine, fatture, ecc. ai clienti.

Dobbiamo essere in grado di indicare nel record del cliente quale lingua preferisce, e che la nota di spedizione deve essere inviata via e-mail a un indirizzo, la fattura a un altro e così via.

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Document Handling
Una soluzione completa per inviare e-mail personalizzate di cui i suoi destinatari si fideranno – con documenti allegati da Business Central
Sincronizzazione globale dei dati master

SINCRONIZZAZIONE GLOBALE

IN QUESTO ARTICOLO
GESTIONE DEI DATI MASTER
» Sincronizzazione globale

Potremmo avere cinque diverse società (entità legali) che in pratica avranno gli stessi clienti, articoli, dati anagrafici, ecc. Quando creiamo un nuovo articolo presso la sede centrale, vogliamo che venga replicato nelle altre aziende, in modo da non doverlo impostare più volte.

Legga tutto su questa struttura nell’articolo sul Global Business.

Sune Lohse

Sune Lohse rivela tutti i requisiti essenziali

– e quale apps può soddisfarli

Guida completa
Come fare BUSINESS CENTRAL
– senza estensioni per i clienti – solo utilizzando le APPS