#8
Come fare il BUSINESS CENTRAL
usando le APPS

CONTABILITÀ
 

Sune Lohse
da SUNE LOHSE
Business Central esperto

Questo è il n. 8 di 8 articoli su come coprire la sua intera attività con BUSINESS CENTRAL

– senza estensioni per i clienti
– utilizzando solo le APPS

IN QUESTO ARTICOLO:
» Requisiti principali

Soddisfa tutte le sue esigenze di gestione della CONTABILITÀ e della BUSINESS INTELLIGENCE in BUSINESS CENTRAL.
In questo articolo, le spieghiamo cosa deve richiedere, come evitare le personalizzazioni e quali APPS utilizzare.

La contabilità è un’area in cui Business Central è molto bravo. Gli ERP sono nati come sistemi di contabilità, quindi la contabilità e la finanza sono funzionalmente ben coperte nei sistemi ERP in generale.

Ma c’è il “reporting” sotto forma di Business Intelligence, che è un argomento importante nel reparto finanziario, e poi ci sono anche alcune aree speciali in cui abbiamo bisogno di soluzioni aggiuntive. E poi vorremmo anche utilizzare un piano contabile standard – ma torneremo su questo punto un po’ più avanti.

Business Intelligence

Il reporting riguarda la visualizzazione dei dati e la creazione di informazioni sull’andamento dell’azienda. Per poter disporre dei dati, le dimensioni sono importanti in Business Central.

Le dimensioni sono gli attributi extra che possiamo inserire nei record e alle persone che si occupano di finanza piace sempre avere molte dimensioni, perché questo fornisce loro molti dati, mentre gli altri dipendenti dell’organizzazione di solito non amano le dimensioni perché significa che devono registrare più dati.

La domanda è come vogliamo misurare la nostra attività. Se esportiamo in otto Paesi, dovremmo creare un unico conto con una dimensione Paesi con otto opzioni – invece di otto conti separati. In questo modo si ottengono migliori opzioni di reporting – e un piano dei conti più facile da mantenere. Aggiunga le dimensioni invece dei conti, quando la necessità è il reporting.

Business Intelligence e la reportistica nelle soluzioni ERP hanno fatto passi da gigante negli ultimi anni, soprattutto nel mondo Microsoft.

In passato era costoso esportare i dati dall’ERP e creare report in sistemi di BI esterni. Molte esigenze di reporting venivano quindi soddisfatte sviluppando report personalizzati all’interno del sistema ERP, e anche se era costoso, era comunque più economico di un ‘vero’ sistema di BI.

Al giorno d’oggi, i sistemi di BI di base sono economici e possiamo ottenere modelli pronti all’uso per i nostri dati ERP. Utilizzare un modello di BI è più economico che sviluppare un report personalizzato in Business Central, ed è molto più flessibile e utile.

App su Microsoft AppSource
APP
Data Access for Business Central
Utilizzi l’integrazione API gestita di Data Access per le tabelle più popolari di Business Central – per connettersi con Microsoft Power BI o con qualsiasi altra soluzione di terzi.

Modello di piano dei conti

Questo ci porta al piano dei conti. Vorremmo avere un piano contabile semplice, in modo che sia facile da mantenere. Un piano dei conti semplice e basato su modelli facilita anche l’adozione di nuove App.

La maggior parte delle aziende vuole istintivamente continuare con il vecchio piano dei conti. La maggior parte delle persone non pensa di poter utilizzare un modello di piano dei conti. Ma quando esaminano i dettagli e li confrontano con il loro vecchio piano contabile, la stragrande maggioranza riconosce di poter utilizzare facilmente un modello di piano contabile.

Inoltre, offre il vantaggio di un minor lavoro di configurazione, di una minore manutenzione, di migliori opzioni di reporting e di una maggiore facilità di utilizzo delle nuove App.

Scopra di più su ciò che dovrebbe richiedere:
» Modello di piano dei conti

Il reparto contabilità ha bisogno anche di una serie di soluzioni aggiuntive che facilitino la vita quotidiana. Ecco le soluzioni che vorremmo mettere in campo:

App su Microsoft AppSource
APP
Document Customizer
Il modo più semplice per personalizzare e impaginare i documenti, compreso il pacchetto di best practice con i documenti in uscita più comunemente utilizzati.
App su Microsoft AppSource
APP
Document Handling
Una soluzione completa per inviare e-mail personalizzate di cui i suoi destinatari si fideranno – con documenti allegati da Business Central
App su Microsoft AppSource
APP
Duty Reporting
Automatizza il calcolo e il reporting di tasse e accise. Ottiene costi e margini precisi per tutti gli articoli venduti.
App su Microsoft AppSource
APP
VAT Rate per Dimension
Gestisca le imposte parziali e le aliquote multiple per conto con VAT Rate per Dimension
Shop Floor Management

BUSINESS INTELLIGENCE

IN QUESTO ARTICOLO
CONTABILITÀ
» Business Intelligence

KPI e reportistica

Cosa deve ottenere un CFO da una soluzione ERP? Naturalmente, ci sono dei conti da tenere, e questa è una parte fondamentale dell’ERP.

Il modulo finanziario della soluzione ERP non è in realtà qualcosa a cui si dedica molto tempo quando si implementa una soluzione ERP. Le aziende hanno molta competenza ed esperienza in questo settore.

Molti CFO considerano la soluzione ERP come un database che fornisce i dati alla base degli approfondimenti che applicano nella gestione dell’azienda. Per noi, quindi, il reporting e la business intelligence sono uno dei temi più importanti della finanza.

Tuttavia, tutto inizia con gli obiettivi aziendali che vogliamo perseguire. Quando saremo in grado di dire in base a quali KPI gestiamo l’azienda, sapremo anche quali dati devono essere registrati nelle soluzioni IT e che cosa richiede il sistema ERP.

Molte persone dimenticano cosa vuole il management dal punto di vista della catena di approvvigionamento. Vogliamo guardare alla nostra organizzazione da più prospettive, non solo da quella finanziaria.

Se è importante per la soddisfazione dei nostri clienti che i loro ordini vengano spediti rapidamente, dobbiamo scoprire come misurare i nostri tempi di gestione.

Se vogliamo misurare la nostra catena di fornitura e monitorare il nostro livello di servizio o i vincoli di inventario, dovremmo iniziare dall’area di produzione e dal magazzino, e vedere come possiamo raccogliere al meglio queste misurazioni – e poi vedere come si riflettono nel modulo finanziario.

Più riusciamo a considerare la nostra catena di approvvigionamento e la nostra organizzazione in modo olistico – invece di vedere tutto dal punto di vista del reparto finanziario per abitudine – più il nostro reporting sarà focalizzato e creerà valore.

Crediamo che un CFO debba essere lungimirante e debba fornire al resto dell’organizzazione intuizioni e opportunità. Il reparto finanziario non deve rimanere seduto sui suoi dati; deve attivarli, trasmettendoli all’esterno dell’organizzazione alle persone che possono agire sulla base delle informazioni che portano.

Power BI

Business Intelligence (BI) era un tempo estremamente difficile, e improvvisamente è diventato qualcosa che gli utenti possono impostare da soli. Possono raccogliere dati da tutti i tipi di fonti, impostare i propri dashboard e condividerli facilmente con tutti i colleghi su una varietà di dispositivi.

Microsoft si è davvero impegnata su questo fronte con Power BI.

Vedremo ancora di più questa tendenza negli anni a venire. È già facile raccogliere e mettere in relazione i dati provenienti da più fonti – e l’esercizio di BI non riguarda più ciò che il sistema ERP può elaborare, ma il modo in cui possiamo comprendere l’interconnessione tra i dati dell’ERP e tutti gli altri dati della nostra azienda.

Dobbiamo rendere i dati facilmente relazionabili, dando loro gli stessi nomi e la stessa struttura in sistemi e database diversi.

In ultima analisi, si tratta di trasformare i dati in informazioni, piuttosto che spendere energie per superare gli ostacoli tecnici.

App su Microsoft AppSource
APP
Data Access for Business Central
Utilizzi l’integrazione API gestita di Data Access per le tabelle più popolari di Business Central – per connettersi con Microsoft Power BI o con qualsiasi altra soluzione di terzi.
Shop Floor Management

PIANO DEI CONTI

IN QUESTO ARTICOLO
CONTABILITÀ
» Piano dei conti

La contabilità è il cuore di un sistema ERP. Tutti i sistemi ERP sono nati come sistemi finanziari. E poiché è il cuore del sistema ERP, un cattivo piano contabile infetta tutti gli altri aspetti con i suoi mali.

Esigenze di gestione nel piano dei conti

Molte aziende incorporano istintivamente le esigenze di gestione nei loro sistemi finanziari. Ad esempio, potrebbero creare molti conti per poter fare un reporting dettagliato.

Non è una buona idea. I sistemi ERP hanno modi più intelligenti per supportare le esigenze di gestione e di reporting. Da decenni è possibile lavorare con le dimensioni, rendendo obsoleta la necessità di creare conti per ogni cosa.

Vogliamo un piano contabile semplice e più comprensibile, con la possibilità di utilizzare dei filtri per le esigenze dei dati – o semplicemente spostare il reporting su un sistema completamente diverso, dove i dati possono essere estratti in modo più intelligente.

Quindi… invece di costruire tutta la complessità nel piano dei conti e di fare tutti i nostri rapporti direttamente dal modulo finanziario… possiamo utilizzare altri strumenti per un rapporto più semplice e più grafico, e quindi mantenere la struttura dei dati finanziari molto più semplice.

Invece di avere 100 conti di costo per tutti i tipi di scopi… ora abbiamo una manciata di conti di costo e possiamo usare i filtri per trovare le informazioni che desideriamo.

Dobbiamo riflettere a fondo sul piano dei conti e sull’impostazione delle dimensioni fin dall’inizio, perché non è facile modificarle in seguito.

È la rendicontazione che determina realmente come deve essere impostato il tutto. Dobbiamo essere chiari su ciò che vogliamo misurare e sul modo in cui la configurazione delle dimensioni lo supporterà.

Modello di piano dei conti

Vogliamo fare un passo avanti. Vogliamo utilizzare un modello di piano dei conti standardizzato, invece del vecchio modello personalizzato.

Tutte le aziende possono conformarsi a un modello di piano contabile, ma la reazione iniziale è spesso di resistenza.

Abbiamo lavorato per molti anni al consolidamento di un piano contabile standardizzato. Riunisce i contributi e le esigenze di molte aziende. Si basa sul metodo contributivo ed è relativamente semplice, ma comunque abbastanza dettagliato senza troppi conti.

La maggior parte delle aziende riconosce che il modello soddisfa effettivamente le loro esigenze, una volta che iniziano a guardare i dettagli e a confrontarlo con il loro vecchio piano contabile.

Ora arriviamo al vantaggio di utilizzare uno standard.

Evitare la configurazione

Quando iniziamo a utilizzare un sistema ERP, sia che si tratti di un nuovo sistema o che abbiamo semplicemente aggiornato un vecchio Dynamics NAV o simile, il fornitore deve configurare molti parametri.

Naturalmente, tutte le funzioni e i moduli del sistema ERP devono sapere come postare nel modulo finanziario. Questa configurazione di posting è ardua, perché se abbiamo, ad esempio, 100 conti di entrate, è necessario impostare 100 regole di posting diverse.

Spesso si risparmiano centinaia di ore non dovendo impostare la gestione del magazzino, l’intercompany, la produzione, gli acquisti, ecc.

Il bello è che un modello non ci impedisce di costruire sopra di esso. Possiamo facilmente aggiungere altri conti e aumentare la complessità, se ha senso farlo.

Sune Lohse

Sune Lohse reveals all the essential requirements

– and which apps can fulfill them

the complete guide
How to do BUSINESS CENTRAL
– without customer extensions – only using APPS