#6
Come fare il BUSINESS CENTRAL
usando le APPS

ATTIVITÀ GLOBALE

Sune Lohse
da SUNE LOHSE
Business Central esperto

Questo è il n. 6 di 8 articoli su come coprire tutta la sua attività con BUSINESS CENTRAL

– senza estensioni per i clienti
– utilizzando solo le APPS

IN QUESTO ARTICOLO:
» Requisiti principali

Soddisfa tutte le sue esigenze di gestione del GLOBAL BUSINESS in BUSINESS CENTRAL.
In questo articolo, le spieghiamo cosa deve richiedere, come evitare le personalizzazioni e quali APPS utilizzare.

Quando gestiamo diverse aziende con Business Central, sorgono alcune esigenze aggiuntive. Spesso ciò è dovuto al fatto di avere aziende in diversi Paesi, ma può anche trattarsi semplicemente di diverse aziende nello stesso Paese.

Le aziende hanno tipicamente ruoli diversi nella catena di approvvigionamento, ad esempio aziende di logistica, aziende di produzione e aziende di vendita, con una serie di processi tra di loro.

Intercompany

Abbiamo un’azienda di vendita che ha ordini di vendita perché riceve ordini dai clienti finali. L’azienda di vendita fornisce previsioni alla sede centrale, che pianifica il fabbisogno di prodotti, e si rivolge al magazzino/alla società di logistica per la consegna, o a una società di logistica terza, e per alcuni ordini la società di logistica può consegnare direttamente al cliente finale.

La sede centrale acquista anche beni dall’azienda di produzione, che si avvale di una serie di fornitori esterni, produce gli articoli e li consegna in un container all’azienda di logistica/magazzino.

Aziende globali

È solo un esempio. Indipendentemente dalla nostra struttura aziendale, dobbiamo essere in grado di gestirla in Business Central e i processi devono essere supportati in modo da non dover gestire manualmente tutti i dati e la contabilità.

Per impostazione predefinita, Business Central è in grado di gestire bene le transazioni intercompany, soprattutto con la release di ottobre 2023, ma abbiamo rapidamente bisogno di una maggiore struttura e automazione, in modo da poter postare automaticamente in più aziende contemporaneamente.

Quando l’azienda di vendita crea un ordine di acquisto, deve essere automaticamente creato un ordine di vendita nell’azienda che deve effettuare la consegna – e così via attraverso la struttura aziendale. Vogliamo anche essere in grado di vedere i livelli di stock in altre aziende, in modo che, già quando prendiamo l’ordine dal cliente, possiamo vedere se l’articolo è in stock in un’altra azienda.

Per saperne di più su ciò che dovrebbe richiedere:
» Intercompany transazioni
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Intercompany
Ridurre al minimo le attività manuali con un’integrazione degli ordini facile, automatizzata e ricca di funzioni tra più aziende.

Dobbiamo anche gestire i prezzi tra le aziende. È anche una sfida se abbiamo tassi di cambio diversi nelle varie aziende.

Dobbiamo utilizzare la stessa fonte per i prezzi e i tassi di cambio, in modo da facilitare le eliminazioni e ottenere gli stessi valori sulle stesse voci nei conti di consolidamento.

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Global Master Data Sync
Con questa applicazione può centralizzare e gestire i suoi Dati Master in un unico luogo e sincronizzarli con tutte le aziende di Business Central che sottoscrivono i dati.

Gestione globale dei dati master

La gestione dei dati master è un tema importante in una società con molte aziende (persone giuridiche). Dobbiamo avere una struttura globale per i dati anagrafici ed essere in grado di sincronizzare i dati anagrafici tra le aziende, e dobbiamo includere i dati anagrafici nei documenti utilizzati per gli ordini di vendita, acquisto e trasferimento tra tutte le aziende. Approfondiamo i dati anagrafici in un capitolo separato.

Forse abbiamo cinque aziende diverse che in pratica avranno gli stessi clienti, articoli, dati anagrafici, ecc. Quando creiamo un nuovo articolo presso la sede centrale, vogliamo che sia replicato nelle altre aziende, in modo da non doverlo creare più volte – e mantenerlo in più aziende. Abbiamo bisogno di dati anagrafici organizzati in una gerarchia di master e abbonati.

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Document Customizer
Il modo più semplice per personalizzare e impaginare i documenti, compreso il pacchetto di best practice con i documenti in uscita più comunemente utilizzati.

Contenitori

I container sono un argomento importante se spediamo merci su lunghe distanze, sia se inviamo o riceviamo merci in container.

In qualità di acquirente, potremmo avere un container presso il fornitore, che riempiamo gradualmente con gli ordini d’acquisto e, quando è abbastanza pieno, ce lo facciamo spedire. Poi vorremmo gestire tutti gli ordini di acquisto nel container insieme. Se il container subisce un ritardo di 4 giorni lungo il percorso, vorremmo aggiornare tutte le linee di acquisto in una volta sola e trovare i conflitti che si creano.

Allo stesso modo, se siamo il venditore, siamo noi a spedire il container e vogliamo pianificare al meglio la capacità del container prima di spedirlo.

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Purchase Container Handling
Pianificare i container in entrata con ordini di acquisto multipli – e gestire facilmente i ritardi
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Sales Container Handling
Assegnazione di linee di ordini di vendita e gestione dei contenitori per imballare e spedire tutte le linee in un’unica soluzione.

Assortimenti

Spesso c’è una differenza nel modo in cui le merci e le varianti possono essere acquistate e vendute in aziende diverse.

Nell’azienda di magazzino, abbiamo 8 colori di un articolo e una società di vendita deve acquistarli tutti e 8, mentre un’altra può acquistare solo 2 dei colori perché commercializza solo i 2 colori.

Anche sul web shop devono essere presenti tutti gli 8 colori per i clienti del primo Paese, ma solo 2 per i clienti del secondo Paese. E la sede centrale ha deciso che uno dei colori deve essere interrotto, e quindi solo 7 dei colori devono essere riordinati dal fornitore.

La struttura internazionale deve essere in grado di gestire tutto questo in Business Central.

Pacchetti ed etichette

Quando si offrono prodotti a molti Paesi, l’imballaggio e le etichette diventano una sfida speciale. L’etichetta di un ingrediente può contenere 3 lingue: Inglese, spagnolo e portoghese, e questo determina in quali Paesi il prodotto può essere venduto.

Abbiamo lo stesso articolo in magazzino con altre combinazioni linguistiche, ad esempio inglese, italiano e greco. Può darsi che abbiamo 1000 articoli in magazzino e possiamo consegnarli tutti e 1000 nei Paesi di lingua inglese, ma possiamo consegnarne solo 80 in Italia perché gli altri 920 non hanno la lingua italiana sull’etichetta degli ingredienti.

Molte varianti di confezioni ed etichette rappresentano un’ulteriore sfida in Business Central.

Rapporti e follow-up

Il reporting riguarda Business Intelligence. In un’organizzazione globale, vorremmo essere in grado di fornire report sull’intera struttura aziendale. Cosa vendiamo in quali parti del mondo? Quanto sono lunghi i nostri tempi di consegna?

Se Business Intelligence mostra che il tempo di consegna di un articolo è in realtà di 3 mesi, ma i dati anagrafici dell’articolo nell’ERP dicono 2 mesi, dobbiamo correggere i dati anagrafici per non promettere ai clienti qualcosa che non possiamo mantenere.

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Data Access for Business Central
Utilizzi l’integrazione API gestita di Data Access per le tabelle più popolari di Business Central – per connettersi con Microsoft Power BI o con qualsiasi altra soluzione di terzi.

Consolidamento

Il consolidamento finanziario è un altro argomento che viene spesso gestito con uno strumento di reporting.

Vorremmo poter analizzare le unità della struttura aziendale in modo comparabile. Non ha senso dover mappare i dati da zero ogni volta per ottenere numeri comparabili. Dobbiamo essere in grado di gestire la struttura a livello centrale per l’intero gruppo.

In genere, prepariamo un conto di gruppo, in cui consolidiamo tutti i dati delle società sottostanti fino al conto di gruppo ed eliminiamo la transazione. A meno che tutte le aziende non utilizzino Business Central, è opportuno effettuare il consolidamento con una soluzione Business Intelligence, ma ciò richiede l’armonizzazione dei piani dei conti e dei codici di dimensione in tutte le aziende.

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Utilizzi l’integrazione API gestita di Data Access per le tabelle più popolari di Business Central – per connettersi con Microsoft Power BI o con qualsiasi altra soluzione di terzi.
Prenotazioni e assegnazioni delle vendite

TRANSAZIONI INTERCOMPANY

IN QUESTO ARTICOLO
BUSINESS GLOBALE
» Intercompany transazioni

Se la nostra azienda opera a livello internazionale – o se abbiamo molte aziende nel nostro sistema ERP che devono essere integrate – il tema ‘intercompany’ è importante.

In un’azienda di vendita, creiamo un ordine di vendita per un cliente; quando lo rilasciamo, deve essere creato un ordine di acquisto per comprare l’articolo da un’altra azienda del gruppo, e deve essere creato (automaticamente) un ordine di vendita nell’azienda di produzione o di inventario del nostro gruppo.

Ora abbiamo tre documenti d’ordine collegati tra due aziende e dobbiamo essere in grado di gestirli insieme e modificarli come un unico documento.

Transazioni intercompany globali

Gestione del cambiamento

La gestione delle modifiche è la parte difficile. Nell’azienda di produzione, dobbiamo essere in grado di modificare le quantità o i prezzi e far sì che la modifica si propaghi sia all’ordine di acquisto che all’ordine di vendita nell’azienda di vendita.

Dobbiamo essere in grado di apportare una modifica a uno qualsiasi dei tre record, e la modifica deve riflettersi negli altri. Non è un bene se la nostra soluzione è troppo rigida per supportare il mondo in cui viviamo.

Ci sono diverse aree in cui abbiamo bisogno di flessibilità nel quotidiano.

Un ordine di vendita

La nostra azienda di vendita ha bisogno di poter creare un ordine di vendita che contenga linee di diverse aziende, ad esempio due articoli della stessa azienda di vendita locale, quattro articoli dell’azienda di inventario in Germania e tre articoli che saranno prodotti dall’azienda in Polonia.

Spedizione diretta

Dobbiamo essere in grado di indicare se si tratta di una spedizione diretta – cioè se tutte le aziende devono inviare gli articoli direttamente al cliente finale – o se le aziende tedesche e polacche devono inviare gli articoli alla nostra società di vendita locale, che poi spedirà al cliente.

Questo è in effetti uno degli aspetti più difficili delle transazioni intercompany. Se le società tedesche e polacche spediscono direttamente al cliente, devono essere in grado di allegare una bolla di spedizione o una fattura stampata secondo la logica della società di vendita locale originale, che dopo tutto è quella con cui il cliente ha trattato. La situazione si complica quando sono coinvolte diverse società ed entità contabili.

Quando l’azienda locale vende a un cliente locale a prezzi e sconti locali, i documenti devono essere in grado di uscire dalla stampante in Germania e Polonia.

Tracciabilità dell’articolo

Vogliamo anche essere in grado di tracciare gli articoli tra le varie aziende.

Quando il magazziniere in Germania preleva articoli con numeri di serie, deve scansionare il numero di serie, che poi deve arrivare fino alla nostra società di vendita locale, in modo che noi localmente possiamo vedere quali numeri di serie sono stati prelevati per l’ordine.

Configurazione

Con la configurazione degli articoli, i dati devono fluire nell’altro senso. Nell’ordine di vendita locale registriamo le specifiche dell’articolo configurato e forse anche la necessità di stampare un logo aziendale sul coperchio. Questi dettagli devono poi fluire verso l’azienda di produzione polacca, che produrrà gli articoli e stamperà il logo sul coperchio.

Gestione degli errori

Infine, come gestisce gli errori la soluzione interaziendale? Se qualcosa va storto tra le aziende (ad esempio, se il numero di articolo non esiste nell’altra azienda), l’ordine viene inserito in un registro degli errori che qualcuno deve seguire prima che l’ordine possa procedere?

Raccomandiamo assolutamente che la soluzione sia online e che gli errori vengano restituiti all’utente in tempo reale. Ciò significa che, se nella nostra azienda di vendita locale inseriamo un ordine che ritirerà articoli dalle aziende tedesche e polacche, vedremo subito gli errori sullo schermo mentre digitiamo, quindi non potremo andare avanti nel processo finché l’errore non sarà stato gestito.

Notiamo un netto aumento della domanda di soluzioni interaziendali. È certamente sempre più normale che le transazioni attraversino i confini e le aziende.

I fondamenti sono ragionevolmente semplici, ma la flessibilità nelle sfide quotidiane è il vero marchio di una buona soluzione interaziendale.

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Sincronizzazione globale dei dati anagrafici

SINCRONIZZAZIONE GLOBALE

IN QUESTO ARTICOLO
BUSINESS GLOBALE
» Sincronizzazione globale

Potremmo avere cinque diverse società (entità legali) che in pratica avranno gli stessi clienti, articoli, dati anagrafici, ecc. Quando creiamo un nuovo articolo presso la sede centrale, vogliamo che venga replicato nelle altre aziende, in modo da non doverlo impostare più volte.

Potremmo anche avere un sistema ERP diverso in una delle filiali. Abbiamo bisogno che i dati anagrafici siano sincronizzati tra tutte le piattaforme, Business Central e altri sistemi ERP all’interno dell’azienda. Questo vale anche per i dati anagrafici che abbiamo creato noi stessi, ad esempio Colore, Dimensione, Materiale o molti altri tipi di dati anagrafici su articoli, clienti e venditori.

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Master Data Information
Definisca la sua struttura di dati master senza personalizzazioni. Il modo più semplice per attivare la gestione dei dati master in Business Central

La sfida consiste nel far dialogare i diversi sistemi ERP, con strutture di dati diverse. Dobbiamo pensare attentamente quando sviluppiamo una struttura di dati, per assicurarci che le chiavi corrispondano in tutte le aziende – tra i vari sistemi ERP.

Strategie di sincronizzazione dei dati

Ci sono diverse strategie che possiamo scegliere.

Una strategia centralizzata significa che abbiamo un’azienda principale in cui impostiamo tutti i dati anagrafici in forma consolidata, riunendo tutti i debitori, tutti gli articoli e tutto ciò che vogliamo sia gestito dal team centrale. Il sistema ‘spinge’ i dati dall’azienda principale alle aziende periferiche.

La gestione centralizzata presenta alcuni vantaggi, ma lo svantaggio è che i dati sono più difficili da mantenere quando il personale ha accesso a un numero inferiore di persone.

Forse c’è un utente locale in Francia che nota che una particolare informazione su un articolo è sbagliata, ma non la fa correggere perché è molto complicato segnalarlo alla sede centrale. Se corregge i suoi dati locali, questi verranno semplicemente sovrascritti dai dati dell’azienda principale quando verrà eseguito il prossimo lavoro di sincronizzazione.

Pertanto, propendiamo per una strategia ibrida in cui i dati possono essere sincronizzati in entrambi i sensi.

Va bene che i dati siano raccolti in un’azienda principale centrale, ma riteniamo fondamentale che gli utenti locali possano aggiornare i dati, in modo che il francese possa aggiornare i dati dell’articolo locale, e la modifica sarà sincronizzata all’azienda centrale, e il successivo lavoro di sincronizzazione replicherà la sua modifica a tutte le aziende.

Naturalmente dobbiamo tenere sotto controllo i diritti di modifica di cui ha bisogno, cioè quali campi può aggiornare e quali non può modificare.

Ha anche bisogno di accedere ai dati di input in francese senza che questi sovrascrivano le altre varianti linguistiche.

Ha anche bisogno di poter creare un articolo che sia rilevante solo in Francia e che non venga diffuso ad altre aziende.

Più grande è l’azienda e meno articoli abbiamo o meno dinamica è la struttura degli articoli, più crediamo che sia importante una strategia centralizzata con un’azienda principale.

Questo vale anche se abbiamo controlli di qualità rigorosi sui nostri articoli e il nostro reparto di sviluppo o di qualità protegge e pulisce i dati in modo molto rigoroso. In questi casi, ha senso fare a meno dell’aggiornamento e dell’innovazione devoluti.

Abbonamento ai dati

Dobbiamo essere in grado di costruire una struttura di dati master con un proprietario di dati e abbonati di dati. In ogni filiale scegliamo i dati che vogliamo sottoscrivere.

Ad esempio, se c’è una filiale francese in un gruppo tedesco, la filiale francese può iscriversi agli articoli, ai clienti e ad altri dati anagrafici condivisi – ma può anche creare articoli locali che sono rilevanti solo in Francia.

Se la filiale francese acquista un articolo che esiste solo in Francia, non ha senso replicare quel numero di articolo in altre 20 filiali nel mondo.

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Sune Lohse

Sune Lohse reveals all the essential requirements

– and which apps can fulfill them

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How to do BUSINESS CENTRAL
– without customer extensions – only using APPS