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Svenskausando le APPS
ACQUISTO E
VENDITORI
Business Central esperto
Questo è il n. 3 di 8 articoli su come coprire la sua intera attività con BUSINESS CENTRAL.
– senza estensioni per i clienti
– utilizzando solo le APPS
Soddisfa tutte le sue esigenze di gestione degli ACQUISTI e dei VENDITORI in BUSINESS CENTRAL.
In questo articolo, le spieghiamo cosa deve richiedere, come evitare le personalizzazioni e quali APPS utilizzare.
Gli acquisti consistono nell’avere un dialogo con i fornitori per l’acquisto di beni al miglior prezzo possibile, nella giusta quantità e al momento giusto – e successivamente nella gestione degli accordi e nella gestione di eventuali modifiche.
Di solito sono le quantità e i tempi di consegna a richiedere la maggior parte del tempo dell’acquirente. Una volta stabilita una collaborazione con un fornitore, il prezzo è stato negoziato e si conosce la qualità del prodotto. Poi bisogna concordare di volta in volta la quantità e i tempi di consegna.
Ruoli
C’è una differenza tra acquisto e vendita in termini di ruoli che è interessante notare.
Nelle vendite, abbiamo due tipi di ruoli:
1) Coloro che gestiscono le relazioni e che lavorano nel CRM – e
2) Gli addetti agli ordini che gestiscono quantità e prezzi e inseriscono gli ordini di vendita nell’ERP.
Nel reparto acquisti, abbiamo persone che si concentrano sulle quantità e sui prezzi. Non sono focalizzati sulle vendite come lo sono i venditori, e non devono condurre un dialogo di vendita con i fornitori.
Il loro compito è quello di gestire gli acquisti nel sistema ERP, e quindi l’ERP deve anche supportare gli acquirenti a gestire l’intero dialogo con i fornitori nell’ERP. Questo è un punto in cui Business Central non può fare abbastanza out-of-the-box.
1. Pianificazione
Gli acquisti si basano molto sulla pianificazione e il ruolo di acquirente spesso include anche la pianificazione. Dobbiamo controllare quanti acquisti dobbiamo fare e quando, in modo che l’inventario vincolante non diventi troppo grande, mentre possiamo consegnare tutto ciò che i clienti hanno ordinato.
La Pianificazione e la Disponibilità hanno un capitolo a parte, quindi questo articolo riguarda solo la gestione degli acquisti.
I contratti di acquisto e il follow-up degli ordini effettuati sono argomenti importanti negli acquisti. Dobbiamo scegliere il fornitore che può consegnare il prodotto giusto nella quantità giusta e al momento giusto.
2. Richieste di acquisto
Dobbiamo essere in grado di chiedere a uno o più fornitori se possono consegnare un articolo in una certa quantità ed entro una scadenza, e quanto costerà. Dobbiamo essere in grado di gestire il dialogo nell’ERP e scegliere il fornitore giusto per l’ordine.
Dobbiamo mantenere una visione d’insieme di tutti gli esuberi, in modo da avere una visione d’insieme di tutti gli ordini d’acquisto e allo stesso tempo avere il controllo sulle richieste d’acquisto in cui mancano le risposte da parte dei fornitori.
Gli accordi sui prezzi con i fornitori sono importanti da gestire bene in tutte le aree dell’azienda, e Business Central è in grado di gestirli molto bene.
3. Ordini di acquisto
Integrazioni
Le integrazioni sono spesso un argomento importante quando vogliamo automatizzare la collaborazione con i fornitori. Può trattarsi di EDI o di portali di acquisto. L’importante è evitare di dover inserire tutto manualmente.
Una volta effettuato l’ordine, dobbiamo assicurarci che il fornitore adempia alla sua parte di accordo, e nel frattempo dobbiamo gestire i cambiamenti quando un fornitore non può consegnare come concordato.
Nell’ERP, gli argomenti importanti sono le richieste di acquisto, il dialogo sugli ordini e la gestione delle modifiche.
Intercompany
Quando abbiamo un’organizzazione internazionale con aziende di produzione, aziende di magazzino e aziende di vendita in Paesi diversi, potremmo aver bisogno di fare acquisti sia da aziende interne che da fornitori esterni.
In questo caso, le transazioni intercompany devono essere automatizzate, in modo da poter registrare facilmente gli acquisti e le vendite tra molte società – e in modo da poter, ad esempio, controllare quante sono le scorte in un’altra società del gruppo.
Documenti
Spesso ci sono dei requisiti per quanto riguarda l’aspetto dei documenti di acquisto. Possiamo avere fornitori che richiedono un layout specifico del documento o informazioni specifiche sull’ordine di acquisto.
Forse i venditori registrano delle informazioni sull’ordine di vendita che devono essere incluse nell’ordine di acquisto, perché il fornitore esterno ne ha bisogno. Potrebbe trattarsi, ad esempio, di una personalizzazione del prodotto o di un logo che deve essere stampato sul prodotto.
4. Consegna
Pianificazione dei trasporti
Dobbiamo tenere traccia di quando riceveremo la spedizione dal fornitore, e in Business Central possiamo inserire la data di consegna e alcune informazioni sul metodo di consegna, ma mancano alcuni strumenti di gestione.
Un acquirente desidera controllare i tempi di consegna per i diversi metodi di consegna, come aria, container, camion, ecc. – per ogni singolo fornitore. In questo modo possiamo pianificare molto meglio la consegna.
Dobbiamo anche essere in grado di controllare se la data di consegna concordata è quella in cui il fornitore spedisce il pacco o quando lo riceviamo.
Contenitori
Quando ordiniamo merci da spedire in contenitori, dobbiamo imballare il contenitore in modo saggio. Preferibilmente deve essere completamente riempito, ma dobbiamo anche assicurarci che i tempi di consegna non siano troppo lunghi.
Dobbiamo essere in grado di gestire questo aspetto in modo da mantenere l’ordine di acquisto aggiornato e, se il container è in ritardo, dobbiamo essere in grado di gestire le modifiche per tutti gli ordini di acquisto in modo semplice.
Cambiare la gestione
Quando vogliamo fare un acquisto da un fornitore lontano, preferiamo farcelo spedire perché è il più economico.
Ma nella pianificazione, possiamo vedere che l’articolo potrebbe non arrivare in tempo, perché c’è una grande incertezza nella spedizione della merce. Forse dovremmo considerare di far consegnare l’articolo in aereo. È più costoso, ma è più veloce. L’acquirente deve essere in grado di gestire questo tipo di considerazioni sull’ordine di acquisto.
Se ordiniamo merce che verrà spedita in un container, potremmo avere 5 ordini di acquisto nel container, che alimenteranno 100 ordini di vendita. Se il container subisce un ritardo, dobbiamo essere in grado di modificare la data di consegna del container, cambiare facilmente le date degli ordini di acquisto e degli ordini di vendita – e sorvegliare i conflitti sugli ordini di vendita che si creano, in modo da poterli gestire in modo proattivo.
