Leçons d’un projet basé sur un modèle Business Central-projet
Lorsque Tabellae a décidé de transférer ses solutions ERP au Danemark, en Norvège et en Suède vers Microsoft Dynamics 365 Business Centralils ont opté pour un projet de migration intensif. Stefan Reina était en charge du projet. Il nous parle ici de ce qu’il a appris et nous donne quelques conseils.
Stefan Reina, directeur de l’exploitation, Tabellae
Tabellae utilisait e-conomic au Danemark, Fortnox en Suède et Tripletex en Norvège, et souhaitait migrer tout cela vers Dynamics 365 Business Central.
Ils ont choisi le format de projet basé sur le modèle Unbox, ce qui signifie que le travail a été réalisé en quelques semaines. Pour en savoir plus sur Unbox, cliquez ici.
Pourquoi choisir un projet intensif ?
Le projet intensif était intéressant pour nous parce qu’il s’agit d’un format de projet géré avec un prix fixe. Le fait qu’il s’agisse d’un projet à prix fixe était très attrayant. Stefan Reina, directeur de l’exploitation chez Tabellae.
L’idée d’un calendrier intensif est vraiment bonne. Je pense que les processus qui sous-tendent le projet sont vraiment bien conçus.
Notre attitude et notre approche nous ont également permis de choisir facilement un projet standard. Nous ne souhaitons pas vraiment que des adaptations soient effectuées. Nous estimons que notre entreprise a des processus relativement simples et que nous avons l’habitude d’utiliser des systèmes standard, de sorte que nous n’avons eu aucune réticence à opter pour un autre système standard.
Se concentrer sur la portée du projet dès le départ
Un projet Unbox comprend la formation, la mise en place, la migration des données – tout ce qui est nécessaire à la mise en service, en fait.
Cependant, cela dépendait également de la volonté de Tabellae de suivre les modèles. Cela signifie que Tabellae a reçu un plan comptable standard et une configuration standard, et que le projet a été réalisé selon un modèle strict.
Alors, que faire si vous avez besoin de choses qui sortent du cadre du projet Unbox?
En ce qui nous concerne, la gestion des abonnements était la seule chose que la solution ne pouvait pas faire en standard. Nous vendons des abonnements à des logiciels et nous devons gérer des accords de niveau de service et des contrats de maintenance. Cela n’est pas couvert par le système standard, mais nous en étions conscients dès le départ”, déclare Stefan Reina.
En fait, le processus en a tenu compte. Le projet Unbox a commencé par une réunion au cours de laquelle Abakion a soumis un questionnaire très structuré afin de tout clarifier et d’identifier les éléments qui pourraient ne pas être couverts par le projet standard. Ensuite, nous avons pu choisir la manière dont nous voulions gérer le projet.
Nous avons opté pour la solution standard – et plus tard, nous procéderons à une deuxième phase pour ajouter la gestion des abonnements.
Nous avons découvert par la suite que la solution pouvait en fait répondre à une grande partie de nos besoins, de sorte que la phase 2 ne sera peut-être pas aussi lourde que nous l’avions prévu. Ce qui n’est pas plus mal, bien sûr”.
Quelques conseils si vous envisagez de faire un Unboxing
Nous étions satisfaits du format du projet intensif, car il est vraiment bien structuré. Mais bien sûr, le programme intensif vous met aussi la pression.
Vivre dans trois pays à la fois était probablement une mauvaise idée. Je conseillerais aux autres de procéder pays par pays. Nous aurions dû commencer par le Danemark et développer les compétences et l’expérience de l’organisation danoise, qui aurait ensuite pu aider ses collègues dans les autres pays, un par un. Cela aurait été plus intelligent.
Je pense également qu’il y a une grande différence entre venir de Navision et venir d’un autre système. Si vous avez l’habitude d’utiliser Navision, le nouveau site Business Central est relativement facile à apprendre, car l’interface utilisateur et les processus vous sont familiers.
Nous venions d’e-conomic au Danemark et d’autres solutions en Suède et en Norvège. Cela nécessite un peu plus de formation et de familiarisation. Si vous ne venez pas du monde Navision, c’est un processus de transformation, car le personnel doit apprendre à utiliser un système complètement différent. Vous devez vous assurer que les ressources nécessaires sont allouées en interne et laisser le personnel prendre le temps dont il a besoin.
Une fois le projet lancé…
Dans l’ensemble, Stefan Reina recommanderait volontiers un projet intensif à d’autres personnes.
Je pense que l’approche Unbox est brillante. Je la recommanderais à d’autres à tout moment. Il est impressionnant de voir qu’ils peuvent tout présenter sous forme de modèles, suivre un processus défini et s’en tenir à la solution standard – et ce pour un prix fixe.
Je conseillerais également aux autres entreprises de ne pas se focaliser sur le prix. Il était logique pour nous de le compléter par une formation supplémentaire, car nous venions de solutions différentes.
Utilisez les activités d’introduction prévues dans le processus pour déterminer s’il y a lieu d’ajouter quelque chose au projet. Cela vaut la peine d’y consacrer du temps dès le début car, une fois le projet lancé, le rythme est rapide.
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Tabellae est une société d’implémentation spécialisée dans les solutions d’Output Management basées sur Lasernet.
Tabellae est représenté au Danemark, en Norvège, en Suède et aux États-Unis d’Amérique.

Stefan Reina est directeur des opérations (COO) et partenaire de Tabellae, où il travaille depuis 2010.