Les 9 choses que les avocats attendent d’une gestion documentaire. Choisissez votre niveau d’ambition ici
La gestion des documents est importante pour les avocats. C’est en grande partie comme cela qu’ils gagnent leur vie – en rédigeant des contrats, des accords et d’autres types de documents. Un cabinet d’avocats a donc tout intérêt à bien gérer ses documents.
Lisez ici ce que vous devez exiger d’un système de gestion documentaire. Lars Houmann donne un aperçu des niveaux d’ambition que vous pouvez choisir.
L’envoi de documents Word par courrier électronique est une pratique courante pour de nombreux juristes. C’est par là que nous commencerons notre histoire, avant d’y ajouter de plus en plus d’exigences en matière de gestion des documents.
Premier point : le versionnage
Le client est sur le point de conclure un accord avec un partenaire collaboratif et envoie le projet de contrat à son avocat pour qu’il le révise. Il s’agit généralement d’un document Word, et l’avocat active la fonction “suivi des modifications” pour ajouter des amendements et des commentaires au document.
Pour éviter de détruire l’original, nous voulons versionner le document.
Avec la gestion des versions, l’original et les modifications peuvent être visualisés. Ensuite, nous voulons avoir la possibilité de suivre toutes les versions tout au long du processus. La gestion des versions est généralement la première exigence qui apparaît lorsque l’on parle de gestion des documents.
Nous voulons être en mesure de savoir quelle est la version actuelle du document et qui en est le propriétaire.
Échange de fichiers classique
Nous joignons donc le document à un courriel et le renvoyons au client – et le document peut faire l’objet de nombreux allers-retours de ce type.
Il s’agit d’un échange de fichiers classique. Si vous n’avez pas de système de gestion des documents, c’est la seule façon de procéder. La plupart des juristes pensent que cette méthode est lourde, mais vous devez vous en accommoder si vous n’avez pas d’autre option.
Les sources d’erreur sont nombreuses.
Si nous avons envoyé une nouvelle version à l’autre partie, mais que nous avons oublié certaines modifications, nous les ajoutons le lendemain et envoyons une nouvelle version… Mais, entre-temps, l’autre partie modifie la copie morte, et nous nous retrouvons soudain avec des versions différentes comportant des modifications différentes. C’est un problème classique.
Le contrôle des versions est un défi de taille.
Contrôle structuré des versions
Cela nous incite à vouloir un contrôle de version plus structuré, ce qui nécessite un système de gestion des documents.
Le document Word ne se trouve pas simplement dans un dossier sur un lecteur réseau, mais dans un système de gestion des documents. Avant de modifier le document, nous en créons une nouvelle version dans le système de gestion des documents, et le système assure ensuite le suivi des versions.
Oui, nous aurions pu le faire manuellement en cliquant sur “Enregistrer sous” dans Word et en appelant le fichier “Contrat-version12.docx” – mais un système est bien plus efficace pour gérer cela sans faire d’erreurs.
Le système garantit que le document est sauvegardé au bon endroit et que nous pouvons voir sur le document qu’il existe différentes versions ; il est possible de faire défiler les versions en avant et en arrière.
Lorsque seuls les collègues de l’organisation ont accès au système, l’autre partie doit toujours recevoir les documents, comme auparavant. Nous sommes donc toujours confrontés au problème fondamental suivant : les personnes extérieures à notre réseau qui n’ont pas accès au système documentaire courent le risque de modifier une copie morte, parce qu’elles ne peuvent pas voir qu’une version plus récente existe.
Nous relevons ce défi avec la prochaine exigence du système de gestion des documents : l’accès direct pour les parties externes.
Portail clients
De nombreux systèmes de gestion documentaire permettent à des tiers d’accéder directement aux documents. La plupart d’entre eux appellent cela un portail client.
Un portail client permet aux parties externes d’accéder aux documents en lecture et en édition. Ils peuvent créer de nouvelles versions, voir qui est en train de modifier le document et l’éditer directement.
Le portail client fournit un point d’accès partagé au document et nous ne devons plus envoyer des fichiers dans les deux sens. Nous ne risquons plus d’envoyer un fichier au mauvais destinataire. En somme, cela résout un grand nombre de problèmes pratiques.
Il n’y a qu’un seul point critique où nous pouvons faire des erreurs, et c’est lorsque nous ajoutons les personnes qui doivent avoir accès aux documents du dossier via le portail du client.
Édition simultanée
Nous avons maintenant atteint un niveau dont un grand nombre de cabinets juridiques seront satisfaits – mais si vous êtes nombreux à devoir travailler sur le même document, vous avez besoin d’un peu plus.
Certains systèmes permettent l’édition simultanée de documents. Plusieurs parties peuvent alors lire et modifier le même document en même temps. Il se peut que vous en soyez à la moitié de vos modifications et que, pendant que vous travaillez sur l’autre moitié, une autre partie puisse commencer à examiner les pages précédentes.
L’édition simultanée est très intéressante, mais vous devez tenir compte de la manière dont vous collaborez. Tous les ajouts sont visibles par tous au moment où ils sont saisis.
Parfois, vous souhaitez rédiger des commentaires internes dans le document ou demander à d’autres personnes internes de réviser le document avant qu’il ne soit communiqué à une partie extérieure ; dans ce cas, il faut garder à l’esprit qu’avec l’édition simultanée, tout est visible immédiatement par défaut.
L’édition simultanée est particulièrement intéressante pour les gros contrats, pour lesquels plusieurs collaborateurs internes peuvent travailler simultanément sur le même document. Ainsi, une secrétaire peut commencer à créer les annexes et la table des matières en même temps que les juristes rédigent le contenu proprement dit. En cas de délai serré, l’édition simultanée est indispensable.
Travailler hors ligne
Par défaut, un système documentaire exige que vous soyez en ligne pour pouvoir travailler sur les documents. Cependant, certains avocats ont besoin de travailler sur des documents quand ils le souhaitent, même lorsqu’ils ne sont pas en ligne.
De nombreux systèmes offrent la possibilité d’extraire un document du système et de l’emporter hors ligne.
Le système empêche alors d’autres personnes de modifier le document tant qu’il est hors ligne. Ainsi, vous pouvez emporter le document avec vous au chalet pour le week-end et le consulter à votre retour au bureau le lundi. Mais entre-temps, il est verrouillé pour les autres utilisateurs.
En ligne partout
À l’inverse, certaines personnes souhaitent également être en ligne partout.
Si vous êtes chez un client et que vous avez besoin d’un document particulier, il est pratique de pouvoir trouver tous les documents dans le système grâce à la fonction de gestion des documents. Certains systèmes permettent d’accéder aux documents sur des tablettes et des téléphones portables, de sorte que vous puissiez les consulter où que vous soyez.
Collection de modèles
Nous avons beaucoup parlé de la production de documents. La plupart des entreprises disposent d’une collection de modèles à cet effet.
Les avocats produisent souvent des documents similaires à ceux qui ont été créés auparavant. Il est donc très utile de disposer d’une collection de prototypes de documents pour différents types de traitement de cas, c’est-à-dire une collection de modèles.
Les systèmes documentaires ne peuvent généralement pas gérer la collection de modèles de la manière dont les juristes doivent les utiliser, mais il est toujours utile que le système puisse fonctionner avec des modèles de documents.
Recherche de texte libre et balises
Le fait que le système documentaire prenne en charge les modèles est une chose. Une autre est que, lorsque vous êtes parti d’un modèle et que vous l’avez adapté à un client spécifique, il est inévitable qu’un an plus tard vous soyez confronté à un cas similaire et que vous vous demandiez : “Qu’avons-nous fait exactement la dernière fois ? Il est alors très utile de pouvoir retrouver les documents précédents de manière efficace.
La recherche en texte libre est très importante ici. Si les documents sont stockés sur un serveur de fichiers, les recherches sont très lourdes, mais de nombreux systèmes de gestion des documents les facilitent. Les documents peuvent également être enrichis de métadonnées.
Si vous attachez toutes les étiquettes pertinentes à vos documents, il sera beaucoup plus facile de retrouver les bons documents par la suite.
Traitement de texte intégré
Lors de l’introduction d’un système de gestion des documents, il est également nécessaire de prendre en compte les éléments suivants :
L’autre partie peut-elle lire et modifier le document ?
Tout d’abord, il faut que l’autre partie ait accès au logiciel de traitement de texte avec lequel le document a été créé. Si nous utilisons Word, que faisons-nous si nous devons travailler avec quelqu’un qui n’a pas Word ? Il est très irritant que le document Word revienne de quelqu’un qui l’a édité dans OpenOffice, et que tout semble soudain étrange.
La solution est que certains systèmes de gestion de documents intègrent le logiciel d’édition. Si vous utilisez SharePoint comme système de gestion de documents, par exemple, il inclut également Word dans son portail client, de sorte que l’autre partie n’a pas besoin d’installer Word pour lire et modifier.
C’est particulièrement pratique pour les avocats qui travaillent avec des clients privés, dont on ne peut peut-être pas s’attendre à ce qu’ils aient tous accès à Word.
Vous voulez en savoir plus ?
Nous avons présenté neuf aspects positifs que les avocats devraient exiger d’une solution de gestion des documents. Au fond, il s’agit avant tout de la possibilité d’échanger et de modifier facilement des documents. Pour éviter que vos employés ne fassent preuve de créativité en utilisant Dropbox ou Google Drive, il est judicieux de leur fournir une bonne solution de gestion des documents.
Nous espérons que vous vous sentez maintenant inspiré pour évaluer le niveau des ambitions de votre cabinet en matière de gestion documentaire. Et quelles sont les exigences que vous devriez fixer.
Si vous souhaitez savoir comment Abakion aborde la gestion des documents avec SharePoint pour Abakion Legal, appelez-nous au 70 23 23 17 ou écrivez à mon collègue Tom de la Cour à l’adresse tdc@abakion.com.