#1
Comment faire du BUSINESS CENTRAL
à l’aide d’APPS

GESTION DES DONNÉES DE RÉFÉRENCE

Sune Lohse
par SUNE LOHSE
Business Central expert

Cet article est le premier d’une série de 8 articles sur la façon de couvrir l’ensemble de votre entreprise avec BUSINESS CENTRAL.

– sans extension client
– en utilisant uniquement des APPS

Répondez à tous vos besoins en matière de GESTION DES DONNÉES DE MAÎTRISE dans BUSINESS CENTRAL. Dans cet article, nous vous expliquons ce dont vous avez besoin, comment éviter les personnalisations et quels APPS utiliser.

Qu’est-ce que les données de référence ?

Tous les systèmes ERP disposent de tables pour stocker les données relatives aux articles, aux clients et aux fournisseurs. La difficulté réside dans le fait que les exigences en matière de données varient d’une entreprise à l’autre, ce qui conduit souvent à la création d’un grand nombre de nouveaux champs.

Tout le monde a besoin de champs supplémentaires pour stocker les données de base de ses articles, telles que la couleur, la hauteur, la résistance électrique, l’épaisseur, la dureté, etc. Certaines entreprises achètent des systèmes autonomes et spécialisés de gestion des informations sur les produits (PIM), qui doivent ensuite être intégrés au système ERP.

Les données de base peuvent également être des éléments de texte sur l’article à afficher sur le site web ou dans la boutique en ligne de commerce électronique. Il se peut également que nous souhaitions inclure les données de base de l’article sur la facture ou que nous voulions que les descriptions des produits figurent sur les étiquettes des rayons du magasin.

Les données de base peuvent également être des fichiers, tels que des manuels d’utilisation, des instructions d’installation ou d’assemblage, ou des informations de production, des documents de contrôle de la qualité, etc.

Les données de base peuvent être très diverses et nous voulons qu’elles soient disponibles sur Business Central, mais sans ajouter de champs personnalisés à la fiche de l’article.

Gestion des données de référence

Clients et vendeurs également

La nécessité de gérer les données de base s’applique également aux clients et aux fournisseurs. Nous voulons également éviter les champs personnalisés sur la carte de client et la carte de fournisseur.

Nous pouvons enregistrer un code de segment de marché sur les clients, les classifications ABC, les relations en chaîne, les exigences en matière de services, les structures de propriété, etc. Nous disposons d’un grand nombre d’informations sur les clients et les fournisseurs, qui constituent également des données de base.

Un système PIM traditionnel se concentre uniquement sur les articles. De plus en plus, nous constatons que les entreprises souhaitent également disposer de données de type PIM sur les clients et les fournisseurs, mais aussi sur d’autres entités telles que les articles de service, les numéros de série, les nomenclatures, etc. Nous devons être en mesure de travailler avec des données de base sur n’importe quel élément.

App sur Microsoft AppSource
APP
Master Data Information
Définissez votre propre structure de données de référence sans personnalisation. La façon la plus simple d’activer la gestion des données de référence dans Business Central

La gestion des données de référence répond à plusieurs besoins différents qu’il convient de prendre en compte.

Enrichissement des données de base

L’une d’entre elles est la possibilité d’enrichir les données de base. Nous aimerions avoir nos propres dimensions de données, par exemple 20 nouveaux champs sur la fiche d’article, ou un système PIM où nous pouvons enrichir les articles avec des images et des données, ou d’autres options pour ajouter des méta-données à tous les types d’enregistrements dans le système.

Nous avons l’habitude de travailler avec des données de base sur des articles, mais nous devons également être en mesure de traiter des données de base sur des fournisseurs ou des clients, ou sur des articles ayant des valeurs différentes en fonction du fournisseur.

Attributs personnalisés

Nous devons également être en mesure de gérer les informations personnalisées ou la configuration d’une commande client, afin de pouvoir ajouter des données de base à une ligne de commande client spécifique.

Il peut s’agir d’un message adressé à la production sur ce qui doit être imprimé sur l’article ou sur la manière dont il doit être emballé. Il peut également s’agir d’une information indiquant que nous avons convenu de conditions spéciales pour les retours, et que cette information doit être imprimée sur le bon de commande, le bon de livraison et la facture.

Ce n’est pas ce que nous entendons par données de base “classiques”, mais ce sont des attributs que nous devons être en mesure d’enregistrer sur les articles, les commandes et d’inclure dans les documents.

Nous devons pouvoir ajouter des données de base et des informations supplémentaires à tout ce qui se trouve sur Business Central. Par exemple, nous aimerions pouvoir enregistrer des données de base sur les numéros de série afin de pouvoir effectuer un contrôle de qualité. Nous pouvons également utiliser les données de base pour gérer les variantes de produits. Il existe de nombreux cas d’utilisation dans lesquels nous avons la possibilité d’ajouter des attributs à tout ce qui se trouve sur Business Central.

En savoir plus sur ce que vous devez exiger :
» Structure des données de base

Données de base à 3 niveaux

Il ne suffit pas d’ajouter un champ à la fiche de l’article et d’y inscrire un texte. Nous avons besoin d’une structure en trois étapes dans les données de base pour répondre à tous les besoins :

  1. Nous devons pouvoir ajouter un champ. Il pourrait, par exemple, s’agir d’un élément appelé “diamètre de la roue”.
  2. Nous pouvons ensuite choisir si le diamètre est en pouces ou en cm, et
  3. nous pouvons choisir la valeur 27,5. Il ne s’agit pas d’une simple liste déroulante. C’est ce qu’on appelle la logique de recherche dans Business Central, et si nous ne l’avons pas dans la structure des données de base, nous rencontrerons des limitations.

Données de référence unifiées

Les données doivent être unifiées, de sorte qu’elles aient la même structure et les mêmes valeurs d’une entreprise à l’autre et d’un système à l’autre, par exemple ERP, CRM et boutique en ligne – dans toutes les entreprises de la société.

C’est ce qu’on appelle les données de base unifiées. Si vous avez des entreprises dans deux pays et que vous utilisez l’interentreprise, cela ne sert à rien si une commande échoue parce que le client porte un nom différent dans les deux entreprises.

Certaines données seront communes à toutes les entreprises, d’autres seront uniques à chaque entreprise. Nous devons être en mesure de contrôler où les données sont détenues et où les données ne peuvent pas être mises à jour parce qu’elles sont détenues par d’autres.

En savoir plus sur ce que vous devez exiger :
» Synchronisation globale
App sur Microsoft AppSource
APP
Global Master Data Sync
Cette application vous permet de centraliser et de gérer vos données de référence en un seul endroit et de les synchroniser avec toutes les entreprises de Business Central qui s’abonnent à ces données.

Données de base sur les documents

Les données de base doivent figurer sur de nombreux documents sortants et doivent donc être transférées automatiquement entre les articles, les clients, les fournisseurs, les commandes clients et les commandes d’achat. C’est ce que nous appelons les données de base sur les documents.

Lorsque nous ajoutons un commentaire à une commande client, ce commentaire doit être transféré à l’ordre de production (ou à la société fournisseur via l’interentreprise, si nous faisons partie d’une société à plusieurs entreprises), et lorsque le service de production achète des composants pour la production, notre commentaire doit apparaître sur la demande d’achat qui est envoyée au fournisseur. Ou encore, lorsque nous envoyons un courriel avec une facture pour un article, le manuel d’utilisation ou la documentation correspondant à l’article doit être automatiquement joint.

En savoir plus sur ce que vous devez exiger :
» Données de base sur les documents
App sur Microsoft AppSource
APP
Document Customizer
La manière la plus simple de personnaliser et de mettre en page des documents, y compris les meilleures pratiques pour les documents sortants les plus couramment utilisés.

Filtrage

Si nous avons 100 000 articles et que le client nous téléphone pour nous dire qu’il doit être d’une certaine couleur et d’une certaine taille, nous devons être en mesure de filtrer les données de base et de voir les 14 articles qui répondent aux critères.

Maintenance des données

Lorsqu’un fournisseur envoie une nouvelle liste de données de base, nous voulons pouvoir l’importer facilement dans Business Central. Si nous avons 1000 articles avec un certain code couleur, qui changera de nom dans un futur proche, nous aimerions pouvoir créer une vue avec les 1000 articles et mettre à jour en masse le nom de la couleur.

La facilité d’entretien et la mise à jour en masse sont importantes lorsque nous avons beaucoup d’articles.

Outils de gestion

Il est très important de créer une structure solide de données de base dès le départ. Une fois que nous avons commencé à utiliser Business Central, il est difficile de modifier sa structure. Par conséquent, il est plus facile d’introduire une structure de données de base lors du choix d’un nouveau système ERP ou lors d’une mise à niveau.

Mais il est important que la solution de données de référence dispose d’outils permettant de mettre à jour les données en masse et de les nettoyer. Si nous disposons d’un champ personnalisé sur la fiche de l’article que nous souhaitons transformer en attribut de données de base pour nous débarrasser des personnalisations, nous devons être en mesure d’effectuer une mise à jour en masse qui déplace les données d’un champ personnalisé vers la structure des données de base.

Structure des données de base

STRUCTURE DES DONNÉES DE BASE

DANS CET ARTICLE
GESTION DES DONNÉES DE RÉFÉRENCE
» Structure des données de base

Pour certaines entreprises, les données de base représentent un défi bien plus grand que pour d’autres. Lorsque nous avons une obligation d’enregistrement, il semble facile de créer un nouveau champ à cet effet – et le problème est résolu.

Mais en général, nous ne voulons pas encombrer Business Central avec de nouveaux champs. Cela pose des problèmes de maintenance et, malheureusement, les entreprises ne s’en rendent souvent compte qu’à un stade ultérieur du processus. Examinons-les brièvement :

  • En fin de compte, il y a tellement de champs que les gens perdent le fil et que les différents services enregistrent chacun les mêmes informations dans leurs propres champs.
  • Tout doit être mis à jour dans l’ERP, dans la boutique en ligne (CMS) et dans le CRM (ou le système de commande).
  • Les mises à niveau d’ERP deviennent compliquées en raison des nombreuses personnalisations qui doivent être transférées.

Nous voulons créer et gérer les données de base sans avoir besoin de personnaliser Business Central.

De manière traditionnelle, nous pourrions nous retrouver avec des centaines de champs sur la fiche de l’article, servant à de nombreuses fins différentes, et beaucoup d’entre eux se rapportent probablement à des catégories d’articles particulières.

Structure des données de base

Quel est l’intérêt d’avoir une structure de données de référence ?

Données cohérentes: Nous pouvons traiter des situations où, par exemple, la couleur d’un article est enregistrée dans plusieurs champs de la fiche d’article. Le code de couleur de production est RAL6005, tandis qu’un autre champ indique qu’un fournisseur appelle la couleur British Racing Green. Dans un troisième champ, cependant, le marketing a écrit “vert foncé” pour la boutique en ligne, et un quatrième champ indique simplement “vert”, car la couleur verte doit pouvoir faire l’objet d’une recherche.

Données structurées: Un autre problème typique est que les données ne sont pas structurées. L’acheteur indique la couleur de l’article, et l’un d’eux dit “vert course” tandis que l’autre dit “vert britannique”. En ce qui concerne la recherche, c’est un cauchemar.

Si nous utilisons des données structurées, l’acheteur sélectionnera la couleur dans une liste prédéfinie et toutes les occurrences auront la même valeur. Les données de base doivent être soigneusement conçues et structurées afin de pouvoir être utilisées dans l’ensemble de l’organisation.

Mise à jour en masse: Si nous décidons de changer le nom d’une couleur, nous ne le modifions qu’à un seul endroit et le changement se propage ensuite dans l’ensemble du système.

En l’absence d’une fonction de mise à jour en masse, la mise à jour d’un grand nombre d’entrées est généralement effectuée en faisant appel à un consultant qui peut mettre en place un travail par lots pour modifier les données.

Vues, filtres et tris

Nous avons également besoin de bons outils pour la visualisation et la manipulation des données.

Par exemple, le responsable marketing souhaite filtrer le tableau des articles et examiner certains articles de la boutique en ligne, en choisissant les colonnes à inclure dans la vue et la manière dont les données doivent être triées. Il souhaite également modifier et mettre à jour les données directement dans la vue, afin de rester au fait des données.

Les unités doivent figurer dans des champs distincts. S’il s’agit d’un champ décimal, il ne doit pas être possible de saisir du texte. Souvent, les unités sont incluses dans le contenu du champ : il peut être indiqué “2,8 m” pour un article et “280 cm” pour un autre, et une recherche d’articles d’une longueur supérieure à 2 mètres ne donnera aucun résultat, car les données sont interprétées comme du texte, et non comme des chiffres. Nous avons besoin de valeurs et d’unités dans des champs distincts.

Si nous voulons filtrer et trier, ou utiliser les données de base de manière intelligente dans la planification, nous devons disposer de données stockées sous une forme structurée.

Gestion linguistique des données de référence

Gestion des langues

La gestion des données de référence doit inclure la gestion des langues si nous travaillons dans plusieurs langues. Si nous choisissons la couleur “rouge” pour un article, le système doit disposer d’une autre table lui permettant de contrôler la manière dont la valeur “rouge” apparaît dans d’autres langues.

La version linguistique correcte des données de base doit être synchronisée de manière intelligente avec la boutique en ligne et fusionnée de manière intelligente dans les documents.

Nous devons pouvoir consulter tous les documents dans la langue de notre choix. Ainsi, notre personnel d’entrepôt anglophone peut voir le bordereau d’expédition chinois en anglais, et un collègue hispanophone de l’entrepôt peut voir tous les documents en espagnol.

App sur Microsoft AppSource
APP
Master Data Information
Définissez votre propre structure de données de référence sans personnalisation. La façon la plus simple d’activer la gestion des données de référence dans Business Central
Données de base sur les documents

DONNÉES DE BASE SUR LES DOCUMENTS

DANS CET ARTICLE
GESTION DES DONNÉES DE RÉFÉRENCE
» Données de base sur les documents

Business Central doit pouvoir produire de nombreux documents tels que des devis, des confirmations de commande, des bordereaux d’expédition, des factures, des notes de crédit, des relevés bancaires, des rappels, etc.

Depuis la version 2013 de Dynamics NAV, les documents constituent un défi permanent, car modifier la conception des documents et des rapports est désormais une entreprise de grande envergure.

Nous voulons un outil qui nous permette de contrôler à la fois le contenu et la présentation de nos documents, sans devoir faire appel à un développeur chaque fois que nous voulons modifier un document.

App sur Microsoft AppSource
APP
Document Customizer
La façon la plus simple de personnaliser et de mettre en page des documents, y compris les meilleures pratiques pour les documents sortants les plus courants.

La gestion des documents doit présenter les cinq caractéristiques suivantes :

1. Modèles
Nous avons besoin de modèles pour les documents dans Business Central. Lorsque nous créons une commande client, nous voulons pouvoir
choisir le modèle de confirmation de commande qui convient dans ce cas.

La sélection des modèles doit également dépendre de l’enregistrement du client et être contrôlée automatiquement, de sorte que des clients différents puissent avoir des conceptions de rapport différentes.

2. Texte conditionnel
Le contenu détaillé d’un devis, d’une confirmation de commande, d’une facture, etc. devrait également pouvoir varier en fonction des articles inclus dans la commande ou du client auquel elle est vendue.

De cette façon, nous pouvons ajouter un commentaire “Veuillez noter…” si un élément particulier est inclus et que nous devons attirer l’attention du client sur quelque chose d’important.

Le flux d'informations sur les données de référence

3. Données de base
Nous devons être en mesure de stocker les données relatives aux clients ou aux articles qui circuleront dans le système d’une offre de vente à une commande de vente, puis à un ordre de fabrication, aux documents de vente enregistrés, etc.

Par exemple, pour un article particulier, nous pouvons souhaiter que l’avis d’expédition indique que le client doit vérifier l’article à l’arrivée.

Autre exemple : les coordonnées du vendeur doivent figurer sur la facture. Ces coordonnées proviennent de la carte de client et doivent passer par le devis et la commande de vente pour apparaître sur la facture. Il en va de même pour les réglementations douanières, les conditions de réclamation, etc.

4. Langues
La gestion des langues est une question importante pour les entreprises ayant des clients internationaux. Elle ne doit pas être faite à la main – c’est une perte de temps.

Il doit être possible de stocker des données dans différentes langues. Nous pouvons avoir des réglementations douanières qui doivent figurer sur les factures dans différentes langues – et chaque code de réglementation douanière doit contenir le texte dans différentes langues afin que nous puissions utiliser le même code pour tous les clients sans nous soucier de la langue dans laquelle ils ont besoin de la facture – ce qui sera contrôlé par le code de langue du client.

5. Email
Enfin, nous devons bien sûr être en mesure de créer un document à joindre à un email et de générer automatiquement le texte de l’email. Nous devons être en mesure d’envoyer des confirmations de commande, des factures, etc. aux clients par courrier électronique.

Nous devons pouvoir indiquer dans la fiche du client la langue qu’il préfère, et faire en sorte que le bon de livraison soit envoyé par courrier électronique à une adresse, la facture à une autre et ainsi de suite.

App sur Microsoft AppSource
APP
Document Handling
Une solution complète pour envoyer des courriels personnalisés auxquels vos destinataires feront confiance – avec des documents en pièce jointe provenant de Business Central
Synchronisation globale des données de base

SYNCHRONISATION GLOBALE

DANS CET ARTICLE
GESTION DES DONNÉES DE RÉFÉRENCE
» Synchronisation globale

Nous pouvons avoir cinq sociétés différentes (entités juridiques) qui, dans la pratique, auront les mêmes clients, les mêmes articles, les mêmes données de base, etc. Lorsque nous créons un nouvel article au siège, nous voulons qu’il soit répliqué dans les autres sociétés afin de ne pas avoir à le configurer plusieurs fois.

Pour en savoir plus sur cette structure, consultez l’article sur le commerce mondial.

Sune Lohse

Sune Lohse reveals all the essential requirements

– and which apps can fulfill them

the complete guide
How to do BUSINESS CENTRAL
– without customer extensions – only using APPS