à l’aide d’APPS
EXPÉDITIONS VERS L’ENTREPÔT ET

Business Central expert
Cet article est le 5ème d’une série de 8 articles sur la façon de couvrir l’ensemble de votre entreprise avec BUSINESS CENTRAL.
– sans extension client
– en utilisant uniquement des APPS
Répondez à tous vos besoins en matière de gestion de WAREHOUSE et SHIPMENTS dans BUSINESS CENTRAL.
Dans cet article, nous expliquons ce dont vous avez besoin, comment éviter les personnalisations et quels APPS utiliser.
La gestion d’entrepôt consiste essentiellement à gérer les processus dans l’entrepôt. En général, la gestion des stocks dans l’ERP concerne la gestion des articles, des variantes, des quantités et des emplacements, et lorsque nous introduisons la gestion des entrepôts, il s’agit également des documents d’expédition et de réception et des bacs.
Normalement, nous savons simplement que nous avons 10 articles en stock, mais avec la gestion des entrepôts, nous savons qu’il y a 4 articles sur l’étagère A et 6 articles sur l’étagère B.
» Objectifs pour le WMS

Il est important de connaître la différence entre un emplacement et une poubelle dans Business Central. Un emplacement est un lieu géographique tel qu’un tissu ou une usine. L’emplacement spécifique est divisé en plusieurs bacs.
Ce qui est impressionnant dans l’adoption d’une solution de gestion d’entrepôt, c’est la rapidité avec laquelle tout se met en place. Nous rencontrons régulièrement des entreprises qui veulent introduire une solution d’entrepôt, alors qu’elles n’avaient pas de bacs. Une fois qu’elles se sont lancées, le système garde la trace de tout.
Nous devons simplement clarifier la terminologie, car la gestion des stocks a plusieurs significations dans le monde de l’ERP.
NIVEAU 1 : GESTION FINANCIÈRE DES STOCKS
Le suivi de la quantité et de la valeur de chaque article est la manière financière et quantitative traditionnelle d’envisager la gestion des stocks. C’est la base de la capacité à suivre les articles dans notre système ERP. Elle nous permet d’acheter un article et de le mettre en stock, mais aussi de le vendre et de le retirer du stock.
NIVEAU 2 : GESTION DES STOCKS AVEC LES BINS
Avec un système de gestion d’entrepôt, les articles par bac entrent en ligne de compte. En plus de connaître la quantité, le système garde également la trace des bacs dans lesquels un article est placé. Il peut y avoir douze unités sur une étagère et trois sur une autre ; chaque fois que nous déplaçons l’article – physiquement – nous devons en informer immédiatement le système ERP, afin que tout reste sous contrôle. Un tout nouveau niveau d’enregistrement est nécessaire, ce qui requiert une solution de scanner.
» Solution d’enregistrement
Processus internes de l’entrepôt
Nous disposons d’une zone de réception, d’une zone de préparation des commandes, d’une zone d’expédition et d’une zone d’arrière-plan. Lorsqu’un camion arrive, nous introduisons rapidement les marchandises dans la zone de réception et nous les enregistrons, mais nous n’avons pas encore le temps de les ranger. Nous avons donc besoin d’une logique intelligente qui nous aide à déterminer où les marchandises doivent être placées.
Nous plaçons des palettes entières dans la zone arrière, puis nous réapprovisionnons la zone de prélèvement, où nous prenons des marchandises de la zone arrière et les déplaçons vers la zone de prélèvement. Il se peut également que nous déplacions des marchandises du stockage en hauteur vers la zone de prélèvement.
Nous devons être en mesure d’effectuer des inventaires et de réguler les stocks. Si des marchandises sont manquantes ou cassées, nous devons réduire le stock. La gestion d’un entrepôt nécessite un comptage par emplacement, et c’est un travail que nous devons pouvoir faire avec un scanner.
Lorsque les marchandises doivent être expédiées, nous préparons une expédition d’entrepôt et prélevons les marchandises pour les expédier.
Expéditions – processus externes
Les expéditions concernent la gestion de la partie de l’expédition qui a lieu en dehors de l’entrepôt. Nous avons des reçus qui arrivent à l’entrepôt et des expéditions qui quittent l’entrepôt.
Nous devons gérer les articles que nous nous attendons à recevoir et planifier la manière dont nous enverrons les articles aux clients. Nous devons gérer les lettres de voiture et les transitaires.

Si c’est un conteneur entier de marchandises que nous recevons dans l’entrepôt, nous aimerions disposer d’outils pour réceptionner facilement les marchandises. Nous devons savoir quels articles doivent se trouver dans le conteneur et nous devons pouvoir vérifier que nous avons reçu ce que nous attendions.

Enlèvement et expédition
Les articles peuvent être prélevés pour des commandes de vente ou de production. Nous créons une zone de prélèvement pour que les employés puissent prélever les marchandises dans l’entrepôt et, dans la zone d’emballage, nous emballons les marchandises dans les boîtes optimales et les envoyons au transporteur.

Nous devons tenir compte du nombre, du volume et du poids, et nous devons imprimer des étiquettes pour les boîtes. C’est au cours de ce processus que nous passons de l’attention portée aux marchandises et à la quantité aux boîtes qui doivent être expédiées, et que nous devons suivre le contenu de toutes les boîtes.
Nous devons être en mesure de programmer les expéditions de manière à ce que les transitaires viennent chercher les marchandises à des heures différentes, et nous devons être en mesure de programmer la préparation et l’emballage pour qu’ils correspondent aux expéditions. Une fois les marchandises préparées et emballées, elles doivent être placées dans la zone d’expédition dans l’ordre où elles ont été enlevées par le transitaire.


La préparation des commandes est probablement le plus grand défi mathématique. Nous devons préparer les commandes pour lesquelles nous avons tous les articles en stock. Les commandes doivent être classées par ordre de priorité, à la fois par rapport aux clients et par rapport à l’expédition. En même temps, nous devons planifier un itinéraire efficace dans l’entrepôt pour la préparation des commandes et nous devons calculer dans quels cartons les marchandises doivent être emballées.
Souvent, les articles sont prélevés sur un chariot, mais le plus intelligent est de les prélever directement dans le carton. Cela suppose que Business Central puisse déterminer la taille du carton que le préparateur doit choisir.
3PL et entrepôt de consignation
Nous pouvons également avoir des stocks placés ailleurs, par exemple chez des revendeurs qui ont des marchandises en consignation, de sorte que lorsque nous voulons réapprovisionner leur stock, nous devons pouvoir le faire au moyen d’ordres de transfert.
Il peut également s’agir d’un hôtel-entrepôt, qui est responsable de la gestion de notre entrepôt et de l’expédition de nos marchandises aux clients. Cela nécessite beaucoup d’intégration.

OBJECTIFS POUR LES WMS
La gestion des entrepôts nous apporte quatre avantages :
- Prévisibilité financière
- Niveau de service plus élevé
- Minimisation de l’obligation d’inventaire
- Optimisation du prélèvement
Si vous ne disposez pas encore d’une solution d’entreposage, vous devez vous préparer minutieusement. Par exemple, vous devez examiner les éléments suivants :
- la taille de votre entrepôt
- le nombre de sélections dont vous disposez
- le type de pioches dont vous avez besoin
- si vous souhaitez effectuer un prélèvement pour plusieurs clients à la fois
- si vous souhaitez ou non effectuer un prélèvement pour un client sur l’ensemble des commandes clients.
- si vous souhaitez gérer le volume et les dimensions des articles
- si vous souhaitez pouvoir choisir des articles dans différentes unités de mesure
- si les articles sont livrés en paquets de quantités différentes, et s’ils ont des marquages et des identifiants différents
- si vous avez des pics de taille irrégulière, comme un balai de 2 mètres de long qui ne peut pas être rangé dans une boîte en carton
- si vous avez des codes-barres partout où ils sont nécessaires
Le passage du papier à une solution informatique de gestion d’entrepôt demande beaucoup de travail. Passons en revue les quatre avantages dont il faut s’assurer lors de l’introduction d’une solution de gestion d’entrepôt.
Avantage 1 : Prévisibilité financière
Le premier avantage est que notre inventaire est toujours correct – contrairement au modèle traditionnel où nous devons effectuer un inventaire plusieurs fois par an, ce qui nous oblige à bloquer plusieurs jours sur le calendrier pour totaliser toutes nos marchandises… pour finalement constater un écart très important.
Avec une solution d’entreposage, il est plus facile de maintenir le stock constamment à jour, de sorte qu’il n’y ait jamais d’écart important.
Ce qui est formidable, c’est qu’il s’agit d’un avantage qui apparaît de lui-même. Lorsque nous allons chercher un article et qu’il n’est pas là, nous enregistrons simplement un ajustement. De cette façon, le comptage se fait continuellement par bac, plutôt que périodiquement par article.
Le premier avantage est donc la prévisibilité financière.
Dans la situation traditionnelle, où l’on compte le stock plusieurs fois par an, tout le monde retient son souffle pendant plusieurs jours lorsque l’on fait le compte, car personne ne sait si l’écart sera positif ou négatif.
Quelle est l’ampleur des écarts d’inventaire actuels ? Et quel est l’objectif de l’introduction d’une solution d’entreposage ?
Si nous nous retrouvons soudainement avec une différence de plusieurs millions, cela aura un impact direct sur le bénéfice d’exploitation et suscitera quelques expressions d’inquiétude au sein du département financier.
Avantage 2 : Niveau de service plus élevé
Lorsque l’inventaire est plus précis, il devient également plus facile d’améliorer le niveau de service et le taux d’exécution parfaite des commandes que nous fournissons aux clients.
Si un article est cassé, nous pouvons le mettre au rebut immédiatement. Si quelque chose ne va pas, nous pouvons l’ajuster immédiatement au lieu d’attendre un décompte.
L’exécution parfaite des commandes concerne le nombre de commandes que nous livrons parfaitement aux clients, dans les délais convenus, au prix convenu et sans réclamation. Bien entendu, nous voulons que nos clients soient satisfaits – et ils le seront s’ils obtiennent ce qu’ils veulent, quand ils le veulent. C’est la quintessence d’un niveau de service élevé.
En fait, il ne suffit pas de livrer à l’heure confirmée. Si vous vous référez au SCOR (Supply Chain Operations Reference), le “véritable” niveau de service doit être mesuré par rapport à ce que les clients souhaitent obtenir. Si nous sommes en mesure de le faire, c’est que nous sommes bons dans ce que nous faisons.
Si notre niveau de service est trop bas, c’est probablement que nous avons du mal à obtenir les marchandises à temps, parce que la planification n’est pas assez rigoureuse ou parce que nous avons un délai de livraison court à la sortie et un délai d’approvisionnement long à l’entrée, si nous achetons des marchandises en Chine, par exemple, et que la livraison prend 6 mois, alors que le client s’attend à pouvoir acheter l’article avec un préavis d’un jour.
Nous sommes donc confrontés à un défi. Dans cette situation, nous devons maîtriser notre planification.
Cependant, en plus de ce défi traditionnel, nous devons également penser à la gestion des stocks.
Si nous pensons que l’article est en stock et que nous le vendons, mais que le stock s’avère vide, nous sommes confrontés à un défi majeur.
Pour atteindre un bon niveau de service, il est essentiel que les stocks s’additionnent. C’est pourquoi nous avons besoin d’une gestion des stocks avec mise à jour en temps réel.
Avantage 3 : Minimisation de l’obligation d’inventaire
En même temps, une solution d’entreposage nous permet de réduire le capital immobilisé dans les stocks.
C’est une éternelle question de priorités : faut-il augmenter le niveau de service en augmentant les niveaux de stock ou minimiser le capital immobilisé et s’accommoder d’un niveau de service inférieur ou de coûts de réapprovisionnement plus élevés.
Une gestion détaillée des stocks nous donne plus de chances de parvenir à nos fins sur les deux fronts.
Si notre gestion des stocks est désordonnée et que nous ne pouvons pas être certains qu’il y a des écarts dans nos stocks, nous devons acheter des quantités plus importantes afin d’être sûrs d’avoir suffisamment de stocks – ce qui augmente l’immobilisation des liquidités.
Lorsque nous pouvons gérer l’inventaire avec plus de précision, nous pouvons acheter plus astucieusement et ainsi réduire la valeur de l’inventaire sans que cela n’affecte le niveau de service.
Avantage 4 : Optimisation du prélèvement
L’une des choses auxquelles les entreprises accordent le plus d’attention lors de l’introduction d’une solution d’entreposage est la préparation des commandes – la capacité de préparer les commandes dans l’entrepôt et d’être guidé dans l’entrepôt selon un itinéraire de préparation optimal. Un prélèvement optimal consiste à emprunter l’itinéraire le plus court et le plus intelligent possible.
Il existe de nombreux modèles différents de structuration des prélèvements. Nous devons donc savoir clairement quelles demandes la solution ERP prendra en compte lors de l’organisation des prélèvements. Il existe généralement de nombreux scénarios différents à prendre en considération.
Si nous avons un grand nombre de commandes, dont plusieurs pour le même client – par exemple, si nous fournissons une grande chaîne de magasins et que nous avons dix commandes différentes en cours, dont certaines sont des commandes en attente, d’autres sont pour demain et d’autres encore pour hier, la solution d’inventaire devrait intelligemment mettre en place un prélèvement sur l’ensemble des commandes.
Il se peut que nous souhaitions effectuer un “prélèvement en vrac”, c’est-à-dire préparer en une seule fois 20 commandes différentes destinées à des clients différents, parce qu’il s’agit de commandes relativement petites. C’est ce qu’on appelle un “prélèvement en vrac”.
Il se peut également que nous souhaitions travailler avec des “prélèvements de boîtes”, où nous prélevons directement dans l’emballage d’expédition. Si nous devons prélever pour quatre commandes, la solution d’inventaire nous demandera de prélever dans quatre boîtes différentes.
Le système doit suivre le volume et doit déterminer à l’avance la taille des boîtes. Cela nous évite de devoir réemballer les articles dans la zone d’expédition, car nous les avons prélevés directement sur l’étagère pour les placer dans l’emballage d’expédition. Il s’agit d’un “box pick” ou d’un “pallet pick”, selon le type d’emballage concerné.
En outre, il se peut que nous souhaitions prélever tout ce qui est destiné à l’étranger avant 9 heures du matin, car c’est à ce moment-là que le transporteur vient chercher les envois destinés à l’étranger. La solution d’inventaire doit donc veiller à organiser les prélèvements de manière à ne pas prélever toutes les commandes destinées à des adresses locales, qui prennent ensuite de la place dans le quai de chargement, lorsque le camion à destination de l’étranger arrive.
Lorsqu’il s’agit de préparation de commandes, il existe de nombreuses exigences différentes qui sont cruciales pour notre capacité à optimiser l’entrepôt. Bien entendu, le préparateur n’a pas à se préoccuper de tout cela. Le terminal manuel doit simplement guider le préparateur le long du meilleur itinéraire.
Prenez un chariot avec deux boîtes de taille 3 et 5. Prélevez les articles sur cet itinéraire. Le système doit organiser tout cela pour le préparateur.
Lorsqu’une commande a été préparée, la solution d’entrepôt doit créer les documents d’expédition et s’intégrer aux transporteurs.
L’important est que la solution se charge de réserver la venue du transporteur et de transmettre toutes les données nécessaires, de sorte qu’aucun traitement manuel ne soit requis.

SOLUTION D’ENREGISTREMENT
Certaines entreprises peuvent se passer de terminaux de lecture, mais uniquement parce qu’elles ont un petit entrepôt et travaillent avec des bacs fixes.
Le premier paradigme d’une solution d’entrepôt est donc que nous devons enregistrer tout ce qui se passe dans l’entrepôt ; dans la pratique, cela n’est souvent possible qu’avec une solution d’enregistrement par scanner.
La plupart des entreprises ont besoin d’appareils pour effectuer les enregistrements dans l’entrepôt. Il peut s’agir de terminaux manuels coûteux, de scanners de camions ou simplement de smartphones exécutant une version mobile du système ERP Business Central.
Si nous avons un petit entrepôt, cela peut se faire très simplement, directement à partir d’un client mobile vers Business Central. Mais une certaine forme de solution d’enregistrement est indispensable.
En ligne ou hors ligne
La première décision à prendre est de savoir si nous allons travailler en ligne dans le système ERP ou hors ligne. En d’autres termes, nous voulons que nos enregistrements soient mis à jour dans le système ERP sans délai (en ligne) ou en mode batch (hors ligne).
Si tout est mis à jour en ligne dans le système ERP, un vendeur peut créer une commande de vente qui sera immédiatement envoyée à l’entrepôt, où la commande peut être préparée immédiatement.
Dans de nombreuses solutions d’entreposage, les prélèvements sont générés le matin, lorsqu’un travail par lots dans le système calcule la quantité à prélever au cours de la journée ; il crée ensuite tous les prélèvements et nous recevons une feuille de travail indiquant ce que nous devons faire aujourd’hui.
Les systèmes plus récents créent un prélèvement à la fois. Lorsque le préparateur est libre ou a terminé son travail, il appuie sur un bouton de son terminal pour obtenir des informations sur le prochain prélèvement, et le système crée alors le prélèvement suivant pour lui. Cela signifie que si une nouvelle commande prioritaire vient d’arriver, elle sera la prochaine à être préparée.
Il peut également arriver que des articles soient arrivés il y a quelques instants et que le système constate que cet article est disponible et commence à l’inclure dans les prélèvements. Le débat sur la question de savoir si l’enregistrement doit se faire en ligne ou hors ligne est très important. La planification en temps réel des prélèvements présente bien sûr des avantages, mais cela ne signifie pas qu’il s’agit toujours de la meilleure solution.
Par exemple, nous devons tenir compte de la qualité de la couverture de notre réseau. Le travail en ligne nécessite naturellement un accès ininterrompu à l’internet. Des points d’accès sont généralement installés dans l’ensemble de l’entrepôt, ce qui est facile tant que nous nous trouvons dans un entrepôt intérieur ordinaire.
Nous recommandons normalement de travailler en ligne autant que possible, mais si nous ne disposons pas d’une couverture internet ininterrompue, nous devrons travailler hors ligne.
Equipement
Les choix évoqués ci-dessus peuvent déterminer le type d’équipement terminal manuel dont nous avons besoin, mais autrement :
Si les prélèvements et les préparateurs de commandes sont nombreux dans un grand entrepôt, il est généralement judicieux d’opter pour des terminaux de lecture dotés de nombreuses fonctionnalités, capables de résister à une utilisation ininterrompue et à l’écrasement d’un chariot élévateur à fourche.
Si nous disposons d’un entrepôt relativement petit et que nous voulons seulement effectuer des enregistrements occasionnels, nous pouvons nous contenter d’une tablette ou d’un téléphone portable directement connecté au système ERP. Ces appareils sont beaucoup moins chers, mais aussi beaucoup plus fragiles.
C’est le volume qui détermine principalement le choix de l’équipement.

EMBALLAGES, CODES-BARRES ET RUPTURE DE CHARGE
Examinons quelques-unes des caractéristiques qui posent souvent problème dans une nouvelle solution d’entreposage.
Paquets
Nous vendons un article, tel qu’un cola, à l’unité, et il y a un code-barres sur chaque canette de cola, mais elles sont emballées par 6.
Devrions-nous donc avoir un code-barres différent sur l’extérieur de l’emballage, ou devrions-nous avoir le même code-barres – dans ce cas, devrons-nous nous rappeler d’enregistrer 6 unités lorsque nous scannons un emballage ?
Si les paquets de 6 sont emballés dans une boîte contenant 24 paquets au total, cette boîte a-t-elle également un nouveau code-barres ?
S’il y a différents codes-barres sur le cola et que le système peut reconnaître la quantité, le même principe s’applique à tous les autres articles. Dans le cas contraire, des erreurs de prélèvement sont inévitables. Si nous voulons bien gérer ce défi dans le système ERP, le système doit prendre en charge une structure d’articles avec des paquets dans une variété de quantités.
Sinon, il sera difficile à gérer, que ce soit dans la structure des articles du système ERP ou dans la situation de scanning dans l’entrepôt. Nous devons garder une bonne trace des paquets et des quantités que nous prélevons.
Codes à barres
Lorsque nous introduisons une nouvelle solution d’entreposage, les aspects les plus chronophages sont l’introduction des codes-barres dans notre système ERP, la mise en place des bacs et l’apposition d’étiquettes sur toutes les étagères de l’entrepôt où nous voulons utiliser des terminaux manuels pour la numérisation.
Cela n’a pas grand-chose à voir avec la solution ERP elle-même ; il s’agit d’un travail peu technique qui doit être effectué. Malheureusement, de nombreuses entreprises ne disposent pas de codes-barres sur tous leurs articles et toutes leurs pièces.
Par exemple, si nous sommes une entreprise alimentaire et que nous achetons un lot de choux-fleurs, il ne sera pas livré avec un code-barres sur chaque tête de chou-fleur. Comment les enregistrer ? Devons-nous garder le code d’un chou-fleur dans notre tête, ou devons-nous nous diriger vers un tableau quelque part et feuilleter la photo d’un chou-fleur pour pouvoir scanner un code-barres ?
Ce problème ne se limite pas à l’industrie alimentaire. La lecture des codes-barres est un défi dans de nombreux secteurs.
Autres unités de mesure non linéaires
Il existe un autre défi majeur pour les systèmes ERP dans l’entrepôt : les différentes unités de mesure. La plupart des systèmes ERP gèrent parfaitement les codes d’unité. Nous stockons le cola en boîte à l’unité, mais nous l’avons aussi en pack de 6 et de 24.
Nous traitons ce problème en créant des relations entre les codes d’unité dans le système ERP. Ainsi, nous avons des unités, des paquets, des cadres, des boîtes, des collisions, etc. La plupart des systèmes ERP gèrent cela de manière satisfaisante.
La difficulté réside dans les unités de mesure non linéaires.
Un exemple classique est celui des poulets congelés. Nous vendons des poulets congelés par boîtes de 20. Lorsque nous les achetons, il y en a également 20 par boîte, mais le règlement des comptes, tant pour les ventes que pour les achats, se fait au poids réel.
Nous commandons une palette, soit 40 boîtes, à notre fournisseur. Nous enregistrons la réception des 40 boîtes sur la ligne d’achat dans le système ERP, ce qui nous permet de calculer que cela fait 800 unités.
Dans la pratique, toutefois, lorsque nous les scannons à l’entrepôt, il se peut que nous scannions chaque boîte séparément et que nous enregistrions le poids, qui peut s’avérer être inférieur au nombre de kilos que l’acheteur pensait. Le poids des poulets peut varier considérablement, et nous voulons également gérer cela dans l’ERP.
En fin de compte, tout doit être réglé en fonction du poids, de sorte que le système ERP doit garder la trace de plusieurs unités de mesure non linéaires pour le même article. C’est ce que nous appelons les codes d’unités alternatives, ou “deuxième unité de mesure” dans la terminologie ERP.
Si nous importons des jambons d’Italie et que nous les achetons en quantité, il peut y avoir de grandes variations. Les jambons pèsent entre 1,2 et 3,5 kilos chacun. Notre client commande 3 jambons et se fait livrer 3 jambons, mais le paiement doit se faire au poids. Dans cette situation, il est essentiel que notre système ERP assure le suivi des unités.
En règle générale, le défi pour le système ERP n’est pas que les unités de mesure changent entre l’achat et la vente. Cela est assez facile à gérer si les unités de mesure sont linéaires, 1 kg étant équivalent à, disons, 8 unités.
Le système ERP fonctionne avec une unité de base, généralement celle utilisée pour l’inventaire et celle dans laquelle les articles sont stockés, d’un point de vue financier. Bien que nous achetions 100 kg, le système les stockera en termes d’unité de base, comme une quantité de 800.
Toutefois, lorsque la relation n’est pas linéaire, il n’y a pas toujours d’unité de base naturelle et les choses commencent à se compliquer dans le système ERP.
Il n’est pas très amusant d’avoir 100 mètres de planches en stock si elles ne mesurent que 20 cm de long parce qu’il s’agit de chutes de bois sciées à longueur pour les clients. Dans quelle unité compterons-nous les planches si nous devons faire un inventaire ? Plusieurs” est probablement la meilleure réponse.
En ce qui concerne l’ERP, un système d’entrée distinct est nécessaire pour gérer les différents codes d’unité en arrière-plan.
Nous ne voulons pas d’un développement personnalisé dans notre système ERP, car c’est une entreprise de grande envergure. Nous voulons que la solution de gestion d’entrepôt s’en charge.
Marchandises diverses
Peut-être devons-nous également gérer les marchandises diverses dans l’entrepôt. Nous pouvons voir que nous avons 10 000 canettes de cola en stock, mais nous ne pouvons peut-être pas voir dans quel type d’emballage elles se trouvent. Combien sont emballées en paquets de 6 ou en boîtes de 24 ?
Dans l’exemple des jambons ci-dessus, un client peut commander 3 jambons, chacun devant peser au moins 2,8 kilos. Notre système devrait-il être en mesure de nous dire si nous pouvons livrer ? Il se peut que nous puissions livrer 3 unités, et que nous puissions également livrer 8,4 kilos, mais cela ne signifie pas nécessairement que nous pouvons livrer 3 unités d’au moins 2,8 kilos chacune.
Si nous gérons un parc à bois et achetons des planches de longueur fixe, combien de détails le système ERP doit-il conserver ? Nous pouvons peut-être voir que nous avons 400 mètres en stock, divisés en 200 planches, mais pas leur longueur.
Si un client commande 100 planches de 3 mètres, il se peut que nous en ayons suffisamment en stock en termes de longueur et de quantité, mais si beaucoup d’entre elles sont coupées en petits morceaux, il n’est pas garanti que nous ayons 100 longueurs de 3 mètres.
Si nous voulons savoir quelles planches nous pouvons réellement choisir, le système ERP doit maîtriser à la fois les codes de marchandises diverses et les codes d’unités.
SUIVI DES ÉLÉMENTS
Le suivi des articles – qu’il s’agisse de la gestion des dates d’expiration ou de la gestion des numéros de lot ou de série – est un problème classique. Business Central doit le prendre en charge de manière élégante (et oui, il existe de nombreuses manières peu élégantes de le gérer).
Dans de nombreux secteurs d’activité, le suivi des articles est aujourd’hui pertinent ou indispensable.
Numéros de lot et de série
Pour l’essentiel, il existe un suivi des numéros de lot et un suivi des numéros de série.
La différence est que le numéro de série est unique pour l’unité. Il s’agit toujours d’une quantité d’une unité qui possède un numéro de série unique. Les numéros de série sont très courants dans l’industrie électronique, par exemple.
Les numéros de lot sont utilisés lorsqu’un article est produit dans un lot et que toutes les unités de ce lot reçoivent un numéro de lot afin de pouvoir être reconnues. Cela peut s’appliquer à des produits liquides qui peuvent être prélevés, ou à des marchandises ordinaires qui peuvent être prélevées. Il peut également s’agir d’articles produits en quantité, mais qui reçoivent un numéro de lot parce qu’ils sont produits par lots.
Par exemple, 5 000 barquettes de pâté peuvent être produites en une seule fois et porter le même numéro de lot. Ou un mètre cube de gadgets en plastique, etc.
L’un des critères de choix de la gestion des numéros de série est que le numéro de série doit figurer sur l’article individuel. Dans le cas contraire, cela n’a aucun sens.
Dans certaines industries, les numéros de lot et les numéros de série figurent sur le même article, afin de montrer qu’un numéro de série particulier a été produit dans un lot de production particulier.
Business Central sait comment gérer les numéros de lot et de série. Une fois qu’un article a été configuré pour indiquer s’il possède un numéro de lot ou de série, Business Central le gère joliment tout au long de la hiérarchie.
Si nous devons produire 5 000 barquettes de pâté, par exemple, et que nous achetons de la viande et du lait, nous enregistrons un numéro de lot sur les articles achetés dans les reçus.
Et si nous ne recevons pas de numéro de lot du fournisseur, nous pouvons créer notre propre numéro, composé d’une date et d’un numéro d’identification. De cette manière, nous savons quand la matière première individuelle a été reçue et de quel fournisseur elle provient.
Chaque fois que nous manipulons les matières premières dans l’entrepôt, nous indiquons le numéro de lot sur les articles que vous prenez. Lorsque les matières premières sont incluses dans la production d’un produit fini ou éventuellement d’un produit semi-fini, nous enregistrons les numéros de lot inclus et le résultat de l’ordre de production se voit attribuer un nouveau numéro de lot traçable.
Une barquette de pâté se présente donc comme une hiérarchie de numéros de lots, ce qui nous permet de descendre dans la hiérarchie et de suivre toutes les matières premières incluses dans une barquette de pâté spécifique.
Si nous identifions une matière première qui pose problème, nous pouvons remonter dans la hiérarchie et retracer tous les produits finis qui comportent le numéro de lot de la matière première problématique.
Il s’agit d’un suivi traditionnel des articles, que le système ERP peut prendre en charge très simplement.
Il est évident que le suivi des articles exige davantage d’enregistrements dans l’entrepôt et dans la production, mais nous devons veiller à ce que la structure du système ERP n’ajoute pas à la difficulté. Nous devrions toujours être en mesure de “scanner notre sortie”. Nous devons réduire au minimum les enregistrements manuels.
Pas de saisie manuelle
Normalement, le numéro de lot figure sur nos matières premières ou sur des étiquettes imprimées avec le numéro de lot lorsque nous produisons l’article.
Ainsi, par exemple, si nous produisons un article auquel le système attribue automatiquement un numéro de lot, le système doit pouvoir l’imprimer de manière à ce qu’il apparaisse sur une étiquette avec un code-barres et qu’il puisse ainsi être facilement scanné.
Rien ne doit être saisi manuellement. Nous devrions pouvoir gérer l’article uniquement à l’aide du terminal du scanner. Cela peut être mis en place dans la plupart des solutions d’entrepôt.
Il se peut que certains articles fassent l’objet d’un suivi et d’autres non. Le lait et la viande pour le pâté sont suivis par numéro de lot, mais le sel et le poivre peuvent ne pas l’être. La plupart des systèmes peuvent gérer cela.
GESTION DE LA DATE D’EXPIRATION
Gestion de la date d’expiration
La gestion des dates de péremption pose généralement des problèmes sur le site Business Central. Lorsque nous achetons un article, la date de péremption est indiquée et nous devons être en mesure de l’enregistrer dans le système ERP.
Lorsque nous produisons un article, nous devons pouvoir sélectionner une formule de date d’expiration sur la fiche de l’article afin que le système calcule une date, par exemple 1 an à partir de la date de production, et tamponne cette date d’expiration spécifique dans le système.
En soi, cette opération est relativement simple pour la plupart des systèmes ERP
Les choses deviennent un peu plus délicates lorsque l’on considère la “durée de conservation restante” (DCR).
Durée de conservation restante
Lorsque notre client achète un article dont la date de péremption est d’un an après la date de production, il peut fixer une exigence concernant la durée de conservation restante. Lorsque l’article arrive dans les rayons du supermarché, celui-ci peut exiger que la durée de conservation restante soit d’au moins 75 %.
La durée de conservation restante n’est pas toujours exprimée en jours ; il peut s’agir d’un pourcentage de la durée de conservation totale de l’article.
Nos clients ont normalement des exigences différentes en matière de durée de conservation restante, et il peut être très difficile de gérer cela et de faire en sorte que le système ERP en tienne compte lors du calcul des prélèvements d’inventaire.
Tout d’abord, l’algorithme de prélèvement doit être suffisamment intelligent pour choisir les articles destinés aux clients dont les exigences sont les moins restrictives, de sorte qu’ils reçoivent les articles les plus anciens. De cette manière, nous pouvons être sûrs de pouvoir répondre aux exigences de durée de conservation restantes pour le plus grand nombre de commandes possible.
Nos clients peuvent également rendre les choses un peu plus complexes en stipulant “single batch”, ce qui signifie que le client insiste pour que l’ensemble de l’envoi ait le même numéro de lot, ou “single-layer batch”, où toutes les couches d’une palette doivent avoir le même numéro de lot.
De nombreux clients fixent des exigences de ce type parce qu’ils ne veulent pas avoir à scanner de nombreux numéros de lots différents, avec des quantités différentes, dans leur zone d’arrivée.
“L’utilisation d’un seul lot facilite grandement la tâche du client, mais la rend plus complexe pour notre système ERP.
Si nous avons un client qui passe une grosse commande avec une exigence de “lot unique”, le système ERP devra probablement choisir d’abord pour ce client afin d’être sûr de pouvoir le livrer. Mais cela peut entraîner des conflits.
Si un autre client n’exige que 50 % de durée de conservation restante, nous voulons vraiment prélever d’abord pour ce client, car nous pouvons alors prendre l’article le plus ancien. Toutefois, si ce prélèvement divise un lot, il se peut que nous ne puissions pas livrer la grosse commande “à lot unique”.
En réalité, nous devons donc souvent considérer d’abord ceux qui ont les exigences les plus restrictives en matière de “commande unique” et tenir compte ensuite de la durée de conservation restante.
Cela devient rapidement un exercice mathématique où le système ERP doit jongler avec toutes les exigences et combiner les articles de manière à ce que le plus grand nombre possible de commandes soient préparées.
Cela implique notamment que l’inventaire soit correct à 100 %.
Cela nécessite une solution de gestion d’entrepôt capable de planifier les prélèvements en fonction de tous les critères définis par les clients.