Démarrer avec Global Master Data Sync

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1. BUT

Vous avez choisi d’évaluer ou de démarrer avec Global Master Data Sync pour Dynamics 365 Business Centralet vous avez probablement l’un des trois objectifs suivants :

    • Vous souhaitez gérer les droits de modification des données de base de manière centralisée et locale. Votre groupe dispose d’une structure de données bien définie et a mis en place des règles indiquant quelles entreprises peuvent créer et modifier quelles données. Tout le monde doit suivre les procédures et vous voulez un système pour les faire respecter.
    • Vous souhaitez créer facilement de nouvelles entreprises. Vous ne voulez pas saisir manuellement les données de configuration et les données de base à chaque fois que vous créez une nouvelle entreprise. Vous avez besoin d’un outil qui vous facilite la tâche.
    • Vous avez des processus de travail répétitifs et à forte intensité de main d’œuvre avec des données que vous devez transférer et saisir manuellement. Vous souhaitez les automatiser.

2. L’INSTALLATION

La première étape consiste à installer l’application à partir de Microsoft AppSource. Une fois que vous l’avez fait, vérifiez dans votre Role Center à l’adresse Business Central si une notification concernant Global Master Data Sync s’affiche en haut de l’écran. Si une notification apparaît, c’est que l’application requiert des informations nécessaires, et vous devez alors commencer par suivre les instructions de la notification.
Lorsque vous avez terminé, l’application est installée et prête.

3. OUVREZ LE CENTRE DE RÔLE

Global Master Data Sync dispose de son propre Role Center où tout ce qui est pertinent est disponible. Il y a des fonctions, des configurations et des modèles. La première chose à faire sur Business Central est donc d’ouvrir le Role Center pour Global Master Data Sync.

Pour ce faire, sélectionnez “Mes paramètres” et sélectionnez le centre de rôle appelé “Administrateur principal mondial”. Vous avez maintenant vérifié que l’application est prête à être utilisée.

4. CRÉER UNE VUE D’ENSEMBLE

Avant de commencer à configurer Global Master Data Sync, vous devez créer une vue d’ensemble du projet. Commencez par écrire ce que vous aimeriez réaliser globalement en vous synchronisant.

Nous vous suggérons ensuite de dessiner sur papier les données que vous souhaitez transférer d’une entreprise à l’autre. Choisissez les tables et les champs que vous souhaitez synchroniser, ainsi que l’entreprise qui sera propriétaire des données.

Il se peut, par exemple, que vous souhaitiez synchroniser le plan comptable, les clients et les articles, et que vous souhaitiez centraliser la maintenance, de sorte que seul le siège social puisse modifier le plan comptable et que les filiales ne puissent pas créer de nouveaux comptes de leur propre initiative.

5. OBTENEZ DES CONSEILS

Lorsque vous avez une vue d’ensemble conceptuelle des synchronisations prévues, il est conseillé de demander l’avis d’un consultant expérimenté en matière de synchronisation avant de mettre en place quoi que ce soit sur Business Central.

Il y a plusieurs raisons à cela :

  • Nous aimerions parler des conséquences de vos décisions. Êtes-vous sûr que toutes les filiales doivent contacter le siège à chaque fois qu’elles doivent modifier ou créer un article ou un client ? Souvent, il vaut mieux trouver un juste milieu, et nous pouvons vous y aider en tant que consultants. Il se peut, par exemple, que les nouveaux articles ne puissent être créés que dans la société “mère”, mais que vous autorisiez l’édition de l’article au niveau local pour ajouter des textes dans la langue locale. Ce ne sont pas toujours des tables entières qui doivent être ouvertes ou verrouillées.
  • Il existe également des pièges simples et pratiques. Si vous transférez un prix de revient à une autre entreprise qui opère dans une devise différente, un prix de revient de 100 euros devient soudain 100 dollars. Nous vous aidons à éviter ces pièges.
  • Si vous souhaitez synchroniser le plan comptable, les clients et les articles, vous penserez probablement que 3 tableaux doivent être synchronisés, mais malheureusement Business Central n’est pas si simple. Indépendamment des tables que vous avez choisies, il y a souvent plusieurs autres tables avec des configurations et des données de support qui doivent être incluses.
  • Il y a également des champs que Business Central ne veut pas que nous synchronisions. Il s’agit de champs que Business Central doit calculer lui-même dans les entreprises destinataires, afin que les données soient introduites correctement. Nous ne devons pas écraser ces champs.

6. APPRENDRE LA FONCTIONNALITÉ

Une fois que nous disposons d’un plan solide, nous sommes prêts à le mettre en place sur Business Central. Vous pouvez choisir de le faire vous-même ou de vous faire aider par un consultant.

Si vous voulez faire tout le travail vous-même, ou seulement une partie, vous devez apprendre à utiliser Global Master Data Sync. L’utilisation est assez intuitive si vous avez l’habitude d’utiliser Business Central, mais il est conseillé de regarder les vidéos de formation sur Use Dynamics.

Il s’agit d’un cours guidé de 59 vidéos d’instruction qui vous emmènent dans les domaines fonctionnels suivants :

  • Pour commencer
  • Introduction aux champs et aux actions sur les modèles
  • Création de modèles
  • Comment utiliser les paquets de modèles
  • Introduction au centre de rôle Global Master Administrator
  • Configuration globale du maître
  • Carte de partenaires / d’abonnés
  • Particularités des modèles
  • Utilisation quotidienne pour l’abonné

7. COMMENCEZ PAR TESTER

Vous devez tout tester dans un bac à sable. C’est un point important.

La synchronisation peut faire beaucoup de dégâts car c’est un outil conçu pour écraser les données et verrouiller les données dans d’autres entreprises. Si elle est mal configurée, elle peut corrompre les données ou bloquer les opérations.

Il existe des outils permettant d’annuler des actions, mais il n’est pas toujours possible de revenir en arrière. Et si vous bloquez des champs dans des filiales, vous devez vous assurer que cela n’interrompt pas leurs processus de travail quotidiens.

Peu de personnes ont un rôle qui leur permet de connaître tous les processus dans tous les départements de toutes les entreprises. Il est donc important de tester la configuration dans un bac à sable. C’est obligatoire.

8. UTILISER DES MODÈLES

Il n’y a aucune raison de tout construire vous-même à partir de zéro. Vous pouvez utiliser l’un des modèles fournis avec la solution. Vous serez ainsi protégé contre les erreurs de configuration de base.

Si vous transférez trop de tables et de données, vous détruisez la configuration existante, et si vous transférez trop peu de tables et de données, il manque des données et vous obtenez une erreur dans la synchronisation.

Pour vous faciliter la tâche, nous avons créé des modèles. Ces modèles garantissent que vous obtenez toutes les tables pertinentes lorsque vous choisissez de synchroniser le plan comptable, par exemple, et que nous synchronisons tous les champs que nous devons synchroniser et seulement ceux que nous sommes autorisés à synchroniser.

Utilisez le modèle. Cela prend trop de temps de le mettre en place vous-même à partir de zéro. Vous trouverez les modèles sur le Role Center pour Global Master Data Sync.

9. TERMINEZ L’INSTALLATION

Si vous avez suivi ce guide, vous ne rencontrerez probablement aucun problème en cours de route, mais si vous êtes passé directement à ce point, vous rencontrerez probablement des erreurs de synchronisation lorsque vous commencerez à transférer des données parce qu’il manquera des données spécifiques au système. Cela est souvent dû au fait que des données manquent ou ne sont pas chargées dans le bon ordre. Il se peut que vous deviez synchroniser un groupe d’écritures avant de synchroniser d’autres données qui dépendent de ce groupe d’écritures.

Si vous ne comprenez pas bien le message d’erreur, il est facile de rester bloqué. C’est alors qu’on a l’impression que c’est difficile. Ce n’est pas vraiment l’outil de synchronisation qui est difficile, mais il faut une certaine expérience de la structure des données dans Business Central pour mettre en place les premières synchronisations.

Si vous rencontrez ce problème, revenez aux premières étapes du processus de conception de la synchronisation et demandez à un consultant en synchronisation expérimenté de vérifier le concept. Vous atteindrez alors immédiatement votre objectif.

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SOUTIEN

Le Front Desk d’Abakion est prêt à vous assister dans toutes les phases du processus. Si vous avez un accord de support avec Abakion, contactez-nous au +45 70 23 23 17 ou frontdesk@abakion.com.

Si vous n’êtes pas encore abonné à Global Master Data Sync, contactez-nous à l’adresse appsales@abakion.com. Nous vous aiderons à démarrer.

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