Découvrez ce que les cabinets d’avocats attendront de leur informatique à l’avenir
Abakion a invité un certain nombre des plus grands cabinets d’avocats danois à une réunion d’inspiration informatique afin de comprendre les ambitions des avocats pour leur informatique, aujourd’hui et à l’avenir.
Les cabinets qui y ont participé sont à la pointe des développements technologiques et ont des exigences et des défis très spécifiques en matière d’informatique, en particulier dans les domaines de l’enregistrement des heures, de la facturation et de l’établissement de rapports. Vous pouvez les découvrir ici.
Plusieurs grands cabinets d’avocats sont venus participer à la conversation du jour, qui s’est déroulée au Vibenshuset à Copenhague.
Parmi les cabinets présents figuraient Bech-Bruun, Bruun og Hjejle, Dahl, Kammeradvokaten, Kirk Larsen, Ascanius, Plesner et d’autres.
La journée a été placée sous le signe de l’avenir et a tourné autour du partage de documents internes et externes, du contrôle des factures et de la question de savoir si les processus complexes d’enregistrement du temps, de facturation et d’établissement de rapports peuvent passer à la vitesse supérieure.
Des sujets que nous trouvons importants dans le travail juridique quotidien.
La session a été lancée par des représentants de Microsoft, qui étaient présents pour deux raisons : présenter les améliorations de la version d’avril de Dynamics 365, et entendre parler des défis auxquels est confronté le secteur juridique afin de pouvoir les prendre en compte.
Le passage aux rapports dictés par le client
Lorsque les représentants des différents cabinets d’avocats ont pris la parole, un point a fait l’objet d’un consensus : le processus de facturation prend encore beaucoup de temps, même dans les entreprises qui ont déjà automatisé le processus.
La facturation comporte encore trop de travail manuel. Et ce, bien que les grands cabinets juridiques aient suivi l’évolution technologique et aient accéléré le processus depuis longtemps.
Les systèmes ne peuvent généralement pas répondre à toutes les exigences particulières liées à un contrat avec un client, car ils n’ont pas la souplesse nécessaire.
En effet, de plus en plus d’avocats constatent que les clients imposent de plus en plus de conditions en matière de facturation et d’établissement de rapports, y compris des structures de prix et de remises et divers types de remises échelonnées. Autant d’éléments qui peuvent être difficiles à gérer dans le système.
Le défi réside donc dans le fait que ces éléments doivent souvent être gérés manuellement.
Pour la même raison, les cabinets d’avocats demandent souvent un système plus dynamique, avec une plus grande flexibilité et la possibilité de modifier et d’ajuster les entrées de temps, les spécifications, etc. au fur et à mesure.
Cela s’explique notamment par le fait qu’il n’est plus possible d’établir une norme pour la présentation des factures.
Les avocats ont donc besoin de systèmes agiles s’ils veulent réussir à automatiser leurs processus de facturation tout en s’adaptant aux systèmes informatiques de leurs clients et à leurs exigences en matière de rapports. Le consensus qui prévaut est qu’il n’est donc pas possible d’utiliser une méthode unique à l’échelle du système.
Plusieurs méthodes différentes doivent être utilisées pour répondre aux nombreuses exigences des clients.
En tant qu’organisation, vous pouvez donc vouloir améliorer l’efficacité en normalisant vos processus et en incorporant le meilleur flux possible et l’uniformité dans le système. Toutefois, tant que vous devrez vous adapter aux systèmes en aval des clients, les systèmes des avocats devront être en mesure de couvrir l’ensemble du spectre.
Après tout, le paramètre concurrentiel de tout cabinet juridique implique la capacité de fournir une offre globale au client.
Erreurs et divergences dans les relevés de temps de travail
Le talon d’Achille des avocats est souvent associé à l’enregistrement du temps. Cela est apparu clairement lors de la réunion.
L’enregistrement des temps doit être rapide et facile. Mais il doit aussi être correct et complet pour ne pas nécessiter de mesures correctives.
Au cours d’une journée de travail bien remplie, où les choses sont souvent faites à la hâte, les gens font des erreurs d’enregistrement et des entrées qui ont un sens pour la personne qui les fait, mais pas toujours pour d’autres personnes à l’intérieur ou à l’extérieur de l’organisation.
C’est un problème.
Cela prend trop de temps à l’autre bout, lorsque les écritures doivent être utilisées pour la facturation et le reporting.
C’est inefficace – et c’est un défi comportemental qui doit être pris en compte.
Cela impose des exigences aux flux de travail qui aident les juristes à détecter les enregistrements erronés le plus tôt possible dans le processus. En effet, si l’enregistrement est correct et répond généralement aux exigences du client, les juristes peuvent se concentrer sur le travail juridique – qui est à la fois ce qu’ils veulent faire et ce qu’ils savent faire le mieux.
Il est donc important que chacun soit conscient des enjeux.
Mais l’évaluation qualitative du moment où un dossier est ou n’est pas prêt pour la facturation n’est pas seulement une question d’introduction de flux de travail internes au sein de l’organisation. Il s’agit également de parvenir à intégrer le processus de sélection dans le système afin de minimiser les pertes de temps liées à la facturation.
Une boîte à outils d’apprentissage numérique, s’il vous plaît
À l’heure actuelle, nous avons donc affaire à des processus et à des systèmes qui ne soutiennent que partiellement le comportement souhaité.
La façon dont nous comprenons actuellement l’enregistrement du temps doit donc être remise en question.
Il s’agit également de permettre au personnel de transmettre facilement les informations dont il dispose, lorsqu’il les a, lorsqu’elles sont disponibles et qu’elles peuvent apporter une valeur ajoutée au processus à l’avenir. Un plaidoyer a donc également été fait en faveur d’un flux de travail numérique capable de faire avancer le processus plutôt que de l’arrêter.
Voici quelques exemples de ces informations : qui est le bon destinataire de la facture ? Quand le client doit-il être facturé ? Quelle remise doit être accordée ? Quand le budget est-il sur le point d’être dépassé ?
Un système capable de gérer un tel flux de facturation figure en bonne place sur les listes de souhaits des cabinets d’avocats afin de rendre le suivi aussi efficace que possible.
La question est donc de savoir s’il est possible de mettre en place un processus de facturation automatisé.
Les cabinets juridiques se sont accordés à dire que c’est le cas. Mais cela nous oblige à sortir des sentiers battus et à prendre en compte l’aspect comportemental.
La solution d’avenir pour les cabinets d’avocats
Afin de soutenir le meilleur processus de facturation possible, l’enregistrement du temps, la facturation et le reporting doivent être considérés comme un seul et même parcours.
Toutefois, à l’heure actuelle, trop de facteurs perturbateurs nuisent à l’efficacité du flux de travail souhaité.
Certains cabinets juridiques ont entrepris d’automatiser le processus dans la mesure du possible, mais des améliorations sont encore possibles. L’efficacité du processus de facturation est liée à la nécessité de répondre aux exigences des clients tout en disposant de systèmes permettant de gérer le flux de facturation souhaité.
Seul l’avenir nous dira si l’apprentissage automatique, les services cognitifs et l’IA pourront à l’avenir intervenir et répondre aux besoins des cabinets juridiques sur la base des activités des avocats.
En attendant, vous pouvez découvrir Abakion Legal, une solution conçue pour les cabinets d’avocats et basée sur les dernières versions de Microsoft Dynamics 365 et SharePoint.