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COMPTABILITÉ

Business Central expert
Cet article est le 8e d’une série de 8 articles sur la façon de couvrir l’ensemble de votre entreprise avec BUSINESS CENTRAL.
– sans extension client
– en utilisant uniquement des APPS
Répondez à tous vos besoins en matière de gestion de la comptabilité et de l’intelligence économique dans BUSINESS CENTRAL.
Dans cet article, nous expliquons ce dont vous avez besoin, comment éviter les personnalisations et quels sont les APPS à utiliser.
La comptabilité est un domaine dans lequel Business Central excelle. Les ERP ont d’abord été des systèmes de comptabilité, de sorte que la comptabilité et la finance sont fonctionnellement bien couvertes par les systèmes ERP en général.
Mais il y a aussi le “reporting” sous la forme de Business Intelligence, qui est un grand sujet au sein du département financier, et puis il y a aussi quelques domaines particuliers pour lesquels nous avons besoin de solutions complémentaires. Nous aimerions également utiliser un plan comptable standard, mais nous y reviendrons un peu plus tard.
Business Intelligence
Le reporting consiste à visualiser les données et à donner un aperçu de la façon dont les choses se passent dans l’entreprise. Pour que nous puissions disposer de données, les dimensions sont importantes dans Business Central.
Les dimensions sont les attributs supplémentaires que nous pouvons ajouter aux enregistrements. Les responsables financiers aiment toujours avoir beaucoup de dimensions parce que cela leur donne beaucoup de données, alors que les autres employés de l’organisation n’aiment généralement pas les dimensions parce que cela signifie qu’ils doivent enregistrer plus de données.
La question est de savoir comment nous souhaitons mesurer notre activité. Si nous exportons vers huit pays, nous devrions créer un compte avec une dimension pays et huit options – au lieu de huit comptes distincts. Cela offre de meilleures options de reporting et un plan comptable plus facile à gérer. Ajoutez des dimensions au lieu de comptes lorsque vous avez besoin de rapports.
Business Intelligence et la création de rapports dans les solutions ERP ont fait des progrès considérables ces dernières années, en particulier dans le monde Microsoft.
Il était autrefois coûteux d’exporter des données à partir du système ERP et de créer des rapports dans des systèmes BI externes. De nombreux besoins en matière de rapports étaient donc satisfaits en développant des rapports personnalisés au sein du système ERP, et même si cela était coûteux, cela restait moins cher qu’un “vrai” système de BI.
Aujourd’hui, les systèmes de BI de base sont bon marché et nous pouvons obtenir des modèles prêts à l’emploi pour nos données ERP. L’utilisation d’un modèle de BI est moins coûteuse que le développement d’un rapport personnalisé sur Business Central, et elle est beaucoup plus flexible et utile.

Modèle de plan comptable
Cela nous amène au plan comptable. Nous aimerions avoir un plan comptable simple afin qu’il soit facile à maintenir. Un plan comptable simple basé sur des modèles facilite également l’adoption de nouvelles applications.
La plupart des entreprises souhaitent instinctivement conserver leur ancien plan comptable. La plupart des gens ne pensent pas pouvoir utiliser un modèle de plan comptable. Mais lorsqu’elles examinent les détails et comparent avec leur ancien plan comptable, la grande majorité d’entre elles reconnaissent qu’elles peuvent facilement utiliser un modèle de plan comptable.
Elle offre l’avantage de réduire considérablement le travail de configuration et de maintenance, d’offrir de meilleures options de rapport et de faciliter l’utilisation de nouvelles applications.
» Modèle de plan comptable
Le service comptable a également besoin d’un certain nombre de solutions supplémentaires qui facilitent la vie quotidienne. Voici les solutions que nous souhaitons mettre en œuvre :




INTELLIGENCE ÉCONOMIQUE
ICP et rapports
Qu’est-ce qu’un directeur financier doit retirer d’une solution ERP ? Bien sûr, il y a des comptes à tenir, et c’est un élément fondamental de l’ERP.
Le module financier de la solution ERP n’est pas un élément auquel on consacre beaucoup de temps lors de la mise en œuvre d’une solution ERP. Les entreprises ont beaucoup d’expertise et d’expérience dans ce domaine.
De nombreux directeurs financiers considèrent la solution ERP comme une base de données qui fournit les informations nécessaires à la gestion de l’entreprise. C’est pourquoi nous considérons le reporting et la business intelligence comme l’un des sujets les plus importants de la finance.
Cependant, tout commence par les objectifs de l’entreprise que nous voulons poursuivre. Lorsque nous serons en mesure de dire quels sont les indicateurs de performance clés (KPI) sur la base desquels nous gérons l’entreprise, nous saurons également quelles données doivent être enregistrées dans les solutions informatiques et ce que cela implique pour le système ERP.
Nombreux sont ceux qui oublient ce que la direction souhaite du point de vue de la chaîne d’approvisionnement. Nous voulons examiner notre organisation sous plusieurs angles, et pas seulement sous l’angle financier.
S’il est important pour la satisfaction de nos clients que leurs commandes soient expédiées rapidement, nous devons trouver un moyen de mesurer notre temps de traitement.
Si nous voulons mesurer notre chaîne d’approvisionnement et contrôler notre niveau de service ou nos obligations en matière d’inventaire, nous devons commencer par la zone de production et l’entrepôt, et voir comment nous pouvons collecter au mieux ces mesures – puis voir comment elles doivent être reflétées dans le module financier.
Plus nous pourrons considérer notre chaîne d’approvisionnement et notre organisation de manière holistique – au lieu de tout voir du point de vue du département financier par habitude – plus nos rapports seront ciblés et créateurs de valeur.
Nous pensons qu’un directeur financier doit être tourné vers l’avenir et doit fournir au reste de l’organisation des informations et des opportunités. Le département financier ne doit pas s’asseoir sur ses données ; il doit les activer en les diffusant au sein de l’organisation vers les personnes qui peuvent agir sur la base des informations qu’elles apportent.
Power BI
Business Intelligence (BI) était auparavant extrêmement difficile, et soudain, c’est devenu quelque chose que les utilisateurs peuvent mettre en place eux-mêmes. Ils peuvent collecter des données à partir de toutes sortes de sources, créer leurs propres tableaux de bord et les partager facilement avec tous leurs collègues sur une variété d’appareils.
Microsoft s’est vraiment lancé dans ce domaine avec Power BI.
Cette tendance s’accentuera dans les années à venir. Il est déjà facile de collecter et de mettre en relation des données provenant de sources multiples – et l’exercice de BI ne consiste plus à savoir ce que le système ERP peut produire, mais comment nous pouvons comprendre l’interconnexion entre les données de l’ERP et toutes les autres données de notre entreprise.
Nous devons faciliter la mise en relation des données, en leur donnant les mêmes noms et la même structure dans différents systèmes et bases de données.
En fin de compte, il s’agit de transformer les données en connaissances – plutôt que de dépenser de l’énergie à surmonter des obstacles techniques.

PLAN COMPTABLE
La comptabilité est au cœur d’un système ERP. Tous les systèmes ERP ont commencé par être des systèmes financiers. Et parce qu’il est au cœur du système ERP, un mauvais plan comptable infecte toutes sortes d’autres choses avec ses maux.
Besoins de gestion dans le plan comptable
De nombreuses entreprises intègrent instinctivement les besoins de gestion dans leurs systèmes financiers. Par exemple, elles peuvent créer de nombreux comptes afin de pouvoir établir des rapports détaillés.
Ce n’est pas une bonne idée. Les systèmes ERP disposent de moyens plus intelligents pour répondre aux besoins de gestion et de reporting. Depuis des décennies, il est possible de travailler avec des dimensions, ce qui rend obsolète la nécessité de créer des comptes pour tout.
Nous voulons un plan comptable simple et plus compréhensible, avec la possibilité d’utiliser des filtres pour les besoins en données – ou simplement transférer les rapports vers un système complètement différent où les données peuvent être extraites de manière plus intelligente.
Ainsi, au lieu d’intégrer toute la complexité dans le plan comptable et d’établir tous nos rapports directement à partir du module financier, nous pouvons utiliser d’autres outils pour établir des rapports plus faciles et plus graphiques, et ainsi conserver une structure de données financières beaucoup plus simple.
Au lieu d’avoir 100 comptes de coûts pour toutes sortes d’objectifs, nous avons maintenant une poignée de comptes de coûts et nous pouvons utiliser des filtres pour trouver les informations que nous voulons.
Il faut bien réfléchir au plan comptable et à la configuration des dimensions dès le départ, car il n’est pas facile de les modifier par la suite.
C’est le rapport qui détermine réellement comment tout cela doit être mis en place. Nous devons être clairs sur ce que nous voulons mesurer et sur la manière dont la configuration des dimensions le soutiendra.
Modèle de plan comptable
Nous voulons aller plus loin. Nous voulons utiliser un modèle de plan comptable normalisé au lieu de l’ancien modèle personnalisé.
Toutes les entreprises peuvent se conformer à un modèle de plan comptable, mais la réaction initiale est souvent une résistance.
Nous travaillons depuis de nombreuses années à la consolidation d’un plan comptable normalisé. Il rassemble les apports et les besoins d’un grand nombre d’entreprises. Il est basé sur la méthode des apports et est relativement simple, mais reste assez détaillé sans trop de comptes.
La plupart des entreprises reconnaissent que le modèle répond réellement à leurs besoins, une fois qu’elles commencent à en examiner les détails et à le comparer à leur ancien plan comptable.
Nous en venons maintenant à l’avantage de l’utilisation d’une norme.
Éviter la configuration
Lorsque nous commençons à utiliser un système ERP, qu’il s’agisse d’un nouveau système ou d’une simple mise à niveau d’un ancien système Dynamics NAV ou d’un système similaire, le fournisseur doit configurer un grand nombre de paramètres.
Bien entendu, toutes les fonctions et tous les modules du système ERP doivent savoir comment passer des écritures dans le module financier. Cette configuration des écritures est ardue, car si nous avons, par exemple, 100 comptes de produits, 100 règles d’écritures différentes doivent être définies.
Vous économisez souvent des centaines d’heures en évitant de devoir mettre en place la gestion de l’entrepôt, l’intercompagnie, la fabrication, les achats, etc.
Ce qui est formidable, c’est qu’un modèle ne nous empêche pas de le compléter. Nous pouvons facilement ajouter des comptes supplémentaires et accroître la complexité si cela s’avère judicieux.