
Amélioration de la trésorerie du cabinet d’avocats
Comment améliorer la trésorerie d’un cabinet d’avocats ? C’est en fait assez simple…
La facturation doit être fréquente et les clients doivent payer à temps. Dans la pratique, cependant, ce n’est pas si simple.
Vous pouvez prendre de nombreuses mesures pour optimiser votre trésorerie, mais la grande majorité des cabinets d’avocats n’exploitent que peu ou pas du tout ces possibilités.
Deux questions cruciales pour les flux de trésorerie
On peut affirmer que l’optimisation du flux de trésorerie dépend de l’autodiscipline de l’avocat et des procédures du cabinet, mais le système informatique d’Abakion Legal peut soutenir le processus plus que vous ne le pensez. Examinons les possibilités qui s’offrent à vous afin que vous puissiez réfléchir à ce que vous demanderez à votre solution pour votre cabinet d’avocats à l’avenir.
Quelle est la fréquence d’envoi des factures ?
Nous constatons que lorsque les cabinets d’avocats émettent des factures “fréquemment”, il s’agit d’une fois par mois au maximum. Nous avons également rencontré de nombreux cabinets d’avocats qui facturent moins souvent que cela.
Il est évident que cela a un impact important sur le flux de trésorerie ; cela semble élémentaire, mais pour un grand nombre d’entreprises, c’est l’amélioration la plus facile à apporter.
Nous reviendrons dans un instant sur la question de savoir comment vous pouvez commencer à facturer plus souvent, car une autre question fondamentale mérite d’être posée :
Avez-vous tout inclus dans la facture ?
Si vous oubliez des heures ou des dépenses, il vous faudra plus de temps pour recevoir l’argent du client. De plus, les dépenses entraînent des problèmes de trésorerie supplémentaires. Après tout, il ne s’agit pas seulement de frais de stationnement.
Les dépenses peuvent être des frais de justice ou des droits de timbre, auquel cas vous pouvez avoir beaucoup d’argent qui vous est dû et qui n’apparaîtra pas dans votre solde de trésorerie jusqu’à ce que vous facturiez votre client à la fin du mois… À moins que vous n’oubliiez de faire figurer les dépenses sur la facture, et qu’un autre mois s’écoule.
Les technologies de l’information doivent faciliter les flux de travail , et non les compliquer
Voyons maintenant comment Abakion Legal peut vous aider à répondre à ces questions de base.
Vous avez besoin d’un flux de travail fixe, afin que la qualité de votre facturation ne dépende pas de l’autodiscipline et d’une bonne mémoire – et les flux de travail fixes sont précisément là où réside la force d’un bon système informatique.
Tout d’abord, vous devez décider de ce que vous voulez.
Si vous êtes ambitieux dans vos réponses, le système informatique peut facilement y répondre. Une fois qu’il aura été paramétré en fonction des critères souhaités, votre système sera prêt à soutenir vos processus, ce qui rendra la facturation fréquente simple et aisée.

Comment Abakion Legal facilite vos flux de travail
La facturation mensuelle est le fléau de nombreux cabinets d’avocats.
Certains cabinets facturent également de manière ad hoc ou lorsqu’un dossier est clôturé, ce qui peut également prendre beaucoup de temps.
Mais Abakion Legal peut vous aider à organiser un flux de travail moins lourd.
Liste de facturation auto-générée

Imaginez que vous obteniez une liste hebdomadaire des dossiers pour lesquels plus de dix heures de travail ou des dépenses importantes ont été enregistrées, et que vous puissiez ensuite utiliser ces listes pour facturer les clients sur une base continue.
Moins de questions et
paiement rapide

Vous recevrez moins de demandes de factures de la part de vos clients, car ils se souviennent encore de ce que vous avez fait pour eux la semaine dernière, et vous serez souvent payé plus rapidement, car il est plus facile de recevoir un paiement rapide pour de nombreuses petites factures que pour une seule grosse.
Moins de temps
pour la facturation

La tâche devient plus facile car vous ne devez penser qu’à une semaine en arrière et le système compile les données sous-jacentes pour vous. Cela signifie que vous ne devrez pas passer autant de temps à répondre à des questions sur votre temps de travail et que vous ne passerez pas autant de temps à la facturation.
L’informatique doit faire le travail à votre place
Le rôle du système informatique est de compiler les données sous-jacentes et de les présenter de manière à ce que vous puissiez facilement prendre des décisions. Le système informatique doit également veiller à ce que le processus fonctionne sans faille, semaine après semaine.
Et le système informatique peut vous rappeler de procéder à l’enregistrement des heures et à la saisie des pièces justificatives. Soyons honnêtes : aussi important soit-il pour la trésorerie, ce type de travail d’enregistrement n’est pas le plus amusant du monde. La question suivante se pose donc :
Comment les technologies de l’information peuvent-elles vous aider à faciliter les enregistrements ?
Comment faciliter l’enregistrement des dépenses
Faites-vous enregistrer toutes vos heures de travail dans les bons dossiers le jour même, et incluez-vous tout ? Ou attendez-vous quelques jours ? Et pouvez-vous alors vous rappeler exactement ce que vous avez fait sur un dossier particulier pendant un quart d’heure mercredi dernier ?
Le système informatique ne peut vous aider à facturer que si vous vous assurez qu’il dispose des données nécessaires. Si vous tardez à enregistrer vos heures de travail, les factures seront également envoyées plus tard ou, dans le pire des cas, ne seront pas envoyées du tout.
Obtenir des clients qu’ils paient à temps
La façon la plus intelligente est, bien sûr, de laisser Abakion Legal rassembler les détails nécessaires de lui-même, dans le cadre de votre flux de travail.
Par exemple, lorsque vous envoyez un document à votre client, vous enregistrez dans le même flux de travail dans Outlook de quel dossier il s’agit et combien d’heures doivent être enregistrées. L’intérêt est que vous ne devez pas revenir plus tard pour enregistrer vos heures.
Vous devez également vous assurer que les clients paient à temps. Le fait que les clients puissent payer en retard sans conséquences et peut-être même sans que personne ne s’en aperçoive nuit à votre trésorerie. C’est là que votre système de gestion des cabinets d’avocats entre à nouveau en jeu et peut vous aider.
Abakion Legal enregistre les clients qui effectuent des paiements et les fait correspondre à vos factures. Sur cette base, le système peut rapidement vous montrer quelles factures ne sont pas payées à temps, afin que vous puissiez réagir à ce fait .
Le système a également besoin d’une procédure de rappel qui peut être activée automatiquement. Les clients ont besoin de savoir que vous surveillez s’ils paient à temps. Il s’agit là d’un principe de base, mais votre système peut être encore plus proactif.
Vous pouvez également choisir de faire varier les délais de paiement, les seuils de facturation ou les procédures de rappel en fonction de la capacité de chaque client à payer à temps.
Grâce à l’intelligence artificielle, Abakion Legal peut désormais prédire quels clients ne paieront pas à temps à l’avenir. Le système peut reconnaître avec un degré de certitude impressionnant les schémas indiquant un payeur lent.
Procédures de rappel en douceur
Les procédures de rappel sont souvent un sujet tabou dans le secteur juridique. Les cabinets veulent maintenir leurs bonnes relations avec les clients et éviter les mauvais sentiments. Dans quelle mesure souhaitez-vous serrer la vis à vos clients lorsqu’ils ne paient pas à temps ?
Notre première suggestion est donc d’envoyer des rappels dont l’expéditeur est le comptable. De cette manière, le comptable anonyme peut être strict avec les clients, tandis que vous pouvez maintenir votre relation positive. Comme nous l’avons mentionné, vous pouvez également choisir de n’envoyer des rappels qu’aux clients qui ont dépassé les délais de paiement à plusieurs reprises. Abakion Legal peut également vous aider à cet égard.
Très peu de cabinets d’avocats ajoutent des intérêts ou des frais de rappel. Certains l’indiquent dans leurs conditions générales sans vraiment s’attendre à les appliquer dans la pratique. Si vous le souhaitez, Abakion Legal peut bien sûr vous aider à le faire – y compris en l’inscrivant simplement sur la facture sans l’appliquer dans la pratique.
En ce qui concerne les procédures de rappel, il est également important que le système puisse enregistrer les cas où le client s’est opposé à une facture. Il est important de ne pas envoyer de rappels si vous êtes en train de dialoguer avec le client sur les détails d’une facture, et le système doit bien sûr en garder la trace.
Êtes-vous sur la voie d’un meilleur flux de trésorerie ?
Vous pouvez maintenant réfléchir à la manière dont votre système de gestion des cabinets d’avocats devrait vous fournir une vue d’ensemble plus large et de meilleures informations pour agir. Que diriez-vous d’un cockpit montrant les dossiers actifs, les éléments prêts à être facturés dans chaque dossier, la personne en charge du dossier et les heures et dépenses enregistrées dans le cadre de ce dossier ? Ou peut-être un flux de travail d’approbation pour la facturation. Nous avons beaucoup de bonnes idées sur la manière dont votre solution pour cabinets d’avocats peut soutenir votre activité quotidienne.
Mais commençons par Abakion Legal qui accélère votre processus de facturation et s’assure que les factures sont toujours complètes et que vos clients paient à temps. Vous serez alors sur la bonne voie pour améliorer votre flux de trésorerie.
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