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ENTREPRISE MONDIALE
Business Central expert
Cet article est le 6e d’une série de 8 articles sur la façon de couvrir l’ensemble de votre entreprise avec BUSINESS CENTRAL.
– sans extension client
– en utilisant uniquement des APPS
Répondez à tous vos besoins de gestion de GLOBAL BUSINESS dans BUSINESS CENTRAL.
Dans cet article, nous expliquons ce dont vous avez besoin, comment éviter les personnalisations et quels APPS utiliser.
Lorsque nous gérons plusieurs entreprises sur Business Central, des besoins supplémentaires apparaissent. Cela est souvent dû à la présence d’entreprises dans plusieurs pays, mais il peut aussi s’agir simplement de plusieurs entreprises dans le même pays.
Les entreprises ont généralement des rôles différents dans la chaîne d’approvisionnement, par exemple les entreprises de logistique, les entreprises de production et les entreprises de vente, avec un certain nombre de processus entre elles.
Intercompany
Nous avons une société de vente qui a des commandes parce qu’elle reçoit des commandes de clients finaux. La société de vente fournit des prévisions au siège, qui planifie les besoins en produits, et fait appel à l’entrepôt/la société de logistique pour la livraison, ou à une société de logistique tierce, et pour certaines commandes, la société de logistique peut livrer directement au client final.
Le siège achète également des marchandises à l’entreprise de production, qui fait appel à un certain nombre de fournisseurs externes, produit les articles et les livre dans un conteneur à l’entreprise de logistique/entrepôt.
Ce n’est qu’un exemple. Quelle que soit la structure de notre entreprise, nous devons être en mesure de la gérer sur Business Central, et les processus doivent être soutenus afin que nous ne devions pas traiter manuellement toutes les données et la comptabilité.
Par défaut, Business Central peut bien gérer les transactions interentreprises, en particulier avec la version d’octobre 2023, mais nous avons rapidement besoin de plus de structure et d’automatisation pour pouvoir comptabiliser automatiquement les transactions dans plusieurs entreprises à la fois.
Lorsque la société de vente crée une commande d’achat, une commande de vente doit automatiquement être créée dans la société qui doit livrer – et ainsi de suite dans la structure de la société. Nous voulons également pouvoir consulter les niveaux de stock dans d’autres sociétés, de sorte que, dès que nous prenons la commande du client, nous puissions voir si l’article est en stock dans une autre société.
» Intercompany transactions
Nous devons également gérer la tarification entre les entreprises. C’est aussi un défi si nous avons des taux de change différents dans les différentes entreprises.
Nous devons utiliser la même source pour les prix et les taux de change afin de faciliter les éliminations et d’obtenir les mêmes valeurs pour les mêmes postes dans les comptes de consolidation.
Gestion globale des données de référence
La gestion des données de base est un sujet important dans une entreprise qui compte de nombreuses sociétés (entités juridiques). Nous devons disposer d’une structure globale pour les données de base et être en mesure de synchroniser les données de base entre les entreprises, et nous devons inclure les données de base dans les documents utilisés pour les ventes, les achats et les ordres de transfert entre toutes les entreprises. Les données de base font l’objet d’un chapitre distinct.
Il se peut que nous ayons cinq sociétés différentes qui, dans la pratique, auront les mêmes clients, les mêmes articles, les mêmes données de base, etc. Lorsque nous créons un nouvel article au siège, nous voulons qu’il soit reproduit dans les autres sociétés afin de ne pas avoir à le créer plusieurs fois – et à le gérer dans plusieurs sociétés. Nous avons besoin de données de base organisées dans une hiérarchie de maîtres et d’abonnés.
Conteneurs
Les conteneurs sont un sujet important si nous expédions des marchandises sur de longues distances, que ce soit pour envoyer ou recevoir des marchandises dans des conteneurs.
En tant qu’acheteur, il se peut que nous disposions d’un conteneur chez le fournisseur, que nous remplissons progressivement de bons de commande et que, lorsqu’il est suffisamment rempli, nous le fassions expédier chez nous. Nous aimerions alors gérer ensemble toutes les commandes d’achat du conteneur. Si le conteneur est retardé de 4 jours en cours de route, nous aimerions mettre à jour toutes les lignes d’achat en même temps et trouver les conflits que cela crée.
De même, si nous sommes le vendeur, c’est nous qui expédions le conteneur et nous voulons planifier au mieux la capacité du conteneur avant de l’expédier.
Assortiments
Il existe souvent une différence entre les biens et les variantes qui peuvent être achetés et vendus dans différentes entreprises.
Dans l’entreprise de stockage, nous avons 8 couleurs d’un article, et une entreprise de vente doit acheter les 8, tandis qu’une autre ne peut acheter que 2 des couleurs parce qu’elle ne commercialise que les 2 couleurs.
Sur la boutique en ligne, les 8 couleurs doivent être disponibles pour les clients du premier pays, mais seulement 2 pour les clients du second pays. De plus, le siège social a décidé que l’une des couleurs devait être abandonnée et que, par conséquent, seules 7 couleurs devaient être commandées au fournisseur.
La structure internationale doit être en mesure de gérer tout cela sur Business Central.
Emballages et étiquettes
Lorsque vous vendez des marchandises dans de nombreux pays, l’emballage et les étiquettes constituent un défi particulier. L’étiquette d’un ingrédient peut contenir trois langues : anglais, espagnol et portugais, ce qui détermine dans quels pays le produit peut être vendu.
Nous avons le même article en stock avec d’autres combinaisons de langues, par exemple l’anglais, l’italien et le grec. Il se peut que nous ayons 1000 exemplaires de ce produit en stock et que nous puissions livrer les 1000 aux pays anglophones, mais que nous ne puissions en livrer que 80 à l’Italie parce que les 920 autres n’ont pas de langue italienne sur l’étiquette de l’ingrédient.
Les nombreuses variantes d’emballages et d’étiquettes constituent un défi supplémentaire sur le site Business Central.
Rapports et suivi
Le reporting est une question de Business Intelligence. Dans une structure mondiale, nous aimerions pouvoir établir des rapports pour l’ensemble de la structure de l’entreprise. Que vendons-nous dans quelles parties du monde ? Quels sont nos délais de livraison ?
Si Business Intelligence montre que le délai de livraison d’un article est en réalité de 3 mois, mais que les données de base de l’article dans l’ERP indiquent 2 mois, nous devons corriger les données de base afin de ne pas promettre aux clients quelque chose que nous ne pouvons pas réaliser.
Consolidation
La consolidation financière est un autre sujet souvent traité à l’aide d’un outil de reporting.
Nous aimerions pouvoir analyser les unités de la structure de l’entreprise de manière comparable. Il n’est pas utile de reprendre les données à zéro à chaque fois pour obtenir des chiffres comparables. Nous devons pouvoir gérer la structure de manière centralisée pour l’ensemble du groupe.
Généralement, nous préparons un compte de groupe, où nous consolidons toutes les données des sociétés sous-jacentes jusqu’au compte de groupe et éliminons la transaction. À moins que toutes les entreprises n’utilisent Business Central, il est judicieux d’effectuer la consolidation à l’aide d’une solution Business Intelligence, mais il faut pour cela que les plans comptables et les codes de dimension soient harmonisés dans toutes les entreprises.
TRANSACTIONS ENTRE SOCIÉTÉS
Si votre entreprise opère à l’échelle internationale – ou si vous avez plusieurs entreprises dans votre système ERP qui doivent être intégrées – la notion d'”interentreprises” est un sujet important.
Dans une société de vente, nous créons une commande client ; lorsque nous la lançons, une commande d’achat doit être créée pour acheter l’article à une autre société du groupe, et une commande client doit être (automatiquement) créée dans la société de production ou d’inventaire de notre groupe.
Nous avons maintenant trois documents de commande liés entre deux entreprises, et nous devons être en mesure de les gérer ensemble et de les modifier comme s’il s’agissait d’un seul et même document.
Gestion du changement
La gestion des changements est la partie la plus difficile. Dans la société de production, nous devons pouvoir modifier les quantités ou les prix et faire en sorte que la modification se propage à la fois à la commande d’achat et à la commande de vente dans la société de vente.
Nous devons être en mesure d’apporter une modification à l’un des trois enregistrements, et cette modification doit se refléter dans les autres. Il n’est pas bon que notre solution soit trop rigide pour s’adapter au monde dans lequel nous vivons.
Il y a plusieurs domaines dans lesquels nous avons besoin de flexibilité au quotidien.
Une commande de vente
Notre société de vente doit pouvoir créer une commande client contenant des lignes provenant de plusieurs sociétés, par exemple deux articles provenant de la société de vente locale elle-même, quatre articles provenant de la société d’inventaire en Allemagne et trois articles devant être produits par la société en Pologne.
Expédition directe
Nous devons être en mesure d’indiquer s’il s’agit d’un envoi direct – c’est-à-dire si toutes les sociétés doivent envoyer les articles directement au client final – ou si les sociétés allemande et polonaise doivent envoyer les articles à notre société de vente locale, qui les expédiera ensuite au client.
C’est en fait l’un des aspects les plus difficiles des transactions interentreprises. Si les sociétés allemande et polonaise expédient directement au client, elles doivent pouvoir joindre un bordereau d’expédition ou une facture imprimée selon la logique de la société de vente locale d’origine, qui est après tout celle avec laquelle le client a traité. La situation se complique lorsque différentes sociétés et entités comptables sont impliquées.
Lorsque l’entreprise locale vend à un client local à des prix et des remises locaux, les documents doivent pouvoir sortir de l’imprimante en Allemagne et en Pologne.
Suivi de l’article
Nous voulons également être en mesure de suivre les articles d’une entreprise à l’autre.
Lorsque le magasinier allemand prélève des articles portant des numéros de série, il doit les scanner, puis les transmettre à notre société de vente locale afin que nous puissions savoir quels numéros de série ont été prélevés pour la commande.
Configuration
Dans le cas de la configuration d’un article, les données doivent circuler dans l’autre sens. Nous enregistrons les spécifications de l’article configuré, et peut-être le fait que le logo de l’entreprise doit être imprimé sur le couvercle, sur la commande de vente locale. Ces détails doivent ensuite être transmis à l’entreprise de production polonaise, qui produira les articles et imprimera le logo sur le couvercle.
Gestion des erreurs
Enfin, comment la solution interentreprises gère-t-elle les erreurs ? Si quelque chose ne va pas entre les sociétés (par exemple, si le numéro d’article n’existe pas dans l’autre société), la commande est-elle alors enregistrée dans un journal d’erreurs que quelqu’un doit suivre avant que la commande puisse être traitée ?
Nous recommandons vivement que la solution soit en ligne et que les erreurs soient renvoyées à l’utilisateur en temps réel. Cela signifie que si, dans notre société de vente locale, nous saisissons une commande qui retirera des articles aux sociétés allemande et polonaise, nous verrons immédiatement les erreurs à l’écran pendant que nous tapons, de sorte que nous ne pourrons pas aller plus loin dans le processus tant que l’erreur n’aura pas été traitée.
Nous constatons une nette augmentation de la demande de solutions interentreprises. Il est en effet de plus en plus normal que les transactions dépassent les frontières et les entreprises.
Les principes de base sont relativement simples, mais la flexibilité face aux défis quotidiens est la véritable marque d’une bonne solution interentreprises.
SYNCHRONISATION GLOBALE
Nous pouvons avoir cinq sociétés différentes (entités juridiques) qui, dans la pratique, auront les mêmes clients, les mêmes articles, les mêmes données de base, etc. Lorsque nous créons un nouvel article au siège, nous voulons qu’il soit répliqué dans les autres sociétés afin de ne pas avoir à le configurer plusieurs fois.
Il se peut également que l’une des filiales dispose d’un système ERP différent. Nous avons besoin que les données de base soient synchronisées entre toutes les plateformes, Business Central ainsi qu’avec les autres systèmes ERP de l’entreprise. Cela vaut également pour les données de base que nous avons créées nous-mêmes, c’est-à-dire la couleur, la taille, le matériau ou de nombreux autres types de données de base sur les articles, les clients et les fournisseurs.
Le défi consiste à faire en sorte que les différents systèmes ERP, avec des structures de données différentes, communiquent entre eux. Nous devons réfléchir soigneusement lorsque nous développons une structure de données afin de nous assurer que les clés correspondent dans toutes les entreprises – dans les différents systèmes ERP.
Stratégies de synchronisation des données
Nous pouvons opter pour différentes stratégies.
Une stratégie centralisée signifie que nous avons une entreprise principale dans laquelle nous établissons toutes les données de base sous une forme consolidée, regroupant tous les débiteurs, tous les articles et tout ce que nous voulons voir géré par l’équipe centrale. Le système “pousse” les données de l’entreprise principale vers les entreprises périphériques.
La gestion centralisée présente certains avantages, mais l’inconvénient est que les données sont plus difficiles à maintenir lorsque moins de personnel y a accès.
Il se peut qu’un utilisateur local en France remarque qu’une information particulière sur un article est erronée, mais qu’il ne la corrige pas parce que c’est très compliqué de le signaler au siège. S’il corrige ses données locales, elles seront simplement remplacées par les données de l’entreprise principale lors de la prochaine synchronisation.
Nous penchons donc pour une stratégie hybride dans laquelle les données peuvent être synchronisées dans les deux sens.
Il n’y a rien de mal à ce que les données soient collectées dans une entreprise centrale, mais nous considérons qu’il est essentiel que les utilisateurs locaux puissent mettre à jour les données, de sorte que le Français puisse mettre à jour les données de l’élément local, et que la modification soit synchronisée avec l’entreprise centrale, et que le prochain travail de synchronisation réplique sa modification dans toutes les entreprises.
Nous devons naturellement garder un œil sur les droits d’édition dont il a besoin, c’est-à-dire les champs qu’il peut mettre à jour et ceux qu’il n’est pas autorisé à modifier.
Il a également besoin d’accéder à des données d’entrée en français sans que celles-ci n’écrasent d’autres variantes linguistiques.
Il a également besoin de pouvoir créer un élément qui n’est pertinent qu’en France et qui ne doit pas être diffusé dans d’autres entreprises.
Plus l’entreprise est grande et moins elle a d’articles ou moins sa structure est dynamique, plus nous pensons qu’une stratégie centralisée avec une entreprise principale est pertinente.
Il en va de même si nos articles sont soumis à des contrôles de qualité stricts et que notre service de développement ou de qualité sécurise et nettoie les données de manière très rigoureuse. Dans ces cas, il est logique de renoncer à la mise à jour et à l’innovation décentralisées.
Abonnement aux données
Nous devons être en mesure de construire une structure de données de base avec un propriétaire des données et des abonnés aux données. Dans chaque filiale, nous choisissons les données auxquelles nous voulons nous abonner.
Par exemple, si une filiale française fait partie d’un groupe allemand, elle peut s’abonner à des articles, des clients et d’autres données de base partagés, mais elle peut également créer des articles locaux qui ne sont pertinents qu’en France.
Si la filiale française achète un article qui n’existe qu’en France, il est absurde de reproduire ce numéro d’article dans 20 autres filiales à travers le monde.
