à l’aide d’APPS
ACHAT &
FOURNISSEURS

Business Central expert
Cet article est le troisième d’une série de 8 articles sur la façon de couvrir l’ensemble de votre entreprise avec BUSINESS CENTRAL.
– sans extension client
– en utilisant uniquement des APPS
Répondez à tous vos besoins en matière de gestion des ACHATS et des VENDEURS dans BUSINESS CENTRAL.
Dans cet article, nous expliquons ce dont vous avez besoin, comment éviter les personnalisations et quels APPS utiliser.
Les achats consistent à dialoguer avec les fournisseurs pour acheter des biens au meilleur prix possible, dans la bonne quantité et au bon moment, puis à gérer les accords et les changements éventuels.
Ce sont généralement les quantités et les délais de livraison qui prennent le plus de temps à l’acheteur. Une fois que nous avons établi une collaboration avec un fournisseur, que le prix a été négocié et que nous connaissons la qualité du produit. Il faut alors convenir de temps en temps de la quantité et du délai de livraison.
Rôles
Il est intéressant de noter la différence entre l’achat et la vente en termes de rôles.
Dans la vente, nous avons deux types de rôles :
1) Ceux qui gèrent les relations et travaillent dans le domaine de la gestion de la relation client (CRM) – et
2) Les preneurs de commande qui gèrent les quantités et les prix et saisissent les commandes de vente dans l’ERP.
Dans le service des achats, nous avons des personnes qui se concentrent sur les quantités et les prix. Elles ne sont pas axées sur la vente comme le sont les vendeurs et ne doivent pas mener un dialogue commercial avec les fournisseurs.
Leur travail consiste à gérer les achats dans le système ERP, et ce dernier doit donc également permettre aux acheteurs de gérer l’ensemble du dialogue avec les fournisseurs dans le système ERP. C’est un point sur lequel Business Central ne peut pas faire assez de choses prêtes à l’emploi.

1. La planification
Les achats sont en grande partie une question de planification, et le rôle de l’acheteur consiste souvent aussi à planifier. Nous devons contrôler le nombre de produits que nous devons acheter et le moment où nous devons le faire, afin que le stock ne devienne pas trop important et que nous puissions livrer tout ce que les clients ont commandé.
La planification et la disponibilité font l’objet d’un chapitre à part entière, c’est pourquoi cet article ne traite que de la gestion des achats.
Les contrats d’achat et le suivi des commandes passées sont des sujets importants dans le domaine des achats. Nous devons choisir le fournisseur qui peut livrer le bon produit, dans la bonne quantité et au bon moment.
2. Demandes d’achat
Nous devons pouvoir demander à un ou plusieurs fournisseurs s’ils peuvent livrer un article dans une certaine quantité et dans un certain délai, et quel en sera le coût. Nous devons pouvoir gérer le dialogue dans l’ERP et choisir le bon fournisseur pour la commande.
Nous devons garder une vue d’ensemble de tous les encours, afin d’avoir une vue d’ensemble de tous les bons de commande et, en même temps, de contrôler les demandes d’achat pour lesquelles nous n’avons pas de réponses de la part des fournisseurs.

Il est important de bien gérer les accords de prix avec les fournisseurs dans tous les domaines de l’entreprise, et Business Central peut très bien le faire.
3. Bons de commande
Intégrations
Les intégrations sont souvent un sujet important lorsque l’on souhaite automatiser la collaboration avec les fournisseurs. Il peut s’agir d’EDI ou de portails d’achat. L’important est d’éviter de devoir tout introduire manuellement.

Une fois la commande passée, nous devons nous assurer que le vendeur remplit sa part du contrat et, dans le même temps, nous devons gérer les changements lorsque le vendeur ne peut pas livrer comme convenu.
Dans l’ERP, les sujets importants sont les demandes d’achat, le dialogue sur les commandes et la gestion des modifications.
Intercompany
Lorsque nous avons une organisation internationale avec des sociétés de production, des sociétés d’entreposage et des sociétés de vente dans différents pays, nous pouvons être amenés à effectuer des achats auprès de sociétés internes et de fournisseurs externes.
Dans ce cas, les transactions interentreprises doivent être automatisées afin que nous puissions facilement enregistrer les achats et les ventes entre plusieurs entreprises – et que nous puissions, par exemple, consulter les stocks d’une autre entreprise du groupe.

Documents
La présentation des documents d’achat est souvent soumise à des exigences. Certains fournisseurs peuvent exiger une présentation particulière du document ou des informations spécifiques sur le bon de commande.
Il se peut que les vendeurs enregistrent des informations sur la commande de vente qui doivent être incluses dans le bon de commande parce que le fournisseur externe a besoin de ces informations. Il peut s’agir, par exemple, d’une personnalisation du produit ou d’un logo qui doit être imprimé sur le produit.

4. Livraison
Planification du fret
Nous devons savoir quand nous recevrons l’envoi du fournisseur. Dans Business Central, nous pouvons saisir la date de livraison et quelques informations sur la méthode de livraison, mais il manque certains outils de gestion.
Un acheteur souhaite contrôler le délai de livraison pour les différentes méthodes de livraison (avion, conteneur, camion, etc.) pour chaque fournisseur. – pour chaque fournisseur. Nous pourrions ainsi mieux planifier les livraisons.
Nous devons également pouvoir contrôler si la date de livraison convenue est la date à laquelle le fournisseur expédie le colis ou la date à laquelle nous le recevons.
Conteneurs
Lorsque nous commandons des marchandises à expédier dans des conteneurs, nous devons emballer le conteneur de manière judicieuse. Il est préférable qu’il soit entièrement rempli, mais nous devons également veiller à ce que le délai de livraison ne soit pas trop long.
Nous devons être en mesure de gérer cela de manière à ce que le bon de commande reste à jour, et si le conteneur est retardé, nous devons être en mesure de gérer les changements pour tous les bons de commande de manière simple.

Modifier la manutention
Lorsque nous voulons faire un achat auprès d’un fournisseur éloigné, nous préférons le faire expédier parce que c’est le moins cher.
Mais dans la planification, nous pouvons voir que l’article risque de ne pas arriver à temps, parce qu’il y a une grande incertitude dans l’expédition des marchandises. Peut-être devrions-nous envisager de faire livrer l’article par avion. C’est plus cher, mais c’est plus rapide. L’acheteur doit être en mesure de gérer ce type de considérations sur le bon de commande.
Si nous commandons des marchandises qui seront expédiées dans un conteneur, il se peut que le conteneur contienne cinq commandes d’achat qui alimenteront 100 commandes de vente. Si le conteneur est retardé, nous devons être en mesure de modifier la date de livraison du conteneur, de modifier facilement les dates des commandes d’achat et des commandes de vente, et de superviser les conflits que cela crée sur les commandes de vente, afin de pouvoir gérer ces conflits de manière proactive.