Lecciones de un Business Central-proyecto
Cuando Tabellae decidió transferir sus soluciones ERP en Dinamarca, Noruega y Suecia a Microsoft Dynamics 365 Business Centraloptaron por un proyecto de migración intensiva. Stefan Reina estuvo a cargo del proyecto, y aquí habla de lo que aprendió y ofrece algunos consejos.
Stefan Reina, Director de Operaciones, Tabellae
Tabellae utilizaba e-conomic en Dinamarca, Fortnox en Suecia y Tripletex en Noruega, y querían migrar todo esto a Dynamics 365 Business Central.
Eligieron el formato de proyecto basado en plantillas de Unbox, lo que significó que el trabajo se completó en un par de semanas. Lea sobre Unbox aquí.
¿Por qué elegir un proyecto intensivo?
‘El proyecto intensivo nos resultó atractivo porque se trata de un formato de proyecto gestionado con un precio fijo. El hecho de que fuera un proyecto a precio fijo fue muy atractivo’ , afirma Stefan Reina, director de operaciones de Tabellae.
‘El pensamiento que hay detrás de un programa intensivo es realmente bueno. Creo que los procesos que intervienen en el proyecto están realmente bien diseñados.
Nuestra actitud y nuestro enfoque nos facilitaron también la elección de un proyecto estándar. Realmente no queremos que se realicen personalizaciones. Creemos que somos una empresa con procesos relativamente sencillos y, de todos modos, estamos acostumbrados a utilizar sistemas estándar, así que no tuvimos ningún reparo en optar por otro sistema estándar’.
Centrarse en el alcance del proyecto desde el principio
Un proyecto de Unbox incluye la formación, la puesta en marcha, la migración de datos… todo lo necesario para ponerse en marcha, de hecho.
Sin embargo, también dependía de que Tabellae estuviera preparada para seguir las plantillas. Esto significaba que Tabellae recibía un plan contable y un montaje estándar, y que el proyecto se realizaba según una plantilla estricta.
Entonces, ¿qué hace si necesita cosas que quedan fuera del alcance del proyecto Unbox?
‘En lo que a nosotros respecta, la gestión de suscripciones era lo único que la solución no podía hacer de serie. Vendemos suscripciones de software y necesitamos gestionar los acuerdos de nivel de servicio y los contratos de mantenimiento. Eso no lo cubre el sistema estándar, pero éramos conscientes de ello desde el principio’, dice Stefan Reina.
De hecho, el proceso lo tuvo en cuenta. El proyecto Unbox empezó con una reunión en la que Abakion nos pasó un cuestionario muy estructurado para aclararlo todo y captar las cosas que quizá no cubriera el proyecto estándar. Luego, pudimos elegir cómo queríamos manejarlo.
‘Optamos por salir al mercado con la solución estándar, y más adelante llevaremos a cabo una segunda fase para añadir la gestión de suscripciones.
‘Posteriormente descubrimos que, de hecho, la solución puede hacer mucho de lo que necesitamos, así que quizá la fase 2 no suponga tanto trabajo como esperábamos. Lo cual está muy bien, por supuesto’.
Algunos consejos si está pensando en hacer un unboxing
‘Estábamos encantados con el formato de proyecto intensivo, porque está muy bien estructurado. Pero, por supuesto, el calendario intensivo también te presiona.
‘Irse a vivir a tres países a la vez fue probablemente una mala idea. Aconsejaría a los demás que fueran país por país. Tendríamos que haber hecho primero lo de Dinamarca y acumular capacidades y experiencia en la organización danesa, para luego poder ayudar a los colegas de los otros países, de uno en uno. Eso habría sido más inteligente.
También creo que hay una gran diferencia entre venir de Navision y venir de otro sistema. Si está acostumbrado a utilizar Navision, el nuevo Business Central es relativamente fácil de aprender, porque la interfaz de usuario y los procesos le resultan familiares.
‘Veníamos de e-conomic en Dinamarca, y de otras soluciones en Suecia y Noruega. Eso requiere un poco más de formación y familiarización. Si no vienes del mundo Navision, es un proceso de transformación, porque el personal tiene que aprender a utilizar un sistema completamente distinto. Hay que asegurarse de que se asignan internamente los recursos necesarios y dejar que el personal se tome el tiempo que necesite”.
Una vez que el proyecto se ponga en marcha…
En definitiva, Stefan Reina recomendaría gustosamente un proyecto intensivo a otras personas.
‘Creo que el enfoque de Unbox es brillante. Se lo recomendaría a otros en cualquier momento. Es impresionante que puedan empaquetarlo todo como plantillas, seguir un proceso establecido y ceñirse a la solución estándar, y hacerlo por un precio fijo.
Pero también aconsejaría a otras empresas que no se fijaran en el precio. Para nosotros tenía sentido complementarlo con formación adicional, porque veníamos de soluciones diferentes.
‘Utilice las actividades introductorias integradas en el proceso para evaluar si es necesario añadir algo al proyecto. Merece la pena dedicar tiempo a esto al principio porque, una vez que el proyecto se pone en marcha, el ritmo es rápido’.
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Tabellae es una empresa de implantación especializada en soluciones de Output Management basadas en Lasernet.
Tabellae está representada en Dinamarca, Noruega, Suecia, así como en los Estados Unidos de América.

Stefan Reina es director de operaciones (COO) y socio de Tabellae, donde trabaja desde 2010.