Lektionen eines vorlagenbasierten Business Central-Projekts
Als Tabellae beschloss, seine ERP-Lösungen in Dänemark, Norwegen und Schweden auf Microsoft Dynamics 365 Business Centralumzustellen, entschieden sie sich für ein intensives Migrationsprojekt. Stefan Reina war für das Projekt verantwortlich. Hier erzählt er, was er gelernt hat und gibt einige Tipps.
Stefan Reina, COO, Tabellae
Tabellae nutzte e-conomic in Dänemark, Fortnox in Schweden und Tripletex in Norwegen und wollte dies alles auf Dynamics 365 Business Central.
Sie haben sich für das auf Vorlagen basierende Projektformat Unbox entschieden, was bedeutete, dass die Arbeit tatsächlich in ein paar Wochen abgeschlossen war. Lesen Sie hier mehr über Unbox .
Warum sollten Sie sich für ein intensives Projekt entscheiden?
Das Intensivprojekt war für uns attraktiv, weil es ein gemanagtes Projektformat mit einem Festpreis ist. Die Tatsache, dass es sich um ein Festpreisprojekt handelte, war sehr reizvoll. , sagt Stefan Reina, COO bei Tabellae.
Der Gedanke hinter einem intensiven Zeitplan ist wirklich gut. Ich denke, die Prozesse, die in das Projekt einfließen, sind wirklich gut konzipiert.
Unsere Einstellung und Herangehensweise machten es uns leicht, ein Standardprojekt zu wählen. Wir wollen eigentlich keine Anpassungen vornehmen lassen. Wir sind der Meinung, dass wir ein Unternehmen mit relativ einfachen Prozessen sind und ohnehin an die Verwendung von Standardsystemen gewöhnt sind, so dass wir keine Bedenken hatten, uns für ein weiteres Standardsystem zu entscheiden.
Konzentration auf den Projektumfang von Anfang an
Ein Unbox Projekt umfasst Schulung, Einrichtung, Datenmigration – eigentlich alles, was für die Inbetriebnahme erforderlich ist.
Es hing jedoch auch davon ab, dass Tabellae bereit war, die Vorlagen zu befolgen. Das bedeutete, dass Tabellae einen Standardkontenplan und eine Standardkonfiguration erhielt und das Projekt nach einer strengen Vorlage durchgeführt wurde.
Was tun Sie also, wenn Sie Dinge benötigen, die nicht in den Rahmen des Projekts Unbox fallen?
Für uns war die Verwaltung von Abonnements das Einzige, was die Lösung nicht standardmäßig leisten konnte. Wir verkaufen Software-Abonnements, und wir müssen Service Level Agreements und Wartungsverträge verwalten. Das wird von dem Standardsystem nicht abgedeckt, aber das war uns von Anfang an bewusst”, sagt Stefan Reina.
Der Prozess trug dem sogar Rechnung. Das Projekt Unbox begann mit einem Treffen, bei dem Abakion einen sehr strukturierten Fragebogen durchging, um alles zu klären und die Dinge zu erfassen, die im Standardprojekt nicht berücksichtigt werden konnten. Dann konnten wir wählen, wie wir es handhaben wollten.
Wir haben uns dafür entschieden, mit der Standardlösung live zu gehen – und später werden wir in einer zweiten Phase die Abonnementverwaltung hinzufügen.
Wir haben später herausgefunden, dass die Lösung tatsächlich vieles von dem kann, was wir brauchen, so dass Phase 2 vielleicht nicht ganz so viel Arbeit macht, wie wir erwartet haben. Das ist natürlich völlig in Ordnung.’
Einige Tipps, wenn Sie an ein Unboxing denken
Wir waren mit dem intensiven Projektformat zufrieden, denn es ist wirklich gut strukturiert. Aber natürlich übt der intensive Zeitplan auch Druck auf Sie aus.
In drei Ländern auf einmal zu leben, war wahrscheinlich eine schlechte Idee. Ich würde anderen raten, sich ein Land nach dem anderen vorzunehmen. Wir hätten zuerst in Dänemark anfangen sollen und in der dänischen Organisation Fähigkeiten und Erfahrungen aufbauen sollen, dann hätten sie den Kollegen in den anderen Ländern helfen können, eins nach dem anderen. Das wäre klüger gewesen.
Ich denke auch, dass es einen großen Unterschied macht, ob man von Navision oder von einem anderen System kommt. Wenn Sie mit Navision vertraut sind, ist das neue Business Central relativ leicht zu erlernen, da die Benutzeroberfläche und die Prozesse vertraut sind.
Wir kamen von e-conomic in Dänemark und anderen Lösungen in Schweden und Norwegen. Das erfordert ein wenig mehr Schulung und Einarbeitung. Wenn man nicht aus der Navision-Welt kommt, ist es ein Umstellungsprozess, denn die Mitarbeiter müssen lernen, ein völlig anderes System zu benutzen. Sie müssen dafür sorgen, dass intern die notwendigen Ressourcen bereitgestellt werden, und den Mitarbeitern die Zeit lassen, die sie brauchen.’
Sobald das Projekt in Gang kommt…
Alles in allem würde Stefan Reina ein intensives Projekt gerne weiter empfehlen.
Ich denke, der Ansatz von Unbox ist brillant. Ich würde es jederzeit weiter empfehlen. Es ist beeindruckend, dass sie alles als Vorlagen verpacken, einem festgelegten Prozess folgen und sich an die Standardlösung halten können – und das zu einem Festpreis.
Ich würde anderen Unternehmen aber auch raten, sich nicht auf den Preis zu fixieren. Für uns war es sinnvoll, das Angebot durch zusätzliche Schulungen zu ergänzen, da wir von anderen Lösungen kamen.
Nutzen Sie die einleitenden Aktivitäten, die in den Prozess integriert sind, um festzustellen, ob dem Projekt noch etwas hinzugefügt werden muss. Es lohnt sich, zu Beginn Zeit darauf zu verwenden, denn wenn das Projekt erst einmal in Gang gekommen ist, ist das Tempo hoch.
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Tabellae ist ein Implementierungsunternehmen, das sich auf Output-Management-Lösungen auf der Basis von Lasernet spezialisiert hat.
Tabellae ist in Dänemark, Norwegen, Schweden sowie in den Vereinigten Staaten von Amerika vertreten.

Stefan Reina ist Chief Operations Officer (COO) und Partner bei Tabellae, wo er seit 2010 tätig ist.