Sehen Sie, was Kanzleien in Zukunft von ihrer IT benötigen

Abakion lud eine Reihe der größten Kanzleien Dänemarks zu einem IT-Inspirationstreffen ein, um ein Verständnis für die Ambitionen der Anwälte in Bezug auf ihre IT zu bekommen, sowohl jetzt als auch in Zukunft.

Die Praxen, die teilgenommen haben, stehen an der Spitze der technologischen Entwicklung und haben sehr spezifische Anforderungen und Herausforderungen an die IT, insbesondere in den Bereichen Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Berichterstattung. Sie können hier über sie lesen.

Mehrere der großen Anwaltskanzleien kamen, um an dem Gespräch teilzunehmen, das im Vibenshuset in Kopenhagen stattfand.

Zu den teilnehmenden Praxen gehörten Bech-Bruun, Bruun og Hjejle, Dahl, Kammeradvokaten, Kirk Larsen, Ascanius, Plesner und andere.

Das Thema des Tages war zukunftsorientiert und drehte sich um die gemeinsame Nutzung interner und externer Dokumente, die Rechnungskontrolle und die Frage, ob die komplexen Prozesse der Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Berichterstattung beschleunigt werden können.

Themen, die in der täglichen juristischen Arbeit eine große Rolle spielen.

Die Sitzung wurde von Vertretern von Microsoft eröffnet, die aus zwei Gründen anwesend waren: um die Verbesserungen in der April-Version von Dynamics 365 vorzustellen und um von den Herausforderungen zu hören, mit denen die Rechtsbranche konfrontiert ist, damit sie diese berücksichtigen können.

Die Umstellung auf eine vom Kunden diktierte Berichterstattung

Als die Vertreter der verschiedenen Anwaltskanzleien das Wort ergriffen, war man sich einig, dass der Rechnungsstellungsprozess immer noch viel Zeit in Anspruch nimmt – selbst in Unternehmen, die diesen Prozess bereits automatisiert haben.

Die Rechnungsstellung ist immer noch mit zu viel manueller Arbeit verbunden. Und das, obwohl die großen Anwaltskanzleien mit der technologischen Entwicklung Schritt gehalten haben und den Prozess längst beschleunigt haben.

Die Systeme können in der Regel nicht alle speziellen Anforderungen, die mit einem Kundenvertrag einhergehen, unterstützen, da ihnen die nötige Flexibilität fehlt.

In der Tat stellen immer mehr Anwälte fest, dass ihre Kunden immer mehr Vorgaben für die Rechnungsstellung und Berichterstattung machen, einschließlich Preis- und Rabattstrukturen und verschiedene Arten von gestaffelten Rabatten. All dies kann im System schwer zu handhaben sein.

Die Herausforderung besteht also darin, dass diese Dinge oft manuell verwaltet werden müssen.

Aus demselben Grund wünschen sich viele Anwaltskanzleien ein dynamischeres System mit größerer Flexibilität und der Möglichkeit, Zeiteinträge, Spezifikationen usw. im Laufe der Zeit zu bearbeiten und anzupassen.

Ein Grund dafür ist, dass ein Standard, wie Rechnungen aussehen sollten, nicht mehr einfach so erstellt werden kann.

Die Anwälte brauchen also flexible Systeme, wenn sie ihre Rechnungsstellung erfolgreich automatisieren und gleichzeitig den IT-Systemen und Berichtsanforderungen ihrer Mandanten gerecht werden wollen. Der vorherrschende Konsens war, dass es daher nicht möglich ist, eine einzige systemweite Methode zu verwenden.

Um die vielen Anforderungen der Kunden zu erfüllen, müssen verschiedene Methoden angewendet werden.

Als Unternehmen möchten Sie also vielleicht die Effizienz verbessern, indem Sie Ihre Prozesse standardisieren und den bestmöglichen Fluss und die Einheitlichkeit in das System einbauen. Solange Sie jedoch die nachgelagerten Systeme der Mandanten berücksichtigen müssen, müssen die Systeme der Anwälte in der Lage sein, das gesamte Spektrum abzudecken.

Schließlich ist der Wettbewerbsparameter für jede Anwaltskanzlei die Fähigkeit, dem Kunden ein Gesamtpaket zu liefern.

Fehler und Unstimmigkeiten bei der Zeitregistrierung

Die Achillesferse von Anwälten ist oft die Zeiterfassung. Das wurde bei dem Treffen deutlich.

Die Zeiterfassung muss schnell und einfach sein. Aber sie muss auch korrekt und gründlich sein, wenn sie keine Korrekturmaßnahmen erfordern soll.

In einem hektischen Arbeitsalltag, in dem Dinge oft in Eile erledigt werden, kommt es zu Fehleingaben und Eintragungen, die für die Person, die sie vornimmt, Sinn machen, aber nicht immer für andere innerhalb oder außerhalb des Unternehmens.

Das ist ein Problem.

Es nimmt zu viel Zeit in Anspruch, wenn die Einträge für die Rechnungsstellung und Berichterstattung verwendet werden sollen.

Es ist ineffizient – und es ist eine Herausforderung für das Verhalten, die berücksichtigt werden muss.

Es stellt Anforderungen an die Arbeitsabläufe, die den Anwälten helfen, Fehlregistrierungen so früh wie möglich im Prozess zu finden. Denn wenn die Zeitregistrierung korrekt ist und den Anforderungen des Kunden entspricht, können sich die Anwälte auf die juristische Arbeit konzentrieren – das, was sie eigentlich tun wollen und was sie am besten können.

Es ist daher wichtig, dass sich jeder der Problematik bewusst ist.

Aber die qualitative Beurteilung, wann ein Fall reif für die Abrechnung ist oder nicht, ist nicht nur eine Frage der Einführung einiger interner Arbeitsabläufe innerhalb der Organisation. Es geht auch darum, einen Punkt zu erreichen, an dem Sie den Screening-Prozess in das System einbauen können, um die Zeitverschwendung bei der Rechnungsstellung zu minimieren.

Eine digitale Lern-Toolbox, bitte

Zum jetzigen Zeitpunkt haben wir es also sowohl mit Prozessen als auch mit Systemen zu tun, die das gewünschte Verhalten nur teilweise unterstützen.

Die Art und Weise, wie wir die Zeiterfassung derzeit verstehen, muss daher in Frage gestellt werden.

Es geht auch darum, es den Mitarbeitern leicht zu machen, die Informationen weiterzugeben, über die sie verfügen, wenn sie verfügbar sind und die einen Mehrwert für den weiteren Prozess darstellen können. Daher wurde auch für einen digitalen Arbeitsablauf plädiert, der den Prozess vorantreibt, anstatt ihn zu stoppen.

Beispiele für solche Informationen könnten sein: Wer ist der richtige Rechnungsempfänger? Wann sollte dem Kunden eine Rechnung gestellt werden? Welcher Rabatt sollte gewährt werden? Wann wird das Budget bald überschritten?

Ein System, das in der Lage ist, einen solchen Rechnungsstellungs-Workflow zu steuern, steht ganz oben auf der Wunschliste von Anwaltskanzleien, um die Nachbearbeitung so effizient wie möglich zu gestalten.

Es stellt sich also die Frage, ob ein automatisierter Rechnungsstellungsprozess überhaupt möglich ist.

Die Anwaltskanzleien waren sich allgemein einig, dass dies der Fall ist. Aber es erfordert, dass wir über den Tellerrand hinausschauen und den Verhaltensaspekt in Betracht ziehen.

Die Kanzleilösung der Zukunft

Um den bestmöglichen Rechnungsstellungsprozess zu unterstützen, sollten Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Berichterstattung als ein einziger Weg betrachtet werden.

Derzeit gibt es jedoch zu viele Störfaktoren, die die Effizienz des gewünschten Arbeitsablaufs beeinträchtigen.

Einige Kanzleien haben sich daran gemacht, den Prozess so weit wie möglich zu automatisieren – aber es gibt immer noch Raum für Verbesserungen. Die Effizienz des Rechnungsstellungsprozesses hängt mit der Notwendigkeit zusammen, die Anforderungen der Mandanten zu erfüllen und gleichzeitig über Systeme zu verfügen, die den gewünschten Rechnungsfluss unterstützen.

Ob maschinelles Lernen, kognitive Dienste und KI in Zukunft in der Lage sein werden, die Bedürfnisse von Anwaltskanzleien auf der Grundlage der Tätigkeiten von Anwälten zu erfüllen, wird nur die Zeit zeigen.

In der Zwischenzeit können Sie sich über Abakion Legal informieren, eine Lösung, die für Anwaltskanzleien entwickelt wurde und auf den neuesten Versionen von Microsoft Dynamics 365 und SharePoint basiert.