Die 9 Dinge, die Anwälte für das Dokumentenmanagement benötigen. Wählen Sie hier Ihr Anspruchsniveau
Die Verwaltung von Dokumenten ist für Anwälte wichtig. Sie verdienen damit sozusagen ihren Lebensunterhalt – mit dem Verfassen von Verträgen, Vereinbarungen und anderen Arten von Dokumenten. Eine Anwaltskanzlei hat also viel zu gewinnen, wenn sie ihr Dokumentenmanagement gut macht.
Lesen Sie hier, welche Anforderungen Sie an ein Dokumentenmanagementsystem stellen sollten. Lars Houmann gibt einen Überblick über die verschiedenen Anspruchsniveaus, die Sie wählen können.
Das Hin- und Herschicken von Word-Dokumenten per E-Mail ist für viele Anwälte Routine. Hier beginnen wir unsere Geschichte – und werden dann immer mehr Anforderungen an das Dokumentenmanagement hinzufügen.
Punkt eins: Versionierung
Der Mandant ist im Begriff, eine Vereinbarung mit einem Kooperationspartner abzuschließen und schickt nun den Vertragsentwurf zur Überprüfung an seinen Anwalt. In der Regel handelt es sich dabei um ein Word-Dokument, so dass der Anwalt die Funktion “Änderungen verfolgen” aktiviert und dem Dokument Änderungen und Kommentare hinzufügt.
Um das Original nicht zu zerstören, wollen wir das Dokument versionieren.
Mit der Versionierung können sowohl das Original als auch die Änderungen angezeigt werden. Außerdem möchten wir die Möglichkeit haben, alle Versionen während des gesamten Prozesses zu verfolgen. Die Versionierung ist in der Regel die erste Anforderung, die auftaucht, wenn wir über Dokumentenmanagement sprechen.
Wir möchten sehen können, welche Version des Dokuments aktuell ist und wem das Dokument gerade gehört.
Klassischer Dateiaustausch
Wir hängen das Dokument also an eine E-Mail an und senden es an den Kunden zurück – und das Dokument kann auf diese Weise viele Male hin und her pendeln.
Das ist der klassische Dateiaustausch. Wenn Sie kein Dokumentenverwaltungssystem haben, ist dies die einzige Möglichkeit, dies zu tun. Die meisten Anwälte halten diese Methode für umständlich, aber Sie müssen damit leben, wenn Sie keine andere Möglichkeit haben.
Es gibt viele Fehlerquellen.
Wenn wir eine neue Version an die andere Partei geschickt haben, aber einige Änderungen vergessen haben, fügen wir diese am nächsten Tag hinzu und schicken eine neue Version ab… Aber in der Zwischenzeit ändert die andere Partei die tote Kopie, und plötzlich haben wir verschiedene Versionen mit verschiedenen Änderungen. Das ist ein klassisches Problem.
Die Versionskontrolle ist eine große Herausforderung.
Strukturierte Versionskontrolle
Deshalb brauchen wir eine strukturierte Versionskontrolle, und das erfordert ein Dokumentenverwaltungssystem.
Das Word-Dokument befindet sich nun nicht mehr nur in einem Ordner auf einem Netzlaufwerk, sondern in einem Dokumentenverwaltungssystem. Bevor wir uns daran machen, das Dokument zu ändern, erstellen wir eine neue Version des Dokuments im Dokumentenverwaltungssystem, und das System verfolgt dann die Versionen.
Ja, wir hätten dies auch manuell tun können, indem wir in Word auf ‘Speichern unter’ geklickt und die Datei ‘Contract-version12.docx’ genannt hätten – aber ein System ist viel besser in der Lage, dies ohne Fehler zu verwalten.
Das System sorgt dafür, dass das Dokument an der richtigen Stelle gespeichert wird und dass wir aus dem Dokument ersehen können, dass verschiedene Versionen existieren; es ist möglich, zwischen den Versionen hin und her zu blättern.
Wenn nur Kollegen innerhalb des Unternehmens Zugriff auf das System haben, muss die andere Partei nach wie vor Dokumente versenden lassen. Wir haben also immer noch das grundsätzliche Problem, dass Personen außerhalb unseres Netzwerks, die keinen Zugriff auf das Dokumentensystem haben, Gefahr laufen, eine tote Kopie zu ändern, weil sie nicht sehen können, dass eine neuere Version existiert.
Wir lösen diese Herausforderung mit der nächsten Anforderung an ein Dokumentenmanagementsystem: direkter Zugriff für externe Parteien.
Kundenportal
Viele Dokumentenmanagementsysteme können externen Parteien direkten Zugang zu Dokumenten bieten. Die meisten nennen dies ein Kundenportal.
Ein Kundenportal ermöglicht externen Parteien den Lese- und Bearbeitungszugriff auf Dokumente. Sie können neue Versionen erstellen, sie können sehen, wer das Dokument gerade bearbeitet, und sie können es direkt bearbeiten.
Das Kundenportal bietet einen gemeinsamen Zugriffspunkt für das Dokument, und wir müssen keine Dateien mehr hin- und herschicken. Wir laufen nicht mehr Gefahr, eine Datei an den falschen Empfänger zu schicken. Alles in allem löst es viele praktische Probleme.
Es gibt nur einen kritischen Punkt, an dem wir Fehler machen können, und zwar wenn wir die Personen hinzufügen, die über das Kundenportal Zugang zu den Fallunterlagen haben sollen.
Gleichzeitige Bearbeitung
Wir haben jetzt ein Niveau erreicht, mit dem viele Anwaltskanzleien zufrieden sein werden – aber wenn viele von Ihnen an demselben Dokument arbeiten müssen, brauchen Sie ein bisschen mehr.
Es gibt einige Systeme, die die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten ermöglichen. Dann können mehrere Parteien das gleiche Dokument gleichzeitig lesen und ändern. Es kann sein, dass Sie mit Ihren Änderungen am Dokument zur Hälfte fertig sind und eine andere Partei mit der Bearbeitung der früheren Seiten beginnen kann, während Sie an der anderen Hälfte des Dokuments arbeiten.
Gleichzeitige Bearbeitung ist wirklich toll – aber Sie müssen darauf achten, wie Sie zusammenarbeiten. Alle Ergänzungen sind für alle sichtbar, sobald sie getippt werden.
Manchmal möchten Sie interne Kommentare in das Dokument schreiben oder das Dokument von anderen internen Personen überprüfen lassen, bevor es an eine externe Partei weitergegeben wird; hier ist zu beachten, dass bei der gleichzeitigen Bearbeitung standardmäßig alles sofort sichtbar ist.
Die gleichzeitige Bearbeitung ist besonders bei großen Verträgen sinnvoll, bei denen mehrere interne Mitarbeiter gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten können. Auf diese Weise kann eine Sekretärin mit der Erstellung der Anhänge und des Inhaltsverzeichnisses beginnen, während die Anwälte den eigentlichen Inhalt schreiben. Wenn es einen engen Abgabetermin gibt, ist die gleichzeitige Bearbeitung unverzichtbar.
Offline arbeiten
Ein Dokumentensystem setzt standardmäßig voraus, dass Sie online sind, um an den Dokumenten arbeiten zu können. Manche Anwälte müssen jedoch an Dokumenten arbeiten, wann immer sie wollen – auch wenn sie offline sind.
Viele Systeme bieten die Möglichkeit, ein Dokument aus dem System auszuchecken und es offline mitzunehmen.
Das System verhindert dann, dass andere das Dokument bearbeiten, während Sie es offline haben. Sie können das Dokument also mit ins Wochenendhaus nehmen und es einchecken, wenn Sie am Montag ins Büro zurückkehren. Aber in der Zwischenzeit ist es für andere Benutzer gesperrt.
Überall online
Umgekehrt gibt es aber auch Menschen, die überall online sein wollen.
Wenn Sie bei einem Kunden unterwegs sind und ein bestimmtes Dokument benötigen, ist es praktisch, wenn Sie über die Dokumentenverwaltung alle Dokumente im System finden können. Einige Systeme ermöglichen den Zugriff auf Dokumente über Tablets und Mobiltelefone, so dass Sie überall Zugriff haben.
Sammlung von Vorlagen
Wir haben schon viel über die Erstellung von Dokumenten gesagt. Die meisten Firmen haben zu diesem Zweck eine Vorlagensammlung.
Anwälte erstellen häufig Dokumente, die einem bereits erstellten Dokument ähneln. Daher ist es sehr nützlich, eine Sammlung von Dokumentenprototypen für verschiedene Arten der Fallbearbeitung zu haben – also eine Vorlagensammlung.
Dokumentensysteme können die Vorlagensammlung in der Regel nicht so verwalten, wie Anwälte sie benötigen, aber es ist dennoch hilfreich, wenn das System mit Dokumentvorlagen arbeiten kann.
Freitextsuche und Tags
Dass das Dokumentensystem Vorlagen unterstützt, ist eine Sache. Eine andere ist, dass, wenn Sie von einer Vorlage ausgegangen sind und diese an einen bestimmten Kunden angepasst haben, es zwangsläufig vorkommt, dass Sie ein Jahr später einen ähnlichen Fall bekommen und sich fragen: “Was haben wir das letzte Mal genau gemacht?”. Es ist dann ein echter Segen, frühere Dokumente auf effiziente Weise wiederfinden zu können.
Die Freitextsuche ist hier sehr wichtig. Wenn die Dokumente auf einem Dateiserver gespeichert sind, ist die Suche sehr mühsam, aber viele Dokumentenverwaltungssysteme machen sie einfacher. Dokumente können auch mit Metadaten angereichert werden.
Wenn Sie alle relevanten Tags an Ihre Dokumente anhängen, wird es viel einfacher, später die richtigen Dokumente wiederzufinden.
Integrierte Textverarbeitung
Bei der Einführung eines Dokumentenverwaltungssystems müssen Sie auch Folgendes beachten:
Kann die andere Partei das Dokument überhaupt lesen und bearbeiten?
Zunächst einmal muss die andere Partei Zugang zu dem Textverarbeitungsprogramm haben, mit dem das Dokument erstellt wurde. Wenn wir Word verwenden, was tun wir dann, wenn wir mit jemandem arbeiten müssen, der kein Word hat? Es ist sehr ärgerlich, wenn das Word-Dokument von jemandem zurückkommt, der es in OpenOffice bearbeitet hat, und alles plötzlich seltsam aussieht.
Die Lösung ist, dass einige Dokumentenverwaltungssysteme die Bearbeitungssoftware integriert haben. Wenn Sie z.B. SharePoint als Ihr Dokumentenmanagementsystem verwenden, enthält es auch Word in seinem Kundenportal, so dass die andere Partei nicht selbst Word installiert haben muss, um zu lesen und zu bearbeiten.
Dies ist besonders praktisch für Anwälte mit Privatkunden, von denen man vielleicht nicht erwarten kann, dass sie alle Zugang zu Word haben.
Möchten Sie mehr erfahren?
Wir haben neun gute Dinge vorgestellt, die Anwälte von einer Dokumentenmanagement-Lösung verlangen sollten. Im Kern geht es darum, dass Sie Dokumente einfach austauschen und bearbeiten können. Um zu verhindern, dass Ihre Mitarbeiter auf eigene Faust mit Dropbox oder Google Drive kreativ werden, ist es sinnvoll, eine gute Dokumentenmanagementlösung bereitzustellen.
Wir hoffen, dass Sie sich jetzt inspiriert fühlen, um zu beurteilen, welches Niveau die Dokumentenverwaltung Ihrer Kanzlei haben sollte. Und welche Anforderungen Sie stellen sollten.
Wenn Sie wissen möchten, wie wir bei Abakion die Dokumentenverwaltung mit SharePoint für Abakion Legal angehen, rufen Sie uns an unter 70 23 23 17 oder schreiben Sie meinem Kollegen Tom de la Cour unter tdc@abakion.com.