
Besserer Cashflow in der Anwaltskanzlei
Wie verbessert man den Cashflow einer Anwaltskanzlei? Eigentlich ist es ganz einfach…
Rechnungen müssen häufig ausgestellt werden, und die Kunden müssen pünktlich zahlen. In der Praxis ist das jedoch nicht so einfach.
Es gibt eine Vielzahl von Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um den Cashflow zu optimieren, und die große Mehrheit der Anwaltskanzleien nutzt diese Möglichkeiten kaum oder gar nicht.
Zwei entscheidende Fragen zum Cashflow
Man kann darüber streiten, ob die Optimierung des Cashflows von der Selbstdisziplin eines Anwalts und den Abläufen in der Kanzlei abhängt, aber das Abakion Legal IT-System kann diesen Prozess mehr unterstützen, als Sie vielleicht denken. Werfen wir einen Blick auf die Möglichkeiten, damit Sie sich überlegen können, was Sie von Ihrer Kanzleilösung in Zukunft verlangen werden.
Wie oft verschicken Sie Rechnungen?
Wir stellen fest, dass Kanzleien, die “häufig” Rechnungen ausstellen, höchstens einmal im Monat eine Rechnung stellen. Wir haben auch schon viele Kanzleien getroffen, die seltener Rechnungen ausstellen.
Es liegt auf der Hand, dass dies einen großen Einfluss auf den Cashflow hat. Es hört sich einfach an, aber für viele Firmen ist es die einfachste Verbesserung, die sie vornehmen können.
Wir werden gleich auf die Frage zurückkommen, wie Sie anfangen können, öfter Rechnungen zu stellen, denn es gibt noch eine weitere grundlegende Frage, die Sie sich stellen sollten:
Haben Sie alles in die Rechnung aufgenommen?
Wenn Sie einige Stunden oder Ausgaben vergessen, dauert es länger, bis Sie das Geld von Ihrem Kunden erhalten. Und Ausgaben verursachen zusätzliche Cashflow-Schmerzen. Schließlich sind das nicht nur Parkgebühren.
Bei den Ausgaben kann es sich um Gerichtskosten oder Stempelgebühren handeln. In diesem Fall kann es sein, dass Ihnen eine Menge Geld geschuldet wird, das erst dann in Ihrem Kassenbestand erscheint, wenn Sie Ihrem Kunden am Ende des Monats eine Rechnung stellen… Es sei denn, Sie vergessen, die Ausgaben auf der Rechnung zu vermerken, und ein weiterer Monat vergeht.
IT sollte Arbeitsabläufe erleichtern , nicht erschweren
Sehen wir uns nun an, wie Abakion Legal bei diesen grundlegenden Fragen helfen kann.
Sie brauchen einen festen Arbeitsablauf, damit die Qualität Ihrer Rechnungsstellung nicht von Selbstdisziplin und einem guten Gedächtnis abhängt – und gerade in festen Arbeitsabläufen liegt die Stärke eines guten IT-Systems.
Zunächst einmal müssen Sie sich entscheiden, was Sie wollen.
Wenn Sie bei Ihren Antworten ehrgeizig sind, kann das IT-System dies problemlos bewältigen. Sobald es mit den gewünschten Kriterien eingerichtet ist, ist Ihr System bereit, Ihre Prozesse zu unterstützen, so dass es einfach und leicht ist, häufig Rechnungen zu stellen.

Wie Abakion Legal Ihre Arbeitsabläufe vereinfacht
Die monatliche Rechnungsstellung ist für viele Kanzleien der Fluch des Lebens.
Es gibt auch Kanzleien, die Rechnungen ad hoc oder nach Abschluss eines Falles stellen, und auch das kann zeitraubend sein.
Aber Abakion Legal kann Ihnen helfen, einen weniger belastenden Arbeitsablauf zu organisieren.
Auto-generierte
Rechnungsliste

Stellen Sie sich vor, Sie erhalten wöchentlich eine Liste der Fälle, in denen mehr als zehn Stunden Arbeit oder große Ausgaben verbucht wurden, und können diese Listen dann verwenden, um den Kunden laufend Rechnungen zu stellen.
Weniger Rückfragen und
schnelle Zahlung

Sie werden weniger Rechnungsanfragen von Ihren Kunden erhalten, weil diese sich noch daran erinnern können, was Sie letzte Woche für sie getan haben, und Sie können oft früher bezahlt werden, weil es einfacher ist, für viele kleine Rechnungen eine schnelle Zahlung zu erhalten als für eine große.
Weniger Zeit
für die Rechnungsstellung

Die Aufgabe wird einfacher, weil Sie nur eine Woche zurückdenken müssen und das System die zugrunde liegenden Daten für Sie zusammenstellt. Das bedeutet, dass Sie nicht mehr so viel Zeit mit der Beantwortung von Fragen zu Ihrer Arbeitszeit verbringen müssen und dass Sie weniger Zeit mit der Rechnungsstellung verbringen.
Die IT sollte die Arbeit für Sie erledigen
Die Aufgabe des IT-Systems ist es, die zugrundeliegenden Daten zusammenzustellen und sie so zu präsentieren, dass Sie leicht Entscheidungen treffen können. Das IT-System sollte auch dafür sorgen, dass der Prozess Woche für Woche reibungslos abläuft.
Und das IT-System kann Sie daran erinnern, die Zeiterfassung abzuschließen und Belege einzugeben. Seien wir ehrlich: So wichtig sie auch für den Cashflow ist, diese Art von Registrierungsarbeit macht nicht gerade Spaß. Die nächste Frage ist also:
Wie kann die IT Ihnen helfen, die Registrierungen einfacher durchzuführen?
Wie Sie die Erfassung von Ausgaben vereinfachen können
Erfassen Sie Ihre gesamte Zeit für die richtigen Fälle noch am selben Tag, und berücksichtigen Sie alles? Oder warten Sie ein paar Tage? Und können Sie sich dann genau daran erinnern, was Sie letzten Mittwoch eine Viertelstunde lang an einem bestimmten Fall gearbeitet haben?
Das IT-System kann Ihnen bei der Rechnungsstellung nur dann helfen, wenn Sie dafür sorgen, dass es über Daten verfügt, mit denen es arbeiten kann. Wenn Sie mit der Zeiterfassung zu langsam sind, werden auch die Rechnungen später oder im schlimmsten Fall gar nicht verschickt.
Kunden dazu bringen, pünktlich zu zahlen
Am klügsten ist es natürlich, wenn Sie Abakion Legal die erforderlichen Details im Rahmen Ihres Arbeitsablaufs selbst einholen lassen.
Wenn Sie z.B. ein Dokument an Ihren Kunden senden, halten Sie im selben Workflow in Outlook fest, um welchen Fall es sich handelt und wie viele Stunden zu registrieren sind. So müssen Sie später nicht mehr zurückkommen und Ihre Stunden registrieren.
Sie müssen auch dafür sorgen, dass Ihre Kunden pünktlich zahlen. Es schadet Ihrem Cashflow, wenn Kunden ohne Konsequenzen und vielleicht sogar ohne dass es jemand bemerkt, zu spät zahlen. An dieser Stelle kommt wieder Ihr Kanzleisystem ins Spiel und kann Ihnen helfen.
Abakion Legal erfasst, welche Kunden Zahlungen leisten, und gleicht die Zahlungen mit Ihren Rechnungen ab. Auf dieser Grundlage kann das System Ihnen schnell zeigen, welche Rechnungen nicht pünktlich bezahlt werden, so dass Sie auf diese Tatsache reagieren können.
Das System benötigt auch ein Erinnerungsverfahren, das automatisch aktiviert werden kann. Die Kunden müssen wissen, dass Sie verfolgen, ob sie pünktlich zahlen. Das sind grundlegende Dinge, aber Ihr System kann sogar noch proaktiver sein.
Sie können auch die Zahlungsfristen, die Schwellenwerte für die Rechnungsstellung oder die Mahnverfahren variieren, je nachdem, wie gut der einzelne Kunde bei der pünktlichen Zahlung ist.
Mit künstlicher Intelligenz kann Abakion Legal jetzt sogar vorhersagen, welche Kunden in Zukunft nicht pünktlich zahlen werden. Das System kann die Muster, die auf einen langsamen Zahler hindeuten, mit einem beeindruckenden Maß an Sicherheit erkennen.
Sanfte Erinnerungsverfahren
Mahnverfahren sind in der Rechtsbranche oft ein Tabuthema. Die Kanzleien wollen ihre guten Beziehungen zu den Mandanten aufrechterhalten und ein schlechtes Gefühl vermeiden. Wie sehr wollen Sie Ihren Mandanten die Daumenschrauben anziehen, wenn sie nicht pünktlich zahlen?
Unser erster Vorschlag ist daher, dass Sie Mahnungen mit dem Buchhalter als Absender verschicken können. Auf diese Weise kann der gesichtslose Buchhalter gegenüber den Kunden streng sein, während Sie Ihre positive Beziehung aufrechterhalten können. Wie wir bereits erwähnt haben, können Sie sich auch dafür entscheiden, Mahnungen nur an Kunden zu senden, die die Zahlungsfristen mehrmals überschritten haben. Auch dabei kann Ihnen Abakion Legal helfen.
Nur sehr wenige Kanzleien erheben Zinsen oder Mahngebühren. Einige nehmen dies in ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen auf, ohne wirklich zu erwarten, dass sie es in der Praxis durchsetzen können. Wenn Sie es wünschen, kann Abakion Legal Ihnen natürlich dabei helfen – auch indem wir es einfach auf die Rechnung schreiben, ohne es in der Praxis zu verlangen.
Apropos Mahnverfahren: Es ist auch wichtig, dass das System aufzeichnen kann, wenn der Kunde einer Rechnung widersprochen hat. Es ist wichtig, keine Mahnungen zu verschicken, wenn Sie mit dem Kunden über die Details einer Rechnung im Gespräch sind, daher muss das System dies natürlich festhalten.
Sind Sie jetzt auf dem Weg zu? einem besseren Cashflow ?
Sie können nun darüber nachdenken, wie Ihr Kanzleisystem Ihnen ein umfassenderes Bild und bessere Informationen für Ihr Handeln liefern sollte. Wie wäre es mit einem Cockpit, das die aktiven Fälle, die fakturierbaren Posten in jedem Fall, die für den Fall zuständige Person und die für den Fall registrierten Stunden und Ausgaben anzeigt? Oder vielleicht ein Genehmigungsworkflow für die Rechnungsstellung. Wir haben viele gute Ideen, wie Ihre Kanzleilösung Ihre tägliche Arbeit unterstützen kann.
Aber lassen Sie uns damit beginnen, dass Abakion Legal Ihren Rechnungsstellungsprozess beschleunigt und dafür sorgt, dass die Rechnungen immer vollständig sind und Ihre Kunden pünktlich zahlen. Dann sind Sie auf dem besten Weg zu einem besseren Cashflow.
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